Uw Excel 2016-gegevensbron voorbereiden voor Afdruk samenvoegen in Word

Uw Excel 2016-gegevensbron voorbereiden voor Afdruk samenvoegen in Word

U hebt een lijst gemaakt met contactpersonen en andere gegevens die u wilt gebruiken voor Afdruk samenvoegen in Word. Als uw gegevensbron een bestaande Excel-spreadsheet is, dan hoeft u alleen maar de gegevens voor Afdruk samenvoegen voor te bereiden. Maar als uw gegevensbron een door tabs gescheiden (.txt) of een door komma's gescheiden (.csv) bestand is, dient u eerst de gegevens in Excel te importeren om ze vervolgens voor Afdruk samenvoegen voor te breiden.

Opmerking: In een eerdere versie van Excel hebt u mogelijk gebruikgemaakt van DDE (Dynamic Data Exchange) in combinatie met de stapsgewijze wizard Afdruk samenvoegen in Word. In Excel wordt DDE niet meer ondersteund. Als u deze functie graag in de volgende versie van Excel ziet, laat het ons dan weten in de Excel Suggestion Box.

Stap 1: uw gegevensbron instellen in Excel

Als u al een Excel-spreadsheet gebruikt als gegevensbron voor Afdruk samenvoegen in Word, dan gaat u naar stap 2 in dit onderwerp. Als de gegevensbron bijvoorbeeld een TXT- of een CSV-bestand is met Gmail-contactpersonen, gebruik dan de wizard Tekst importeren voor het instellen van uw gegevens in Excel.

  1. Open Excel.

  2. Kies op het tabblad Gegevens de opties Externe gegevens ophalen > Uit tekstbestand.

    De optie Uit tekstbestand is gemarkeerd op het tabblad Gegevens.

  3. Kies het gewenste TXT- of CSV-bestand en kies vervolgens Importeren.

  4. Kies in de wizard Tekst importeren in het deelvenster Oorspronkelijk gegevenstype de optie Gescheiden.

    Excel - Externe gegevens uit tekst ophalen, wizard Tekst importeren, stap 1 van 3

  5. Schakel het selectievakje De gegevens bevatten kopteksten boven het deelvenster Voorbeeld in als het bestand dat u wilt importeren kopteksten bevat, en kies vervolgens Volgende.

  6. Schakel in het deelvenster Scheidingstekens het selectievakje in dat overeenkomt met het soort scheidingsteken (bijvoorbeeld een tab of een komma) die in uw gegevens wordt gebruikt. Kies vervolgens Volgende.

    De opties voor scheidingstekens zijn gemarkeerd in de wizard Tekst importeren.

    Tip: Het deelvenster Voorbeeld van gegevens toont hoe de resultaten eruit zullen komen te zien in een tabel.

  7. Kies onder Voorbeeld van gegevens de kolom met postcodes en kies onder Gegevenstype per kolom de optie Tekst.

    De optie Tekst voor de opmaak van kolomgegevens is gemarkeerd in de wizard Tekst importeren.

    Opmerking: Elke keer wanneer u een gegevensindeling (algemeen, tekst of gegevens) toepast op een kolom, verschijnt de naam van de indeling in de tabelkop voor die kolom.

  8. Herhaal stap 7 als dat nodig is. Kies hierbij de kolom die u wilt wijzigen en de gegevensindeling die u wilt toepassen.

  9. Kies Finish.

  10. Accepteer in het dialoogvenster Gegevens importeren de standaardinstelling voor Bestaand werkblad en het celadres en kies vervolgens OK.

    Kies in het dialoogvenster Gegevens importeren de optie waarmee de gegevens in een bestaand werkblad worden geplaatst (de standaardinstelling), of de optie voor een nieuw werkblad

    Let op: In het dialoogvenster Gegevens importeren wordt bij het celadres de momenteel geselecteerde cel weergegeven. De gegevensimport begint met het genoemde celadres.

  11. Sla uw spreadsheet op onder een nieuwe bestandsnaam.

Als u een TXT- of CSV-bestand hebt geïmporteerd, gaat u naar stap 2.

Stap 2: De gegevensbron voorbereiden.

Zorg er in de Excel-gegevensbron die u gebruikt voor een adressenlijst in een Word-samenvoeging voor dat u kolommen en numerieke gegevens op de juiste manier opmaakt. Maak een kolom op met nummers van een bepaalde categorie, bijvoorbeeld valuta.

Als u percentage als een categorie kiest, houd er dan rekening mee dat door de percentagenotatie de celwaarde met honderd wordt vermenigvuldigd. Maak een kolom met percentages op als tekst als u die vermenigvuldigingsfactor wilt vermijden. Een kolom met postcodes dient ook te worden opgemaakt als tekst om de gegevens tijdens Afdruk samenvoegen te behouden. Voorloopnullen, bijvoorbeeld in 00399, in codes worden tijdens Afdruk samenvoegen afgekapt als ze niet als tekst worden opgemaakt.

  1. Open de Excel-gegevensbron en kies de kolom met de postcodes.

  2. Kies op het tabblad Start in de groep Nummer de keuzepijl Getalnotatie (Algemeen) en kies vervolgens een optie in de lijst.

    Kies in Excel op het tabblad Start in de groep Nummer de pijl omlaag in het vak Algemeen. Hiermee kiest u de nummeropmaak die zal worden toegepast.

Zorg dat u het juiste symbool voor of na een samenvoegveld toevoegt. Hier ziet u hoe valuta- en percentagewaarden eruitzien als u de symbolen vergeet.

Document met resultaten van Afdruk samenvoegen met de tekst: 'uw bijdrage van 50,00' en 'een aanbieding met 20 korting’.

Als u de symbolen opneemt, hebben de getallen een zinvolle betekenis.

Document met resultaten van Afdruk samenvoegen met de tekst: 'uw bijdrage van $50,00' en 'een aanbieding met 20% korting’.

In uw document voor Afdruk samenvoegen voegt u de symbolen voor of na de samenvoegvelden als volgt toe:

Voorbeelddocument voor Afdruk samenvoegen waar een veld Donatie vooraf wordt gegaan door een dollarteken en een veld Percentage wordt gevolgd door een percentageteken.

Zie ook

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×