Gegevens beheren met query 's

Basisquery's maken

Opmerking:  We willen u graag zo snel mogelijk de meest recente Help-inhoud in uw eigen taal bieden. Deze pagina is automatisch vertaald en kan grammaticale fouten of onnauwkeurigheden bevatten. Wij hopen dat deze inhoud nuttig voor u is. Kunt u ons onder aan deze pagina laten weten of de informatie nuttig voor u was? Hier is het Engelstalige artikel ter referentie.

Uw browser biedt geen ondersteuning voor video. Installeer Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player of Internet Explorer 9.

Voor snelle zoekopdrachten en vragen maakt u een basisquery om de gegevens te vinden die u nodig hebt en antwoorden te krijgen.

Een query maken in de ontwerpweergave

In de ontwerpweergave hebt u meer controle over de query die u maakt dan met de wizard Query.

  1. De weergave Queryontwerp openen

    • Selecteer Maken > Queryontwerp om aan de slag te gaan.

      Lintpictogram van Queryontwerp

  2. Gegevensbronnen toevoegen

    Voeg eerst de tabel of query toe die de gewenste gegevens bevat. (Ja, u kunt nieuwe query's maken op basis van opgeslagen query's. U maakt bijvoorbeeld een query waarmee alle producten van uw leveranciers worden gevonden en deze worden gesorteerd van hoogste naar laagste verkoopcijfers. Gebruik deze query als gegevensbron voor een nieuwe query waarmee bijvoorbeeld wordt gezocht naar de verkoop van producten van leveranciers in een bepaalde regio.)

    1. Selecteer in het dialoogvenster Tabel weergeven het tabblad Beide.

    2. Selecteer de gewenste gegevensbronnen en selecteer Toevoegen achter elke gegevensbron.

    3. Sluit het dialoogvenster.

  3. Uitvoervelden toevoegen

    De uitvoervelden zijn de gegevens die u wilt weergeven of opnemen in de resultatenset voor de query.

    • Sleep de gewenste velden uit de gegevensbron in het bovenste deelvenster omlaag naar een lege cel in de rij Veld in het onderste deelvenster.

      Schermafbeelding van de weergave Alle Access-objecten

    Een expressie gebruiken als een uitvoerveld

    Als u berekeningen wilt uitvoeren of een functie wilt gebruiken om queryuitvoer te genereren, neemt u een expressie op als een uitvoerveld. In de expressie kunnen gegevens worden gebruikt uit alle querygegevensbronnen en uit functies, zoals Opmaak of InStr. De expressie kan ook constanten en rekenkundige operatoren bevatten.

    1. Selecteer de rij Veld in een lege kolom van het queryontwerpraster.

    2. Selecteer op het tabblad Ontwerpen in de groep Query's instellen de optie Opbouwfunctie.

    3. Typ of plak de expressie. Plaats vóór de expressie de naam die u wilt gebruiken voor de expressie-uitvoer, gevolgd door een dubbele punt. Als u de expressie 'Laatst bijgewerkt' een naam wilt geven, begint u de expressie met: Laatst bijgewerkt:

      U kunt ook de opbouwfunctie voor expressies gebruiken om de expressie samen te stellen met expressie-elementen, expressiecategorieën en expressiewaarden.

    Opmerking: Expressies zijn een krachtige en flexibele, met veel opties. Zie een expressie makenvoor meer informatie.

  4. Criteria opgeven (optioneel)

    Gebruik criteria om de records die met de query worden geretourneerd, te beperken (tot veldwaarden). U wilt bijvoorbeeld alleen de producten zien met een prijs per eenheid van minder dan € 10.

    1. Als u criteria wilt opgeven, sleept u eerst de velden die de waarden bevatten naar het onderste deelvenster.

      Tip: Wanneer u een veld toevoegt, worden de bijbehorende gegevens standaard geretourneerd in de queryresultaten. Als u het gewenste veld al hebt toegevoegd, hoeft u dit niet opnieuw te doen om de criteria hierop toe te passen.

    2. Als u niet wilt dat de veldinhoud wordt weergegeven in de resultaten, schakelt u het selectievakje uit in de rij Weergeven voor het veld.

    3. Typ in de rij Criteria voor het veld een expressie waaraan de veldwaarden moeten voldoen (om de record op te nemen in de resultaten), bijvoorbeeld <10. (Zie Voorbeelden van querycriteria voor meer voorbeelden.)

    4. Geef alternatieve criteria op in de rij Of onder de rij Criteria.

    Als u alternatieve criteria opgeeft, worden records geselecteerd als de waarde van het veld aan een van de vermelde criteria voldoet. Als u bijvoorbeeld het veld Provincie hebt opgenomen uit de tabel Klanten, NH hebt opgegeven als criterium en Of-rijen hebt opgenomen voor NB en OV, worden records geretourneerd voor klanten die in een van de drie aangegeven provincies wonen.

  5. Gegevens samenvatten (optioneel)

    Het kan handig zijn om gegevens samen te vatten, vooral als de gegevens numeriek zijn. U wilt bijvoorbeeld de gemiddelde prijs of de totale verkoop bekijken.

    1. Voeg zo nodig de rij Totaal toe aan het queryontwerpraster in het onderste deelvenster. Selecteer in de ontwerpweergave op het tabblad Ontwerp in de groep Weergeven/verbergen de optie Totalen.

    2. Voor elk veld dat u wilt samenvatten, selecteert u de te gebruiken functie in de rij Totaal. De beschikbare functies zijn afhankelijk van het gegevenstype van het veld.

  6. De query uitvoeren of opslaan

    • Als u de query wilt uitvoeren, selecteert u op het tabblad Ontwerpen in de groep Resultaten de optie Uitvoeren.

    • Als u de query wilt opslaan voor later gebruik, selecteert u Opslaan Opslaan op de werkbalk Snelle toegang. Typ een beschrijvende naam voor de query en selecteer OK.

Wilt u meer zien?

Training voor Excel

Training voor Outlook

In deze video leert u hoe u met de ontwerpfunctie voor query's een selectiequery vanaf het begin kunt maken.

U moet de gegevensbron en de velden van die gegevensbron selecteren.

Indien nodig voegt u criteria toe om de resultaten te filteren, zodat de gegevenstypen overeenkomen.

Vervolgens voert u de query uit en past u de weergave van de queryresultaten aan om weer te geven wat u wilt zien.

Onze query beantwoordt de vraag: 'Hoeveel bestellingen heeft TailSpin Toys de afgelopen maand geplaatst?'

Laten we aan de slag gaan.

Selecteer op het lint de optie Maken en vervolgens Queryontwerp.

Hiermee wordt de ontwerpfunctie voor query's gestart.

U kunt het dialoogvenster Tabel weergeven gebruiken om tabellen of query's toe te voegen als gegevensbron of u kunt een gegevensbron vanuit het navigatiedeelvenster slepen.

We gebruiken de tabel Orders als gegevensbron. We hebben met name klantnamen en orderdatums nodig om antwoord te krijgen op onze vraag.

U kunt dubbelklikken om een veld toe te voegen aan het ontwerpraster hieronder of u kunt het slepen.

Als u nu de query uitvoert, ziet u dat elke bestelling voor elke klant wordt geretourneerd. Met de filterhulpmiddelen kunt u de resultaten verfijnen.

Maar als u criteria aan een query toevoegt, kunt u elke keer hetzelfde resultaat krijgen.

Het toevoegen van criteria is namelijk iets ingewikkelder. Houd daarom enkele regels in gedachten.

De eerste regel is: ken uw gegevens.

U ziet wat dat betekent als u de tabel Orders opent,

op het lint Velden selecteert

en vervolgens de velden in de query selecteert.

Het veld Orderdatum is een datum-/tijdveld,

maar het veld Klanten is geen tekstveld. Dit is een numeriek veld.

Dit leidt tot de tweede regel: de criteria moeten overeenkomen met het gegevenstype van de velden die u wilt filteren.

U kunt bijvoorbeeld alleen datumwaarden invoeren in een datum-/tijdveld, getallen in een numeriek veld enzovoort.

Hoe weten we welk nummer bij TailSpin Toys hoort?

We selecteren Hulpmiddelen voor databases, Relaties. In het deelvenster Relaties zien we dat klanten en bestellingen zijn gerelateerd door de velden Id en Klant-id.

We selecteren Hulpmiddelen voor databases, Relaties. In het deelvenster Relaties zien we dat klanten en bestellingen zijn gerelateerd door de velden Id en Klant-id.

Wanneer we de tabel Klanten openen en TailSpin Toys zoeken, zien we dat deze de id-waarde 23 heeft.

Terug in de query voeren we 23 in de criteriarij van het veld Klant-id in.

Vervolgens vouwen we het veld Orderdatum uit en voegen we twee logische operators toe: 'tussen' en 'en'. We voeren hier een begindatum en hier een einddatum in.

Zoals u ziet plaatsen we de datumwaarden tussen hekjes. Deze zijn nodig voor Access als we de waarde als datum en niet als tekst willen identificeren.

Voer de query uit. Nu zien we de resultaten die we zochten: alleen de bestellingen die afgelopen maand door TailSpin zijn geplaatst.

Laten we teruggaan en de ontwerpfunctie voor query's nog even bekijken.

Ziet u deze selectievakjes? Als u deze uitschakelt, wordt het veld niet in het resultaat weergegeven, op deze manier.

Het veld staat nog steeds in de query, maar wordt niet in de resultaten weergegeven.

Als u een gedeelte van het resultaat wilt retourneren, zoals de vijf belangrijkste waarden of misschien de onderste 25% van een gegevensverzameling, selecteert u een waarde in de lijst Resultaat.

Ga vervolgens in het ontwerpraster naar de rij Sorteren en selecteer Oplopend of Aflopend. Een oplopende volgorde geeft de onderste items als resultaat en een aflopende volgorde geeft de items als resultaat.

Kijk vervolgens naar de knop Totalen. Dit is een snelle manier om totalen, gemiddelden of andere berekeningen aan een query toe te voegen.

Hier ziet u een voorbeeld. U ziet drie tabellen met een veld uit elke andere tabel. Als ik de query nu uitvoer, wordt een groot aantal categorieën herhaald.

Terug naar de ontwerpweergave.

Selecteer Totalen. Zoals u ziet wordt er een totaalrij aan het queryraster toegevoegd en worden alle drie de velden ingesteld op Groeperen op.

Stel dat we willen weten hoeveel artikelen van elke categorie zijn besteld. We verwijderen het veld Orderdatum uit de query.

We stellen het veld Hoeveelheid in op Som en laten het veld Categorie op Groeperen op staan.

En we verplaatsen het veld Categorie, zodat dit het meest linkse veld is.

Als we nu de query uitvoeren, wordt het aantal verkochte artikelen in elke categorie berekend.

Sorteer de resultaten en u ziet uit welke categorieën het meest of het minst wordt verkocht.

U hebt nu een selectiequery gemaakt met behulp van de ontwerpfunctie voor query's.

U weet hoe u de gegevensbron en criteria kunt selecteren en ook hoe u query’s kunt uitvoeren en verfijnen.

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×