Vergaderingen met honderden deelnemers plannen

Opmerking: Deze wijzigingen zijn alleen van toepassing op vergaderingen die zijn gemaakt in Office 365 die honderden deelnemers bevatten. De wijzigingen zijn niet van invloed op kleinere vergaderingen.

Vroeger toen u Office 365 gebruikte om een uitnodiging voor een vergadering naar honderden deelnemers te verzenden, kon u de uitnodiging mogelijk niet bijwerken of annuleren. Dit gebeurde omdat in Outlook elke persoon die de uitnodiging accepteerde, voorlopig accepteerde of weigerde, op de regel Aan werd weergegeven en er een limiet geldt voor het aantal personen dat kan worden vermeld in een e-mailbericht of uitnodiging voor een vergadering. Als er honderden mensen op de uitnodiging hadden gereageerd, werd u uitgesloten van uw vergadering.

Om dit te voorkomen, hebben we de manier gewijzigd waarop in Office 365 de antwoorden op uitnodigingen voor vergaderingen met honderden deelnemers worden verwerkt. Deze wijzigingen zorgen ervoor dat u de vergadering altijd kunt bijwerken of annuleren en toch de lijst met deelnemers kunt bekijken. Als u de deelnemerslijst voor grote vergaderingen wilt weergeven, moet u een bijgewerkte versie van Outlook gebruiken. Als u een versie van Outlook gebruikt die niet is bijgewerkt, ziet u de volledige deelnemerslijst niet.

Wat is er veranderd in de manier waarop antwoorden worden bijgehouden?

Hoe antwoorden eerder werden bijgehouden

In Office 365 is het maximum aantal geadresseerden voor een verzonden item 500, ongeacht of het een normaal e-mailbericht of een uitnodiging voor een vergadering is. Wanneer u een e-mailbericht of een uitnodiging voor een vergadering naar een distributielijst verzendt, telt de distributielijst slechts als 1 geadresseerde.

Dit was een probleem bij vergaderingen omdat de lijst met geadresseerden van de vergadering en de lijst met antwoorden werden bijgehouden via dezelfde eigenschap voor het vergaderitem. De organisator van de vergadering stuurde de uitnodiging naar een distributielijst (1 geadresseerde) en wanneer leden van de distributielijst reageerden op de vergadering, werd elke persoon afzonderlijk toegevoegd aan de lijst met geadresseerden om hun antwoord bij te houden (waardoor de lijst met geadresseerden uiteindelijk groter zou worden dan 500 als er genoeg mensen reageerden).

Op Outlook-clients werd dezelfde eigenschap gebruikt voor het weergeven van de lijst met geadresseerden op de regel Aan en voor het weergeven van de lijst met antwoorden op het tabblad Bijhouden.

Hoe antwoorden op dit moment worden bijgehouden

De lijst met geadresseerden wordt nog steeds bijgehouden via de oude eigenschap, maar de lijst met antwoorden wordt nu bijgehouden via een nieuwe, afzonderlijke eigenschap voor het vergaderitem.

Om ervoor te zorgen dat op oude clients nog steeds afzonderlijke antwoorden worden weergegeven voor de meeste vergaderingen, gaat Office 365 door met het bijhouden van antwoorden via de eigenschap voor bestaande geadresseerden totdat er 400 of meer ontvangers zijn. Dit betekent dat de ervaring niet is gewijzigd voor vergaderingen met minder dan 400 geadresseerden. Wanneer een vergadering 400 of meer geadresseerden heeft, worden alleen op bijgewerkte clients de nauwkeurige antwoorden voor de vergadering weergegeven.

In Office 365 is het maximum aantal geadresseerden 500, maar na 400 geadresseerden worden antwoorden niet meer bijgehouden als buffer voor de volgende twee scenario's:

  • Als een vergadering wordt doorgestuurd door een deelnemer, worden de doorgestuurde geadresseerden altijd toegevoegd aan de lijst met geadresseerden, tenzij de lijst nu meer dan 500 deelnemers bevat.

  • Als de organisator nieuwe deelnemers toevoegt, worden de toegevoegde geadresseerden altijd toegevoegd aan de lijst met geadresseerden, tenzij de lijst nu meer dan 500 deelnemers bevat.

Overzicht van wijzigingen

Grootte van de vergadering

Oudere clients

Bijgewerkte clients

400 of minder geadresseerden

Alle afzonderlijke geadresseerden en hun antwoorden

Alle afzonderlijke geadresseerden en hun antwoorden

Tussen de 400 en 2000 geadresseerden

De eerste 400 geadresseerden en hun antwoorden

Alle afzonderlijke geadresseerden en hun antwoorden

2000 of meer geadresseerden

De eerste 400 geadresseerden en hun antwoorden

De eerste 2000 geadresseerden en hun antwoorden

Opmerkingen:

  • Als de organisator een nieuwe deelnemer toevoegt aan een vergadering die al meer dan 400 geadresseerden heeft, worden de nieuwe deelnemers nog steeds toegevoegd.

  • We werken Outlook in de toekomst bij om het totale aantal per antwoordtype weer te geven: Geaccepteerd, Voorlopig geaccepteerd, Geweigerd en Niet gereageerd. Dit is met name handig voor vergaderingen met meer dan 2000 geadresseerden.

  • Dit artikel is alleen van toepassing op vergaderingen die worden georganiseerd door mensen die Office 365 gebruiken omdat de limiet van 500 geadresseerden specifiek voor Office 365 geldt. Beheerders in on-premises Exchange-omgevingen kunnen kiezen of er een maximum aantal geadresseerden geldt en, zo ja, wat het maximum moet zijn. Voor vergaderingen die worden georganiseerd door iemand in een on-premises Exchange-omgeving, wordt voor clients nog steeds de oude eigenschap voor geadresseerden gebruikt voor zowel de lijst met geadresseerden als de lijst met antwoorden.

Is uw versie van Outlook bijgewerkt?

In de onderstaande tabel ziet u welke versies van Outlook zijn bijgewerkt met de nieuwe methode voor het bijhouden van antwoorden op een uitnodiging voor een vergadering.

Client

Updatestatus

Outlook 2016 voor Windows

Nog niet bijgewerkt

Outlook 2016 voor Mac

Nog niet bijgewerkt

Outlook op het web en Outlook.com

Nog niet bijgewerkt

Outlook voor iOS

Nog niet bijgewerkt

Outlook voor Android

Nog niet bijgewerkt

Windows 10 Agenda

Nog niet bijgewerkt

Wat gebeurt er als uw versie van Outlook niet is bijgewerkt?

Als uw versie van Outlook nog niet is bijgewerkt, ziet u slechts maximaal 400 geadresseerden en hun antwoorden. Als u niet wilt weten wie op uw uitnodiging heeft gereageerd, raadpleegt u Ik wil geen antwoorden op mijn uitnodiging voor een vergadering zien

Ik wil geen antwoorden op mijn uitnodiging voor een vergadering zien

Als u niet wilt weten wie op uw uitnodiging voor een vergadering heeft gereageerd, kunt u antwoorden uitschakelen. Deze optie is beschikbaar in Outlook voor Windows, Outlook voor Mac, Outlook op het web, en Outlook.com.

Als antwoorden zijn uitgeschakeld, ontvangt u geen e-mail wanneer iemand de uitnodiging accepteert, voorlopig accepteert of weigert en worden antwoorden niet opgenomen in de uitnodiging voor de vergadering. Dit is handig als u mensen op de hoogte wilt stellen van een evenement, maar niet precies hoeft te weten hoeveel mensen aanwezig zijn of als u geen e-mail wilt ontvangen telkens wanneer iemand de uitnodiging accepteert.

Outlook 2016 voor pc

Een schermafbeelding van de knop Antwoorden vragen in Outlook 2016 voor Windows

Outlook 2016 voor Mac

Een schermafbeelding van de knop Antwoorden vragen in Outlook 2016 voor Mac

Outlook op het web en Outlook.com

Een schermafbeelding van de knop Antwoorden vragen in de webversie van Outlook

Verwante onderwerpen

Een vergaderverzoek of afspraak maken, wijzigen of verwijderen in Outlook.com of de webversie van Outlook

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×