Uw gegevens beheren met Access of Excel

Opmerking:  We willen u graag zo snel mogelijk de meest recente Help-inhoud in uw eigen taal bieden. Deze pagina is automatisch vertaald en kan grammaticale fouten of onnauwkeurigheden bevatten. Wij hopen dat deze inhoud nuttig voor u is. Kunt u ons onder aan deze pagina laten weten of de informatie nuttig voor u was? Hier is het Engelstalige artikel ter referentie.

Microsoft Access en Microsoft Excel beschikken over de vele overeenkomsten, waardoor u moeilijk om te bepalen welk programma u moet gebruiken. Bijvoorbeeld kunnen beide programma's opslaan van grote hoeveelheden gegevens uitvoeren van krachtige query's en hulpprogramma's voor gegevensanalyse om te ordenen en die gegevens weergeven en uitvoeren van geavanceerde berekeningen die de gegevens die u nodig hebt.

Elk programma heeft echter wissen voordelen, afhankelijk van het type gegevens dat u beheert en wat u wilt doen met die gegevens. Bijvoorbeeld, als dit uw doel is te onderhouden van de integriteit van gegevens in een indeling die kan worden gebruikt door meerdere gebruikers, is toegang de beste keus, terwijl Excel is geschikter voor complexe numerieke gegevens die u wilt analyseren in diepteas.

In veel gevallen kunt u beide programma's, die gebruikmaakt van elk voor het doel waaraan het meest geschikt is. In het algemeen, Access is het beter voor het beheren van gegevens: u behouden ingedeeld, gemakkelijk te zoeken en beschikbaar naar meerdere gebruikers tegelijk kunnen helpen. Excel is gewoonlijk beter voor het analyseren van gegevens: ingewikkelde berekeningen uitvoeren, mogelijke resultaten te verkennen en hoge kwaliteit grafieken produceren. Als u toegang hebt gebruikt voor de opslag van uw gegevens en Excel om te analyseren, kunt u de voordelen van beide programma's toegang.

Voordat u welk programma moet worden gebruikt beslist, wilt u mogelijk de voordelen van elk programma vergelijken wordt uitgelegd wanneer u het beste Voer een of de andere en meer informatie over het werken met beide programma's om exact de gewenste resultaten te bereiken.

Opmerking: Alle Microsoft Office-suites Excel bevatten, maar niet alle-suites Access bevatten.

De voordelen van elk programma vergelijken

Het juiste programma kiezen is kritiek als u wilt openen en bijwerken van uw gegevens met zo snel en nauwkeurig. Als u wilt weten welk programma is het meest geschikt is voor de taken die u wilt uitvoeren, is het mogelijk handiger om te vergelijken van de voordelen dat elk programma met betrekking tot gegevensopslag, gegevensanalyse samenwerking voor meerdere gebruikers en beveiliging bieden heeft.

Plat versus relationele gegevens    Om te bepalen welk programma meest geschikt is voor uw gegevens opslaat, Stel uzelf de volgende vraag: de gegevens relationeel is al dan niet? Gegevens die efficiënt kan worden ondergebracht in één tabel of werkblad heet plat of niet-relationele gegevens. Bijvoorbeeld als u maken van een eenvoudige lijst met klanten, met slechts één persoon voor de adres- en contactgegevens voor elke klant wilt, mogelijk Excel een betere keuze. Als u opslaan van een meer complexe klantenlijst met facturering en verzendadressen voor elke klant of meerdere contactpersonen voor elke klant wilt, is Access echter de betere oplossing.

In een relationele database, moet u uw gegevens in meerdere tabellen indelen. In een goed ontworpen relationele database, wordt elke tabel vlakke en informatie over slechts één type gegevens bevat. Bijvoorbeeld als u een klantendatabase maakt, moeten de namen van de klanten worden opgeslagen in één tabel, terwijl deze klanten facturering en verzendadressen moeten worden opgeslagen in een aparte tabel. Het is verstandig opslaan van adressen afzonderlijk van namen, omdat elke klant meerdere adressen hebben kan en u kunnen meerdere adressen opgeven voor elke klant wilt zonder dat u moet de naam van de klant voor elk adres opnieuw in te voeren.

Lokale of externe gegevens    Access kunt u verbinding maken met gegevens uit allerlei soorten externe gegevensbronnen zodat u kunt, query weergeven, en die gegevens bewerken zonder deze te importeren. Access biedt bijvoorbeeld opdrachten verbinding maken met bestaande gegevens in een Microsoft SQL Server-database, een dBASE-bestand of een Outlook-map, samen met de vele andere gegevensbronnen. U kunt Excel gebruiken om te verbinden met een groot aantal gegevensbronnen, zoals Access, SQL Server en Analysis Services-databases, tekst en XML-bestanden en ODBC- en OLE DB-gegevensbronnen. U kunt de gegevens als u wilt wijzigen van de brongegevens via de gebruikersinterface van Excel echter niet bewerken.

Access en Excel bevatten opdrachten verbinding maken met gegevens in lijsten Windows SharePoint Services . Excel biedt echter alleen een alleen-lezenkoppeling naar SharePoint-lijsten; terwijl Access u kunt van gegevens lezen en schrijven naar SharePoint-lijsten.

Gegevensintegriteit versus flexibiliteit    Unieke id's te behouden de integriteit van uw gegevens en ze Zorg ervoor dat er geen twee rijen (of records) precies dezelfde gegevens bevatten. Unieke id's bieden ook de snelste manier om gegevens ophalen wanneer u op zoeken of sorteer uw gegevens. In Access, kunt u het gegevenstype AutoNummering gebruiken om automatisch te genereren een unieke id voor elke record. U kunt vervolgens deze id's gebruiken om te koppelen van records in één tabel aan een of meer records in een andere tabel.

De structuur die wordt toegepast op uw gegevens kunt behouden van gegevensintegriteit. Access kan alleen nieuwe records in één tabel hebt een bestaande overeenkomstige waarde in een andere tabel, zodat u kunt geen "zwevend" records maken. Zoals zou u niet willen order hebben die geen klantgegevens bevat. Access kunt vereisen dat elke nieuwe record in de tabel Orders een overeenkomstige klantwaarde in de tabel Customers heeft. Dit vereist overeenkomst van waarden heet referentiële integriteit.

U kunt ook uw eigen beperkingen en regels om verder te gegevens correct zijn ingevoerd opleggen. Excel, kunt u gegevens invoeren in een meer vrije vorm-manier, maar omdat Excel biedt geen ondersteuning voor relationele gegevens, kan deze referentiële integriteit ondersteunen. U kunt echter de opdracht Gegevensvalidatie gebruiken om te bepalen van de invoer van gegevens in Excel.

Query's uitvoeren    Als u vaak uw gegevens weergeven in een aantal verschillende manieren, afhankelijk van het wijzigen van de voorwaarden of gebeurtenissen, wellicht Access een betere keuze voor het opslaan en werken met uw gegevens. Access kunt u query's taal SQL (Structured Query) gebruiken om op te halen snel alleen de rijen en kolommen met gegevens die u wilt, of de gegevens in één tabel of een groot aantal tabellen voorkomt. U kunt ook expressies in query's gebruiken om te maken van berekende velden. Een expressie gebruiken in Access is vergelijkbaar met het proces van het gebruik van formules in Excel om waarden te berekenen. U kunt ook een Access-query gebruiken om gegevens te vatten en te presenteren samengestelde waarden, zoals totalen, gemiddelden en telt.

Modeling    Klik in Excel kunt u wat-als-analyse hulpmiddelen voor het resultaat van een werkbladmodel voorspellen. Wat-als-analyse kunt u verschillende scenario's op uw gegevens, zoals de beste en slechtste hoofdletters/kleine letters scenario's uitvoeren en de resulterende gegevens verschillende scenario's in een overzichtsrapport vergelijken. Geen vergelijkbare functie is beschikbaar in Access.

Pivoting en grafieken    In beide programma's, kunt u draaitabelrapporten en draaitabelgrafieken maken. Excel biedt echter geavanceerdere draaitabel rapporteren en grafiekfuncties dan gebeurt in Access. Als u van plan bent om te maken van de uitgebreide draaitabelrapporten of bieden regelmatig professionele grafieken, moet u de draaitabel rapportage of draaitabel maken van grafieken in Excel in plaats van dezelfde functies in Access gebruiken.

Access en Excel kan worden gebruikt in samenwerkingscultuur omgevingen, zoals Windows SharePoint Services en netwerkbestandsshares, maar er verschillen in de manier waarop die de gegevens kunnen worden geopend door meerdere gebruikers.

Meerdere gebruikerstoegang tot gegevens    Klik onder normale bewerking kunt Access meerdere gebruikers één database tegelijk; openen Dit werkt ook omdat Access vergrendelen als u alleen de gegevens die wordt bewerkt. Hierdoor kunnen andere gebruikers verschillende records zonder conflicten bewerken. In Excel, kunt u een werkmap delen met andere gebruikers, maar de functies voor samenwerking voor meerdere gebruikers aanbevolen wanneer gebruikers bezig bent met de gegevens in die werkmap op verschillende momenten in plaats van tegelijk. In feite gebruikers van een Access-database op een set gegevenssamen te werken en gebruikers van een Excel-werkmap samenwerken aan een document.

Met Windows SharePoint Services voor samenwerking    Beide programma's integreren met technologieën van Microsoft Windows SharePoint Services, zoals SharePoint-lijsten en documentbibliotheken.

Access biedt een aantal verschillende manieren om samen te werken met meerdere gebruikers op een SharePoint-site. Bijvoorbeeld: u kunt uploaden van een volledige database naar de documentbibliotheek van een Windows SharePoint Services, formulieren en rapporten die beschikbaar zijn als Windows SharePoint Services-weergaven maken en koppelen van een database met gegevens die is opgeslagen in SharePoint-lijsten.

Excel biedt slechts één manier om samen te werken met meerdere gebruikers op een SharePoint-Services-site. U kunt een werkmap uploaden naar Windows SharePoint Services-documentbibliotheken, waar individuele gebruikers de werkmap te wijzigen raadplegen kunnen, voorkomen dat andere gebruikers de werkmap op hetzelfde moment wijzigen. Gebruikers kunnen een werkmap bewerken zonder het uitchecken van de documentbibliotheek, zodat ze met andere gebruikers om te voorkomen gegevensconflicten moeten coördineren.

Behulp van Netwerkmappen voor samenwerking    Als u een Access-database in een gedeelde netwerkmap opslaat, kunnen meerdere gebruikers open de database en werk tegelijkertijd samen met de gegevens. Afzonderlijke records worden vergrendeld wanneer een gebruiker deze bewerkt. Als u een Excel-werkmap in een gedeelde netwerkmap opslaat, kan slechts één gebruiker de werkmap tegelijkertijd bewerken. Voor weergavedoeleinden, kunnen meerdere gebruikers de werkmap openen terwijl een andere gebruiker bewerkt, maar die gebruikers geen wijzigingen met de gegevens aanbrengen kunnen totdat de gebruiker van wie de werkmap bewerken sluit.

Beide programma's bieden vergelijkbare functies, wachtwoorden en versleuteling, die u kunt verlies van gegevens voorkomen en uw gegevens beschermen tegen ongeoorloofde toegang. Er zijn echter ook enkele verschillen tussen Access en Excel in hoe beveiliging op gebruikersniveau gegevens beveiliging werkt.

Preventie van gegevensverlies    In Access, wordt uw werk continu opgeslagen zodat in het geval van een onverwachte fout opgetreden, u bent waarschijnlijk veel werk kwijtraakt (indien aanwezig). Echter omdat Access wordt uw werk continu worden opgeslagen, is het ook mogelijk te Breng wijzigingen aan die u later besluit dat u niet wilde om door te voeren. Om ervoor te zorgen dat u uw database kunt terugzetten naar de gewenste manier, moet u een back-up van het databasebestand op een geplande die aan uw wensen voldoet. U kunt een volledige database terugzetten uit een back-up of u kunt terugzetten alleen de tabel of ander databaseobject die u nodig hebt. Als u het hulpprogramma voor een back-up van een bestand systeem gebruikt, kunt u ook een kopie van een database uit een back-up systeem bestand gebruiken om uw gegevens te herstellen. Klik in Excel kunt u AutoHerstel-gegevens op gezette opslaan terwijl u uw gegevens bijwerkt.

Beveiliging op gebruikersniveau gegevensbescherming    Klik in Excel kunt u kritieke of persoonlijke gegevens verwijderen uit weergave door kolommen en rijen met gegevens te verbergen en vervolgens het hele werkblad om te bepalen van de gebruikerstoegang tot de verborgen gegevens beveiligen. Naast het beveiligen van een werkblad en de elementen ervan, kunt u ook vergrendelen en ontgrendelen van cellen in een werkblad waarnaar u wilt voorkomen dat andere gebruikers per ongeluk wijzigen van belangrijke gegevens.

Beveiliging op gebruikersniveau bestand    U kunt op het bestandsniveau van versleuteling in beide programma's gebruiken om te voorkomen dat ongeautoriseerde gebruikers kunnen de gegevens zien. U kunt ook vereisen dat een wachtwoord worden ingevoerd om een databasebestand of de werkmap te openen. Bovendien kunt u een databasebestand of werkmap beveiligen met behulp van een digitale handtekening.

Beperkte toegang tot gegevens    Klik in Excel kunt u machtigingen op basis van een gebruiker toegang krijgen tot de gegevens of alleen-lezen rechten die voorkomen dat anderen wijzigingen aanbrengen met de gegevens die ze toegang tot hebben instellen. Access biedt geen beveiligingsfuncties op gebruikersniveau, maar Access biedt ondersteuning voor de gebruiker beveiligingsmodel van een database-server die deze verbinding maakt. Als u een koppeling naar een SharePoint-lijst, heeds Access bijvoorbeeld de machtigingen van de gebruiker voor de SharePoint-lijst. Als u voorkomen dat onbevoegden afmelden bij de Access-gegevens wilt, kunt u uw database versleutelen met een wachtwoord instellen. Zelfs als ze toegang toe met behulp van een ander programma, zoals Excel, moeten gebruikers het wachtwoord om te lezen van gegevens uit de database, invoeren.

Zie voor meer informatie over het beveiligen van uw gegevens, een Access 2007-database beveiligen en beveiliging en beveiliging in Excel.

Access gebruiken

In het zeer algemeen is Access de beste keuze wanneer u te houden en gegevens regelmatig hoeft, en vervolgens weer te geven, exporteren of subsets van die gegevens afdrukken. Access-formulieren biedt een handiger interface dan een Excel-werkblad voor het werken met uw gegevens. U kunt toegang tot veelgebruikte acties automatiseren en Access-rapporten kunnen u gegevens in een formulier afgedrukte of elektronische samenvatten. Access biedt meer structuur voor uw gegevens; u kunt bijvoorbeeld bepalen welke typen gegevens kunnen worden ingevoerd, wat waarden kan worden opgenomen en kunt u opgeven hoe gegevens in één tabel zijn gerelateerd aan gegevens in andere tabellen. Deze structuur kunt u ervoor zorgen dat alleen de juiste typen gegevens worden ingevoerd.

Gegevens in Access worden opgeslagen in tabellen die er veel hetzelfde als werkbladen uitzien, maar Access-tabellen zijn ontworpen voor complexe query's uitvoeren ten opzichte van de gegevens die zijn opgeslagen in andere tabellen.

Gebruik Access in de volgende gevallen:

  • Groot aantal personen die werken in de database anticiperen en u krachtige opties die veilig updates voor uw gegevens, zoals record recordvergrendeling en conflictoplossing resolutie verwerken wilt gebruiken.

  • Verwacht dat u meer tabellen toevoegen aan een gegevensset met een plat of niet-relationele tabel is afkomstig uit.

  • U wilt complexe query's uitvoeren.

  • Wilt u diverse rapporten of adresetiketten produceren.

  • Contactpersonen beheren    U kunt uw contactpersonen en e-mailadressen, beheren en vervolgens rapporten maken in Access of gegevens met Microsoft Office Word standaardbrieven, enveloppen of etiketten afdrukken samenvoegen.

  • Voorraden en activa bijhouden    U kunt een inventaris maken van items in uw huis of bedrijf en foto's of andere gerelateerde documenten samen met de gegevens opslaan.

  • Volgorde bijhouden    U kunt informatie over producten, klanten en orders invoeren en vervolgens rapporten maken die per werknemer, regio, tijdsperiode of enig ander criterium aangeven omzet.

  • Taak bijhouden    U kunt taken bijhouden die voor een groep personen en voert u nieuwe taken op hetzelfde moment die anderen hun bestaande taken uit dezelfde database wilt bijwerken.

  • Leningen bibliotheken ordenen    Access kunt u gegevens over uw boeken en cd's opslaan en bijhouden van wie u ze hebt uitgeleend.

  • Plannen van een gebeurtenis    U kunt informatie over de gebeurtenis datums, locaties en deelnemers invoeren en planningen of samenvattingen over de gebeurtenissen afdrukken.

  • Voeding bijhouden    Recepten bijhouden van, en meld u aan Light en oefenen activiteiten.

Excel gebruiken

Als een spreadsheetprogramma, kan Excel grote hoeveelheden gegevens opslaan in werkmappen met een of meer werkbladen. Excel is echter in plaats van fungeren als een database management system, zoals Access geoptimaliseerd voor gegevensanalyse en berekening. U kunt dit flexibele programma modellen voor het analyseren van gegevens maken, het schrijven van eenvoudige en complexe formules voor de berekening uitgevoerd op die gegevens, pivot de gegevens een manier die u wilt, en het presenteren van gegevens in tal van professioneel uitziende grafieken.

Gebruik Excel in de volgende gevallen:

  • Vereist een platte of niet-relationele weergave van uw gegevens in plaats van een relationele database die gebruikmaakt van meerdere tabellen, en wanneer uw gegevens voornamelijk numerieke is.

  • Vaak berekeningen en statistische vergelijkingen uitvoeren op uw gegevens.

  • Wilt u draaitabelrapporten gebruiken hiërarchische gegevens weergeven in een compacte en flexibele indeling.

  • Grafieken regelmatig maken en gebruiken van de nieuwe grafieken gebruiken die beschikbaar in Excel zijn wilt plannen.

  • Uw gegevens met behulp van voorwaardelijke opmaak pictogrammen, gegevensbalken, benadrukken en de tekstkleur schaal wilt.

  • Wilt u geavanceerde wat-als-analyses uitvoeren op uw gegevens, bijvoorbeeld via statistische, technische of regressieanalyse.

  • Wilt u bijhouden van items in een eenvoudige lijst, geldt voor eigen gebruik of voor beperkte samenwerkingsdoeleinden.

  • Accounting    U kunt de krachtige berekeningsfuncties van Excel in vele boekhoudoverzichten, bijvoorbeeld een cashflowoverzicht, inkomensoverzicht, of winst-en verliesrekening.

  • Budgettering    Of uw behoeften nu persoonlijk of zakelijk gerelateerd, u kunt elk gewenst type budget maken in Excel, zoals een marketingbudgetplan, een Evenementenbudget of een pensioenbudget.

  • Facturering en verkopen    Excel is tevens handig voor het beheren van facturerings- en verkoopgegevens gegevens en kunt u eenvoudig maken de formulieren die u nodig hebt, bijvoorbeeld verkoopfacturen, pakbonnen of inkooporders.

  • Rapportage    U kunt verschillende typen rapporten maken in Excel die uw gegevensanalyse aangeven of uw gegevens samenvatten, bijvoorbeeld rapporten waarin projectprestaties, prognosegegevens, gegevens of actuele variantiegegevens samenvatten.

  • Planning    Excel is een prima hulpmiddel voor het maken van professionele planningen of nuttige planners, zoals een wekelijks klassenschema, een marketingactiviteit onderzoek-abonnement, een jaaraangifte voor de belasting-abonnement of planners die u helpen bij plannen wekelijkse maaltijden, partijen of vakanties.

  • Bijhouden    U kunt Excel gebruiken om gegevens in een urenstaat of de lijst bij te houden, bijvoorbeeld een urenstaat voor het bijhouden van werk of een voorraadlijst dat apparatuur bijhoudt.

  • Agenda's gebruiken    Vanwege de aard rasterachtige Excel maakt maken van agenda, bijvoorbeeld een academische kalender om activiteiten bij te houden tijdens het jaar voor school of de agenda van een fiscaal jaar voor het bijhouden van zakelijke evenementen en mijlpalen.

Zie voor handige Excel-sjablonen in een van deze categorieën, sjablonen voor Excel op Microsoft Office Online.

Access en Excel samen gebruiken

Er zijn situaties mogelijk dat u wilt profiteren van de voordelen met beide programma's om te bieden. Zoals u een werkblad in Excel kunt u berekenen en analyseren van gegevens hebt gemaakt, maar het werkblad is te groot is en complexe geworden en vele andere gebruikers moeten toegang hebben tot de gegevens. Mogelijk wilt u nu importeren of koppelen van het werkblad in Access en deze gebruiken als een database in plaats van ermee te werken in Excel. Of misschien u gegevens hebt in een Access-database waarvoor u wilt maken van sommige gedetailleerde Excel-draaitabelrapporten en professioneel uitziende grafieken voor Excel.

Ongeacht welk programma u eerst gebruikt, kunt u altijd de gegevens overbrengen van het ene programma naar de andere, waar u kunt doorgaan om hiermee te werken. Met of zonder een gegevensverbinding, kunt u gegevens overbrengen naar Access vanuit Excel (en omgekeerd) te kopiëren, importeren of exporteren.

Zie gegevens uit Excel naar Access verplaatsenvoor meer informatie over hoe u gegevens uitwisselen tussen beide programma's.

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×