Vergaderingen en aanwezigen beheren

Als presentator bestuurt u alle aspecten van een vergadering. U bepaalt wie er deelneemt en in welke mate hun deelname is toegestaan.

Vergaderingsgegevens weergeven

Tijdens een vergadering kunt u op elk gewenst moment basisgegevens over de vergadering weergeven, zoals:

  • Naam van vergadering

  • Datum, begintijd en eindtijd van vergadering

  • Vergaderings-id

  • Vergadersleutel

  • Vergaderingscentrum

  • Weblocatie (URL) voor deelname aan de vergadering

  • Inbelgegevens voor telefonische vergadering

Vergaderingsgegevens weergeven

  • Klik in de primaire opdrachtbalk op Vergadering.

Deelnemers aan vergadering beheren

U kunt in een lijst weergeven welke deelnemers hebben deelgenomen aan de vergadering en actie ondernemen ten aanzien van een afzonderlijke deelnemer, zoals het starten van een chatgesprek. U kunt ook de huidige feedbackkleur voor elke aanwezige in de lijst weergeven.

U kunt ook dezelfde informatie grafisch weergeven via de plaatsindeling. In deze weergave kunt u echter geen bewerkingen uitvoeren op deelnemers.

Gebruik de ontvangsthal als u beter wilt kunnen regelen wie toegang hebben tot een vergadering.

U kunt bevoegdheden voor aanwezigen instellen zodat deze de lijst met deelnemers en de plaatsindeling kunnen weergeven.

De lijst met deelnemers aan de vergadering weergeven

  1. Klik in de primaire opdrachtbalk op Aanwezigen.

  2. Klik zo nodig in het deelvenster Aanwezigen op Weergave en klik op Lijst.

De plaatsindeling weergeven

  • Klik in het deelvenster Aanwezigen op Weergave en klik op Lijst.

Bevoegdheden van aanwezigen beheren

Bevoegdheden worden aanvankelijk ingesteld door de organisator van de vergadering. Als presentator kunt u de volgende bevoegdheden voor alle aanwezigen aanpassen:

  • Als u Afdrukken naar PDF selecteert, kunnen aanwezigen de huidige bron als Adobe Acrobat-bestand (.PDF) opslaan op hun computer.

  • Als u Huidige inhoud bekijken selecteert, kunnen aanwezigen een bron bekijken terwijl een andere bron wordt gepresenteerd.

  • Als u Vragen stellen selecteert, kunnen aanwezigen vragen naar de presentator verzenden, antwoorden ontvangen en 'een hand opsteken' als ze willen chatten of het woord wensen.

  • Als u Huidige inhoud voorzien van aantekening selecteert, kunnen aanwezigen de betreffende hulpprogramma's gebruiken om een samenwerkingsdia te voorzien van aantekeningen.

  • Als u Lijst met aanwezigen bekijken selecteert, kunnen aanwezigen in een lijst weergeven wie deelnemen aan de vergadering, samen met de huidige feedbackkleur van elke deelnemer.

  • Als u Plaatsindeling bekijken selecteert, kunnen aanwezigen de lijst met aanwezigen grafisch weergeven.

  • Als u Chat selecteert, kunnen aanwezigen persoonlijke chatgesprekken voeren met andere deelnemers of het woord krijgen van een presentator.

  • Als u Miniaturen bekijken en door huidige inhoud navigeren selecteert, kunnen aanwezigen afzonderlijke dia's binnen de huidige bron weergeven en door deze dia's bladeren.

  • Als u Nieuwe pagina's in huidige inhoud maken selecteert, kunnen aanwezigen een nieuwe dia toevoegen aan de huidige bron.

  • Als u Deelvenster voor inhoud gebruiken om inhoud te selecteren en toe te voegen selecteert, kunnen aanwezigen presentatie-inhoud voor de vergadering besturen.

  • Als u onder Hand-outs de optie Alleen downloaden selecteert, kunnen aanwezigen hand-outs downloaden die door de presentator of een andere deelnemer zijn verstrekt.

  • Als u onder Hand-outs de optie Uploaden en downloaden selecteert, kunnen aanwezigen hand-outs uploaden of downloaden. (Voor het uploaden van hand-outs moet een aanwezige de Microsoft Windows-client gebruiken.)

  • Als u onder Hand-outs de optie Niet beschikbaar selecteert, zijn hand-outs niet beschikbaar voor de vergadering.

  • Als u onder Gedeelde notites de optie Niet beschikbaar selecteert, zijn gedeelde notities niet beschikbaar voor de vergadering.

  • Als u onder Gedeelde notities de optie Weergeven, opslaan selecteert, kunnen aanwezigen (met uitzondering van gebruikers van Live Meeting Web Access) de gedeelde notities voor een vergadering weergeven en een kopie op de computer opslaan.

  • Als u onder Gedeelde notities de optie Weergeven, opslaan, bewerken selecteert, kunnen aanwezigen (met uitzondering van gebruikers van Live Meeting Web Access) de gedeelde notities voor een vergadering weergeven en een kopie op de computer opslaan.

Bevoegdheden voor aanwezigen wijzigen

  1. Klik in de primaire opdrachtbalk op Aanwezigen.

  2. Klik in het deelvenster Aanwezigen op Bevoegdheden.

  3. Breng in het dialoogvenster Bevoegdheden voor aanwezigen de gewenste wijzigingen aan en klik op OK.

Aanvullende aanwezigen en presentatoren uitnodigen

Tijdens een vergadering kunt u aanvullende personen per e-mail uitnodigen om aan de vergadering deel te nemen.

Nieuwe deelnemers uitnodigen voor de vergadering

  1. Klik in de primaire opdrachtbalk op Vergadering.

  2. Klik in het deelvenster Vergadering op Uitnodigen.

  3. Typ in het dialoogvenster Uitnodigingen verzenden per e-mail de volgende gegevens:

    • Uw e-mailadres

    • Uw naam.

    • Het e-mailadres van alle genodigden aan wie u bevoegdheden van presentator wilt toewijzen tijdens de vergadering. Scheid meerdere e-mailadressen met een puntkomma.

    • Het e-mailadres van alle genodigden aan wie u bevoegdheden van aanwezige wilt toewijzen tijdens de vergadering. Scheid meerdere e-mailadressen met een puntkomma.

    • De tekst van uw uitnodigingsbericht.

  4. Klik op Uitnodiging verzenden.

De ontvangsthal

De ontvangsthal biedt een manier om de stroom deelnemers aan uw vergadering te beheren. Deze functie is met name handig bij zeer grote vergaderingen.

Het gebruik van de ontvangsthal heeft de volgende voordelen:

  • U kunt selectief onverwachte aanwezigen toestemming geven om deel te nemen.

  • U kunt besluiten om de vergadering te vergrendelen zodat personen die te laat zijn, niet kunnen deelnemen.

Met de ontvangsthal wordt een URL van een ontvangsthal gegenereerd wanneer de vergadering wordt gemaakt. Wanneer een organisator een vergadering instelt, maakt hij of zij de URL van de ontvangsthal meestal beschikbaar voor personen die geen Live Meeting-uitnodiging hebben ontvangen. Als ze op deze koppeling klikken, gaan ze naar de ontvangsthal, waar ze wachten totdat u (of een andere presentator) toegang verleent tot de vergadering.

Als u de activiteiten in de ontvangsthal wilt volgen, kunt u ervoor kiezen om een melding in uw console te ontvangen zodra een deelnemer de hal binnenkomt.

Als u de ontvangsthal wilt gebruiken, moet de organisator deze inschakelen tijdens het instellen van de vergadering.

De ontvangsthal weergeven

  1. Klik in de primaire opdrachtbalk op Vergadering.

  2. Klik in het deelvenster Vergadering op Ontvangsthal.

Toegang verlenen aan een deelnemer in de ontvangsthal

  1. Klik in de ontvangsthal onder Aanwezigen op de naam van de deelnemer aan wie u toegang wilt verlenen.

  2. Klik op Toegang verlenen.

Automatisch toegang verlenen aan deelnemers in de ontvangsthal

  • Schakel in de ontvangsthal onder Instellingen van ontvangsthal het selectievakje Automatisch toegang verlenen aan aanwezigen in de ontvangsthal.

Toegang weigeren aan een deelnemer in de ontvangsthal

  1. Klik in de ontvangsthal onder Aanwezigen op de naam van de deelnemer aan wie u de toegang wilt weigeren.

  2. Klik op Toegang weigeren.

Meldingen ontvangen wanneer deelnemers de ontvangsthal binnenkomen

  • Schakel in de ontvangsthal onder Instellingen van ontvangsthal het selectievakje Altijd waarschuwen wanneer nieuwe aanwezigen de ontvangsthal binnenkomen.

De vergadering vergrendelen

  1. Klik in de primaire opdrachtbalk op Vergadering.

  2. Klik in het deelvenster Vergadering op Vergrendelen.

De vergadering ontgrendelen

  1. Klik in de primaire opdrachtbalk op Vergadering.

  2. Klik in het deelvenster Vergadering op Ontgrendelen.

Een vergadering beëindigen

Als presentator hebt u twee mogelijkheden om een vergadering te verlaten. U kunt Office Live Meeting Web Access sluiten en toestaan dat de vergadering zonder u wordt voortgezet, of u kunt de vergadering voor alle deelnemers beëindigen, inclusief uzelf.

De vergadering afsluiten en toestaan dat deze wordt voortgezet

  1. Klik in de primaire opdrachtbalk op Vergadering.

  2. Klik in het deelvenster Vergadering op Afsluiten.

  3. Klik in het dialoogvenster Vergadering afsluiten bevestigen op OK.

De vergadering voor alle deelnemers beëindigen

  1. Klik in de primaire opdrachtbalk op Vergadering.

  2. Klik in het deelvenster Vergadering op Vergadering afsluiten en beëindigen.

  3. Klik in het dialoogvenster Vergadering afsluiten bevestigen op OK.

Uw vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×