Verplaats gegevens van Excel naar Access

Opmerking:  We willen u graag zo snel mogelijk de meest recente Help-inhoud in uw eigen taal bieden. Deze pagina is automatisch vertaald en kan grammaticale fouten of onnauwkeurigheden bevatten. Wij hopen dat deze inhoud nuttig voor u is. Kunt u ons onder aan deze pagina laten weten of de informatie nuttig voor u was? Hier is het Engelstalige artikel ter referentie.

In dit artikel leest u hoe u uw gegevens verplaatsen van Excel naar Access en uw gegevens converteren naar relationele tabellen, zodat u kunt Microsoft Office Excel en Access samen gebruiken. Als u wilt samenvatten, Access meest geschikt is voor vastleggen, opslaan, query's uitvoeren en delen van gegevens en Excel meest geschikt is voor berekenen, analyseren en gegevens visualiseren.

Twee artikelen, gebruik van Access of Excel voor het beheren van uw gegevens en Top 10 redenen om Access met Excel te gebruiken, bespreken welk programma is het meest geschikt is voor een bepaalde taak en het gebruik van Excel en Access samen om een praktische oplossing te maken.

Als u gegevens uit Excel naar Access verplaatst, zijn er drie basisstappen voor het proces.

drie basisstappen

Opmerking: Zie voor informatie over gegevensmodellering en relaties in Access, beginselen van databaseontwerp.

Stap 1: Gegevens importeren uit Excel naar Access

Het importeren van gegevens is een bewerking die u kunt nog veel meer soepel gaan als u het enige tijd voor het voorbereiden en uw gegevens opschonen duren. Het importeren van gegevens is te vergelijken verplaatsen naar een nieuwe basis. Als u opschonen en organiseren van uw eigendommen voordat u is verplaatsen, vereffenen in uw nieuwe start veel gemakkelijker.

Uw gegevens voordat u importeert opschonen

Voordat u gegevens in Access importeert, in Excel is het een goed idee om:

  • Cellen met niet-atomaire gegevens (dat wil zeggen meerdere waarden in één cel) omzetten in meerdere kolommen. Bijvoorbeeld een cel in een vaardighedenkolom "" met meerdere waarden van de vaardigheden, zoals "C# programming," 'VBA hoeft te programmeren' en 'Webontwerp' moet worden opgedeeld voor het scheiden van kolommen dat elk slechts één vaardigheden waarde bevat.

  • Gebruik de opdracht verkleinen te verwijderen regelafstand, volgspaties en meerdere spaties.

  • Niet-afdrukbare tekens te verwijderen.

  • Zoeken en corrigeren van de spelling-en interpunctiefouten.

  • Dubbele rijen of dubbele velden verwijderen.

  • Zorg ervoor dat kolommen met gegevens geen gemengde indelingen, met name getallen die zijn opgemaakt als tekst of datums die zijn opgemaakt als getallen bevatten.

Zie de volgende Excel help-onderwerpen voor meer informatie:

Opmerking: Als uw behoeften opschoning gegevens complexe worden of als u niet beschikt over de tijd of resources voor het automatiseren op uw eigen, kunt u overwegen een derde leverancier gebruikt. Voor meer informatie zoekt 'gegevens opschonen software' of 'kwaliteit van de gegevens' op uw favoriete zoekmachine in uw webbrowser.

Kies de beste gegevenstype wanneer u importeert

Tijdens het importeren in Access, die u wilt maken van goede keuze, zodat u enkele (indien aanwezig) conversiefouten die worden tussenkomst moeten ontvangt. De volgende tabel bevat een overzicht van hoe Excel-getalnotaties en gegevenstypen voor Access worden geconverteerd wanneer u gegevens uit Excel naar Access importeren en biedt tips over de beste gegevenstypen om te kiezen in de Wizard werkblad importeren.

Excel-getalnotatie

Gegevenstype in Access

Opmerkingen

Aanbevolen procedure

Tekst

Tekst, Memo

Het gegevenstype tekst Access alfanumerieke gegevens maximaal 255 tekens opgeslagen. Het gegevenstype Memo Access alfanumerieke gegevens maximaal 65.535 tekens opgeslagen.

Kies Memo om te voorkomen dat gegevens worden afgekapt.

Aantal, Percentage, breuk, wetenschappelijke

Getal

Access beschikt over een gegevenstype Numeriek die varieert op basis van een eigenschap Veldlengte (Byte, geheel getal, Lange Integer één dubbele, decimaal).

Kies dubbel om alle gegevens Conversiefouten te voorkomen.

Datum

Datum

Access en Excel gebruiken allebei hetzelfde serieel getal voor het opslaan van datums. In Access het datumbereik is groter: van-657.434 (1 januari 100 N.C.) naar 2.958.465 (31 December 9999).

Omdat het 1904-datumsysteem (gebruikt in Excel voor de Macintosh) niet wordt herkend in Access, moet u de datums in Excel- of Access om verwarring te converteren.

Zie voor meer informatie het datumsysteem, opmaak of jaren met twee cijfers interpretatie wijzigen en gegevens importeren uit of koppelen naar gegevens in een Excel-werkmap.

Kies datum.

Tijd

Tijd

Access en Excel opslaan beide tijdwaarden met behulp van hetzelfde gegevenstype.

Kies tijd, die is meestal de standaardwaarde.

Valuta, financieel

Valuta

Het gegevenstype Valuta gegevens worden opgeslagen als 8-byte getallen met een precisie vier decimalen en wordt gebruikt voor het opslaan van financiële gegevens en voorkomen dat afronding van waarden in Access.

Kies valuta, die is meestal de standaardwaarde.

Boolean

Ja/nee

Toegang tot -1 wordt gebruikt voor alle Ja-waarden en 0 voor alle geen waarden, dat 1 voor alle waar waarden en 0 voor waarden met FALSE wordt.

Kies Ja/Nee, waarin onderliggende waarden automatisch converteert.

Hyperlink

Hyperlink

Een hyperlink in Excel en Access bestaat uit een URL of Weblocatie adres die u kunt volgen door erop.

Kies Hyperlink, anders toegang het gegevenstype tekst al dan niet standaard mogelijk gebruikt.

Als u de gegevens hebt in Access, kunt u de Excel-gegevens verwijderen. Vergeet niet back-up maken van de oorspronkelijke Excel-werkmap eerst voordat deze te verwijderen.

Zie voor meer informatie het Access help-onderwerp importeren of koppelen aan gegevens in een Excel-werkmap.

Gegevens automatisch de eenvoudige manier toevoegen

Een algemene probleem Excel-gebruikers hebben gegevens met dezelfde kolommen in een grote werkblad is toevoegt. U wellicht bijvoorbeeld een oplossing die begonnen in Excel, maar nu met bestanden uit veel werkgroepen en afdelingen is gegroeid voor Activaregistratie. Deze gegevens mogelijk in andere werkbladen en werkmappen of in tekstbestanden die gegevensfeeds van andere systemen zijn. Er is geen opdracht voor user interface of een eenvoudige manier om toe te voegen van dezelfde gegevens in Excel.

De beste oplossing is het gebruik van Access, kunt u eenvoudig importeren en gegevens toe te voegen tot één tabel met behulp van de Wizard werkblad importeren. Bovendien kunt u een groot aantal gegevens in één tabel toevoegen. U kunt de importbewerkingen opslaan, deze als geplande taken van Microsoft Office Outlook toevoegen en zelfs macro's gebruiken om het proces te automatiseren.

Stap 2: Gegevens normaliseren met behulp van de Wizard Tabelanalyse

Het proces van het normaliseren van uw gegevens doorlopen lijkt op het eerste gezicht een lastige taak. Gelukkig is normaliseren tabellen in Access een proces dat is veel gemakkelijker, dankzij de Wizard Tabelanalyse.

de wizard Tabelanalyse

1. Sleep geselecteerde kolommen naar een nieuwe tabel en automatisch relaties maken

2. met de knopopdrachten naam van een tabel, een primaire sleutel toevoegen met een bestaande kolom een primaire sleutel maken en de laatste bewerking ongedaan maken

U kunt deze wizard als volgt te werk:

  • Een tabel converteren naar een reeks kleinere tabellen en automatisch een primaire en refererende sleutel relatie tussen de tabellen maken.

  • Een primaire sleutel toevoegen aan een bestaand veld met unieke waarden of maak een nieuwe ID-veld met het gegevenstype AutoNummering.

  • Relaties referentiële integriteit met gerelateerde velden trapsgewijs bijwerken afdwingen automatisch maken. Trapsgewijs verwijderen worden niet automatisch toegevoegd om te voorkomen dat per ongeluk verwijderen van gegevens, maar u trapsgewijs verwijderen later gemakkelijk kunt toevoegen.

  • Nieuwe tabellen naar overtollige of dubbele gegevens (zoals dezelfde klant met twee verschillende telefoonnummers) zoeken en dit naar wens bijwerken.

  • Back-up van de oorspronkelijke tabel en wijzig de naam door "_OLD" aan de naam. Vervolgens kunt u een query die de oorspronkelijke tabel, met de naam van de oorspronkelijke tabel Hiermee reconstrueert, zodat alle bestaande formulieren of rapporten op basis van de oorspronkelijke tabel met de structuur van de nieuwe tabel werken maken.

Stap 3: Verbinding maken met Access-gegevens uit Excel

Nadat de gegevens in Access heeft zijn genormaliseerde en een query of tabel is gemaakt die Hiermee reconstrueert u de oorspronkelijke gegevens, is een eenvoudige kwestie van verbinding maakt met de Access-gegevens in Excel. Uw gegevens is nu in Access als een externe gegevensbron, en dus kunnen worden verbonden met de werkmap via een gegevensverbinding, dat wil een container van informatie die wordt gebruikt om te zoeken zeggen, zich aanmelden bij en toegang tot de externe gegevensbron. Informatie over de databaseverbinding worden opgeslagen in de werkmap en kan ook worden opgeslagen in een verbindingsbestand, zoals een Office Gegevensverbindingsbestand ()-bestand (bestandsextensie) of een bestand met de naam van de gegevensbron (DSN-extensie). Nadat u verbinding met externe gegevens maakt, kunt u ook automatisch vernieuwen (of bijwerken) uw Excel-werkmap vanuit Access wanneer de gegevens in Access worden bijgewerkt.

Zie overzicht van de verbindende (importeren) gegevens en gegevens uitwisselen (kopiëren, importeren, exporteren) tussen Excel en Accessvoor meer informatie.

Uw gegevens ophalen in Access

In dit gedeelte begeleidt u bij de volgende fasen van uw gegevens normaliseren: afbreken van waarden in de kolommen verkoper en het adres in hun meest atomaire delen, scheiden onderwerpen gerelateerde in hun eigen tabellen, kopiëren en plakken van deze tabellen uit Excel in Access, voor het maken van externe-sleutelrelaties tussen de zojuist gemaakte Access-tabellen en maken en uitvoeren van een eenvoudige query in Access om informatie te retourneren.

Voorbeeldgegevens in niet-genormaliseerde formulier

Het volgende werkblad bevat niet-atomaire waarden in de kolom Verkoper en de kolom adres. Beide kolommen moeten worden opgesplitst in twee of meer afzonderlijke kolommen. In dit werkblad bevat ook informatie over verkopers, producten, klanten en orders. Deze informatie, moet ook verder, onderwerp, worden opgesplitst in afzonderlijke tabellen.

Verkoper

Order-id

Orderdatum

Product-id

Qty

Prijs

Naam van klant

Adres

Telefoon

Li, Yale

2348

3/2/09

J-558

4

$8.50

Contoso, Ltd.

2302 Harvard opslaan Bellevue, WA 98227

425-555-0222

Li, Yale

2348

3/2/09

B-205

2

$4,50

Contoso, Ltd.

2302 Harvard opslaan Bellevue, WA 98227

425-555-0222

Li, Yale

2348

3/2/09

D-4420

5

$7,25

Contoso, Ltd.

2302 Harvard opslaan Bellevue, WA 98227

425-555-0222

Li, Yale

2349

3/4/09

C-789

3

$7,00

Fourth Coffee

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Li, Yale

2349

3/4/09

C-795

6

$9.75

Fourth Coffee

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Adams, Ellen

2350

3/4/09

A-2275

2

$16.75

Adventure Works

1025 Columbia cirkel Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Adams, Ellen

2350

3/4/09

F-198

6

$5,25

Adventure Works

1025 Columbia cirkel Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Adams, Ellen

2350

3/4/09

B-205

1

$4,50

Adventure Works

1025 Columbia cirkel Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Hance, Jim

2351

3/4/09

C-795

6

$9.75

Contoso, Ltd.

2302 Harvard opslaan Bellevue, WA 98227

425-555-0222

Hance, Jim

2352

3-5-09

A-2275

2

$16.75

Adventure Works

1025 Columbia cirkel Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Hance, Jim

2352

3-5-09

D-4420

3

$7,25

Adventure Works

1025 Columbia cirkel Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Koch, Reed

2353

3/7/09

A-2275

6

$16.75

Fourth Coffee

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Koch, Reed

2353

3/7/09

C-789

5

$7,00

Fourth Coffee

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Jobse, Luis

2354

3/7/09

A-2275

3

$16.75

Contoso, Ltd.

2302 Harvard opslaan Bellevue, WA 98227

425-555-0222

Adams, Ellen

2355

3/8/09

D-4420

4

$7,25

Adventure Works

1025 Columbia cirkel Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Adams, Ellen

2355

3/8/09

C-795

3

$9.75

Adventure Works

1025 Columbia cirkel Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Li, Yale

2356

3/10/09

C-789

6

$7,00

Contoso, Ltd.

2302 Harvard opslaan Bellevue, WA 98227

425-555-0222

Gegevens in de kleinste delen: atomaire gegevens

Werken met de gegevens in dit voorbeeld, kunt u de opdracht tekst naar kolom in Excel gebruiken om de "atomaire" delen van een cel (zoals het adres, plaats, provincie en postcode) in afzonderlijke kolommen.

De volgende tabel ziet u de nieuwe kolommen in hetzelfde werkblad nadat ze zodat alle waarden atomaire hebt gesplitst. Houd er rekening mee dat de gegevens in de kolom verkoper is gesplitst in achternaam en de kolommen Voornaam en dat de informatie in de kolom adres in de vakken adres, plaats, provincie en postcode kolommen is gesplitst. Deze gegevens zijn in "eerste normaal formulier."

Achternaam

Voornaam

 

Het adres

Plaats

Staat

Postcode

Li

Yale

2302 Harvard opslaan

Bellevue

WA

98227

van Vugt

Ellen

1025 Columbia cirkel

Kirkland

WA

98234

De Graaf

Jimmy

2302 Harvard opslaan

Bellevue

WA

98227

Koch

Reed

7007 Cornell St Redmond

Redmond

WA

98199

Jobse

Enver

2302 Harvard opslaan

Bellevue

WA

98227

Gegevens uit verbreken in ingedeeld onderwerpen in Excel

De verschillende tabellen van voorbeeldgegevens die volgt weergeven dezelfde gegevens uit het Excel-werkblad nadat deze is gesplitst in tabellen voor verkopers, producten, klanten en orders. Het tabelontwerp van de is niet definitief, maar het is op de juiste bijhouden.

De tabel verkopers bevat alleen informatie over verkopers. Houd er rekening mee dat elke record een unieke ID (verkoper ID heeft). De waarde verkoper-ID wordt gebruikt in de tabel Orders orders verbinden met verkopers.

Verkopers

Verkoper-ID

Achternaam

Voornaam

101

Li

Yale

103

van Vugt

Ellen

105

De Graaf

Jimmy

107

Koch

Reed

109

Jobse

Enver

De tabel producten bevat alleen de gegevens over producten. Houd er rekening mee dat elke record een unieke ID (Product-ID heeft). De Product-ID-waarde wordt gebruikt productinformatie verbinden met de tabel Orderdetails.

Producten

Product-id

Prijs

A-2275

16.75

B-205

4,50

C-789

7,00

C-795

9.75

D-4420

7,25

F-198

5,25

J-558

8.50

De tabel Klanten bevat alleen informatie over klanten. Houd er rekening mee dat elke record een unieke ID (klant-ID heeft). De waarde van de klant-ID wordt gebruikt om verbinding maken met klantgegevens aan de tabel Orders.

Klanten

Klant-id

Naam

Het adres

Plaats

Staat

Postcode

Telefoon

1001

Contoso, Ltd.

2302 Harvard opslaan

Bellevue

WA

98227

425-555-0222

1003

Adventure Works

1025 Columbia cirkel

Kirkland

WA

98234

425-555-0185

1005

Fourth Coffee

7007 Cornell St

Redmond

WA

98199

425-555-0201

De tabel Orders bevat informatie over orders, verkopers, klanten en producten. Houd er rekening mee dat elke record een unieke ID (Order-ID heeft). Enkele van de informatie in deze tabel moet een extra tabel Orderdetails met zodat de tabel Orders slechts vier kolommen bevat worden gesplitst, de unieke order-ID, de besteldatum geretourneerd, de verkoper-ID en de klant-ID. De tabel die u hier kunt zien is in de tabel Orderdetails niet nog gesplitst.

Orders

Order-id

Orderdatum

Verkoper-ID

Klant-id

Product-id

Qty

2348

3/2/09

101

1001

J-558

4

2348

3/2/09

101

1001

B-205

2

2348

3/2/09

101

1001

D-4420

5

2349

3/4/09

101

1005

C-789

3

2349

3/4/09

101

1005

C-795

6

2350

3/4/09

103

1003

A-2275

2

2350

3/4/09

103

1003

F-198

6

2350

3/4/09

103

1003

B-205

1

2351

3/4/09

105

1001

C-795

6

2352

3-5-09

105

1003

A-2275

2

2352

3-5-09

105

1003

D-4420

3

2353

3/7/09

107

1005

A-2275

6

2353

3/7/09

107

1005

C-789

5

2354

3/7/09

109

1001

A-2275

3

2355

3/8/09

103

1003

D-4420

4

2355

3/8/09

103

1003

C-795

3

2356

3/10/09

101

1001

C-789

5

Details van bestelling, zoals de product-ID en de hoeveelheid zijn verplaatst uit de tabel Orders en opgeslagen in een tabel met de naam Orderdetails. Houd er rekening mee dat er 9 orders, dus het verstandig is dat er 9 records in deze tabel. De tabel Orders heeft dat een unieke ID (Order-ID), die wordt waarnaar wordt verwezen vanuit de tabel Orderdetails.

Het uiteindelijke ontwerp van de tabel Orders ziet er als volgt te werk:

Orders

Order-id

Orderdatum

Verkoper-ID

Klant-id

2348

3/2/09

101

1001

2349

3/4/09

101

1005

2350

3/4/09

103

1003

2351

3/4/09

105

1001

2352

3-5-09

105

1003

2353

3/7/09

107

1005

2354

3/7/09

109

1001

2355

3/8/09

103

1003

2356

3/10/09

101

1001

De tabel Orderdetails bevat geen kolommen die opgevolgd unieke waarden moeten (dat wil zeggen, er is geen primaire sleutel), zodat het is geen probleem voor sommige of alle kolommen aan de "overtollige" gegevens bevatten. Twee records in deze tabel moet volledig identieke (deze regel geldt voor alle tabellen in een database). In deze tabel moet er 17 records, elke overeenkomt met een product in een afzonderlijke volgorde. Bijvoorbeeld in volgorde 2349, drie C-789 producten bestaat uit een van de twee gedeelten van de hele order.

De tabel Orderdetails, daarom ziet er als volgt uit:

Details van bestelling

Order-id

Product-id

Qty

2348

J-558

4

2348

B-205

2

2348

D-4420

5

2349

C-789

3

2349

C-795

6

2350

A-2275

2

2350

F-198

6

2350

B-205

1

2351

C-795

6

2352

A-2275

2

2352

D-4420

3

2353

A-2275

6

2353

C-789

5

2354

A-2275

3

2355

D-4420

4

2355

C-795

3

2356

C-789

5

Kopiëren en plakken van gegevens uit Excel in Access

Nu dat de informatie over verkopers, klanten, producten, orders en details van bestelling heeft zijn opgedeeld in afzonderlijke onderwerpen in Excel, kunt u die gegevens rechtstreeks in Access, waar deze tabellen worden kopiëren.

Relaties tussen de Access-tabellen en uitvoeren van een query maken

Nadat u uw gegevens naar Access hebt verplaatst, kunt u relaties tussen tabellen maken en vervolgens query's om terug te keren informatie over de verschillende onderwerpen maken. U kunt bijvoorbeeld een query die resulteert in de Order-ID en de namen van de verkopers voor orders ingevoerd tussen 3/05/09 en 3/08/09 maken.

Bovendien kunt u formulieren en rapporten om de gegevensinvoer en analyse vereenvoudigen.

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×