Rapporten maken

Basisrapporten maken

Opmerking:  We willen u graag zo snel mogelijk de meest recente Help-inhoud in uw eigen taal bieden. Deze pagina is automatisch vertaald en kan grammaticale fouten of onnauwkeurigheden bevatten. Wij hopen dat deze inhoud nuttig voor u is. Kunt u ons onder aan deze pagina laten weten of de informatie nuttig voor u was? Hier is het Engelstalige artikel ter referentie.

Uw browser biedt geen ondersteuning voor video. Installeer Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player of Internet Explorer 9.

Opmerking: De informatie op deze pagina geldt alleen voor Access-bureaubladdatabases. Access-web-apps bieden geen ondersteuning voor rapporten.

Deel de database pas met anderen nadat u de gegevens hebt weergegeven in een indeling die gemakkelijk te begrijpen is. U kunt de gegevens in de database weergeven, opmaken en samenvatten met behulp van rapporten.

  1. Selecteer een recordbron in het navigatiedeelvenster.
    De recordbron van een rapport kan een tabel of een benoemde query zijn. De bron moet alle rijen en kolommen met gegevens bevatten die u in het rapport wilt opnemen.

  2. Selecteer op het tabblad Maken het rapportagehulpmiddel dat u wilt gebruiken om het rapport te maken en volg de instructies.

Rapportagehulpmiddel

Beschrijving

Rapport

Hiermee maakt u een eenvoudig rapport in tabelvorm met alle velden in de recordbron die u hebt geselecteerd in het navigatiedeelvenster.

Rapportontwerp

Hiermee opent u een leeg rapport in de ontwerpweergave, waarna u de benodigde velden en besturingselementen kunt toevoegen.

Leeg rapport

Hiermee opent u een leeg rapport in de indelingsweergave, waarna u de gewenste velden kunt selecteren in de lijst met velden.

Wizard Rapport

Volg de instructies om velden op te geven, maar ook niveaus voor groeperen en sorteren, en opties voor de indeling.

Etiketten

Selecteer standaard- of aangepaste etiketformaten, de velden die u in het rapport wilt opnemen en hoe u ze wilt sorteren.

Groepering, sortering of totalen toevoegen aan velden in het rapport

  1. Open het rapport in de ontwerpweergave.

  2. Als het deelvenster Groeperen, sorteren en totaal berekenen nog niet is geopend, selecteert u Groepen en sorteren op het tabblad Ontwerpen.

  3. Selecteer Groep toevoegen of Sortering toevoegen en selecteer vervolgens het veld waarop u wilt groeperen of sorteren.

  4. Selecteer Meer op een groepeer- of sorteerregel om meer opties in te stellen en totalen toe te voegen.

Wilt u meer zien?

Een gegroepeerd rapport of een overzichtsrapport maken

Training voor Excel

Training voor Outlook

Uw gegevens zijn bedoeld om te worden gedeeld met anderen, maar onbewerkte gegevens in een tabel zijn vaak niet echt veelzeggend.

Dat is de reden dat databaserapporten worden gebruikt. U kunt bijvoorbeeld een rapport maken om een momentopname weer te geven van de gegevens op een bepaald ogenblik.

U kunt de details van specifieke records bekijken, zoals in een eenvoudig rapport van telefoonnummers voor al uw contactpersonen.

Of u kunt de grote lijnen samenvatten die uw gegevens laten zien, zoals in een overzichtsrapport waarin wordt aangegeven welke klanten onlangs de grootste orders hebben geplaatst.

De eerste stap bij het maken van een desktopdatabaserapport bestaat uit het selecteren van de bron van de records voor het rapport.

De recordbron moet alle rijen en kolommen met gegevens bevatten die u in het rapport wilt weergeven.

De recordbron kan één tabel zijn. Maar als de gegevens zijn verspreid over twee of meer tabellen, gebruikt u een benoemde query of een ingesloten query die deze tabellen integreert.

Selecteer in het navigatiedeelvenster de tabel of query die de recordbron is.

Selecteer Maken. Hier ziet u verschillende manieren om een rapport te maken.

Met Rapport ontwerpt u een eenvoudig rapport in tabelvorm dat alle velden van de recordbron bevat.

Rapportontwerp wordt geopend met een leeg rapport in de ontwerpweergave. U voegt vervolgens de gewenste velden en besturingselementen uit de recordbron toe.

Als u geen recordbron hebt ingesteld, gebruikt u Leeg rapport en Lijst met velden om velden en besturingselementen rechtstreeks aan het rapportontwerp toe te voegen.

Labels, zoals adresetiketten van klanten, zijn ook een soort rapport. Hiermee worden immers velden uit een tabel of query in een specifieke indeling gerangschikt. Gebruik de functie Etiketten en doorloop de wizard om het etiketformaat, velden en de sorteervolgorde te selecteren.

Voor het rapport dat we nu maken, selecteert u Wizard Rapport. Deze wizard begeleidt u bij het kiezen van de velden, de opties voor het groeperen of sorteren van velden en het opgeven van de rapportindeling.

Selecteer in Beschikbare velden het eerste veld dat u in het rapport wilt opnemen en selecteer vervolgens deze pijl naar rechts.

Ga door met het selecteren en toevoegen van de gewenste velden voor uw rapport vanuit de velden die beschikbaar zijn in uw geselecteerde recordbron.

U bent niet beperkt tot alleen de velden in die ene tabel of query die u als recordbron hebt geselecteerd. U kunt desgewenst velden uit andere gerelateerde tabellen of query's selecteren.

Hier geeft u op hoe u de gegevens wilt bekijken, afhankelijk van wat u wilt benadrukken. Stel, u wilt het rapport instellen om de gegevens weer te geven op orderstatus.

Op deze pagina geeft u een groepering op om grote hoeveelheden gegevens te organiseren of te groeperen, zodat ze gemakkelijker te begrijpen zijn.

Selecteer Groepeeropties als u meer opties wilt zien over het groepeerniveau dat u zojuist hebt toegevoegd.

Op deze pagina geeft u de sorteervolgorde op. Stel, u wilt oplopend sorteren op order-id.

Selecteer Opties voor totalen om op te geven of u berekeningen met uw numerieke gegevens wilt laten uitvoeren.

Hier selecteert u de rapportindeling.

Kies de afdrukstand Staand of Liggend voor uw rapport en of u wilt dat velden worden aangepast aan de grootte van de pagina.

Voeg een titel aan het rapport toe.

Laten we eens kijken hoe het rapport er tot dusver uitziet. Voorbeeld is al geselecteerd, dus u hoeft alleen Voltooien te selecteren.

Dat ziet er best goed uit. U kunt hier op het tabblad Afdrukvoorbeeld aanpassingen doen.

Selecteer Afdrukvoorbeeld sluiten wanneer u klaar bent.

Het rapport wordt weergegeven in de ontwerpweergave.

Bekijk de lijst met rapporten in het navigatiedeelvenster. Het nieuwe rapport is toegevoegd aan de lijst met rapportobjecten.

Hoewel u na verloop van tijd mogelijk nog wat wijzigingen wilt aanbrengen, hebt u nu een basisrapport waarmee u de betekenis van uw gegevens kunt delen en kenbaar kunt maken.

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×