Office
Aanmelden

Veelgestelde vragen over aanwezigheid, contactpersonen en chatberichten

Deze veelgestelde vragen bieden antwoorden op vragen die het vaakst bovenkomen bij het afhandelen van aanwezigheid, contactpersonen en chatberichten.

In dit artikel

Vragen over aanwezigheid

Hoe schakel ik Antwoord bij afwezigheid in Lync uit?

Waarom kan ik mijn aanwezigheidsstatus niet instellen op "Als afwezig weergeven"?

Hoe stel ik de opties voor aanwezigheidsstatus in?

Kan ik een aangepaste aanwezigheidsstatus maken?

Waar vind ik de menu's?

Vragen over contactpersonen?

Hoe voeg ik een interne contactpersoon toe aan mijn lijst met contactpersonen?

Hoe voeg ik federatieve contactpersonen toe aan mijn lijst met contactpersonen?

Hoe voeg ik een externe contactpersoon toe aan die niet is gekoppeld aan mijn lijst met contactpersonen?

Welke communicatiemodi worden ondersteund met openbare IM-contactpersonen?

Hoe vind ik contactpersonen binnen mijn organisatie?

Hoe voorkom ik dat contactpersonen mij via Lync kunnen bereiken?

Hoe verwijder ik contactpersonen uit mijn lijst met contactpersonen?

Hoe zorg ik ervoor dat ik aan een lijst met gemachtigden wordt toegevoegd of eruit wordt verwijderd?

Kan ik mijn contactpersonen organiseren op locatie, afdeling of andere criteria?

Hoe maak ik een groep?

Waar staat het rode sterretje of asterisk naast de status van een contactpersoon voor?

Vragen over chatberichten (IM)

Hoe geef ik de chatmeldingen duidelijker aan zodat ik geen binnenkomende chatsessieaanvragen mis?

Waar vind ik eerdere chatsessies, vermeldingen van Lync-gesprekken of chatsessieaanvragen die ik mogelijk heb gemist?

Wat voor informatietypen kan ik in een chatbericht kopiëren en plakken?

Kan ik spellingcontrole gebruiken in mijn Lync-chatberichten?

Hoe stel ik een melding in om mij op de hoogte te stellen zodra een bepaalde contactpersoon beschikbaar wordt?

Hoe wijzig ik de lettertypen in mijn chatberichten?

Hoe schakel ik de geluiden van chatmeldingen uit?

Naar boven

Vragen over aanwezigheid

Hoe schakel ik Antwoord bij afwezigheid in Lync uit?

Als uw Lync-account via Microsoft Exchange Server is gesynchroniseerd met uw Outlook-agenda, verschijnt er in Lync een afwezigheidsbericht wanneer u de Antwoord bij afwezigheid in Microsoft Outlook hebt ingeschakeld. U schakelt het afwezigheidsbericht in Lync uit door in Outlook Antwoord bij afwezigheid uit te schakelen:

  • Kik op het tabblad Bestand in Outlook en vervolgens op de knop Uitschakelen in het venster Automatisch antwoorden.

Opmerking:  Het kan wel 30 minuten duren voordat Antwoord bij afwezigheid uit Lync is verdwenen nadat de functie in Outlook is uitgeschakeld..

Naar boven

Waarom kan ik mijn aanwezigheidsstatus niet instellen op "Als afwezig weergeven"?

Sommige organisaties verwijderen de status Als afwezig weergeven, omdat deze de aanwezigheidsvoorspelbaarheid kan beïnvloeden. Als er bijvoorbeeld veel personen zijn die deze status gebruiken, wordt de aanwezigheidswaarde in Lync aanzienlijk verlaagd. U kunt privacyrelaties gebruiken om interrupties te voorkomen. Als u bijvoorbeeld door de meeste mensen niet gestoord wilt worden, kunt u uw status op Niet storen instellen en bepaalde mensen toestemming verlenen u te storen door ze toe te voegen aan uw Werkgroep.

Naar boven

Hoe stel ik de opties voor aanwezigheidsstatus in?

U kunt het aantal minuten opgeven (van geen activiteit dat verstrijkt) voordat de aanwezigheidsstatus op Inactief en Afwezig wordt ingesteld, als u niet de standaardinstellingen wilt gebruiken.

Opties voor aanwezigheidsstatus instellen:

  1. Klik in het hoofdvenster van Lync op de knop Optiesen vervolgens op Status.

  2. Klik op de pijlen omhoog en omlaag om het aantal minuten op te geven die moeten verstrijken voordat de aanwezigheidsstatus op Inactief wordt gezet.

  3. Klik op de pijlen omhoog en omlaag om het aantal minuten op te geven die moeten verstrijken voordat de aanwezigheidsstatus op Afwezig wordt gezet.

  4. Klik op de juiste knop om de algemene status te beheren (standaard instellingen overschrijven of accepteren) en klik op OK.

Naar boven

Kan ik een aangepaste aanwezigheidsstatus maken?

Nee, de aanwezigheidsstatussen in Lync zijn vooraf ingesteld en kunnen niet worden toegevoegd. U kunt wel een persoonlijke opmerking schrijven boven aan het hoofdvenster van Lync om door te geven waar u bent en wat u doet. U doet dit door te klikken in het opmerkingengebied en over de opmerking te typen die momenteel wordt weergegeven.

Naar boven

Waar vind ik de menu's?

Veel van de menu's in Lync verschijnen wanneer u op een kleine pijl omlaag klikt (zoals de pijl naast de knop Opties in het hoofdvenster). U kunt het hoofdmenu ook op een van de onderstaande manieren openen:

  • U geeft het menu in het hoofdvenster van Lync weer door op Alt te drukken, of door op de pijl Menu weergeven te klikken naast de knop Opties.

  • U geeft het menu in een gespreksvenster weer door op Alt te drukken.

  • U geeft de menubalk in het hoofdvenster permanent weer door op Alt te drukken en vervolgens op Menubalk weergeven te klikken.

  • U geeft de menubalk in een gespreksvenster permanent weer door op Alt te drukken, daarna op Beeld en ten slotte op Menubalk weergeven.

U kunt ook menu's zien voor het uitvoeren van frequente taken voor contactpersonen, groepen en andere items door op de items te rechtsklikken.
Naar boven

Vragen over contactpersonen?

Hoe voeg ik een interne contactpersoon toe aan mijn lijst met contactpersonen?

U voegt als volgt een intern contactpersoon toe aan de lijst met contactpersonen:

  1. Zoek de persoon door een naam, e-mailalias of een telefoonnummer te zoeken. Na voltooiing van de zoekactie verschijnt er een lijst met personen van wie de naam overeenkomt.

  2. Schuif door de lijst met zoekresultaten totdat u bij de persoon komt die u aan de lijst met contactpersonen wilt toevoegen. Klik met de rechtermuisknop op het visitekaartje van de persoon en klik op Toevoegen aan lijst met contactpersonen. U kunt ook op de pijl omlaag klikken op de knop Toevoegen.

  3. Als u groepen of categorieën van contactpersonen hebt ingesteld, verschijnt er een lijst met die groepen. Selecteer een groep van contactpersonen waaraan u de contactpersoon wilt toevoegen.

  4. Als u nog geen groepen hebt ingesteld, maar dit wel wilt doen, klikt u op Aan nieuwe groep toevoegen en typt u de naam van de nieuwe groep die u wilt maken.

Naar boven

Hoe voeg ik federatieve contactpersonen toe aan mijn lijst met contactpersonen?

Omdat de communicatiesoftware van Lync 2010 en Microsoft Lync Server 2010 de functie om te federeren (koppelen) aan andere organisaties ondersteunt, kunt u contactpersonen van die organisaties toevoegen aan uw lijst met contactpersonen en met ze communiceren via een communicatiemodus die door beide organisaties wordt ondersteund. Raadpleeg uw ondersteuningsteam om na te gaan of de organisatie van een persoon is gekoppeld aan uw organisatie.

U voegt als volgt een federatieve contactpersoon toe:

  1. Typ in het hoofdvenster van Lync in het zoekveld het e-mailadres van de contactpersoon.

  2. Plaats de cursor boven de zoekresultaten en klik op de knop (+) Toevoegen aan lijst met contactpersonen om de contactpersoon toe te voegen. U kunt ook rechtsklikken op de zoekresultaten en daarna klikken op Toevoegen aan lijst met contactpersonen.

Naar boven

Hoe voeg ik een externe contactpersoon toe aan die niet is gekoppeld aan mijn lijst met contactpersonen?

Wanneer u een contactpersoon wilt toevoegen die niet bij een gekoppelde organisatie werkt, moet u zijn naam en adres, mobiele nummer en andere telefoonnummers toevoegen aan Outlook-contactpersonen. Daarna kunt u de contactpersonen bellen op hun telefoonnummers door gebruik te maken van Lync, hoewel chatberichten, videogesprekken en audio-/videovergaderingen mogelijk niet correct werken.

Naar boven

Welke communicatiemodi worden ondersteund met openbare IM-contactpersonen?

Met Lync kunt u chatberichten verzenden en ontvangen van mensen met accounts op het MSN-netwerk van internetservices en het Windows Live-netwerk van internetservices, AOL en Yahoo!. U kunt met openbare IM-contactpersonen alleen communiceren via chatberichten. Het verzenden van bestanden, voeren van Lync-gesprekken (Voice over IP of VoIP), videogesprekken en audio-/videovergaderingen werkt mogelijk niet correct.

Naar boven

Hoe vind ik contactpersonen binnen mijn organisatie?

U kunt contactpersonen op twee manieren vinden:

  • Zoeken op naam of nummer

  • Zoeken op trefwoord

Ga voor de stappen voor het zoeken van een contactpersoon naar Lync 2010 zoeken gebruiken.

Naar boven

Hoe voorkom ik dat contactpersonen mij via Lync kunnen bereiken?

Hoewel uw naam en e-mailadres nog steeds zichtbaar zijn voor geblokkeerde contactpersonen, kunnen zij u niet bereiken via Lync. U blokkeert als volgt een contactpersoon in Lync:

  • Rechtsklik op de contactpersoon die u wilt blokkeren, klik daarna op Privacyrelatie wijzigen en vervolgens op Geblokkeerde contactpersonen.

Naar boven

Hoe verwijder ik contactpersonen uit mijn lijst met contactpersonen?

U verwijdert als volgt een contactpersoon uit de lijst met contactpersonen:

  • Rechtsklik op de contactpersoon die u wilt verwijderen en klik daarna op Verwijderen uit lijst met contactpersonen.

Hoe zorg ik ervoor dat ik aan een lijst met gemachtigden wordt toegevoegd of eruit wordt verwijderd?

  • Wanneer u aan een lijst met gemachtigden wilt worden toegevoegd of eruit wilt worden verwijderd, moet u de eigenaar van de lijst vragen de wijziging door te voeren. De lijsten met gemachtigden worden gemaakt en bijgehouden door elke Lync-gebruiker.

  • U maakt of verandert uw eigen lijst van gemachtigden door op de knop Opties te klikken in het hoofdvenster van Lync, daarna op Gesprekken doorschakelen en vervolgens op de koppeling Mijn gemachtigde leden bewerken onder aan het venster. Er verschijnt een dialoogvenster waarin u de machtigingen van gemachtigden kunt toevoegen, verwijderen en/of wijzigen.

Naar boven

Kan ik mijn contactpersonen organiseren op locatie, afdeling of andere criteria?

Ja, u doet dit door een nieuwe groep te maken op basis van de categorie die u wilt. Zo kunt u bijvoorbeeld een groep maken genaamd “Personeel hoofdkantoor” en contactpersonen aan die groep toevoegen.

Naar boven

Hoe maak ik een groep?

U maakt als volgt een groep:

  • Open Lync, rechtsklik in de lijst met contactpersonen op een willekeurige groepsnaam (bijvoorbeeld Veelgebruikte contactpersonen ), klik op Nieuwe groep maken en geef een naam op voor de groep.

  • U voegt mensen toe aan de nieuwe groep door te zoeken naar een contactpersoon, de naam van de contactpersoon in de zoekresultaten aan te wijzen en vervolgens op het plusteken (+) te klikken. Of rechtsklik op de contactpersoon in de zoekresultaten op Toevoegen aan lijst met contactpersonen en klik vervolgens op de naam van de groep.

Naar boven

Waar staat het rode sterretje of asterisk naast de status van een contactpersoon voor?

De rode asterisk naast de status van een contactpersoon geeft aan dat hij of zij Antwoord bij afwezigheid heeft ingeschakeld in Outlook.
Naar boven

Vragen over chatberichten (IM)

Hoe geef ik de chatmeldingen duidelijker aan zodat ik geen binnenkomende chatsessieaanvragen mis?
Tenzij u de meldingen zo hebt ingesteld dat deze niet worden weergegeven wanneer u zich in de modus Niet storen bevindt, verstuurt Lync u standaard zowel een visuele melding (rechtsonder in het scherm) als een geluidssignaal wanneer iemand u probeert te bereiken via een chatbericht. Het kan echter altijd gebeuren dat u een melding niet opmerkt. Vooral wanneer u meerdere schermen gebruikt of wanneer het volume te laag of uit staat.

U zorgt er als volgt voor dat u geen chatmeldingen mist

  1. Stel uw weergave zodanig in, dat Lync altijd op de voorgrond staat wanneer deze wordt gestart. U doet dit door op de knop Opties te klikken, daarna op Extra en ten slotte op Altijd op voorgrond.

  2. Als u meerdere schermen gebruikt, moet u oefenen om het hoofdvenster van Lync te verplaatsen naar de monitor waarmee u werkt.

  3. Ga na of u het volume van uw computerluidsprekers en andere audioapparaten hebt verhoogd.

  4. Ga na of Lync is ingesteld op het verzenden van hoorbare signalen. U doet dit door te klikken op de knop Opties, daarna op Beltonen en geluiden en Geluiden afspelen in Lync (inclusief beltonen voor binnenkomende oproepen en chatmeldingen) te selecteren. Controleer ten slotte of er geen andere selectievakjes in het venster zijn geselecteerd.

  5. U kunt ook een opvallendere en duidelijkere melding kiezen dan de standaardmelding om u op de hoogte te brengen van een binnenkomend bericht. Dit doet u als volgt:

  6. Klik op de knop Opties, daarna op Beltonen en geluiden, klik op de knop Geluidsinstellingen en ten slotte op het tabblad Geluiden.

  7. Sleep de schuifregelaar op het venster Programmagebeurtenissen omlaag naar de Microsoft Lync 2010-vermeldingen.

  8. Klik op Binnenkomend chatbericht. Het venster Geluiden onder aan het venster geeft COMMUNICATOR_iminvite weer.

  9. Klik nu op de vervolgkeuzepijl ernaast en probeer een aantal van de andere geluiden in de lijst uit.

  10. Wanneer u een geluid hebt gevonden dat u wilt gebruiken voor binnenkomende chatberichten, klikt u op Toepassen. (Het venster Programmagebeurtenissen moet nu Binnenkomend chatbericht weergeven en het venster Geluiden de naam van het .wav-bestand dat u hebt geselecteerd.) Klik op OK. (U kunt ook uw eigen .wav-bestand opnemen en dit te selecteren als uw chatmelding.)

Naar boven

Waar vind ik eerdere chatsessies, vermeldingen van Lync-gesprekken of chatsessieaanvragen die ik mogelijk heb gemist?

Standaard slaat de communicatiesoftware van Microsoft Lync 2010 alle binnenkomende en uitgaande gesprekken op in een Microsoft Outlook-map Gespreksgeschiedenis, zodat u oudere gesprekken kunt weergeven.

U geeft als volgt de 100 meest recente interacties van Lync weer die aan deze map zijn toegevoegd:

  • Klik in het hoofdvenster van Lync op de knop Gesprekken boven het invoervak Zoeken.

U geeft als volgt de hele map weer:

  • Klik op de koppeling Meer weergeven in Outlook onder aan het venster.

    Notities:  Als uw gesprekken niet in dit Outlook-archief worden opgeslagen en u een archief wilt instellen voor toekomstige gesprekken, moet u onderstaande stappen volgen:

    1. Ga na of u Microsoft Office Outlook 2007 of Microsoft Outlook 2010 gebruikt.

    2. Klik in het hoofdvenster van Lync op de knop Optiesen vervolgens op Persoonlijk.

    3. Klik op de knop Mijn chatsessies opslaan in de e-mailmap Gespreksgeschiedenis en daarna op OK.

Naar boven

Wat voor informatietypen kan ik in een chatbericht kopiëren en plakken?

U kunt tekst, tabellen en koppelingen van andere Microsoft Office-producten direct in een Lync-chatbericht kopiëren en plakken. U kunt afbeeldingen (screenshots, foto's, etc.) direct in een chatbericht plakken, maar op een whiteboard plakken en aan anderen laten zien: U doet dit als volgt:

  • Klik in het chatberichtgespreksvenster op Delen, Nieuw whiteboard, daarna op de knop Afbeelding invoegen onder aan het whiteboard en blader naar de afbeelding die u wilt weergeven en dubbelklik hierop.

Naar boven

Kan ik spellingcontrole gebruiken in mijn Lync-chatberichten?

Lync heeft geen ingebouwde spellingcontrole omdat het programma in eerste instantie bedoeld is als snelle en informele communicatiemethode. Als u voor een bepaalde chatsessie spellingcontrole wilt gebruiken, kunt u de tekst naar uw chatbericht kopiëren en plakken vanaf een Microsoft Word-document, dat wel over spellingcontrole beschikt.
Naar boven

Hoe stel ik een melding in om mij op de hoogte te stellen zodra een bepaalde contactpersoon beschikbaar wordt?

Rechtsklik in het hoofdvenster van Lync in de lijst met contactgegevens op een contactpersoon, en klik op Melding geven bij statuswijziging.
Naar boven

Hoe wijzig ik de lettertypen in mijn chatberichten?

U wijzigt als volgt het lettertype, de tekenstijl, tekengrootte of kleur van een bepaald chatbericht dat u schrijft:

  • Typ het bericht, markeer de tekst die u wilt wijzigen en klik op de knop Lettertype in het opstelgebied voor chatberichten en maak selecties in het venster Lettertype.

U wijzigt als volgt de standaard lettertypegegevens voor al uw chatberichten:

  • Klik vanaf het hoofdvenster van Lync op de knop Opties, daarna op Algemeen, Lettertype wijzigen en selecteer een standaard lettertype, tekenstijl, tekengrootte en lettertypekleur. Deze selecties gelden alleen voor chatberichten die u verzendt en niet die u ontvangt.

Naar boven

Hoe schakel ik de geluiden van chatmeldingen uit?

U kunt in Lync opgeven om hoorbare signalen van chat- en/of telefoonmeldingen uit te schakelen wanneer uw aanwezigheidsstatus Niet storen is. Verder is het mogelijk in Lync in te stellen dat u alleen op de hoogte wordt gesteld als de persoon met wie u contact wilt opnemen, lid is van uw werkgroep met die privacyrelatie.

Ga als volgt te werk om deze instellingen weer te geven en aan te passen:

  • Klik in het hoofdvenster van Lync op Opties en vervolgens op Meldingen.

U schakelt de hoorbare signalen als volgt volledig uit:

  • Klik op de knop Opties in het hoofdvenster van Lync op Beltonen en geluiden en schakel het selectievakje Geluiden afspelen in Lync 2010 (inclusief beltonen voor binnenkomende oproepen en chatberichten) uit.

Naar boven

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×