Office
Aanmelden

Via e-mail verzamelde gegevens aan de Access-database toevoegen

Opmerking:  We willen u graag zo snel mogelijk de meest recente Help-inhoud in uw eigen taal bieden. Deze pagina is automatisch vertaald en kan grammaticale fouten of onnauwkeurigheden bevatten. Wij hopen dat deze inhoud nuttig voor u is. Kunt u ons onder aan deze pagina laten weten of de informatie nuttig voor u was? Hier is het Engelstalige artikel ter referentie.

U kunt gegevens verzamelen of bijwerken via e-mailberichten met Microsoft Access 2010 in combinatie met Microsoft Outlook 2010. In Access wordt u begeleid bij het maken van een formulier voor gegevensverzameling en het verzenden van dit formulier in een e-mailbericht. Wanneer de ontvangers van uw e-mailbericht de ingevulde formulieren terugsturen, kunt u de verzamelde gegevens automatisch laten verwerken en laten opslaan in een door u opgegeven Access-database. Deze methode van gegevens verzamelen kan u tijd en moeite besparen, want u hoeft de gegevens niet zelf meer te kopiëren en te plakken of handmatig in te voeren. Hier volgen enkele scenario's waarin deze methode kan worden gebruikt om gegevens te verzamelen:

Enquêtes   : U kunt een enquête en de resultaten compileren door eerst een Access-database maken met de benodigde tabellen voor de opslag van de resultaten, en met de wizard een enquêteformulier genereren en vervolgens per e-mail naar de deelnemers. Wanneer de deelnemers reageren, wordt de enquêtegegevens automatisch opgeslagen in de database.

Statusrapporten   : of u nu de meest recente voorraad niveau status of de actuele gegevens over openstaande actie-items, uw team kunt u altijd weet door te sturen u e-mailberichten die de huidige gegevens met regelmatige tussenpozen bevatten.

Beheer van de gebeurtenis   : wanneer een vergadering of training of andere gebeurtenissen ordenen, kunt u verzenden een of meer formulieren als een e-mailbericht naar het verzamelen van gegevens, reizen en hotel contactvoorkeuren, enzovoort. Als u besluit om de antwoorden automatisch verwerkt, de deelnemers kunnen hun voorkeuren op elk gewenst moment wijzigen zonder dat u moet een melding zijn en u altijd toegang hebt tot de meest recente gegevens voor beslissingen kunt nemen.

In dit artikel wordt uitgelegd wat u nodig hebt om deze methode te gebruiken en hoe u aan de slag kunt met de wizard. Daarnaast wordt aanvullende informatie gegeven over de verschillende stappen die u kunt nemen, zodat u gefundeerde keuzes kunt maken terwijl u de wizard volgt

Opmerking: Niet is mogelijk om toe te voegen van de verzamelde gegevens als de geadresseerde gebruikt Hotmail- of Yahoo waarnaar u het gegevensformulier van de siteverzameling.

Voordat u begint

Als dit de eerste keer is dat u gegevens verzamelt via e-mailberichten, voert u de volgende stappen uit:

  1. Controleer of de volgende toepassingen op uw computer zijn geïnstalleerd:

    • Access 2007 of Access 2010.

    • Outlook 2007 of Outlook 2010. Outlook moet zijn geïnstalleerd op de computer die u gebruikt om de e-mailberichten te verzenden. Als u Outlook hebt geïnstalleerd, maar nog niet hebt geconfigureerd, start u Outlook en volgt u de aanwijzingen van de wizard Startinstellingen van Outlook. Raadpleeg de Help van Outlook voor hulp bij het gebruik van de wizard.

    • Als u van plan bent een InfoPath-formulier te gebruiken, moet u ervoor zorgen dat InfoPath 2007 of een nieuwere versie is geïnstalleerd. Ook op de computers van de ontvangers van het formulier moet InfoPath zijn geïnstalleerd.

    • De ontvangers van uw e-mailbericht kunnen het formulier alleen weergeven en bewerken als op hun computer InfoPath of een e-mailclient die de HTML-indeling ondersteunt, is geïnstalleerd.

      Het formulier voor het verzamelen van gegevens via e-mailberichten is niet een Access-formulier. De wizard genereert een speciaal formulier in de HTML- of InfoPath-indeling.

      Geef een doeldatabase op. De database kan de indeling .MDB of .ACCDB hebben. Daarnaast worden ook MDE- en ACCDE-bestanden ondersteund. Als u geen bestaande database wilt gebruiken, moet u een nieuwe maken.

  2. Zoek of maak de tabellen die u wilt vullen met de gegevens van de e-antwoorden. Als u bij het verzamelen van gegevens voor bestaande tabellen, zorg ervoor dat de tabellen niet zijn alleen-lezen en dat u de benodigde machtigingen voor het toevoegen of bijwerken in de inhoud hebben.

Opmerking: De bijlage, AutoNummering, OLE- en veld met meerdere waarden typen kunnen niet worden verzameld met behulp van e-mailberichten

Als uw gegevens verzamelen bewerking wordt gevuld met twee of meer tabellen, moet u een selectiequery maken en gebruiken als recordbron van het formulier. Controleer of de query alle vereiste velden uit de onderliggende tabellen bevat. Als u een bestaande query gebruikt, controleert u de query is niet alleen-lezen en dat u de benodigde machtigingen voor het toevoegen of bijwerken in de inhoud hebben. Zie het artikel Inleiding tot query'svoor meer informatie over het maken van een query op basis van twee of meer tabellen.

In de volgende situaties moet u de gegevens opslaan als nieuwe records:

  • Als de gegevens meerdere tabellen vullen.

  • Als de doeltabel geen veld als primaire sleutel heeft. De waarden van de primaire sleutel zijn nodig om elk antwoord te kunnen toewijzen aan een bestaande record. Als de doeltabel geen veld als primaire sleutel heeft, voegt u dit nu toe of stelt u een bestaand veld met unieke waarden in als primaire sleutel.

  • Als de doeltabel geen records bevat. Als de tabel leeg is, gaat de wizard ervan uit dat u records wilt toevoegen.

  • Als de e-mailadressen van de ontvangers niet zijn opgeslagen in een veld in de database. Als u gegevens verzamelt om records bij te werken, kunt u de adressen niet handmatig typen in het bericht dat de wizard genereert. Het adresveld moet deel uitmaken van de doeltabel of van een tabel waarvoor een relatie met de doeltabel bestaat.

Naar boven

Aan de slag

  1. Open de database waarin de verzamelde gegevens moeten worden opgeslagen.

  2. Als u de gegevens aan één tabel wilt toevoegen, selecteert u de tabel in het navigatievenster. Als u meerdere gerelateerde tabellen wilt vullen, selecteert u de query die aan deze tabellen is gekoppeld.

  3. Ga op een van de volgende manieren te werk om de wizard te starten:

    • Ga naar het tabblad Externe gegevens en klik in de groep Gegevens verzamelen op E-mail maken.

    • Klik met de rechtermuisknop op de tabel of query en klik vervolgens op Gegevens verzamelen en bijwerken via e-mail.

      Opmerking: Als de tabel bevat geen velden of alleen het type AutoNummering, OLE-Object, bijlage of met meerdere waarden opzoeken veldtypen heeft, Access wordt het volgende bericht weergegeven: de geselecteerde tabel of query geen velden die ondersteuning voor het verzamelen van gegevens via e-mail .

Als de tabel bevat de velden die ondersteuning bieden voor het verzamelen van gegevens, wordt de wizard wordt gestart. Als de doeltabel ondersteunt het toevoegen van zowel het bijwerken van gegevens, helpt de wizard u bij de vereiste gegevens verzamelen via e-mailberichten op te geven.

Gebruik de volgende secties als referentie voor eventuele vragen die u tot en met de volgende zeven hoofdstappen van het proces moet mogelijk.

  1. Kies het type gegevensinvoerformulier dat u wilt verzenden

  2. Kies of u kunt nieuwe gegevens verzamelen of bijwerken van bestaande gegevens

  3. Geef de gewenste gegevens verzameld

  4. Automatisch of handmatig gegevensverwerking opgeven

  5. Selecteer hoe u wilt e-mailadressen van de geadresseerden opgeven

  6. Bekijk en geef de lijst met geadresseerden

  7. Maken en het e-mailbericht verzenden

Naar boven

Kies het type gegevensinvoerformulier dat u wilt verzenden

Selecteer het type invoerformulier door na te gaan wat voor u en de ontvangers van uw e-mailbericht het gemakkelijkst is.

Selecteer HTML-formulier    Een HTML-formulier kan worden weergegeven en bewerkt door elke gebruiker met e-mailclient HTML ondersteunt

Selecteer Microsoft InfoPath-formulier    Hier ziet u deze optie die alleen als InfoPath op uw computer is geïnstalleerd. Selecteer deze optie alleen als de geadresseerden alle InfoPath en Outlook hebt geïnstalleerd op hun computer. Een InfoPath-formulier biedt een betere invoer van gegevens beperken en te bewerken,

Welke wizardpagina vervolgens wordt weergegeven, hangt af van het feit of de gegevens in het doelobject kunnen worden bijgewerkt. Als het object een query is gebaseerd op twee of meer tabellen of als het object een tabel is zonder primaire-sleutelveld of zonder records, gaat de wizard ervan uit dat u nieuwe records wilt toevoegen en moet u de formuliervelden selecteren. In alle andere gevallen vraagt de wizard u op te geven of u gegevens wilt toevoegen of bijwerken voordat u de formuliervelden selecteert.

Naar boven

Kiezen of u nieuwe gegevens wilt verzamelen of bestaande gegevens wilt bijwerken

Geef op wat u wilt doen met de gegevens. Het formuliertype dat u gebruikt, is van invloed op het aantal nieuwe records dat een geadresseerde in één antwoord kan verzenden. Als gegevens worden bijgewerkt, bepaalt het aantal records dat door een geadresseerde moet worden bijgewerkt, het aantal vooraf ingevulde formulieren dat het bericht bevat.

Opmerking: Als u wilt toevoegen van nieuwe records, typt u de e-mailadressen in het adresvak van het e-mailbericht wanneer het bericht is gemaakt. Als u bestaande gegevens bijwerken, moeten de e-mailadressen van de geadresseerden zijn opgeslagen in een veld in de onderliggende tabel of query of in een gerelateerde tabel.

Naar boven

Aangeven welke gegevens u wilt verzamelen

Wanneer u de velden kiest die in het formulier moeten worden opgenomen, hoeft u niet elk veld op te nemen dat in de onderliggende tabel of query aanwezig is. Aan de volgende voorwaarden moet echter worden voldaan:

  • Verplichte velden:    Velden die zijn gemarkeerd met een sterretje (*)-symbool, zijn vereist. Als u nieuwe records verzamelt, bevatten de wizard worden automatisch alle velden waarvan de eigenschap vereist is ingesteld op Ja. Als een record velden leeg zijn vereiste van, mislukt Access de record aan de tabel toevoegen.

  • Niet worden ondersteund veldtypen:    Niet is mogelijk om op te nemen van bepaalde veldtypen in het formulier zoals AutoNummering, bijlage, OLE-Object of opzoekvelden.

  • Primaire-sleutelveld:    De gebruiker is mogelijk een waarde typt in het veld bij het toevoegen van records. het antwoord niet verwerkt als de opgegeven waarde al gebruikt wordt.

    Opmerking: Voor elk veld opgenomen onder Veldeigenschappen, Geef een label en klikt u op alleen-lezen als u niet wilt dat de gebruiker wijzigen van de gegevens in dat veld.

Naar boven

Aangeven of u de gegevens automatisch wilt laten verwerken

U kunt kiezen of u de antwoorden handmatig wilt afhandelen of automatisch wilt laten verwerken. Automatische verwerking betekent dat wanneer u antwoorden krijgt, Outlook en Access samenwerken om de gegevens naar de doeltabellen in uw database te exporteren. Automatische verwerking kan u tijd en moeite besparen. Handmatige verwerking betekent alleen dat u de exportbewerking om de gegevens over te brengen vanuit een opgegeven map in Outlook naar de doeltabel in Access, zelf start.

Antwoorden worden correct geëxporteerd naar de doeltabel, mits aan de volgende voorwaarden wordt voldaan op het moment dat de antwoorden in uw postvak binnenkomen:

  • Outlook moet al op uw computer zijn gestart. Als Outlook niet wordt uitgevoerd, wordt de verwerking gestart zodra u Outlook de volgende keer start.

  • De Access-database mag niet met een wachtwoord zijn beveiligd en mag niet zijn geopend in de exclusieve modus. De naam of locatie van de database mag niet zijn gewijzigd sinds u het e-mailbericht hebt verzonden.

  • De namen van de tabellen en query's en de eigenschappen van de velden die in het formulier zijn opgenomen, mogen niet zijn veranderd sinds u het e-mailbericht hebt verzonden.

  • U moet over de vereiste machtigingen beschikken om gegevens aan de onderliggende tabellen en query toe te voegen of om de gegevens bij te werken.

    Opmerking: Als de automatische verwerking mislukt, probeert u eventuele problemen op te lossen, waarna u de antwoorden die niet zijn geëxporteerd, alsnog handmatig exporteert. Eventuele antwoorden die in uw postvak binnenkomen nadat u de problemen hebt opgelost, worden vervolgens gewoon weer automatisch verwerkt.

Eigenschappen instellen voor de automatische verwerking van antwoorden

Als u een andere Outlook-map wilt opgeven voor het opslaan van antwoorden, klikt u in de wizard op de pagina waarop u kunt opgeven hoe u de antwoorden wilt verwerken op de mapnaam. Selecteer een andere map in het dialoogvenster Map selecteren of klik op Nieuw om een nieuwe map te maken.

Als u klikt op Eigenschappen instellen voor de automatische verwerking van antwoorden om de importinstellingen te wijzigen of bij te stellen, kunt u de volgende tabel raadplegen voor informatie over de beschikbare opties:

Optie

Resultaat

Uitgecheckte antwoorden van degenen aan wie u niet het bericht hebt verzonden   

Schakel dit selectievakje in als u alleen antwoorden die zijn verzonden door de oorspronkelijke geadresseerden van het bericht, automatisch wilt verwerken. Antwoorden van andere personen worden opgeslagen in de doelmap, maar worden niet automatisch verwerkt.

Meerdere antwoorden van elke geadresseerde accepteren   

Schakel dit selectievakje in als u wilt dat alleen het eerste antwoord van elke geadresseerde automatisch wordt verwerkt. De volgende antwoorden worden opgeslagen in de doelmap, maar worden niet automatisch verwerkt.

Opmerking: Deze instelling heeft alleen betrekking op het aantal antwoorden dat wordt verwerkt, niet op het aantal records in één antwoord. Met andere woorden: als u een InfoPath-formulier verzendt, kan een gebruiker meerdere records in één antwoord verzenden en verwerkt Access automatisch alle records in het antwoord, ook als dit selectievakje niet is ingeschakeld.

Alleen laten bijwerken op bestaande gegevens   

Als ontvangers een InfoPath-formulier gebruiken om gegevens bij te werken, kunnen ze behalve updates voor bestaande records, ook nieuwe records verzenden. Schakel dit selectievakje in als u wilt dat alleen wijzigingen van bestaande records worden verwerkt.

Aantal antwoorden worden verwerkt   

Typ het totale aantal antwoorden (van alle geadresseerden) dat u automatisch wilt verwerken. Indien u alle antwoorden automatisch wilt verwerken, typt u een hoge waarde in het tekstvak, zoals 5000. Antwoorden die worden ontvangen nadat de opgegeven waarde is bereikt, worden wel in de doelmap opgeslagen, maar niet automatisch verwerkt.

Datum en tijd om te stoppen   

Geef aan wanneer de automatische verwerking van antwoorden voor dit e-mailbericht moet stoppen. Antwoorden die na deze datum en tijd worden ontvangen, worden opgeslagen in de doelmap, maar worden niet automatisch verwerkt.

Als u deze opties achteraf wilt wijzigen, gaat u naar het tabblad Externe gegevens en klikt u in de groep Gegevens verzamelen op Antwoorden beheren. In het dialoogvenster Berichten van Gegevens verzamelen beheren selecteert u het bericht waarvoor u de instellingen wilt wijzigen. Klik daarna op Berichtopties. De wijzigingen die u aanbrengt in het dialoogvenster, zijn van toepassing op alle volgende antwoorden die u voor dat bericht ontvangt.

Handmatig antwoorden verwerken

Als u zelf wilt bepalen welke antwoorden op welk moment worden verwerkt, schakelt u de optie voor automatische verwerking niet in. De antwoorden worden in een opgegeven map in Outlook opgeslagen totdat u een antwoord in de map selecteert, er met de rechtermuisknop op klikt en vervolgens in het snelmenu op Gegevens exporteren naar Microsoft Access klikt.

In bepaalde gevallen moet u de antwoorden die niet automatisch kunnen worden verwerkt, mogelijk handmatig verwerken.

Denk aan het volgende voordat u gegevens exporteert

  • De Access-database mag niet zijn geopend in de exclusieve modus en de naam of locatie van de database mag niet zijn gewijzigd sinds u het e-mailbericht hebt verzonden.

  • De namen van de tabellen en query's en de eigenschappen van de velden die in het formulier zijn opgenomen, mogen niet zijn veranderd sinds u het e-mailbericht hebt verzonden.

  • U moet over de vereiste machtigingen beschikken om gegevens aan de onderliggende tabellen en query toe te voegen of om de gegevens bij te werken.

Naar boven

Selecteren hoe u e-mailadressen van geadresseerden wilt opgeven

Als u alleen nieuwe informatie verzamelt, kunt u de e-mailadressen op twee manieren opgeven:

  • Typ de e-mailadressen afzonderlijk in het Outlook-e-mailbericht of selecteer de adressen in een adresboek.

  • Gebruik het e-mailadresveld in de tabel of query van de huidige Access-database.

    Opmerking: Als u gegevens verzamelt om bestaande records bij te werken, wordt dit dialoogvenster niet weergegeven, omdat de e-mailadressen van de ontvangers eerst beschikbaar moeten zijn als veld in de database.

E-mailadressen rechtstreeks in Outlook invoeren

Als u uw geadresseerden opgeeft in Outlook, kunt u een voorbeeld weergeven van het bericht en het bericht eventueel aanpassen voordat u het verzendt. De berichttekst bevat een korte introductie en een formulier. Het wordt u ten zeerste afgeraden om wijzigingen aan te brengen in het formulier. Als de formulierstructuur wordt gewijzigd, kan het antwoord mogelijk niet worden verwerkt.

E-mailadressen gebruiken die in een veld in de database zijn opgeslagen

De optie voor het selecteren van een gekoppeld tabel verwijst naar tabellen die zijn gerelateerd. Klik als u wilt weergeven of bewerken van relaties tussen tabellen in uw database, klikt u op de Database hulpmiddelen. tabblad in de groep relaties op relaties

Zie het artikel tabelrelatiesvoor meer informatie over relaties.

Naar boven

De lijst van geadresseerden controleren en aanpassen

De laatste belangrijke stap bestaat uit het controleren van een voorbeeld van het bericht en het eventueel aanpassen van het bericht, het aanpassen van de lijst met geadresseerden en ten slotte het verzenden van uw bericht voor gegevensverzameling.

Het e-mailbericht maken en verzenden

Wanneer de wizard aangeeft dat u het e-mailbericht kunt maken en laat zien hoe u de status van het e-mailbericht kunt weergeven via de opdracht Antwoorden beheren, kunnen er waarschuwingsberichten verschijnen. In de volgende tabel wordt elke waarschuwing beschreven en wordt aangegeven welk actie u kunt ondernemen om het probleem op te lossen:

Waarschuwing bericht

Beschrijving

S ssing

In sommige records staat er geen geldig e-mailadres in het geselecteerde adresveld. Voor die rijen zullen er geen gegevens worden verzameld.

Het geselecteerde adresveld bevat lege waarden.

Als u gegevens wilt verzamelen voor elke record, sluit u de wizard en vervangt u de lege waarden door e-mailadressen. Start de wizard vervolgens opnieuw.

De database is momenteel exclusief vergrendeld: automatische verwerking mislukt totdat de vergrendeling wordt opgeheven.

U hebt de database momenteel geopend in de exclusieve modus.

Als u de antwoorden automatisch laat verwerken, mislukt dit omdat Access geen gegevens kan toevoegen of bijwerken in een database die exclusief is vergrendeld. Sluit de database en open deze opnieuw in de niet-exclusieve modus direct nadat u het bericht hebt verzonden.

Deze e-mailberichten bevatten mogelijk vertrouwelijke of gevoelige gegevens.

U verzamelt gegevens om bestaande records bij te werken en het formulier dat u gaat verzenden wordt vooraf ingevuld met bestaande gegevens.

Als bepaalde formuliervelden vertrouwelijke gegevens bevatten, gaat u terug naar de stap in de wizard waarin u de velden selecteert en verwijdert u de velden die gevoelige gegevens bevatten uit het formulier.

Nadat u het voorbeeld van het bericht hebt gecontroleerd en eventueel wijzigingen hebt aangebracht, kunt u het e-mailadresveld filteren en de gewenste geadresseerden selecteren. Kies de e-mailadressen die u wilt gebruiken, door de bijbehorende selectievakjes in te schakelen. Als er een dialoogvenster wordt weergegeven met ongeldige e-mailadressen, noteert u de adressen in de lijst en klikt u op Afsluiten. Controleer de ongeldige adressen, corrigeer deze waar nodig en probeer het bericht opnieuw te verzenden.

Naar boven

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×