Office
Aanmelden

Velden met meerdere waarden gebruiken

In de meeste DBMS-systemen (database management systems), inclusief eerdere versies van Microsoft Access, kunt u alleen een enkele waarde opslaan in een veld. In Microsoft Office Access 2007 kunt u ook velden maken die meerdere waarden bevatten, zoals een lijst met categorieën waaraan u een voorwaarde hebt toegewezen. Velden met meerdere waarden worden gebruikt in specifieke situaties, zoals wanneer u Office Access 2007 gebruikt om met gegevens te werken die zijn opgeslagen in een Windows SharePoint Services 3.0-lijst die een veld bevat van een van de veldtypen met meerdere waarden die beschikbaar zijn in Windows SharePoint Services.

In dit onderwerp wordt beschreven hoe u velden met meerdere waarden maakt en gebruikt in Office Access 2007 en Windows SharePoint Services, hoe u velden met meerdere waarden maakt en gebruikt, en hoe u velden met meerdere waarden gebruikt in een query.

In dit artikel

Wat is een veld met meerdere waarden?

Velden met meerdere waarden in Microsoft Windows SharePoint Services

Wanneer gebruikt u een veld met meerdere waarden

Een veld met meerdere waarden maken

De wizard Opzoeken gebruiken

Het ontwerp van een veld met meerdere waarden aanpassen

Een veld met meerdere waarden in een query gebruiken

Wat is een veld met meerdere waarden?

Stel dat u een taak wilt toewijzen aan een van uw werknemers of aannemers, maar dat u besluit deze taak aan meer dan één persoon toe te wijzen. In Office Access 2007 hebt u de mogelijkheid een veld met meerdere waarden te maken zodat u personen in een lijst kunt selecteren.

Veld met meerdere waarden

Wanneer u op de keuzelijst met invoervak klikt, verschijnen ingeschakelde selectievakjes die overeenkomen met uw selecties. U kunt items in de lijst in- of uitschakelen en uw keuzen vervolgens indienen door op OK te klikken.

Een keuzelijst met een veld met meerdere waarden

De geselecteerde personen worden opgeslagen in het veld met meerdere waarden en worden standaard gescheiden door komma's weergegeven.

Een veld met meerdere waarden waarbij de waarden zijn gescheiden door komma's

Het idee achter velden met meerdere waarden is dat hiermee gemakkelijker meer dan één keuze kan worden geselecteerd en opgeslagen, zonder dat u een meer geavanceerd databaseontwerp hoeft te maken. Velden met meerdere waarden zijn ook van belang voor de integratie met Windows SharePoint Services omdat SharePoint-lijsten ook velden met meerdere waarden ondersteunen.

U vraagt zich misschien af waarom Office Access 2007 het mogelijk maakt meer dan een waarde in een veld op te slaan, terwijl de meeste andere relationele DBMS-systemen dit niet toestaan. Het antwoord is dat de database-engine in Office Access 2007 de waarden niet echt in een enkel veld opslaat. Het lijkt alsof gegevens die u ziet en waarmee u werkt zich in een enkel veld bevinden, maar de waarden worden in werkelijkheid onafhankelijk opgeslagen en beheerd in verborgen systeemtabellen. De database-engine van Access doet dit automatisch voor u: de gegevens worden gescheiden opgeslagen en bij weergave worden de waarden weer samengebracht in één veld.

In technische termen is een veld met meerdere waarden een voorbeeld van een veel-op-veel-relatie. Neem bijvoorbeeld een gebeurtenissentabel waarbij u de verantwoordelijkheid voor elke gebeurtenis aan een of meer van uw werknemers toewijst. U maakt dan bijvoorbeeld een veld met meerdere waarden genaamd 'ToegewezenAan' voor het toewijzen van gebeurtenissen aan werknemers. De relatie tussen gebeurtenissen en werknemers is veel-op-veel. Dit houdt in dat u meerdere werknemers aan één gebeurtenis kunt toewijzen en één werknemer aan meerdere gebeurtenissen.

Naar boven

Velden met meerdere waarden in Microsoft Windows SharePoint Services

Windows SharePoint Services 2.0 ondersteunt een Keuze-kolom waarmee u meer dan een keuze voor een enkel veld kunt selecteren en opslaan. In Windows SharePoint Services 3.0 kunt u daarnaast een opzoekveld maken, waarmee u meer dan een keuze in een enkel veld kunt selecteren en opslaan. Ondersteuning voor velden met meerdere waarden is in Office Access 2007 geïmplementeerd voor de integratie van Office Access 2007 met Windows SharePoint Services en om de veldtypen van Windows SharePoint te te ondersteunen.

Wanneer u een koppeling maakt met een SharePoint-lijst die gebruikmaakt van een van deze gegevenstypen met meerdere waarden, wordt door Office Access 2007 automatisch een lokaal veldtype met meerdere waarden gemaakt en gebruikt.

Wanneer u een Access-tabel naar een SharePoint-lijst exporteert en de Access-tabel een veld met meerdere waarden bevat, wordt het veld omgezet naar een van de veldtypen met meerdere waarden die beschikbaar zijn in Windows SharePoint Services. Hetzelfde geldt wanneer u een Access-database naar een SharePoint-site verplaatst en de database Access-tabellen met velden met meerdere waarden bevat. Hierbij wordt elk van deze velden met meerdere waarden geconverteerd naar het veldtype met meerdere waarden dat wordt gebruikt in Windows SharePoint Services.

Naar boven

Wanneer gebruikt u een veld met meerdere waarden

U kunt in de volgende gevallen een veld met meerdere waarden maken:

  • U wilt een selectie met meerdere waarden uit een keuzelijst opslaan en de lijst met keuzen is relatief klein.

    U maakt een veld met meerdere waarden in Office Access 2007 met de wizard Opzoeken in de tabelontwerpweergave.

  • U exporteert een Access-tabel naar een SharePoint-site, zodat deze de keuze- of opzoekvelden met meerdere waarden gebruikt die beschikbaar zijn in Windows SharePoint Services.

    U maakt een veld met meerdere waarden in Office Access 2007 met de wizard Opzoeken in de tabelontwerpweergave. Vervolgens exporteert u de tabel naar een SharePoint-lijst.

  • U verplaatst een Access-database naar een SharePoint-site, zodat deze de keuze- of opzoekvelden met meerdere waarden gebruikt die beschikbaar zijn in Windows SharePoint Services.

    U maakt een veld met meerdere waarden in Office Access 2007 met de wizard Opzoeken in de tabelontwerpweergave. Vervolgens klikt u op de opdracht Migreren naar SharePoint op het tabblad Externe gegevens

  • U wilt een koppeling maken met een SharePoint-lijst die een keuze- of opzoekveld met meerdere waarden bevat.

    Wanneer u de gekoppelde tabel maakt, wordt het Office Access 2007-veld met meerdere waarden automatisch voor u gemaakt en toegewezen aan het Windows SharePoint Services-veld.

Naast de bovenstaande scenario's wilt u misschien een veld met meerdere waarden gebruiken, wanneer u er redelijk zeker van bent dat de database in de toekomst niet naar Microsoft SQL Server wordt verplaatst. Een Office Access 2007-veld met meerdere waarden wordt naar SQL Server geconverteerd als een memoveld (ntext) met een begrensde set met waarden. Omdat SQL Server geen gegevenstypen met meerdere waarden van het type veel-op-veel-relatie ondersteunt, zou u extra ontwerp- en conversiewerk moeten doen.

Naar boven

Een veld met meerdere waarden maken

Als u een tabel opent, wordt deze in de gegevensbladweergave geopend. U kunt een opzoekkolom met meerdere waarden toevoegen door te klikken op Opzoekkolom in de groep Velden en kolommen op het tabblad Gegevensblad. Hierdoor wordt de wizard Opzoeken gestart, waarmee u het proces van het maken van een opzoekkolom doorloopt.

  1. Klik op de Microsoft Office-knop Office-knopvlak en klik op Openen.

  2. Selecteer en open de database in het dialoogvenster Openen.

  3. Dubbelklik in het navigatiedeelvenster op de tabel waarin u de opzoekkolom wilt maken om de tabel te openen.

  4. Ga naar het tabblad Gegevensblad en klik in de groep Velden en kolommen op Opzoekkolom.

    Afbeelding van Access-lint

    De wizard Opzoeken verschijnt.

    Pagina van wizard Opzoeken waarop u een tabel/query of lijst met waarden kiest

  5. In het eerste dialoogvenster van de wizard Opzoeken moet u besluiten of u de opzoekkolom wilt baseren op de waarden in een tabel of query of op een lijst met waarden die u zelf typt.

    De meest gebruikte opzoekkolom met meerdere waarden is een type waarin waarden worden weergegeven die worden opgezocht in een gerelateerde tabel of query.

  6. Zie De wizard Opzoeken gebruiken om te leren hoe u de wizard Opzoeken gebruikt. Zie Een opzoekkolom toevoegen of wijzigen waarin meerdere waarden kunnen worden opgeslagen voor nadere informatie over het maken van een veld met meerdere waarden.

Naar boven

De wizard Opzoeken gebruiken

De wizard Opzoeken wordt geopend wanneer u een opzoekkolom maakt in de gegevensbladweergave, wanneer u een veld uit het deelvenster Lijst met velden naar een tabel sleept die is geopend in de gegevensbladweergave, en wanneer u in de ontwerpweergave in de kolom Gegevenstype kiest voor Wizard Opzoeken. Met de wizard doorloopt u de stappen die vereist zijn voor het maken van een opzoekkolom en worden automatisch de juiste veldeigenschappen ingesteld op basis van uw keuzen. Ook worden zo nodig tabelrelaties en -indexen gemaakt ter ondersteuning van de opzoekkolom.

Wanneer de wizard wordt geopend, moet u besluiten of u de opzoekkolom wilt baseren op een tabel of query of op een lijst met door uzelf ingevoerde waarden. Als de database goed is ontworpen en de informatie is onderverdeeld in tabellen op basis van onderwerp kunt u meestal het best kiezen voor een tabel of query als bron voor de opzoekkolom.

  • De opzoekkolom met meerdere waarden maken op basis van een tabel of query

    Wanneer u een veld uit het deelvenster Lijst met velden sleept om een veld met meerdere waarden te maken, worden de eerste twee stappen van de volgende procedure automatisch uitgevoerd. U begint dus met de derde stap.

    1. Klik in de wizard Opzoeken op De waarden voor de opzoekkolom moeten worden opgezocht in een tabel of query en klik daarna op Volgende.

    2. Selecteer een tabel of query in de lijst en klik daarna op Volgende.

    3. Selecteer onder Beschikbare velden het veld dat u wilt opnemen in de zoekactie.

    4. Klik op de knop met het groter-dan-teken (>) om de velden die u hebt geselecteerd te verplaatsen naar de lijst Geselecteerde velden.

    5. Herhaal de voorgaande twee stappen totdat in de lijst Geselecteerde velden alle velden staan die u in de zoekactie wilt opnemen. Klik op Volgende.

    6. Selecteer eventueel een tot vier velden waarop de opzoekitems moeten worden gesorteerd en klik op Volgende. Klik op de knop Oplopend om de opzoekitems in oplopende volgorde te selecteren in plaats van in aflopende volgorde. De naam van de knop verandert in Aflopend. Klik nogmaals op de knop om de sorteervolgorde weer te wijzigen. Klik op Volgende om verder te gaan.

    7. Pas de breedte van de kolommen in het opzoekveld indien nodig aan en klik op Volgende.

    8. Schakel onder Wilt u meerdere waarden voor deze zoekactie opslaan? het selectievakje Meerdere waarden toestaan in.

      Opmerking: Dit selectievakje moet zijn ingeschakeld om meerdere waarden te kunnen opslaan.

    9. Klik op Voltooien.

      Wanneer u op Voltooien klikt, wordt een opzoekkolom gemaakt waarvan de eigenschappen zijn ingesteld op basis van de opties die u in de wizard Opzoeken hebt gekozen.

    10. Als u de tabel wilt opslaan, klikt u op de Microsoft Office-knop Office-knopvlak en vervolgens op Opslaan.

  • De opzoekkolom met meerdere waarden maken op basis van zelf ingevoerde waarden

    1. Klik in de wizard Opzoeken op De waarden zullen worden getypt en daarna op Volgende.

    2. Typ het aantal kolommen. Typ vervolgens elke waarde onder Kol1. Druk op TAB om naar de volgende rij te gaan.

    3. Klik op Volgende wanneer u klaar bent met het invoeren van waarden.

    4. Typ in de wizard Opzoeken het label voor uw opzoekkolom.

    5. Schakel onder Wilt u meerdere waarden voor deze zoekactie opslaan? het selectievakje Meerdere waarden toestaan in.

      Opmerking: Dit selectievakje moet zijn ingeschakeld om meerdere waarden te kunnen opslaan.

    6. Klik op Voltooien.

      Wanneer u op Voltooien klikt, wordt een opzoekkolom gemaakt waarvan de eigenschappen zijn ingesteld op basis van de opties die u in de wizard Opzoeken hebt gekozen.

    7. Als u de tabel wilt opslaan, klikt u op de Microsoft Office-knop Office-knopvlak en vervolgens op Opslaan.

      Nadat u het veld met meerdere waarden hebt gemaakt, verschijnt het als een vervolgkeuzelijst met selectievakjes als u de tabel weergeeft in de gegevensbladweergave.

Naar boven

Het ontwerp van een veld met meerdere waarden aanpassen

Zie het artikel Een opzoekkolom toevoegen of wijzigen waarin u meerdere waarden kunt opslaan voor informatie over het aanpassen van het ontwerp van een veld met meerdere waarden.

Naar boven

Een veld met meerdere waarden in een query gebruiken

Wanneer u een veld met meerdere waarden in een query gebruikt, moet u beslissen of u het volledige veld met meerdere waarden wilt ophalen, inclusief alle door komma's gescheiden waarden, of dat u een aparte rij voor elke waarde wilt ophalen. Stel bijvoorbeeld dat u een tabel Actie-items hebt die het veld ToegewezenAan bevat dat u kunt gebruiken om gebeurtenissen aan medewerkers toe te wijzen. U kunt dan op de volgende manier een query maken die het veld ToegewezenAan bevat:

  1. Klik op de Microsoft Office-knop Office-knopvlak en klik op Openen.

  2. Selecteer en open de database in het dialoogvenster Openen.

  3. Ga naar het het tabblad Maken en klik in de groep Overige op Queryontwerp.

    Afbeelding Access-lint

  4. Klik in het dialoogvenster Tabel weergeven op de tabel (in dit voorbeeld Actie-items) die het veld met meerdere waarden bevat en klik op Toevoegen.

  5. Klik op Sluiten.

  6. Sleep de velden die u wilt gebruiken naar het queryraster. In dit voorbeeld sleept u het veld veld Titel en het veld met meerdere waarden ToegewezenAan naar het queryontwerpraster.

  7. Ga naar het tabblad Ontwerpen en klik in de groep Resultaten op Uitvoeren.

Het queryresultaat ziet er ongeveer als volgt uit, met één kolom die de titel van de kwestie weergeeft en de tweede kolom die het veld met meerdere waarden weergeeft:

Queryresultaat met de velden Titel en ToegewezenAan


Stel dat u het veld met meerdere waarden ToegewezenAan uitgevouwen wilt weergeven, zodat elke waarde in ToegewezenAan op een aparte rij verschijnt. Hiervoor moet u de eigenschap Value opgeven door de tekenreeks Value toe te voegen aan ToegewezenAan in de rij Veld zoals hier in het queryontwerpraster wordt weergegeven:

Queryraster met de titel en de waarde ToegewezenAan.

Wanneer u ToegewezenAan opgeeft in de rij Veld, worden alle waarden van het veld met meerdere waarden in één enkele rij weergegeven wanneer u de query uitvoert. Als u echter de eigenschap Waarde gebruikt als in ToegewezenAan.Waarde, wordt het veld met meerdere waarden uitgevouwen weergegeven, zodat elke waarde in een aparte rij verschijnt. U kunt als volgt een query maken om de afzonderlijke waarden weer te geven:

  1. Klik op de Microsoft Office-knop Office-knopvlak en klik op Openen.

  2. Selecteer en open de database in het dialoogvenster Openen.

  3. Ga naar het het tabblad Maken en klik in de groep Overige op Queryontwerp.

    Afbeelding Access-lint

  4. Klik in het dialoogvenster Tabel weergeven op de tabel (in dit voorbeeld Actie-items) die het veld met meerdere waarden bevat en klik op Toevoegen.

  5. Klik op Sluiten.

  6. Sleep de velden die u wilt gebruiken (in dit voorbeeld het veld met meerdere waarden ToegewezenAan.Waarde) naar het queryontwerpraster.

  7. Ga naar het tabblad Ontwerp en klik in de groep Resultaten op Uitvoeren.

Het queryresultaat ziet er ongeveer als volgt uit, met één kolom die de titel van de kwestie weergeeft en de tweede kolom die de ToegewezenAan.Value weergeeft:

Queryresultaten met de titel en de afzonderlijke ToegewezenAan-waarden

Zie Velden met meerdere waarden gebruiken in query's voor meer informatie over het gebruik van velden met meerdere waarden in query's.


Naar boven

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×