Versiebeheer voor een SharePoint-bibliotheek inschakelen en configureren

Eén van de vele beslissingen die u moet nemen wanneer u een SharePoint-bibliotheek instelt, heeft betrekking op versiebeheer. Wilt u versies van elk item of bestand bewaren nadat het is bewerkt? Zo ja, hoeveel versies? Wilt u alleen primaire versies bijhouden, of primaire als zowel secundaire versies? Wilt u dat alle sitegebruikers alle conceptversies kunnen zien, of zijn deze alleen zichtbaar voor de oorspronkelijke auteur en personen met de machtigingen Volledig beheer of Ontwerpen? De beslissing die u in elk van deze gevallen neemt, hangt af van het type en het belang van items en bestanden in de bibliotheken, het doel van elk item of bestand, de behoeften van uw gebruikersgroep en het beveiligingsniveau dat u moet handhaven.

In dit artikel

Waarom versiebeheer inschakelen?

De werking van van instellingen voor versiebeheer

Versiebeheer inschakelen in een SharePoint-bibliotheek

Versiebeheer verwijderen uit een SharePoint-bibliotheek

Waarom versiebeheer inschakelen?

Wanneer versiebeheer in SharePoint-bibliotheken is ingeschakeld, kunt u de ontwikkeling van gegevens bijhouden en beheren. U kunt vroegere versies bekijken en indien nodig herstellen. Dit kan goed van pas komen wanneer een bestand bijvoorbeeld beschadigd is geraakt of wanneer iemand zich realiseert dat de vroegere versies van een bestand nauwkeuriger zijn dan de latere versies. Sommige organisaties bewaren om wettelijke redenen of voor audits meerdere versies van hun bestanden. Versiebeheer is standaard uitgeschakeld. Als u versiebeheer wilt inschakelen en uw beslissingen omtrent versiebeheer wilt implementeren, moet u de machtigingen Volledig beheer of Ontwerpen hebben.

U wilt mogelijk ook primaire versies als zowel secundaire versies van een bestand bijhouden. Dit komt bijvoorbeeld goed van pas als u wilt zien hoe zich een wettelijke opinie ontwikkelt of wat de gedachte is achter een nieuw programma dat momenteel in ontwikkeling is. Een primaire versie kan het signaal zijn dat een bestand klaar is voor revisie door een groot publiek, terwijl secundaire versies een onderhanden versie is, die niet voor brede distributie geschikt is.

Een primaire versie is een versie die aanmerkelijk is gewijzigd sinds de laatste primaire versie, en wordt aangegeven met een geheel getal zoals 2.0. Primaire versies zijn meestal zichtbaar voor alle personen die toegang hebben tot de bibliotheek. Een secundaire versie is een versie waarin sinds de laatste primaire versie kleine wijzigingen zijn aangebracht. Deze versies worden aangegeven met een decimaal getal zoals 2.1. In het algemeen zijn secundaire versies alleen zichtbaar door degenen die de wijzigingen aanbrengen en personen die de machtigingen Volledig beheer of Ontwerpen hebben. U kunt echter de bibliotheek zo instellen dat alle sitegebruikers alle beschikbare conceptversies zien.

Opmerking :  Primaire en secundaire versies zijn alleen beschikbaar voor bibliotheken, niet voor lijsten.

Naar boven

De werking van van instellingen voor versiebeheer

Het dialoogvenster Instellingen voor versies bevat vier hoofdonderdelen, waarvan een aantal niet strikt bij versiebeheer is betrokken. Wanneer u een bibliotheek instelt, moet u voor elk onderdeel beslissingen nemen. Als u de benodigde machtigingen hebt, kunt u vanzelfsprekende instellingen later wijzigen.

Selectie

Invloed

Geen versies bijhouden

Alleen de huidige versie van een item of bestand is voor de sitegebruikers beschikbaar. Dit is de standaardinstelling.

Primaire versies maken

Voor elke primaire versie worden versies gemaakt en bewaard. Er worden geen secundaire versies gemaakt of onderhouden.

Primaire en secundaire (concept)versies maken

Er worden primaire als zowel secundaire versies gemaakt en bijgehouden tijdens het inchecken van het bestand. De persoon die aan het bestand werkt, moet tijdens het inchecken opgeven of het bestand een primaire of een secundaire versie is.

Het volgende aantal primaire versies behouden

Als het selectievakje voor deze optionele instelling is geselecteerd, geeft het nummer eronder aan hoeveel primaire versies in de bibliotheek blijven bewaard. Als dat getal bijvoorbeeld 25 is, wordt de oudste versie verwijderd wanneer de 26e versie wordt gemaakt. Hierna zijn alleen versies 2 tot en met 26 beschikbaar. U kunt uw bibliotheek gemakkelijker beheren als u het aantal versies beperkt. Als u echter elke versie moet behouden, of een groter aantal versies moet behouden, stelt u een zeer hoge limiet of geen limiet in.

Concepten behouden voor het volgende aantal primaire versies

Als u deze optionele instelling kiest, bepaalt het getal in het vak hoeveel conceptversies worden bewaard. U wilt mogelijk beslissen dat u 25 primaire versies behoudt, maar wilt alleen de recentste vijf conceptversies bewaren. Tenzij u juridische of andere speciale vereisten hebt, hoeft u waarschijnlijk niet alle conceptversies van alle primaire versies te bewaren.

  • Het onderdeel Beveiliging van conceptitems   . Gebruik dit onderdeel om te bepalen wie de conceptitems in de bibliotheek mogen zien. U kunt gebruikers met de machtigingen Lezen voor de bibliotheek toestaan om de items te zien, of u kunt de weergave beperken tot alleen de gebruikers die de items kunnen bewerken, of tot alleen de auteur van het item en de personen die items kunnen goedkeuren. Als u ervoor kiest om de weergave te beperken, kunnen alleen de aangewezen personen de secundaire versies (concepten) zien. De andere gebruikers zien alleen de primaire versies.

  • Het onderdeel Uitchecken vereisen   . Gebruik dit onderdeel om op te geven of gebruikers bestanden moeten uitchecken voordat zij er wijzigingen in kunnen aanbrengen. Zie Uitchecken van bestanden in een SharePoint-bibliotheek vereisen voor meer informatie.

Naar boven

Versiebeheer inschakelen in een SharePoint-bibliotheek

  1. Navigeer naar de bibliotheek waarin u wilt gaan werken. Als de naam van de bibliotheek niet in het deelvenster Snel starten wordt weergegeven, klikt u op Alle site-inhoud en selecteert u de naam van uw bibliotheek.

  2. Klik op het lint in de groep Hulpmiddelen voor bibliotheken op het tabblad Bibliotheek.

  3. Klik op Bibliotheekinstellingen Knop Bibliotheekinstellingen op het lint van de SharePoint Foundation-bibliotheek .

  4. Klik op de pagina Bibliotheekinstellingen onder Algemene instellingen op Instellingen voor versies. Het dialoogvenster Instellingen voor versies wordt geopend.

  5. In het onderdeel Documentversiegeschiedenis selecteert u een van de volgende opties:

    • Primaire versies maken: als u dit kiest, kunt u een limiet instellen voor het aantal primaire versies.

    • Primaire en secundaire (concept)versies maken: als u dit kiest, kunt u een limiet instellen voor het aantal primaire versies en het aantal versies waarvoor u concepten wilt bewaren.

  6. Optioneel: beperk het aantal versies dat u wilt bewaren.

    • Schakel het selectievakje Het volgende aantal primaire versies behouden in als u het aantal versies dat in uw bibliotheek wordt bewaard, wilt beperken. Schakel het anders niet in. In het vak rechtstreeks onder het selectievakje geeft u het aantal versies op dat u wilt bewaren.

    • Schakel het selectievakje Concepten behouden voor het volgende aantal primaire versies in als u het aantal conceptversies dat wordt bewaard, wilt beperken. Deze optie is alleen beschikbaar wanneer de optie Primaire en secundaire (concept)versies maken is geselecteerd. In het vak rechtstreeks onder het selectievakje geeft u het aantal versies op waarvoor u concepten wilt bewaren.

  7. Optioneel: bepaal welke gebruikers de conceptversies in de documentbibliotheek mogen zien. Selecteer een van de volgende opties in het onderdeel Beveiliging van conceptitems.

    • Elke gebruiker die items kan lezen. Kies deze optie om iedereen met de machtiging Lezen voor de site toegang te verlenen. Deze optie is beschikbaar wanneer Primaire en secundaire (concept)versies maken is geselecteerd in het onderdeel Versiegeschiedenis van document.

    • Gebruikers die items kunnen bewerken. Kies deze optie om de weergave van concepten te beperken tot personen die machtigingen voor bewerken hebben. Deze optie is beschikbaar wanneer Primaire en secundaire (concept)versies maken is geselecteerd in het onderdeel Versiegeschiedenis van document.

    • Alleen gebruikers die items kunnen goedkeuren (en de maker van het item). Kies deze optie om de weergave te beperken tot alleen de oorspronkelijke auteur van het item en personen die machtigingen hebben om items in de bibliotheek goed te keuren. Deze optie is alleen beschikbaar wanneer in onderdeel Goedkeuring van inhoud is ingesteld op Ja.

  8. Optioneel: bepaal of uitchecken voor deze bibliotheek is vereist. Standaard is dit niet vereist. Als u de standaardwaarde wilt wijzigen, kiest u Ja in het onderdeel Uitchecken vereisen. Zie Uitchecken van de bestanden vereisen in een SharePoint-bibliotheek voor meer informatie over het vereisen van uitchecken.

  9. Klik op OK om het dialoogvenster te sluiten en terug te gaan naar de pagina Instellingen van documentbibliotheek.

Naar boven

Versiebeheer verwijderen uit een SharePoint-bibliotheek

U kunt mogelijk na een tijd constateren dat versiebeheer niet echt nodig is voor uw SharePoint-bibliotheek. Als u de machtigingen Volledig beheer of Ontwerpen hebt, kunt u versiebeheer uit de bibliotheek verwijderen.

  1. Navigeer naar de bibliotheek waarin u wilt gaan werken. Als de naam van de bibliotheek niet in het deelvenster Snel starten wordt weergegeven, klikt u op Alle site-inhoud en selecteert u de naam van uw bibliotheek.

  2. Klik op het lint in de groep Hulpmiddelen voor bibliotheken op het tabblad Bibliotheek.

  3. Klik op Bibliotheekinstellingen Knop Bibliotheekinstellingen op het lint van de SharePoint Foundation-bibliotheek .

  4. Klik op de pagina Bibliotheekinstellingen onder Algemene instellingen op Instellingen voor versies.

  5. Selecteer in het onderdeel Versiegeschiedenis van document van het dialoogvenster Instellingen voor versies de optie Geen versies bijhouden. Hierdoor worden items verwijderd die u eerder in deze sectie hebt gemaakt.

  6. Klik op OK om het dialoogvenster te sluiten en terug te gaan naar de pagina Instellingen van documentbibliotheek page.

Naar boven

Uw vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×