Gegevens verplaatsen van Excel naar Access

Stap 1: gegevens uit Excel importeren in Access

Het importeren van gegevens is een bewerking die veel soepeler kan verlopen als u even de tijd neemt om uw gegevens voor te bereiden en op te schonen. Het importeren van gegevens is als verhuizen naar een nieuw huis. Als je je bezittingen opruimt en ordent voordat je gaat verhuizen, is het veel gemakkelijker om je te vestigen in je nieuwe huis.

Uw gegevens opschonen voordat u importeert

Voordat u gegevens in Access importeert, is het een goed idee om in Excel het volgende te doen:

• Cellen die niet-atomische gegevens bevatten (meerdere waarden in één cel) converteren naar meerdere kolommen. Een cel in een kolom 'Vaardigheden' die meerdere vaardigheidswaarden bevat, zoals 'C#-programmering', 'VBA-programmering' en 'Webontwerp' moet worden uitgesplitst om kolommen te scheiden die elk slechts één vaardigheidswaarde bevatten.

• Gebruik de opdracht TRIM om voorloop-, volg- en meerdere ingesloten spaties te verwijderen.

• Niet-afdrukbare tekens verwijderen.

• Spelling- en interpunctiefouten zoeken en oplossen.

• Dubbele rijen of dubbele velden verwijderen.

• Zorg ervoor dat kolommen met gegevens geen gemengde notaties bevatten, met name getallen die zijn opgemaakt als tekst of datums die zijn opgemaakt als getallen.

Zie de volgende Help-onderwerpen in Excel voor meer informatie:

• De tien beste manieren om uw gegevens op te schonen

• Filteren op unieke waarden of dubbele waarden verwijderen

• Tekstnotatie van getallen converteren naar getalnotatie

• Tekstnotatie van datums converteren naar datumnotatie

Kies het beste gegevenstype bij het importeren

Tijdens de importbewerking in Access wilt u goede keuzes maken, zodat u weinig (indien aanwezig) conversiefouten ontvangt waarvoor handmatige interventie vereist is. De volgende tabel bevat een overzicht van de wijze waarop excel-getalnotaties en Access-gegevenstypen worden geconverteerd wanneer u gegevens uit Excel importeert in Access, en bevat enkele tips over de beste gegevenstypen die u kunt kiezen in de wizard Spreadsheet importeren.

Zodra de gegevens in Access zijn, kunt u de Excel-gegevens verwijderen. Vergeet niet eerst een back-up te maken van de oorspronkelijke Excel-werkmap voordat u deze verwijdert.

Zie het Help-onderwerp Van Access gegevens importeren of koppelen aan gegevens in een Excel-werkmap voor meer informatie.

Gegevens automatisch toevoegen op een eenvoudige manier

Een veelvoorkomend probleem met Excel-gebruikers is het toevoegen van gegevens met dezelfde kolommen aan één groot werkblad. U hebt bijvoorbeeld een oplossing voor het bijhouden van activa die is begonnen in Excel, maar nu is uitgebreid met bestanden van veel werkgroepen en afdelingen. Deze gegevens kunnen zich in verschillende werkbladen en werkmappen bevinden, of in tekstbestanden die gegevensfeeds van andere systemen zijn. Er is geen opdracht voor de gebruikersinterface of een eenvoudige manier om vergelijkbare gegevens toe te voegen in Excel.

De beste oplossing is om Access te gebruiken, waar u eenvoudig gegevens kunt importeren en toevoegen aan één tabel met behulp van de wizard Spreadsheet importeren. Bovendien kunt u veel gegevens toevoegen aan één tabel. U kunt de importbewerkingen opslaan, toevoegen als geplande Microsoft Outlook-taken en zelfs macro's gebruiken om het proces te automatiseren.

Stap 2: Gegevens normaliseren met behulp van de wizard Table Analyzer

Op het eerste gezicht kan het een lastige taak lijken om het proces van het normaliseren van uw gegevens te doorlopen. Gelukkig is het normaliseren van tabellen in Access een proces dat veel eenvoudiger is, dankzij de wizard Tabelanalyse.

1. Sleep geselecteerde kolommen naar een nieuwe tabel en maak automatisch relaties

2. Knopopdrachten gebruiken om de naam van een tabel te wijzigen, een primaire sleutel toe te voegen, van een bestaande kolom een primaire sleutel te maken en de laatste actie ongedaan te maken

U kunt deze wizard gebruiken om het volgende te doen:

• Converteer een tabel naar een set kleinere tabellen en maak automatisch een primaire en refererende sleutelrelatie tussen de tabellen.

• Voeg een primaire sleutel toe aan een bestaand veld dat unieke waarden bevat of maak een nieuw id-veld waarin het gegevenstype AutoNummering wordt gebruikt.

• Automatisch relaties maken om referentiële integriteit af te dwingen met trapsgewijze updates. Trapsgewijze verwijderingen worden niet automatisch toegevoegd om te voorkomen dat gegevens per ongeluk worden verwijderd, maar u kunt later eenvoudig trapsgewijs verwijderen toevoegen.

• Zoek in nieuwe tabellen naar redundante of dubbele gegevens (zoals dezelfde klant met twee verschillende telefoonnummers) en werk deze naar wens bij.

• Maak een back-up van de oorspronkelijke tabel en wijzig de naam ervan door '_OLD' toe te voegen aan de naam. Vervolgens maakt u een query waarmee de oorspronkelijke tabel wordt gereconstrueerd, met de oorspronkelijke tabelnaam, zodat bestaande formulieren of rapporten op basis van de oorspronkelijke tabel werken met de nieuwe tabelstructuur.

Zie Uw gegevens normaliseren met table analyzer voor meer informatie.

Stap 3: Verbinding maken met Access-gegevens vanuit Excel

Nadat de gegevens in Access zijn genormaliseerd en er een query of tabel is gemaakt waarmee de oorspronkelijke gegevens worden gereconstrueerd, is het eenvoudig om verbinding te maken met de Access-gegevens vanuit Excel. Uw gegevens bevinden zich nu in Access als een externe gegevensbron en kunnen dus worden verbonden met de werkmap via een gegevensverbinding. Dit is een container met gegevens die wordt gebruikt om de externe gegevensbron te zoeken, aan te melden en er toegang toe te krijgen. Verbindingsgegevens worden opgeslagen in de werkmap en kunnen ook worden opgeslagen in een verbindingsbestand, zoals een ODC-bestand (Office Data Connection) (odc-bestandsnaamextensie) of een gegevensbronnaambestand (.dsn-extensie). Nadat u verbinding hebt gemaakt met externe gegevens, kunt u uw Excel-werkmap ook automatisch vernieuwen (of bijwerken) vanuit Access wanneer de gegevens worden bijgewerkt in Access.

Zie Gegevens importeren uit externe gegevensbronnen (Power Query) voor meer informatie.

Uw gegevens ophalen in Access

In deze sectie wordt u begeleid bij de volgende fasen van het normaliseren van uw gegevens: waarden in de kolommen Verkoper en Adres in hun meest atomische delen breken, gerelateerde onderwerpen in hun eigen tabellen scheiden, deze tabellen kopiëren en plakken vanuit Excel in Access, belangrijke relaties maken tussen de zojuist gemaakte Access-tabellen en een eenvoudige query maken en uitvoeren in Access om informatie te retourneren.

Voorbeeldgegevens in niet-genormaliseerde vorm

Het volgende werkblad bevat niet-atomische waarden in de kolom Verkoper en de kolom Adres. Beide kolommen moeten worden gesplitst in twee of meer afzonderlijke kolommen. Dit werkblad bevat ook informatie over verkopers, producten, klanten en orders. Deze informatie moet ook verder worden gesplitst, per onderwerp, in afzonderlijke tabellen.

Meer hulp nodig?

U kunt altijd uw vraag stellen aan een expert in de Excel Tech Community of ondersteuning vragen in de Communities.