Via e-mail verzamelde gegevens aan de Access-database toevoegen

Opmerking: We willen u graag zo snel mogelijk de meest recente Help-inhoud in uw eigen taal bieden. Deze pagina is automatisch vertaald en kan grammaticale fouten of onnauwkeurigheden bevatten. Wij hopen dat deze inhoud nuttig voor u is. Kunt u ons onder aan deze pagina laten weten of de informatie nuttig voor u was? Hier is het Engelstalige artikel ter referentie.

U kunt verzamelen of bijwerkgegevens door e-mails met behulp van Microsoft Access 2007 of Access 2010 met Microsoft Outlook 2007 of Microsoft Outlook 2010. Access helpt u bij het maken van een formulier voor het verzamelen van gegevens en het formulier in een e-mailbericht verzenden. Wanneer uw e-mailgeadresseerden teruggaan naar de ingevulde formulieren, kunt u de verzamelde gegevens automatisch verwerkt en opgeslagen in een opgegeven Access-database. Deze methode van gegevens verzamelen kunt opslaan u tijd en moeite die meestal betrokken is in een kopiëren en plakken of een handmatige gegevens post-proces. Hier volgen enkele scenario's waarin u dit proces kunt voor het verzamelen van gegevens:

Enquêtes    U kunt een enquête houden en de resultaten compileren door eerste een Access-database maken met de benodigde tabellen voor de opslag van de resultaten en het gebruik van de wizard om een enquêteformulier genereren en vervolgens per e-mail naar de deelnemers. Wanneer de deelnemers reageren, wordt de enquêtegegevens automatisch opgeslagen in de database.

Statusrapporten    Of u nu de meest recente voorraad niveau status of de actuele gegevens over openstaande actie-items, kunt uw team u altijd weet door te sturen dat u e-mailberichten die de huidige gegevens met regelmatige tussenpozen bevatten.

Beheer van gebeurtenissen    Wanneer een vergadering of training of andere gebeurtenissen ordenen, kunt u een of meer formulieren kunt verzenden als e-mailbericht voor het verzamelen van contactgegevens, voorkeuren voor reizen en hotel, enzovoort. Als u besluit om de antwoorden automatisch verwerkt, de deelnemers kunnen hun voorkeuren op elk gewenst moment wijzigen zonder dat u moet een melding zijn en u altijd toegang hebt tot de meest recente gegevens voor beslissingen kunt nemen.

In dit artikel wordt uitgelegd wat u moet Hiermee, hoe u aan de slag met de wizard en vervolgens hebt u meer informatie over de verschillende stappen zodat u het meest op de hoogte selectie maken kunt terwijl u de wizard volgen

Opmerking: Niet is mogelijk om toe te voegen van de verzamelde gegevens als de geadresseerde gebruikt Hotmail- of Yahoo waarnaar u het gegevensformulier van de siteverzameling.

Voordat u van start gaat

Als dit de eerste keer gegevens verzamelen via e-mailberichten, moet u de volgende stappen uitvoeren:

  1. Zorg ervoor dat u de volgende toepassingen op uw computer hebt geïnstalleerd:

    • Access 2007 of Access 2010.

    • Outlook 2007 of Outlook 2010. U moet Outlook geïnstalleerd en geconfigureerd op de computer waarop u kunt de e-mailberichten verzenden. Als u Outlook hebt geïnstalleerd maar nog niet is geconfigureerd, start u Outlook en volg de instructies in de Wizard Startinstellingen van Outlook. Zie de Help van Outlook voor hulp met de wizard.

    • Als u van plan bent over het gebruik van een InfoPath-formulier, zorgen dat er InfoPath 2007 of hoger edition geïnstalleerd en de geadresseerden ook moeten InfoPath op zijn of haar computer hebben geïnstalleerd.

    • U e-mail geadresseerden moeten al hebt InfoPath of een e-mailclient die ondersteuning biedt voor HTML-indeling om te kunnen weergeven en bewerken van het formulier op hun computer is geïnstalleerd.

      Het formulier voor het verzamelen van gegevens via e-mailberichten is niet een Access-formulier. De wizard genereert een speciaal formulier in de HTML- of InfoPath-indeling.

      Geef aan dat een doeldatabase. De database kan zijn in .mdb of .accdb-indeling. Daarnaast worden MDE- en ACCDE-bestanden ondersteund. Als u niet wilt dat u een bestaande database te gebruiken, moet u een nieuwe id maken.

  2. Zoek of maak de tabellen die u wilt vullen met de gegevens van de e-antwoorden. Als u gegevens voor bestaande tabellen verzamelt, zorg ervoor dat de tabellen niet alleen-lezen zijn en dat u de benodigde machtigingen voor het toevoegen of bijwerken in de inhoud hebben.

Opmerking: De bijlage, AutoNummering, OLE- en veld met meerdere waarden typen kunnen niet worden verzameld met behulp van e-mailberichten

Als uw gegevens verzamelen bewerking wordt gevuld met twee of meer tabellen, moet u een selectiequery maken en gebruiken als recordbron van het formulier. Controleer of de query alle vereiste velden uit de onderliggende tabellen bevat. Als u een bestaande query gebruikt, controleert u de query is niet alleen-lezen en dat u de benodigde machtigingen voor het toevoegen of bijwerken in de inhoud hebben. Zie het artikel Inleiding tot query'svoor meer informatie over het maken van een query op basis van twee of meer tabellen.

De gegevens opslaan als nieuwe records in de volgende situaties:

  • Als de gegevens meerdere tabellen te vullen worden.

  • Als de doeltabel een primaire-sleutelveld geen heeft. De primaire-sleutelwaarden zijn nodig voor elk antwoord op een bestaande record toewijzen. Als de doeltabel geen een primaire-sleutelveld, doet u dat nu of een bestaand veld met unieke waarden als primaire sleutel toewijzen.

  • Als de doeltabel geen records bevat. Als de tabel leeg is, de wizard wordt ervan uitgegaan dat u wilt toevoegen van records.

  • Als het e-mailadressen van de namen van geadresseerden niet in een veld in de database opgeslagen worden. Bij het verzamelen van gegevens als records wilt bijwerken, is het niet mogelijk handmatig de adressen te typen in het bericht door de wizard worden gegenereerd. Het adresveld, moet zich in de doeltabel, of in een tabel die een relatie met de doeltabel.

Naar boven

Aan de slag

  1. Open de database waarin de verzamelde gegevens worden opgeslagen.

  2. Als u wilt de gegevens toevoegen aan één tabel, selecteer de tabel in het navigatiedeelvenster. Als u wilt vullen meerdere gerelateerde tabellen, door de query die is gekoppeld aan deze tabellen te selecteren.

  3. Voer een van de volgende handelingen uit om de wizard te starten:

    • Klik op het tabblad Externe gegevens in de groep Gegevens verzamelen op E-mail maken.

    • Met de rechtermuisknop op de tabel of query en klik vervolgens op gegevens verzamelen en bijwerken via E-mail.

      Opmerking: Als de tabel bevat geen velden of alleen het type AutoNummering, OLE-Object, bijlage of met meerdere waarden opzoeken veldtypen heeft, Access wordt het volgende bericht weergegeven: de geselecteerde tabel of query geen velden die ondersteuning voor het verzamelen van gegevens via e-mail .

Als de tabel bevat de velden die ondersteuning bieden voor het verzamelen van gegevens, wordt de wizard wordt gestart. Als de doeltabel ondersteunt het toevoegen van zowel het bijwerken van gegevens, helpt de wizard u bij de vereiste gegevens verzamelen via e-mailberichten op te geven.

Gebruik de volgende secties als referentie voor eventuele vragen die u tot en met de volgende zeven hoofdstappen van het proces moet mogelijk.

  1. Kies het type gegevensinvoerformulier dat u wilt verzenden

  2. Kies of u kunt nieuwe gegevens verzamelen of bijwerken van bestaande gegevens

  3. Geef de gewenste gegevens verzameld

  4. Automatisch of handmatig gegevensverwerking opgeven

  5. Selecteer hoe u wilt e-mailadressen van de geadresseerden opgeven

  6. Bekijk en geef de lijst met geadresseerden

  7. Maken en het e-mailbericht verzenden

Naar boven

Kies het type gegevensinvoerformulier dat u wilt verzenden

Selecteer het type formulier op basis van de gebruiksgemak voor uzelf en de geadresseerden.

Selecteer HTML-formulier    Een HTML-formulier kan worden weergegeven en bewerkt door elke gebruiker met e-mailclient HTML ondersteunt

Selecteer Microsoft InfoPath-formulier    Hier ziet u deze optie die alleen als InfoPath op uw computer is geïnstalleerd. Selecteer deze optie alleen als de geadresseerden alle InfoPath en Outlook hebt geïnstalleerd op hun computer. Een InfoPath-formulier biedt een betere invoer van gegevens beperken en te bewerken,

De pagina van de wizard die wordt weergegeven naast afhankelijk van of het object bestemming ondersteunt het bijwerken van gegevens. Als het object een query op basis van twee of meer tabellen is, of als het een tabel die geen een primaire-sleutelveld of geen records bevat, de wizard wordt ervan uitgegaan dat u wilt toevoegen van nieuwe records, waarna u kunt de formuliervelden selecteren. In alle andere gevallen, wordt u gevraagd om op te geven of u wilt toevoegen of bijwerken met gegevens voordat u de formuliervelden selecteren.

Naar boven

Kies of u kunt nieuwe gegevens verzamelen of bijwerken van bestaande gegevens

Geef op wat u wilt doen met de gegevens. Het type formulier dat u gebruikt van invloed is op het aantal nieuwe records die een geadresseerde in één antwoord naar u kan verzenden. Bij het bijwerken van gegevens, geeft het aantal records dat moet worden bijgewerkt door een geadresseerde het aantal vooraf ingevulde formulieren die u in een bericht opnemen wilt.

Opmerking: Als u wilt toevoegen van nieuwe records, typt u de e-mailadressen in het adresvak van het e-mailbericht wanneer het bericht is gemaakt. Als u bestaande gegevens bijwerken, moeten de e-mailadressen van de geadresseerden zijn opgeslagen in een veld in de onderliggende tabel of query of in een gerelateerde tabel.

Naar boven

Geef de gewenste verzamelde gegevens

Bij het kiezen van de velden die u wilt opnemen in uw formulier, is het niet nodig om op te nemen van elk veld in de onderliggende tabel of query in de vorm. Echter is de volgende voorwaarden voldaan:

  • Vereiste velden:    Velden die zijn gemarkeerd met een sterretje (*)-symbool, zijn vereist. Als u nieuwe records verzamelt, bevatten de wizard worden automatisch alle velden waarvan de eigenschap vereist is ingesteld op Ja. Als een record velden leeg zijn vereiste van, mislukt Access de record aan de tabel toevoegen.

  • Niet-ondersteunde veldtypen:    Niet is mogelijk om op te nemen van bepaalde veldtypen in het formulier zoals AutoNummering, bijlage, OLE-Object of opzoekvelden.

  • Primaire-sleutelveld:    De gebruiker is mogelijk een waarde typt in het veld bij het toevoegen van records. het antwoord niet verwerkt als de opgegeven waarde al gebruikt wordt.

    Opmerking: Voor elk veld opgenomen onder Veldeigenschappen, Geef een label en klikt u op alleen-lezen als u niet wilt dat de gebruiker wijzigen van de gegevens in dat veld.

Naar boven

Automatisch of handmatig gegevensverwerking opgeven

U kunt een automatisch of handmatig verwerken van antwoorden selecteren. Automatische verwerking betekent dat wanneer u de antwoorden, Outlook en Access samenwerken om de gegevens exporteren naar de doeltabellen in uw database. Automatische verwerking kunt u tijd en energie besparen. Handmatige verwerking alleen betekent dat u de exportbewerking als u wilt overbrengen van de gegevens van een bepaalde map in Outlook, naar de doeltabel in Access start.

Antwoorden worden geëxporteerd naar de doeltabel zo lang maken als de volgende voorwaarden wordt voldaan op het moment dat de antwoorden hebt bereikt uw postvak:

  • Outlook moet al op uw computer worden uitgevoerd. Als Outlook niet actief is, geeft verwerking van de volgende keer dat u Outlook start wordt gestart.

  • Access mag geen wachtwoord is beveiligd en niet zijn geopend in de modus exclusief. De naam of locatie van de database moet niet zijn gewijzigd sinds u het e-mailbericht verzonden.

  • De namen van de tabellen en query's en de eigenschappen van de velden in het formulier, mag niet zijn gewijzigd sinds u het e-mailbericht hebt gestuurd.

  • U moet de vereiste machtigingen toevoegen of bijwerken van de inhoud van de onderliggende tabellen en query.

    Opmerking: Als automatische verwerking mislukt, probeert u eventuele problemen op te lossen en vervolgens de antwoorden die niet handmatig te exporteren. Eventuele antwoorden die uw Postvak nadat u de problemen hebt opgelost gaat u verder met het automatisch worden verwerkt.

Eigenschappen instellen voor de automatische verwerking van antwoorden

Als u wilt opgeven van een andere Outlook-map waarin antwoorden worden opgeslagen, klik op de pagina hoe u antwoorden wilt verwerken het opgeven van de wizard, klikt u op de mapnaam. Selecteer een andere map in het dialoogvenster Map selecteren of klik op Nieuw om een nieuwe map maken.

Als u de eigenschappen instellen om te bepalen de automatische verwerking van antwoorden wijzigen of de importinstellingen nauwkeurig afstemmen op, ziet u de volgende tabel voor informatie over de beschikbare opties:

Optie

Resultaat

Uitgecheckte antwoorden van degenen aan wie u niet het bericht hebt verzonden   

Schakel dit selectievakje in als u wilt dat alleen antwoorden die zijn verzonden door de oorspronkelijke geadresseerden van uw bericht automatisch worden verwerkt. Antwoorden van andere personen worden opgeslagen in de doelmap, maar worden niet automatisch verwerkt.

Meerdere antwoorden van elke geadresseerde accepteren   

Schakel dit selectievakje in als u wilt dat alleen het eerste antwoord van elke geadresseerde automatisch worden verwerkt. De tweede en volgende antwoorden worden opgeslagen in de doelmap, maar worden niet automatisch verwerkt.

Opmerking: Met deze instelling wordt alleen het aantal antwoorden en niet het aantal records in één antwoord, die worden verwerkt. Met andere woorden, als u een InfoPath-formulier verzendt, een gebruiker kan meerdere records in één antwoord verzenden en verwerkt Access automatisch alle records in het antwoord, zelfs als dit selectievakje niet is ingeschakeld.

Alleen laten bijwerken op bestaande gegevens   

Wanneer een InfoPath-formulier geadresseerden gebruiken om gegevens te werken, kunnen ze nieuwe records naast updates verzenden aan bestaande records. Schakel dit selectievakje in om alleen de updates aan bestaande records te verwerken.

Aantal antwoorden worden verwerkt    

Typ het totale aantal antwoorden (van alle geadresseerden) dat u wilt dat automatisch verwerkt. Als u wilt dat alle antwoorden automatisch worden verwerkt, voert u een grote waarde, zoals 5000, in het tekstvak. Antwoorden die zijn ontvangen nadat de opgegeven waarde is bereikt zijn opgeslagen in de doelmap, maar worden niet automatisch verwerkt.

Datum en tijd om te stoppen    

Geef op wanneer de automatische verwerking van antwoorden voor dit e-mailbericht moet worden beëindigd. De antwoorden hebt ontvangen nadat deze datum en tijd worden opgeslagen in de doelmap, maar worden niet automatisch verwerkt.

Als u wilt wijzigen van deze opties op een later tijdstip, klikt u op het tabblad Externe gegevens in de groep Gegevens verzamelen , klikt u op Antwoorden beheren. Selecteer het bericht waarvoor u wilt wijzigen van de instellingen in het dialoogvenster Berichten van gegevens verzamelen beheren en klik vervolgens op Berichtopties. De wijzigingen die u in het dialoogvenster aanbrengt invloed op alle volgende reacties die u voor dat bericht ontvangt.

Antwoorden handmatig verwerken

Om te bepalen wanneer en welke antwoorden worden verwerkt, schakel de optie Automatische proces niet. De antwoorden worden opgeslagen in een opgegeven map in Outlook totdat u selecteren met de rechtermuisknop op elk antwoord in de map en klik vervolgens op gegevens exporteren naar Microsoft Access in het snelmenu te openen.

In sommige gevallen hebt u mogelijk ook handmatig verwerken de antwoorden die niet automatisch worden verwerkt.

Onthoud het volgende voordat u gegevens exporteren

  • De Access-database niet zijn geopend in de modus exclusief en de naam of locatie van de database moet niet zijn gewijzigd sinds u het e-mailbericht verzonden.

  • De namen van de tabellen en query's en de eigenschappen van de velden in het formulier, mag niet zijn gewijzigd sinds u het e-mailbericht hebt gestuurd.

  • U moet de vereiste machtigingen toevoegen of bijwerken van de inhoud van de onderliggende tabellen en query.

Naar boven

Selecteer hoe u wilt e-mailadressen van de geadresseerden opgeven

Als u alleen nieuwe informatie verzamelt, kunt u de e-mailadressen op twee manieren:

  • Typ het e-mailadressen afzonderlijk in het Outlook-e-mailbericht of Selecteer de adressen in een adresboek.

  • Gebruik het veld e-mailadres in de tabel of query met de huidige database.

    Opmerking: Bij het verzamelen van gegevens als u wilt bijwerken van bestaande records, ziet u geen dit dialoogvenster omdat e-mailadressen van de geadresseerden eerst beschikbaar als een veld in de database zijn moeten.

De e-mailadressen invoeren rechtstreeks in Outlook

Als u de geadresseerden in Outlook opgeeft, kunt u een voorbeeld bekijken en aanpassen van het bericht voordat u deze verzendt. Klik in het e-mailbericht bevat hoofdtekst van het bericht een korte inleiding en een formulier. Het wordt aanbevolen dat u geen wijzigingen aan het formulier aanbrengen. Wijzigingen in de structuur van het formulier kunnen leiden tot het antwoord niet worden verwerkt.

Gebruik van de e-mailadressen die zijn opgeslagen in een veld in de database

De optie voor het selecteren van een gekoppeld tabel verwijst naar tabellen die zijn gerelateerd. Om te bekijken of bewerken van relaties tussen tabellen in uw database, op de Hulpmiddelen voor databases. Ga naar tabblad en klik in de groep relaties op relaties

Zie het artikel tabelrelatiesvoor meer informatie over relaties.

Naar boven

Bekijk en geef de lijst met geadresseerden

De laatste stap van de belangrijkste heeft betrekking op afdrukvoorbeelden bekijken en aanpassen van het e-mailbericht, prima optimaliseren uw lijst met geadresseerden en dat uw bericht voor het verzamelen van gegevens te verzenden.

Maken en het e-mailbericht verzenden

Als de wizard wordt gemeld dat u nu het e-mailbericht maken kunt en u hoe ziet u het e-status weergeven met behulp van de opdracht Antwoorden beheren , kunnen sommige waarschuwingsberichten, worden weergegeven. De volgende tabel wordt elke waarschuwing en de actie die u ondernemen kunt om oplossen:

Waarschuwing bericht

Beschrijving

Sommige records bevatten geen geldig adres in het veld van de opgegeven e-mailadres. Er zijn geen gegevens worden geretourneerd voor deze rijen.

Het veld in een e-mailadres dat u hebt geselecteerd bevat null-waarden.

Als u verzamelen van gegevens voor elke record wilt, sluit u de wizard en het null-waarden vervangen door de e-mailadressen. Start de wizard opnieuw.

Hebt u momenteel een exclusieve vergrendeling voor de database. automatische verwerking mislukt totdat de vergrendeling wordt opgeheven.

U hebt de database die momenteel is geopend in de modus exclusief.

Als u ervoor kiest om de antwoorden automatisch is verwerken, mislukt omdat Access niet kunt toevoegen of bijwerken in een database die exclusief vergrendeld op is geïnstalleerd. Sluit de database en opent in niet-exclusieve modus direct achter het bericht verstuurt

Deze e-mailberichten mogelijk vertrouwelijke of vertrouwelijke gegevens bevatten.

U verzamelt gegevens voor het bijwerken van bestaande records en het formulier dat u wilt verzenden worden vooraf ingevuld met de bestaande gegevens.

Als bepaalde formuliervelden vertrouwelijke gegevens bevatten, gaat u terug naar de stap van de wizard waarin u de velden selecteert en verwijder de velden die gevoelige gegevens uit het formulier

Nadat u een voorbeeld bekijken en aanpassen van het bericht, kunt u het veld e-mailadres filteren en selecteer de geadresseerden. Kies de e-mailadressen die u wilt gebruiken door de bijbehorende selectievakjes te schakelen. Als er een dialoogvenster met ongeldige e-mailadressen, noteert u de adressen in de lijst en klik op Afsluiten. Controleer of de ongeldige adressen, breng eventuele benodigde correcties aan en probeer opnieuw het bericht te verzenden.

Naar boven

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×