Via e-mail verzamelde gegevens aan de Access-database toevoegen

Opmerking: We willen u graag zo snel mogelijk de meest recente Help-inhoud in uw eigen taal bieden. Deze pagina is automatisch vertaald en kan grammaticale fouten of onnauwkeurigheden bevatten. Wij hopen dat deze inhoud nuttig voor u is. Kunt u ons onder aan deze pagina laten weten of de informatie nuttig voor u was? Hier is het Engelstalige artikel ter referentie.

U kunt gegevens verzamelen of bijwerken met e-mail berichten met behulp van micro soft Access 2007 of Access 2010 met micro soft Outlook 2007 of micro soft Outlook 2010. In Access wordt u begeleid bij het maken van een formulier voor het verzamelen van gegevens en het verzenden van het formulier in een e-mail bericht. Wanneer uw e-mail ontvangers de voltooide formulieren retour neren, kunt u ervoor kiezen om de verzamelde gegevens automatisch te laten verwerken en op te slaan in een opgegeven Access-Data Base. Met deze methode voor het verzamelen van gegevens kunt u tijd en inzet besparen die meestal betrokken zijn bij het invoeren van kopiëren en plakken of een hand matig gegevens invoer proces. Hier volgen enkele scenario's waarin u deze procedure kunt gebruiken om gegevens te verzamelen:

Onderzoeken    U kunt een enquête uitvoeren en de resultaten compileren door eerst een Access-Data Base te maken met de benodigde tabellen om de resultaten op te slaan en de wizard te gebruiken om een enquête formulier te genereren en vervolgens te verzenden naar de deel nemers aan de enquête. Wanneer de deel nemers reageren, worden de gegevens van de enquête automatisch opgeslagen in de data base.

Status rapporten    Of het nu gaat om de status van het laatste voorraad niveau of de bijgewerkte informatie over openstaande problemen, u kunt uw team op de hoogte houden door u met regel matige intervallen e-mail berichten te verzenden die de huidige informatie bevatten.

Gebeurtenis beheer    Wanneer u een vergadering of training of andere evenementen organiseert, kunt u een of meer formulieren verzenden als een e-mail bericht om contact gegevens, reis-en Hotel voorkeuren, enzovoort te verzamelen. Als u ervoor kiest om de antwoorden automatisch te laten verwerken, kunnen de deel nemers hun voor keuren op elk gewenst moment wijzigen zonder dat u een melding hoeft te hebben, en hebt u altijd toegang tot de meest recente gegevens voor het maken van beslissingen.

In dit artikel wordt uitgelegd wat u nodig hebt om dit proces uit te voeren, hoe u aan de slag kunt gaan met de wizard en kunt u meer informatie over de verschillende stappen krijgen, zodat u de meest geïnformeerde selectie kunt maken wanneer u de wizard volgt.

Opmerking: Het is niet mogelijk om de verzamelde gegevens toe te voegen als uw geadresseerde u gebruikt om het formulier gegevens te verzamelen.

Voordat u van start gaat

Als dit de eerste keer is dat u gegevens verzamelt met behulp van e-mail berichten, voert u de volgende stappen uit:

  1. Zorg ervoor dat u de volgende toepassingen op uw computer hebt geïnstalleerd:

    • Access 2007 of Access 2010.

    • Outlook 2007 of Outlook 2010. U moet Outlook hebben geïnstalleerd en geconfigureerd op de computer die u gebruikt om de e-mail berichten te verzenden. Als Outlook is geïnstalleerd, maar nog niet is geconfigureerd, start u Outlook en volgt u de instructies in de wizard start programma voor Outlook. Zie Outlook Help voor hulp bij de wizard.

    • Als u een InfoPath-formulier wilt gebruiken, zorg er dan voor dat u InfoPath 2007 of een latere editie hebt geïnstalleerd en dat uw geadresseerden InfoPath ook op hun computer moeten hebben geïnstalleerd.

    • E-mail geadresseerden moeten beschikken over InfoPath of een e-mailclient die de HTML-indeling ondersteunen die op hun computer is geïnstalleerd om het formulier te kunnen weer geven en bewerken.

      Het formulier dat wordt gebruikt om gegevens te verzamelen via e-mail berichten is geen Access-formulier. In de wizard wordt een speciaal formulier gegenereerd in de HTML-of InfoPath-indeling.

      Identificeer een doel database. De data base kan zowel de mdb-als de ACCDB-indeling hebben. Daarnaast worden MDE-en ACCDE-bestanden ondersteund. Als u geen bestaande Data Base wilt gebruiken, moet u een nieuwe data base maken.

  2. Identificeer of maak de tabellen die u wilt vullen met de gegevens van de e-mail antwoorden. Als u gegevens verzamelt voor bestaande tabellen, zorg ervoor dat de tabellen niet alleen-lezen zijn en dat u over de benodigde machtigingen beschikt om de inhoud toe te voegen of bij te werken.

Opmerking: De veld typen bijlage, Auto nummering, OLE-object en meerdere waarden kunnen niet worden verzameld met behulp van e-mail berichten

Als de bewerking voor het verzamelen van gegevens twee of meer tabellen bevat, moet u een selectie query maken en deze gebruiken als de record bron van het formulier. Zorg ervoor dat de query alle vereiste velden uit de onderliggende tabellen bevat. Als u een bestaande query gebruikt, moet u ervoor zorgen dat de query niet alleen-lezen is en dat u over de benodigde machtigingen beschikt om de inhoud toe te voegen of bij te werken. Zie het artikel Inleiding tot query'svoor meer informatie over het maken van een query op basis van twee of meer tabellen.

Sla de gegevens op als nieuwe records in de volgende situaties:

  • Als de gegevens meerdere tabellen moeten vullen.

  • Als de doel tabel geen primaire-sleutel veld heeft. De primaire-sleutel waarden zijn nodig om elk antwoord op een bestaande record toe te wijzen. Als uw doel tabel geen veld met primaire sleutel bevat, voegt u dit nu toe of wijst u een bestaand veld met unieke waarden toe als primaire sleutel.

  • Als de doel tabel geen records bevat. Als de tabel leeg is, gaat de wizard ervan uit dat u records wilt toevoegen.

  • Als de e-mail adressen van de geadresseerden niet worden opgeslagen als veld in de data base. Wanneer u gegevens verzamelt om records bij te werken, kunt u de adressen niet hand matig typen in het bericht dat door de wizard is gegenereerd. Het veld Address moet zich bevinden in de doel tabel of in een tabel die een relatie heeft met de doel tabel.

Naar boven

Aan de slag

  1. Open de Data Base waarin de verzamelde gegevens worden opgeslagen.

  2. Als u de gegevens aan één tabel wilt toevoegen, selecteert u de tabel in het navigatie deel venster. Als u meerdere gerelateerde tabellen wilt vullen, selecteert u de query die is gekoppeld aan deze tabellen.

  3. Voer een van de volgende handelingen uit om de wizard te starten:

    • Klik op het tabblad externe gegevens in de groep gegevens verzamelen op e-mail bericht maken.

    • Klik met de rechter muisknop op de tabel of query en klik vervolgens op gegevens verzamelen en bijwerken via E-mail.

      Opmerking: Als de tabel geen velden bevat of alleen de typen opzoek velden van het type auto nummer, OLE-object, bijlage of meerdere waarden bevatten, wordt het volgende bericht weer gegeven: de geselecteerde tabel of query bevat geen velden die gegevens verzamelen via e-mail ondersteunen .

Als de tabel velden bevat die gegevens verzameling ondersteunen, wordt de wizard gestart. Als de doel tabel zowel het toevoegen en bijwerken van gegevens ondersteunt, begeleidt de wizard u door de vereiste stappen om gegevens te verzamelen via e-mail berichten.

Gebruik de volgende secties als referentie voor vragen die u mogelijk hebt door de volgende zeven belang rijke stappen van het proces.

  1. Kies het type gegevens invoer formulier dat u wilt verzenden

  2. Kies of u nieuwe gegevens wilt verzamelen of bestaande gegevens wilt bijwerken

  3. De gegevens opgeven die u wilt verzamelen

  4. Automatische of hand matige verwerking van gegevens opgeven

  5. Selecteren hoe u e-mail adressen van de geadresseerden wilt opgeven

  6. De lijst met geadresseerden weer geven en specificeren

  7. Het e-mail bericht maken en verzenden

Naar boven

Kies het type gegevens invoer formulier dat u wilt verzenden

Het type formulier selecteren op basis van het gebruiks gemak voor uzelf en uw geadresseerden.

HTML-formulier selecteren    Een HTML-formulier kan worden weer gegeven en bewerkt door alle gebruikers van wie de e-mailclient HTML ondersteunt

Micro soft InfoPath-formulier selecteren    Deze optie wordt alleen weer gegeven als InfoPath op uw computer is geïnstalleerd. Selecteer deze optie alleen als uw geadresseerden InfoPath en Outlook op hun computer hebben geïnstalleerd. Een InfoPath-formulier biedt betere gegevens invoer en bewerkings omgeving,

De wizard pagina die vervolgens wordt weer gegeven, is afhankelijk van het feit of het doel object het bijwerken van gegevens ondersteunt. Als het object een query is op basis van twee of meer tabellen, of als het object een tabel is zonder primaire-sleutel veld of geen records bevat, gaat de wizard ervan uit dat u nieuwe records wilt toevoegen en wordt u gevraagd de formulier velden te selecteren. In alle andere gevallen wordt u door de wizard gevraagd of u gegevens wilt toevoegen of bijwerken voordat u de formulier velden selecteert.

Naar boven

Kies of u nieuwe gegevens wilt verzamelen of bestaande gegevens wilt bijwerken

Geef op wat u met de gegevens wilt doen. Het type formulier dat u gebruikt, is van invloed op het aantal nieuwe records dat een geadresseerde in één antwoord naar u kan verzenden. Wanneer u gegevens bijwerkt, wordt het aantal records dat door een geadresseerde moet worden bijgewerkt, bepaald door het aantal vooraf ingevulde formulieren dat in een bericht wordt opgenomen.

Opmerking: Als u nieuwe records wilt toevoegen, typt u de e-mail adressen in het vak adres van het e-mail bericht wanneer het bericht wordt gemaakt. Als u bestaande gegevens wilt bijwerken, moet u de e-mail adressen van de geadresseerden opslaan als een veld in de onderliggende tabel of query of in een gerelateerde tabel.

Naar boven

De gegevens opgeven die u wilt verzamelen

Bij het kiezen van de velden die u in uw formulier wilt opnemen, hoeft u niet elk veld in de onderliggende tabel of query op te nemen in het formulier. U moet echter aan de volgende voor waarden voldoen:

  • Vereiste velden:    Velden die zijn gemarkeerd met een sterretje (*), zijn vereiste velden. Als u nieuwe records verzamelt, worden in de wizard automatisch alle velden opgenomen waarvan de eigenschap Required is ingesteld op Ja. Als de vereiste velden van een record leeg zijn, is het niet mogelijk om de record toe te voegen aan de tabel.

  • Niet-ondersteunde veld typen:    U kunt bepaalde veld typen niet opnemen in het formulier, zoals auto nummering, bijlage, OLE-object of opzoek velden met meerdere waarden.

  • Primaire-sleutel veld:    De gebruiker kan wel een waarde in het veld typen bij het toevoegen van records. het antwoord wordt niet verwerkt als de opgegeven waarde al in gebruik is.

    Opmerking: Geef voor elk opgenomen veld een label op onder veld eigenschappen en klik op alleen-lezen als u niet wilt dat de gebruiker de gegevens in het veld wijzigt.

Naar boven

Automatische of hand matige verwerking van gegevens opgeven

U kunt een automatische of hand matige verwerking van antwoorden selecteren. Als de gegevens automatisch worden verwerkt, is het mogelijk dat Outlook en Access samen werken om de gegevens naar de doel tabellen in de data base te exporteren. Automatische verwerking kan u tijd en moeite besparen. Hand matige verwerking betekent dat u de export bewerking start om de gegevens van een opgegeven map in Outlook over te brengen naar de doel tabel in Access.

Antwoorden worden naar de doel tabel geëxporteerd, mits aan de volgende voor waarden is voldaan op het moment dat de antwoorden uw postvak bereiken:

  • Outlook moet al op uw computer worden uitgevoerd. Als Outlook niet actief is, wordt de verwerking gestart wanneer u Outlook de volgende keer start.

  • Toegang mag niet met een wacht woord zijn beveiligd en mag niet zijn geopend in de exclusieve modus. De naam of locatie van de data base mag niet zijn gewijzigd sinds u het e-mail bericht hebt verzonden.

  • De namen van de tabellen en query's en de eigenschappen van de velden die zijn opgenomen in het formulier, mogen niet zijn gewijzigd sinds u het e-mail bericht hebt verzonden.

  • U moet beschikken over de vereiste machtigingen om de inhoud van de onderliggende tabellen en query toe te voegen of bij te werken.

    Opmerking: Als de automatische verwerking mislukt, probeert u eventuele problemen op te lossen en exporteert u de mislukte antwoorden hand matig. Alle antwoorden die uw postvak hebben bereikt nadat u de problemen hebt opgelost, worden nog steeds automatisch verwerkt.

Eigenschappen instellen voor het automatisch verwerken van antwoorden

Als u een andere Outlook-map wilt opgeven waarin antwoorden worden opgeslagen, klikt u op de naam van de map in de map opgeven hoe u de antwoorden wilt verwerken. Selecteer in het dialoog venster map selecteren een andere map of klik op Nieuw om een nieuwe map te maken.

Zie de volgende tabel voor informatie over de beschik bare opties als u op Eigenschappen instellen klikt om de automatische verwerking van antwoorden in te stellen of te verfijnen.

Optie

Resultaat

Antwoorden van degenen aan wie u het bericht niet hebt verzonden, verwijderen   

Schakel dit selectie vakje in als u wilt dat alleen de antwoorden die door de oorspronkelijke geadresseerden van uw bericht zijn verzonden, automatisch worden verwerkt. Antwoorden van andere personen worden opgeslagen in de doelmap, maar worden niet automatisch verwerkt.

Meerdere antwoorden van elke geadresseerde accepteren   

Schakel dit selectie vakje in als u wilt dat alleen het eerste antwoord van elke geadresseerde automatisch wordt verwerkt. De tweede en volgende antwoorden worden opgeslagen in de doelmap, maar worden niet automatisch verwerkt.

Opmerking: Deze instelling bepaalt alleen het aantal antwoorden en niet het aantal records in één antwoord, die worden verwerkt. Met andere woorden, als u een InfoPath-formulier verzendt, kan een gebruiker u meerdere records in één antwoord sturen en wordt alle records in het antwoord automatisch verwerkt, zelfs als dit selectie vakje niet is ingeschakeld.

Alleen bijwerken van bestaande gegevens toestaan   

Wanneer geadresseerden een InfoPath-formulier gebruiken om gegevens bij te werken, kunnen ze ook nieuwe records verzenden voor het bijwerken van bestaande records. Schakel dit selectie vakje in als u alleen de wijzigingen in bestaande records wilt verwerken.

Het aantal te verwerken antwoorden   

Typ het totale aantal antwoorden (van alle geadresseerden) dat automatisch moet worden verwerkt. Als u wilt dat alle antwoorden automatisch worden verwerkt, voert u een hoge waarde in, zoals 5000, in het tekstvak. Antwoorden die worden ontvangen nadat de opgegeven waarde is bereikt, worden opgeslagen in de doelmap, maar worden niet automatisch verwerkt.

Datum en tijd om te stoppen   

Geef op wanneer automatische verwerking van antwoorden moet worden gestopt voor dit e-mail bericht. Antwoorden die worden ontvangen nadat deze datum en tijd zijn opgeslagen, worden opgeslagen in de doelmap, maar worden niet automatisch verwerkt.

Als u deze opties op een latere datum wilt wijzigen, klikt u op het tabblad externe gegevens in de groep gegevens verzamelen op Antwoorden beheren. Selecteer in het dialoog venster berichten van gegevens verzamelen beheren het bericht waarvoor u de instellingen wilt wijzigen en klik vervolgens op bericht opties. De wijzigingen die u in het dialoog venster aanbrengt, zijn van invloed op alle volgende antwoorden die u voor dat bericht ontvangt.

Antwoorden hand matig verwerken

Als u wilt bepalen wanneer en welke antwoorden worden verwerkt, selecteert u niet de optie automatisch verwerken. De antwoorden worden opgeslagen in een opgegeven map in Outlook totdat u het selectie vakje met de rechter muisknop hebt geselecteerd, klikt u met de rechter muisknop op elk antwoord in de map en klikt u vervolgens op gegevens exporteren naar micro soft Access in het snelmenu.

In sommige gevallen moet u mogelijk ook hand matig de antwoorden verwerken die niet automatisch worden verwerkt.

Onthoud het volgende voordat u gegevens exporteert

  • De Access-Data Base mag niet worden geopend in de exclusieve modus, en de naam of locatie van de data base mag niet zijn gewijzigd sinds u het e-mail bericht hebt verzonden.

  • De namen van de tabellen en query's en de eigenschappen van de velden die zijn opgenomen in het formulier, mogen niet zijn gewijzigd sinds u het e-mail bericht hebt verzonden.

  • U moet beschikken over de vereiste machtigingen om de inhoud van de onderliggende tabellen en query toe te voegen of bij te werken.

Naar boven

Selecteren hoe u e-mail adressen van de geadresseerden wilt opgeven

Als u alleen nieuwe informatie verzamelt, kunt u de e-mail adressen op twee manieren opgeven:

  • Typ de e-mail adressen afzonderlijk in het e-mail bericht van Outlook of selecteer de adressen in een adres boek.

  • Gebruik het veld e-mail adres in de tabel of query van de huidige Access-Data Base.

    Opmerking: Wanneer u gegevens verzamelt om bestaande records bij te werken, wordt dit dialoog venster niet weer gegeven omdat de e-mail adressen van de geadresseerden eerst als een veld in de data base beschikbaar moeten zijn.

De e-mail adressen rechtstreeks in Outlook invoeren

Als u geadresseerden opgeeft in Outlook, kunt u het bericht bekijken en aanpassen voordat u het verzendt. In de hoofd tekst van het e-mail bericht bevindt zich een korte inleiding en een formulier. Het is raadzaam dat u geen wijzigingen aanbrengt in het formulier. Wijzigingen in de formulier structuur kunnen tot gevolg hebben dat het antwoord niet wordt verwerkt.

De e-mail adressen gebruiken die zijn opgeslagen in een veld in de data base

De optie voor het selecteren van een gekoppelde tabel verwijst naar tabellen die gerelateerd zijn. Als u tabel relaties in de Data Base wilt weer geven of bewerken, klikt u op het tabblad hulp middelen voor data bases in de groep relaties op relaties.

Zie het artikel overzicht van tabel relatiesvoor meer informatie over relaties.

Naar boven

De lijst met geadresseerden weer geven en specificeren

De laatste belang rijke stap is het weer geven en aanpassen van het e-mail bericht, het aanpassen van de adressen lijst en het verzenden van het bericht voor gegevens verzameling.

Het e-mail bericht maken en verzenden

Wanneer de wizard u laat weten dat u het e-mail bericht kunt maken en ziet u hoe u de e-mail status kunt bekijken met de opdracht Antwoorden beheren, worden mogelijk enkele waarschuwings berichten weer gegeven. In de volgende tabel wordt elke waarschuwing beschreven en wordt de actie beschreven die u kunt uitvoeren om het probleem op te lossen:

Waarschuwing bericht

Beschrijving

S olution

Sommige records bevatten geen geldig adres in het opgegeven veld e-mail adres. Er worden geen gegevens voor deze rijen geretourneerd.

Het veld met het e-mail adres dat u hebt geselecteerd, bevat Null-waarden.

Als u gegevens voor elke record wilt verzamelen, sluit u de wizard en vervangt u de Null-waarden door e-mail adressen. Start vervolgens de wizard opnieuw.

U hebt momenteel een exclusieve vergren deling voor de data base. automatische verwerking zal mislukken totdat de vergren deling is opgeheven.

U hebt de data base momenteel geopend in de modus exclusief.

Als u ervoor kiest om de antwoorden automatisch te verwerken, mislukt de verwerking omdat Access geen gegevens kan toevoegen of bijwerken met een exclusieve vergren deling. De data base sluiten en opnieuw openen in de modus niet-exclusieve modus onmiddellijk nadat het bericht is verzonden

Deze e-mail berichten kunnen gegevens bevatten die vertrouwelijk of vertrouwelijk zijn.

U verzamelt gegevens om bestaande records bij te werken en het formulier dat u gaat verzenden is vooraf voltooid met bestaande gegevens.

Als sommige formulier velden vertrouwelijke gegevens bevatten, gaat u terug naar de stap van de wizard waarin u de velden hebt geselecteerd en verwijdert u de velden met gevoelige gegevens uit het formulier.

Nadat u het bericht hebt weer gegeven en aangepast, kunt u het veld e-mail adres filteren en uw geadresseerden selecteren. Kies de e-mail adressen die u wilt gebruiken door de bijbehorende selectie vakjes in te scha kelen. Als er een dialoog venster wordt weer gegeven met een lijst met ongeldige e-mail adressen, noteert u de adressen in de lijst en klikt u op Afsluiten. Controleer de ongeldige adressen, voer eventueel een correctie uit en probeer het bericht opnieuw te verzenden.

Naar boven

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×