Gegevens beheren met query 's

Aan de slag met query's

Opmerking:  We willen u graag zo snel mogelijk de meest recente Help-inhoud in uw eigen taal bieden. Deze pagina is automatisch vertaald en kan grammaticale fouten of onnauwkeurigheden bevatten. Wij hopen dat deze inhoud nuttig voor u is. Kunt u ons onder aan deze pagina laten weten of de informatie nuttig voor u was? Hier is het Engelstalige artikel ter referentie.

Uw browser biedt geen ondersteuning voor video. Installeer Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player of Internet Explorer 9.

Gebruik query's om zakelijke of andere vragen te beantwoorden op basis van gegevens en om snel en eenvoudig bulkupdates door te voeren of informatie uit de database te verwijderen.

Wat zijn query's?

In Access zijn query's een soort vragen die u stelt om gerelateerde, zelfs zeer specifieke, informatie te vinden in de database.

In een query gebruikt u soms gegevens uit slechts één tabel en soms uit meer tabellen. U wilt bijvoorbeeld alleen het telefoonnummer van een contactpersoon zoeken. Hiervoor hebt u een eenvoudige query van een telefoonnummerveld voor een bepaalde persoon in een tabel met contactpersonen nodig. Of u kunt gegevens uit meerdere tabellen combineren, zoals klantgegevens en ordergegevens, om te bekijken wat een klant heeft besteld.

Een query is in Access een databaseobject. Hierin worden geen gegevens opgeslagen. In plaats daarvan worden gegevens weergegeven die zijn opgeslagen in tabellen en kunt u met deze gegevens werken. Met een query kunnen gegevens uit een of meer tabellen, uit andere query's of een combinatie hiervan worden weergegeven. Bijvoorbeeld:

  • Gegevens weergeven met een selectiequery. Zoek en bekijk informatie uit een of meer tabellen door criteria op te geven waaraan de gegevens moeten voldoen en aan te geven welke waarden moeten worden weergegeven. U kunt bijvoorbeeld vragen om alle producten die zijn gemaakt door Tailspin Toys.

  • Criteria opgeven en direct zoeken. Maak herbruikbare query's waarin u altijd om zoekcriteria wordt gevraagd. U kunt een query maken waarin de gebruiker wordt gevraagd om de gewenste naam van de leverancier, waarna alle producten worden weergegeven die zijn aangeschaft bij deze leverancier.

  • Gegevens bijwerken of toevoegen op basis van een query. Vraag gegevens op en gebruik de resultaten om automatisch informatie in te voeren of bij te werken. Als Tailspin Toys bijvoorbeeld 'TT' heeft toegevoegd aan het begin van de namen van alle producten, zoekt u naar alle producten van het bedrijf en werkt u de productnamen bij met een bijwerkquery, zodat deze allemaal 'TT' bevatten.

  • Gegevens verwijderen op basis van een query. Zoek naar gegevens of records en verwijder deze. Als Tailspin Toys bijvoorbeeld stopt en de producten van het bedrijf niet meer worden verkocht, zoekt u naar alle producten en verwijdert u deze automatisch uit de relevante tabellen.

Gebruik de wizard Query om een selectiequery te maken waarmee gegevens worden weergegeven in de gegevensbladweergave.

Opmerking: Sommige ontwerpelementen zijn niet beschikbaar wanneer u de wizard gebruikt. U kunt de query desgewenst wijzigen in de ontwerpweergave nadat u deze hebt gemaakt.

Opmerking:  Voordat u een query maakt, moet u de relaties tussen de tabellen in de database hebben gemaakt, omdat deze worden gebruikt wanneer een query op de gegevens wordt uitgevoerd. Zie Aan de slag met tabelrelaties en gerelateerde modules in deze training voor meer informatie.

Een query maken

  1. Selecteer Maken > Wizard Query.

  2. Selecteer Wizard Selectiequery en selecteer OK.

  3. Selecteer de tabel of query die het veld bevat en voeg het veld toe aan de lijst Geselecteerde velden. Selecteer Volgende wanneer u klaar bent.

    Voeg zo veel velden toe als u wilt uit zo veel tabellen als u wilt.

    Als u een numeriek veld hebt toegevoegd

    Als u numerieke velden hebt toegevoegd, wordt u gevraagd of er met de query details of overzichtsgegevens moeten worden geretourneerd. Voer een van de volgende handelingen uit:

    • Als u afzonderlijke records wilt bekijken, selecteert u Details en selecteert u Volgende. Ga verder met stap 4.

    • Als u een overzicht wilt bekijken van numerieke gegevens, zoals gemiddelden, selecteert u Overzicht en selecteert u Opties voor totalen. Geef op welke velden u wilt samenvatten en hoe u de gegevens wilt samenvatten. Alleen numerieke velden worden weergegeven. Selecteer een functie voor elk numeriek veld:

      • Som De query geeft de som van alle waarden in het veld als resultaat.

      • Gem De query geeft het gemiddelde van de waarden in het veld als resultaat.

      • Min De query geeft de kleinste waarde in het veld als resultaat.

      • Max De query geeft de grootste waarde in het veld als resultaat.

    • Als u wilt dat het aantal records in een gegevensbron wordt opgenomen in de queryresultaten, selecteert u Records tellen in tabelnaam voor de tabel.

      Als u een datum/tijd-veld hebt toegevoegd

      In de wizard Query wordt u gevraagd hoe u de datumwaarden wilt groeperen. U hebt bijvoorbeeld een numeriek veld, zoals prijs, en een datum/tijd-veld, zoals transactietijd, toegevoegd aan de query en in het dialoogvenster Opties voor totalen opgegeven dat u de gemiddelde waarde van het prijsveld wilt bekijken. Omdat u een datum/tijd-veld hebt opgenomen, kunt u totaalwaarden berekenen voor elke unieke datum- en tijdwaarde voor elke dag, elke maand, elk kwartaal of elk jaar.

      Selecteer de periode die u wilt gebruiken om de datum- en tijdwaarden te groeperen en selecteer Volgende.

      Opmerking: In de ontwerpweergave hebt u meer opties voor het groeperen van datum- en tijdwaarden.

  4. Geef de query een titel.

  5. Geef op of u de query wilt openen (in de gegevensbladweergave) of wilt wijzigen (in de ontwerpweergave). Selecteer vervolgens Voltooien.

Wilt u meer zien?

Bijwerkquery's maken en uitvoeren

Training voor Excel

Training voor Outlook

Wanneer er tabellen en relaties in uw Access-database staan, is het tijd om query's te ontwerpen en te maken die een essentieel onderdeel van een database zijn.

In deze video ziet u de basisbeginselen voor het maken en uitvoeren van een query, maakt u kennis met verschillende soorten query's, maakt u een query met de wizard Query en wijzigt u een query met de ontwerpfunctie voor query's.

Query's zijn letterlijk vragen die u aan uw gegevens stelt. Het kan zelfs een goed begin zijn om de vraag te stellen die u beantwoord wilt hebben.

Bijvoorbeeld: 'Hoeveel bestellingen heeft TailSpin Toys de afgelopen maand geplaatst?'

Die vraagstelling leidt naar de tabel Orders. Van daaruit selecteert u de velden die u wilt bekijken en maakt u de query die u vervolgens uitvoert.

Dat is de gebruikelijke gang van zaken voor de meeste query's. U stelt uw vraag en kiest vervolgens een gegevensbron (de tabellen of zelfs andere queryresultaten die de gegevens bevatten) die deze vraag kan beantwoorden.

U selecteert de velden die u wilt zien in het resultaat, dat ook de gegevensverzameling wordt genoemd, en voegt eventuele criteria toe.

In dit voorbeeld worden met de criteria de resultaten voor TailSpin Toys voor de maand mei gefilterd.

U kunt query's voor meer dingen gebruiken dan alleen het beantwoorden van vragen. Query's zijn net een multitool of een combinatietang: ze kunnen een van de handigste hulpmiddelen van een database zijn, omdat ze zoveel doen.

Query's kunnen bijvoorbeeld gegevens leveren voor formulieren en rapporten en ze kunnen u helpen bulkwijzigingen door te voeren voor gegevens.

U kunt in elke database verschillende typen query's maken. Laten we eens kijken door Maken en vervolgens Queryontwerp te selecteren.

We sluiten het dialoogvenster Tabel weergeven voorlopig even.

Dit zijn de typen query’s die u kunt maken.

Een selectiequery is de meest voorkomende. Hiermee kunt u antwoorden uit uw gegevens halen.

Gebruik een tabelmaakquery om records te selecteren in een bestaande tabel en sla deze op als een nieuwe tabel. Dit kan bijvoorbeeld van pas komen als u een groot Excel-bestand importeert en u bepaalde gegevens wilt opsplitsen in afzonderlijke tabellen.

U voert de volgende drie query's uit op bestaande gegevens.

Met toevoegquery's voegt u gegevens toe aan bestaande tabellen.

Met bijwerkquery's wijzigt u bestaande gegevens.

Met verwijderquery's verwijdert u gegevens.

U kunt een kruistabelquery gebruiken als u overzichtsgegevens, zoals gemiddelden of totalen, wilt weergeven.

Als u bijvoorbeeld de verkoop per regio wilt zien, gebruikt u een kruistabelquery.

Hier ziet u hoe een kruistabelquery eruitziet in de ontwerpfunctie voor query's.

En de resultaten zien er zo uit. U ziet dat deze query de verkoopgegevens per kwartaal als resultaat geeft.

Gebruik een samenvoegquery om de resultaten van verschillende selectiequery's te combineren. Dit doet u wanneer u gegevens wilt zien van niet-gerelateerde bronnen.

Gebruik een Pass Through-query om verbinding te maken met een grote database, bijvoorbeeld met Microsoft SQL Server, en query's in die database uit te voeren.

Als u dat doet, wordt Access de front-end, in feite een reeks hulpmiddelen waarmee u de grotere database kunt uitvoeren.

Gebruik tot slot een definitiequery om tabellen of indexen te maken of te wijzigen. Met Access kunt u op zoveel andere manieren tabellen maken en indexen wijzigen, dat u dit type query waarschijnlijk nooit echt zult gebruiken.

Nu gaan we een selectiequery maken. Dit type query zult u het vaakst gebruiken.

We selecteren het tabblad Maken en vervolgens de wizard Query om de query te maken.

Als u niet bekend bent met query's, is dit een goede plek om te beginnen.

Selecteer Wizard Selectiequery en selecteer OK.

Selecteer de tabel Telefoonnummers en vervolgens de velden Klant en Telefoonnummer.

Selecteer Volgende.

U kunt de querytitel wijzigen als u een duidelijkere naam wilt.

Geef aan dat u de resultaten wilt weergeven

en selecteer Voltooien.

Dit is het resultaat.

U hebt nu wellicht een aantal vragen, zoals: 'Wat voor query hebben we zojuist gemaakt?'

En: 'Hoe weten we of we naar een zakelijke telefoon of naar een faxapparaat bellen?'

Door enkele gegevens toe te voegen aan de query, kunt u deze vragen beantwoorden.

We openen de ontwerpfunctie voor query's om de query te wijzigen. Selecteer Start en vervolgens Weergave en Ontwerpweergave.

In de ontwerpfunctie voor query's ziet u de gegevensbron. In dit geval is het een tabel, maar het kan ook een query zijn. U ziet ook het veld dat aan de query is gekoppeld.

Op het lint wordt het TYPE query aangegeven. In dit geval is dat een selectiequery.

Als u het veld Type wilt toevoegen en de telefoonlijst gemakkelijker wilt kunnen gebruiken, sleept u ze.

Selecteer Uitvoeren op het tabblad Ontwerpen als u de resultaten wilt bekijken.

Hoewel de wizard Query snel en eenvoudig is, kunt u er niet alles mee doen. U kunt bijvoorbeeld geen formules toevoegen met de wizard Query.

Gebruik daarom voor meer flexibiliteit en om alle benodigde wijzigingen door te voeren de ontwerpfunctie voor query's.

Nu bent u bekend met de basisbeginselen voor het maken en uitvoeren van een query met behulp van de Wizard Query en de ontwerpfunctie voor query's. Met query's kunt u uw gegevens analyseren en de benodigde antwoorden krijgen.

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×