Vergaderingen plannen met FindTime

Opmerking: We willen u graag zo snel mogelijk de meest recente Help-inhoud in uw eigen taal bieden. Deze pagina is automatisch vertaald en kan grammaticale fouten of onnauwkeurigheden bevatten. Wij hopen dat deze inhoud nuttig voor u is. Kunt u ons onder aan deze pagina laten weten of de informatie nuttig voor u was? Hier is het Engelstalige artikel ter referentie.

FindTime is een invoeg toepassing voor Outlook waarmee vergaderingen gemakkelijker kunnen worden gepland door genodigden te laten stemmen op geschikte tijdstippen.

Een vergadering plannen in Outlook met FindTime

  1. Maak een nieuw e-mail bericht of selecteer een e-mail bericht dat u wilt beantwoorden.

  2. Lijst vereiste uitnodigingen voor vergadering in en optionele genodigden van CC.

  3. Selecteer op het tabblad Start de optie beantwoorden met vergaderings peiling.
    FindTime > beantwoorden met vergaderings peiling

  4. De instellingen

    voor de vergadering selecteren FindTime duur van vergadering

    • Duur: Selecteer een duur in de lijst.

      • Selecteer 8 uur voor een hele dag-vergadering.

      • Gebruik aangepast om uw eigen tijd in te stellen. De maximale duur is 23h 59m.
        Aangepaste duur FindTime

    • Werk uren: Schakel deze optie in als u de voorgestelde Vergader tijden alleen voor werk dagen en uren wilt beperken.

      FindTime werk uren

      Opmerking: de werk uren die standaard worden gebruikt, worden opgehaald uit de Organizer-instellingen < link to using the FindTime Organizer dash board > Organizer Settings >, en niet naar de Exchange-instellingen. De standaard instelling is 8am 5pm als er geen instellingen worden gevonden.

    • Tijd zone: Selecteer Pictogram tijd zones om de tijd zone voor de vergadering te wijzigen.

      Tijd zone bewerken
      Noot

      • De gebruikte tijd zone wordt opgehaald uit de Organizer-instellingen < koppeling naar het FindTime Organizer-dash board > Organizer-instellingen >, maar u kunt een nieuwe in de lijst selecteren.

      • Zomer tijd wordt in rekening gebracht en vergaderingen nadat de jaar schakelaar de juiste tijd weergeeft.

  5. In FindTime wordt gezocht naar de genodigden (indien beschikbaar) en worden de juiste Vergader tijden voorgesteld.

    Opmerking: FindTime gebruikt uw Office 365 Business-account om toegang te krijgen tot uw agenda en de agenda's van deel nemers in uw organisatie om de beschik baarheid te bepalen. Agenda's die niet zijn gekoppeld aan een Office 365-account, worden niet ondersteund.

    Gebruik de koppelingen om de vergaderings opties te sorteren.

    • Beschik baarheid: hier ziet u de beste opties (tijden waarop alle vereiste genodigden gratis zijn). Factoren die worden gebruikt om de beste opties te bepalen, zijn het aantal deel nemers dat vrij is, het aantal vereiste en optionele deel nemers is gratis, of een conflicterende deel nemers voorlopige of bezette toezeg gingen hebben voor de agenda.
      Vergaderings opties gesorteerd op Beschik baarheid

    • Tijd: geeft de opties in chronologische volg orde weer.

      Opties voor vergadering gesorteerd op tijd

      Opmerking: u kunt door de dagen en maanden bladeren met behulp van <and>. BeSchik bare dagen worden groen onderstreept. Donkerder groen geeft aan dat dagen de meeste opties en lichter groen en rood de meeste conflicten aangeven. Weekend dagen worden als beschikbaar gemarkeerd als werk uren niet is geselecteerd.

    • De pictogrammen personen geven aan of genodigden zijn vereist, en hun Beschik baarheid

      • Blauwe onderstreping: vereist

      • Groen: beschikbaar

      • Geel: mogelijk bezet

      • Rood: bezet

      • Grijs: onbekende

        De sleutel pictogrammen van personen

    • U kunt de pictogrammen gebruiken om meer informatie te bekijken

      • Selecteer Pictogram voor geNodigden status om de status balk van de genodigden te openen.
        Status lade voor geNodigden

      • Houd de muis aanwijzer boven elk persoons pictogram of om de beschikbaarheids informatie ervan weer te geven.

      • Selecteer Agendapictogram om uw agenda weer te geven.
        Agenda van organisator

  6. Selecteer een paar geschikte Vergader tijden.

    • Het vak tijd wordt gewijzigd in groen wanneer deze optie is geselecteerd.

    • U kunt Maxi maal 20 keer selecteren.
      Geselecteerde vergaderings opties

  7. Selecteer Volgende.

  8. Voer de locatie van de vergadering in.

    • Skype is standaard ingeschakeld. Selecteer het Skype-pictogram om dit uit te scha kelen.

      Locatie-instellingen
      Opmerking:. De Skype-instellingen in uw organizer-dash board < koppeling naar het FindTime-beheer Dashboard > Skype-instellingen toevoegen > worden gebruikt. FindTime kan alleen uw instellingen detecteren als u een brug hebt ingesteld. Zo niet, dan ontvangt u een nieuwe Skype-ID voor elke vergadering.

  9. Selecteer vergaderings instellingen en schakel de aan/uit- opties in.

    • Meldingen: er worden e-mail meldingen weer gegeven wanneer genodigden stemmen.

    • Automatische planning: de vergadering wordt automatisch gepland in de agenda wanneer alle vereiste genodigden Ja hebben gestemd voor een vergaderings optie. Zie hoe automatische planning werkt < koppeling > voor meer informatie.

    • Wacht ruimten: Hiermee voegt u voor elke geselecteerde vergaderings optie een voorlopige afspraak toe aan uw agenda. Bewaringen worden verwijderd wanneer de vergadering is gepland of de stem is geannuleerd.

      Opmerking: u kunt nog steeds geselecteerde Vergader tijden verwijderen door X in de lijst geselecteerde tijden te selecteren.
      Vergader tijden verwijderen

  10. Selecteer invoegen in e-mail.

  11. FindTime voegt de voorgestelde Vergader tijden in uw e-mail bericht in. Selecteer Opties voor bewerken om de vergaderings instellingen te wijzigen, indien nodig.

    Opties voor bewerken in e-mail
    Opmerking: als u wijzigingen aanbrengt en de Vergader tijden opnieuw invoegt, moet u de oorspronkelijke uitnodiging hand matig verwijderen.

  12. Selecteer verzenden om de uitnodiging voor de vergadering te verzenden en het stem proces te starten. < koppeling met de pagina FindTime stemming >

  13. U ontvangt een directe koppeling naar de stem pagina < met de FindTime-stem pagina > voor uw vergadering.

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×