Elke sjabloon die is opgenomen in Access is een volledige traceringstoepassing die vooraf gedefinieerde tabellen, formulieren, rapporten, query's, macro's en relaties bevat. Deze sjablonen zijn zo ontworpen dat ze direct direct nuttig zijn, zodat u een nieuwe database kunt maken die is gebaseerd op een sjabloon en snel aan de slag kunt gaan. Het kan echter gebeuren dat u de nieuwe database wilt wijzigen, bijvoorbeeld om een veld toe te voegen of de naam ervan te wijzigen, of om een rapport te wijzigen.
In dit artikel wordt uitgelegd hoe u de meest voorkomende wijzigingen uitvoert die u mogelijk wilt toepassen op een database die is gemaakt op basis van een sjabloon. Zie de koppelingen naar artikelen voor meer gedetailleerde informatie over specifieke gebieden.
Wat wilt u doen?
Meer informatie over de basisbeginselen van tabellen en velden
Wanneer u een database maakt, slaat u uw gegevens op in tabellen: op onderwerp gebaseerde lijsten met rijen en kolommen. U slaat de informatie-items op die u wilt bijhouden in velden (ook wel kolommen genoemd). In een tabel Contactpersonen kunt u bijvoorbeeld velden maken voor Achternaam, Voornaam, Telefoonnummer en Adres. Voor een tabel Producten kunt u velden maken voor Productnaam, Product-id en Prijs.
Het is belangrijk dat u velden zorgvuldig kiest. Het is bijvoorbeeld meestal een slecht idee om een veld te maken om een berekende waarde op te slaan. In de meeste gevallen kunt u Access de waarde laten berekenen wanneer deze nodig is. Wanneer u velden kiest, probeert u informatie op te slaan in de kleinste nuttige onderdelen. In plaats van een volledige naam in één veld kunt u bijvoorbeeld de voor- en achternamen afzonderlijk opslaan. Als u een gegevensitem wilt rapporteren, sorteren, zoeken of een berekening wilt uitvoeren, plaatst u deze in het algemeen zelf in een veld.
Zie het Engelstalige artikel Database design basics (Beginselen van databaseontwerp) voor meer informatie over het ontwerpen van een database en het kiezen van velden.
Een veld heeft bepaalde definiërende kenmerken. Elk veld heeft bijvoorbeeld een naam die het veld in een tabel uniek identificeert. Een veld heeft ook een gegevenstype dat overeenkomt met de gegevens die moeten worden opgeslagen. Het gegevenstype bepaalt de waarden die kunnen worden opgeslagen en de bewerkingen die op deze waarden kunnen worden uitgevoerd, evenals hoeveel opslagruimte moet worden gereserveerd voor elke waarde. Elk veld heeft ook een gekoppelde groep instellingen, eigenschappen genoemd, waarmee het uiterlijk of de gedragskenmerken van het veld worden gedefinieerd. De eigenschap Format definieert bijvoorbeeld de weergave-indeling van een veld, dat wil gezegd, hoe het moet worden weergegeven wanneer deze wordt weergegeven.
Een nieuw veld invoegen, toevoegen of maken in een tabel
U kunt eenvoudig een veld toevoegen aan een tabel in de gegevensbladweergave. U kunt echter ook een veld toevoegen aan een tabel in de ontwerpweergave. In de gegevensbladweergave voegt u het veld toe door enkele gegevens in de cel onder de kolomkop Klikken om toe te voegen . U kunt ook een veld toevoegen aan de tabel in de ontwerpweergave.
Zie het artikel Een kolom in een gegevensblad toevoegen of verwijderen voor meer informatie over het toevoegen van een veld aan een tabel in de gegevensbladweergave.
Zie het artikel Een tabel maken en velden toevoegen voor meer informatie over het toevoegen van een veld aan een tabel in de ontwerpweergave.
Opmerking: Wanneer u een nieuw veld aan een tabel toevoegt, wordt het veld niet automatisch toegevoegd aan uw bestaande formulieren en rapporten. U moet het veld handmatig toevoegen aan deze formulieren en rapporten om het in de formulieren en rapporten weer te geven.
Een veld uit een tabel verwijderen
Indien mogelijk moet u voorkomen dat u een veld verwijdert uit een database die is gegenereerd op basis van een van de opgegeven sjablonen. Het veld wordt waarschijnlijk gebruikt in andere databaseobjecten, zoals formulieren en rapporten. Het verwijderen van het veld heeft dus gevolgen wanneer u probeert de andere databaseobjecten te gebruiken die gebruikmaken van het veld. De databaseobjecten werken dan niet zoals verwacht. U moet eventuele verwijzingen naar het veld verwijderen uit alle objecten die het gebruiken om deze andere objecten correct te laten werken.
Wanneer u besluit dat u een veld moet verwijderen uit een database die is gegenereerd op basis van een sjabloon, kunt u dit doen in de gegevensbladweergave of ontwerpweergave. Houd er rekening mee dat als andere databaseobjecten verwijzen naar het verwijderde veld, u deze andere objecten moet wijzigen om de verwijzing te verwijderen. Als een rapport bijvoorbeeld een besturingselement bevat dat is gebonden aan het verwijderde veld en u het rapport uitvoert, wordt er een foutbericht weergegeven, omdat access de gegevens voor het veld niet kan vinden.
Wanneer u een veld verwijdert, verwijdert u alle gegevens die in dat veld zijn opgeslagen definitief. Daarom moet u voorzichtig zijn bij het verwijderen van velden en moet u een back-up van uw database maken voordat u het veld verwijdert.
Voordat u een veld kunt verwijderen, moet u ervoor zorgen dat het veld niet deelneemt aan tabelrelaties. Als u probeert een veld te verwijderen waarvoor relaties bestaan, wordt u gewaarschuwd dat u eerst de relaties moet verwijderen.
Zie het artikel Een relatie maken, bewerken of verwijderen voor stapsgewijze instructies voor het verwijderen van een tabelrelatie.
Zie het artikel Een veld verwijderen voor stapsgewijze instructies voor het verwijderen van velden uit tabellen.
De naam van een veld of tabel wijzigen
Indien mogelijk moet u voorkomen dat u de naam van een veld of tabel wijzigt in een database die is gegenereerd op basis van een van de opgegeven sjablonen. Het is waarschijnlijk dat het veld of de tabel wordt gebruikt in andere databaseobjecten, zoals formulieren en rapporten. Het wijzigen van de naam van het veld of de tabel kan dus gevolgen hebben wanneer u probeert de andere databaseobjecten te gebruiken die gebruikmaken van het veld of de tabel. De andere objecten werken mogelijk niet zoals verwacht als ze nog steeds verwijzen naar de oude naam. De andere objecten werken alleen correct als de oude naam wordt gewijzigd in de nieuwe naam. Als het selectievakje Naam AutoCorrectie uitvoeren is ingeschakeld in de categorie Huidige database van het dialoogvenster Opties voor Access , wordt veel van dit werk automatisch voor u gedaan.
U kunt de tekst wijzigen die wordt weergegeven in een kolomkop in de gegevensbladweergave. U kunt dit doen zonder dat u de naam van het veld hoeft te wijzigen. Als u alleen de tekst in de kolomkop wilt wijzigen en u de naam van het veld niet wilt wijzigen, raadpleegt u de sectie De tekst in een kolomkop wijzigen.
Indien nodig kunt u de naam van een tabel in het navigatiedeelvenster wijzigen of de naam van een veld wijzigen in de gegevensbladweergave of ontwerpweergave. Voordat u dit doet, kunt u overwegen de optie AutoCorrectie naam in te schakelen als deze nog niet is ingeschakeld.
De optie Naam AutoCorrectie inschakelen
Wanneer u de naam van een databaseobject wijzigt, zoals een veld, tabel, formulier of rapport, wilt u meestal dat de naamswijziging in de database wordt doorgegeven. Anders werken objecten die naar de oude naam verwijzen niet zoals verwacht. Access biedt de functie Naam AutoCorrectie, waarmee u de naamwijzigingen kunt doorgeven. AutoCorrectie voor naam is standaard ingeschakeld voor alle nieuwe databases in Access. Als dit echter is uitgeschakeld, kunt u het volgende doen om het in te schakelen.
De optie Naam AutoCorrectie inschakelen
-
Klik op Bestand > Opties.
-
Klik in het dialoogvenster Opties voor Access in het linkerdeelvenster op Huidige database.
-
Schakel onder AutoCorrectie-opties voor naam het selectievakje AutoCorrectie-gegevens bijhouden in en schakel vervolgens het selectievakje Naam AutoCorrectie uitvoeren in.
-
Als u een tabel wilt behouden die elke wijziging registreert die wordt uitgevoerd door Naam AutoCorrectie, schakelt u het selectievakje Logboeknaam AutoCorrectie-wijzigingen in.
-
Klik op OK.
-
Als u uw wijzigingen wilt opslaan, klikt u op Opslaan op de werkbalk Snelle toegang.
Opmerking: De functie Naam AutoCorrectie is niet hetzelfde als de autocorrectie-functie. De functie Naam AutoCorrectie corrigeert verwijzingen tussen objecten. De functie AutoCorrectie corrigeert vaak verkeerd gespelde woorden of woordgroepen.
De naam van een veld wijzigen in de gegevensbladweergave
-
Dubbelklik in het navigatiedeelvenster op de tabel waarin u de naam van het veld wilt wijzigen.
De tabel wordt geopend in de gegevensbladweergave.
-
Klik met de rechtermuisknop op de kolomkop voor het veld dat u wilt wijzigen en klik vervolgens op Naam van veld wijzigen in het snelmenu.
-
Typ de nieuwe naam voor het veld en druk op Enter.
De naam van een veld wijzigen in de ontwerpweergave
-
Klik in het navigatiedeelvenster met de rechtermuisknop op de tabel waarin u de naam van het veld wilt wijzigen en klik vervolgens op Ontwerpweergave in het snelmenu.
De tabel wordt geopend in de ontwerpweergave.
-
Klik op de cel in de kolom Veldnaam voor het veld dat u wilt wijzigen.
Tip: Als u de volledige veldnaam wilt selecteren, wijst u alleen links van het eerste teken in de naam aan totdat de aanwijzer verandert in een pijl en klikt u op.
-
Bewerk de tekst om de naam van het veld te wijzigen.
-
Als u uw wijzigingen wilt opslaan, klikt u op Opslaan op de werkbalk Snelle toegang.
De naam van een tabel wijzigen
U kunt de naam van een tabel en de meeste andere databaseobjecten rechtstreeks vanuit het navigatiedeelvenster wijzigen.
-
Klik in het navigatiedeelvenster met de rechtermuisknop op de tabel die u wilt wijzigen en klik vervolgens op Naam wijzigen in het snelmenu.
Opmerking: U moet alle geopende objecten sluiten die naar de tabel verwijzen voordat u de naam ervan kunt wijzigen.
-
Typ de nieuwe naam en druk op Enter.
-
Als u uw wijzigingen wilt opslaan, klikt u op Opslaan op de werkbalk Snelle toegang.
De tekst wijzigen die wordt weergegeven in een kolomkop
Een onderschrift is een titel of kop die u aan een veld kunt toewijzen door de eigenschap Bijschrift van het veld in te stellen. De onderschrift is onafhankelijk van de veldnaam. Elk veld heeft een veldnaam en kan ook een onderschrift hebben. U wilt bijvoorbeeld dat uw veldnaam één woord is zonder ingesloten spaties. Vervolgens kunt u de eigenschap Bijschrift gebruiken om een beschrijvende naam te maken die spaties bevat. In Access wordt de onderschrift weergegeven in plaats van de veldnaam in de gegevensbladweergave en in labels en koppen in query's, formulieren en rapporten.
Als u geen tekst opgeeft voor de eigenschap Bijschrift , wordt de veldnaam standaard gebruikt.
Als u de naam wilt wijzigen die wordt weergegeven in de kop voor een kolom in de gegevensbladweergave, kunt u dit doen zonder de veldnaam te wijzigen door de eigenschap Bijschrift van het veld in te stellen. Ga als volgt te werk om de eigenschap Bijschrift van een veld te wijzigen:
-
Klik in het navigatiedeelvenster met de rechtermuisknop op de tabel waarin u de onderschrift wilt wijzigen en klik vervolgens op Ontwerpweergave in het snelmenu.
De tabel wordt geopend in de ontwerpweergave.
-
Klik op de cel in de kolom Veldnaam voor het veld waarvan u de eigenschap Bijschrift wilt instellen.
-
Klik in de onderste sectie onder Veldeigenschappen op het tabblad Algemeen op Bijschrift.
-
Typ een nieuwe onderschrift voor het veld.
-
Als u uw wijzigingen wilt opslaan, klikt u op Opslaan op de werkbalk Snelle toegang.
De volgende keer dat u de tabel opent in de gegevensbladweergave, wordt de onderschrift in plaats van de veldnaam weergegeven in de kolomkop.
Velden toevoegen aan formulieren of rapporten
Wanneer u een database maakt die is gebaseerd op een sjabloon, bevat uw database een aantal ingebouwde, vooraf ontworpen formulieren en rapporten waarmee u onmiddellijk kunt werken. Het is echter mogelijk dat u een extra veld wilt toevoegen aan een formulier of rapport. Wanneer u een veld toevoegt aan een formulier of rapport, maakt u een besturingselement.
Besturingselementen zijn objecten waarmee gegevens worden weergegeven, acties worden uitgevoerd en waarmee u gegevens kunt bekijken en bewerken die de gebruikersinterface verbeteren, zoals labels en afbeeldingen. Besturingselementen kunnen worden gebonden, niet-afhankelijk en berekend.
Zie het artikel Inleiding tot besturingselementen voor een volledige lijst van de typen besturingselementen die u in formulieren en rapporten kunt gebruiken.
Een veld toevoegen aan een formulier of rapport in de indelingsweergave
Nadat u een formulier of rapport hebt gemaakt, kunt u het ontwerp eenvoudig aanpassen door te werken in de indelingsweergave. Door de werkelijke livegegevens als leidraad te gebruiken, kunt u de veldbreedten aanpassen en de velden opnieuw rangschikken. U kunt nieuwe velden in het formulier of rapport plaatsen en de eigenschappen voor het formulier of rapport en de bijbehorende besturingselementen instellen.
Als u wilt overschakelen naar de indelingsweergave, klikt u in het navigatiedeelvenster met de rechtermuisknop op het formulier of rapport en klikt u vervolgens op Indelingsweergave in het snelmenu. U kunt ook op de knop Indelingsweergave op de statusbalk van Access klikken of met de rechtermuisknop op het documenttabblad voor het formulier of rapport klikken en vervolgens op Indelingsweergave in het snelmenu klikken.
Het eigenschappenvenster openen
-
Klik op het tabblad Ontwerp in de groep Extra op Eigenschappenvenster.
Sneltoets Druk op F4.
U kunt het deelvenster Lijst met velden gebruiken om velden uit de onderliggende tabel of query toe te voegen aan uw ontwerp. Als u het deelvenster Lijst met velden wilt weergeven, klikt u op het tabblad Opmaak in de groep Besturingselementen op Bestaande velden toevoegen. U kunt velden vervolgens rechtstreeks vanuit het deelvenster Lijst met velden naar uw ontwerp slepen.
Het deelvenster Lijst met velden weergeven
-
Klik op het tabblad Ontwerp in de groep Hulpmiddelen op Bestaande velden toevoegen.
Een veld toevoegen vanuit het deelvenster Lijst met velden
-
Als u één veld wilt toevoegen, sleept u het veld van het deelvenster Lijst met velden naar de sectie waar u het veld wilt weergeven in het formulier of rapport.
-
Als u meerdere velden tegelijk wilt toevoegen, houdt u Ctrl ingedrukt en klikt u op de velden die u wilt toevoegen. Sleep de geselecteerde velden naar het formulier of rapport.
Wanneer u de velden op een sectie neerzet, wordt er voor elk veld een besturingselement voor een afhankelijk tekstvak gemaakt en wordt er automatisch een label naast elk veld geplaatst.
Zie de artikelen Een veld toevoegen aan een formulier of rapport, Een formulier maken in Access en Een eenvoudig rapport maken voor meer informatie over formulieren en rapporten.
Een veld toevoegen waarin documenten, bestanden of afbeeldingen worden opgeslagen
U kunt Access gebruiken om een veld toe te voegen met het gegevenstype Bijlage om een of meer documenten, bestanden of afbeeldingen op te slaan. U kunt een bijlageveld gebruiken om meerdere bestanden in één veld op te slaan. U kunt zelfs meer dan één type bestand in dat veld opslaan. U kunt bijvoorbeeld in een database met kandidaten voor werk een of meer cv's naast een foto toevoegen aan de record voor elke contactpersoon.
Een bijlageveld toevoegen aan een tabel
-
Klik in het navigatiedeelvenster met de rechtermuisknop op de tabel waaraan u het veld wilt toevoegen en klik vervolgens op Ontwerpweergave in het snelmenu.
De tabel wordt geopend in de ontwerpweergave.
-
Klik in de kolom Veldnaam op de eerste lege rij en typ een naam voor het nieuwe veld.
-
Klik op de aangrenzende cel in de kolom Gegevenstypeen selecteer bijlage in de lijst.
-
Als u uw wijzigingen wilt opslaan, klikt u op Opslaan op de werkbalk Snelle toegang.
Er wordt mogelijk een bericht weergegeven dat u de wijzigingen niet ongedaan kunt maken nadat u de tabel hebt opgeslagen. Dit betekent dat u het veld niet kunt converteren naar een ander gegevenstype, maar dat u het veld wel kunt verwijderen als u denkt dat u een fout hebt gemaakt.
-
Klik op Ja om de wijziging te bevestigen.
Nadat u het veld Bijlage aan de tabel hebt toegevoegd, kunt u het dialoogvenster Bijlagen gebruiken om documenten, bestanden of afbeeldingen toe te voegen aan een record.
Een bijlage toevoegen aan een veld
-
Dubbelklik in het navigatiedeelvenster op de tabel waaraan u de bijlage wilt toevoegen.
De tabel wordt geopend in de gegevensbladweergave.
-
Dubbelklik in de tabel op het bijlageveld.
Het dialoogvenster Bijlagen wordt geopend.
-
Klik op Toevoegen.
Het dialoogvenster Bestand kiezen wordt weergegeven.
-
Gebruik de lijst Zoeken in om naar het bestand of de bestanden te bladeren die u aan de record wilt toevoegen, selecteer het bestand of de bestanden en klik vervolgens op Openen.
U kunt meerdere bestanden van elk ondersteund gegevenstype selecteren.
-
Klik in het dialoogvenster Bijlagen op OK om de bestanden aan de tabel toe te voegen.
De bestanden worden toegevoegd aan het veld en het aantal dat de bijlagen aangeeft, wordt dienovereenkomstig verhoogd.
-
Herhaal deze stappen desgewenst om bestanden toe te voegen aan het huidige veld of aan andere velden in de tabel.
Zie het artikel Bestanden en afbeeldingen bijvoegen aan de records in uw database voor meer informatie over bijlagevelden.
De weergave van een veld wijzigen
U kunt aanpassen hoe een veld wordt weergegeven wanneer het wordt weergegeven. U kunt bijvoorbeeld weergave-indelingen instellen voor gebruik in uw database, zoals in formulieren en rapporten, of wanneer een tabel wordt geopend in de gegevensbladweergave. Als u een weergave-indeling wilt instellen, stelt u de eigenschap Format van een veld in. De eigenschap Format van het veld wordt vervolgens automatisch overgenomen door nieuwe formulieren en rapporten die u maakt.
De weergave-indeling instellen in de gegevensbladweergave
-
Dubbelklik in het navigatiedeelvenster op de tabel met het veld waarvan u de indeling wilt instellen.
De tabel wordt geopend in de gegevensbladweergave. -
Klik op het veld waarvan u de weergave-indeling wilt instellen.
-
Klik op het tabblad Velden in de groep Opmaak op de pijl in de vervolgkeuzelijst naast Opmaak en selecteer een opmaak.
Het veld wordt weergegeven met de nieuwe weergave-indeling.
De weergave-indeling instellen in de ontwerpweergave
-
Klik in het navigatiedeelvenster met de rechtermuisknop op de tabel met het veld waarvan u de weergave-indeling wilt wijzigen en klik vervolgens op Ontwerpweergave in het snelmenu.
De tabel wordt geopend in de ontwerpweergave.
-
Klik op het veld waarvan u de weergave-indeling wilt instellen.
-
Klik onder Veldeigenschappen op het tabblad Algemeen op het vak Opmaak .
-
Klik op de vervolgkeuzelijst en selecteer een weergave-indeling.
-
Als u uw wijzigingen wilt opslaan, klikt u op Opslaan op de werkbalk Snelle toegang.
