Uw agenda beheren met de sjabloon Calendar Insights voor Excel 2016

In Excel 2016 kunt u de sjabloon Calendar Insights gebruiken om uitgebreide, beter gefundeerde en aanpasbare informatie over uw agenda te krijgen. De sjabloon laat zien hoeveel tijd u doorbrengt met vergaderen, met wie u het vaakst afspreekt (en wie u negeert), welk deel van de dag u meestal met personen afspreekt en nog veel meer.

Met de sjabloon Calendar Insights kunt u uw agenda gebruiken als dashboard en daarmee gedetailleerde informatie ophalen over specifieke perioden of soorten vergaderingen waarin u geïnteresseerd bent. U kunt de sjabloon Calendar Insights gebruiken om uw vergaderingen, vrije tijd en uw leven beter in te delen. Laten we aan de slag gaan.

De sjabloon Calendar Insights gebruiken

Om de sjabloon Calendar Insights te gebruiken, hebt u Excel 2016 of hoger of een abonnement op Office 365 nodig. Voor toegang tot uw agenda met de sjabloon moet u een actief account op een Exchange-server of op Exchange Online hebben als onderdeel van uw Office 365-abonnement.

De sjabloon Calendar Insights openen

U opent de sjabloon Calendar Insights door in Excel Nieuw > Calendar Insights te selecteren.

Als u de sjabloon niet ziet, gebruikt u het zoekvak en typt u calendar insights. Vervolgens selecteert u de vergrootglasknop om de zoekactie te starten (of drukt u op de Enter-toets). De sjabloon Calendar Insights wordt weergegeven.

Zodra de sjabloon is geopend, ziet u het eerste werkmaptabblad, met de naam Start. Selecteer de knop Let's Get Started om te beginnen.

Sjabloon Calendar Insights

Het tabblad Import Your Calendar is geselecteerd met stappen over hoe u verbinding kunt maken met de Exchange-server en hoe u uw agenda kunt importeren.

Uw agenda importeren

Als u de knop Sign in selecteert, wordt een dialoogvenster geopend waarin u uw e-mailadres en wachtwoord kunt invoeren, zodat Excel verbinding kan maken met uw Exchange-server en uw agendagegevens in de werkmap kan laden. Het proces kan enkele minuten duren, afhankelijk van hoeveel vergaderingen Excel moet downloaden.

Exchange-referenties

Vervolgens wordt het werkblad Meeting Insights weergegeven en wordt een ingevuld dashboard weergegeven met een gedetailleerde analyse op basis van uw agenda.

Ingevuld blad Meeting Insights

De werkmap Calendar Insights opslaan met uw gegevens

U kunt dit nu opslaan als een werkmap met macro's, zodat u de gegevens kunt bijwerken wanneer u maar wilt. Ga als volgt te werk om de werkmap op te slaan:

  1. Selecteer Bestand > Opslaan als, selecteer een doel en kies Excel-werkmap met macro's in de vervolgkeuzelijst Opslaan als.

    Opslaan als Werkblad met ingeschakelde macro's

    Door de werkmap op te slaan als een werkmap met macro's, zorgt u ervoor dat alle grafieken automatisch worden bijgewerkt telkens wanneer u de knop Refresh Insights op het werkblad Meeting Insights selecteert.

  2. Wanneer u de meest recente gegevens uit uw agenda wilt zien, opent u de werkmap en selecteert u de knop Refresh Insights onder aan het werkblad Meeting Insights.

Inzichten over uw agenda verkrijgen met behulp van het werkblad Meeting Insights

Als u het werkblad Meeting Insights selecteert, ziet u een dashboard dat allerlei interessante inzichten over uw agendagegevens bevat. In de volgende afbeelding wordt het werkblad weergegeven en onder de afbeelding ziet u een beschrijving van elk genummerd gedeelte.

Gebieden van Calendar Insights
  1. Slicer Antwoord op vergaderverzoek

  2. Tijdlijn voor het selecteren van de te analyseren periode; alle grafieken weerspiegelen de geselecteerde tijdlijn

  3. Overzicht van de verzamelde gegevens

  4. Kolomdiagram (draaigrafiek) van uw Tijd besteed aan vergaderingen per maand en jaar

  5. Kolomdiagram (draaigrafiek) van uw Vergaderingen per dag per maand en jaar

  6. Kolomdiagram (draaigrafiek) van uw Vergaderingen elk uur per uur van de dag

  7. Staafdiagram (draaigrafiek) van de Personen met wie ik (u) het vaakst heb afgesproken

  8. Cirkeldiagram (draaigrafiek) van uw Antwoorden op uitnodigingen voor vergaderingen, met het aantal vergaderingen waaraan u hebt deelgenomen, waarop u niet hebt gereageerd of die voorlopig waren

  9. Cirkeldiagram (draaigrafiek) van het aantal vergaderingen dat u hebt georganiseerd of waaraan u hebt deelgenomen

Filterbesturingselementen

Er zijn twee filterbesturingselementen in het werkblad Meeting Insights die overeenkomen met de cijfers 1 en 2 in de vorige afbeelding:

  1. Met de slicer Select response kunt u elke combinatie van antwoorden op vergaderverzoeken selecteren (gebruik Ctrl+klikken of Shift+klikken om meerdere items te selecteren), waarmee alle grafieken in het werkblad worden gefilterd:

    • I organized it

    • I confirmed it

    • I tentatively attended

    • I ignored it

    De slicer bevat de antwoorden I confirmed it en I organized it als geselecteerde opties wanneer u het werkblad laadt.

    Tip: U kunt in de slicer de knop I ignored it selecteren. Daardoor kunt u in Grafiek 6 zien in welke periode van de dag u meestal uitnodigingen voor vergaderingen negeert en kunt u in Grafiek 7 zien wie de vergaderingen die u hebt genegeerd, wel heeft bezocht.

    Hier vindt u meer informatie over slicers in Excel.

  2. Met de Tijdlijn-slicer (deze heet Select a time period for analysis) kunt u op het werkblad grafieken filteren op basis van een bepaalde periode. In de rechterbovenhoek van de slicer ziet u een vervolgkeuzelijst waarin u kunt aangeven of de periode moet worden geselecteerd in jaren, kwartalen, maanden of dagen.

    tijdfilter

    Hier vindt u meer informatie over tijdlijnen in Excel.

De sjabloon Calendar Insights aanpassen

De sjabloon Calendar Insights gebruikt Data Analysis Expressions (DAX) voor het meten van het percentage van de tijd besteed aan vergaderingen (vergeleken met de totale werktijd). De resultaten worden weergegeven op het werkblad Meeting Insights in de grafieken die worden aangegeven met 3 en 4.

In de berekeningen wordt uitgegaan van een werkdag van 8 uur en een werkweek van 5 dagen. Bovendien worden vergaderingen die langer dan 4 uur duren uitgesloten om de afwijking in de berekening te verkleinen die het resultaat is van lange gebeurtenissen in de agenda.

U kunt de sjabloon aanpassen aan uw specifieke werkgewoonten, die van invloed zijn op het berekenen van de tijd die wordt besteed aan vergaderen, door de volgende stappen uit te voeren:

  1. Klik met de rechtermuisknop op de tab van een werkblad en selecteer Zichtbaar maken... in het menu dat wordt weergegeven.

    werkblad zichtbaar maken
  2. Selecteer het werkblad Parameters in het venster Zichtbaar maken en selecteer OK.

    Selecties zichtbaar maken
  3. Alleen verborgen werkbladen worden weergegeven in het venster Zichtbaar maken. Selecteer het werkblad Parameters en pas de waarden in de tabel aan om uw werkpatroon aan te geven.

    werkpatronen aanpassen in het werkblad Parameters

    De volgende waarden kunnen worden gewijzigd:

    • Hours of work per day

      U kunt deze parameter wijzigen in een waarde van 1 tot en met 24. Als u bijvoorbeeld een parttimebaan hebt en elke dag werkt, kunt u deze parameter instellen op 4.

    • Days of work per week

      U kunt deze parameter wijzigen in een waarde van 1 tot en met 7. Als u bijvoorbeeld een parttimebaan hebt en slechts twee dagen per week werkt, kunt u deze parameter instellen op 2. En als u elke dag van de week werkt, stelt u deze parameter in op 7 om al uw vergaderingen in het weekend beter aan te geven.

    • Ignore long meetings (hours)

      Als u vergaderingen van langer dan 4 uur hebt die u wilt opnemen in berekeningen, kunt u deze parameter een hogere waarde geven. Als u bijvoorbeeld vaak deelneemt aan trainingen van 8 uur en deze in uw gegevens wilt opnemen, stelt u deze parameter in op 8 om alleen vergaderingen te filteren die langer dan 8 uur duren.

  4. Als u een van de waarden in het werkblad Parameters bewerkt, moet u de werkmap vernieuwen door Gegevens > Alles vernieuwen te selecteren, waarna de nieuwe waarden doorgevoerd worden.

Doe meer met de sjabloon Calendar Insights

De vorige secties bieden uitstekende mogelijkheden om te visualiseren hoe u uw vergadertijd besteedt en om interessante feiten te weten te komen over hoe u uw vergaderingen regelt (of hoe uw planning door uw vergaderingen worden geregeld). Maar er zijn meer dingen die u kunt doen met de werkmap Calendar Insights, zoals in de volgende secties wordt beschreven.

Kan ik ook details van specifieke vergaderingen zien?

Als u meer details over uw vergaderingen wilt zien, kunt u de gegevens voor elke afzonderlijke vergadering weergeven. Klik met de rechtermuisknop op de tab van een werkblad, selecteer Zichtbaar maken... en selecteer het werkblad Meetings Data.

Blad Meetings Data

In het werkblad Meetings Data kunt u al uw vergaderingen weergeven en de gegevens filteren om in te zoomen op specifieke vergaderingen. Een voorbeeld waarbij dit handig is, is te starten in het werkblad Meeting Insights en te zoeken naar uitschieters (dat wil zeggen: vergaderingen die ongebruikelijk zijn of buiten de normale routine vallen, zoals een toename van vergaderingen in februari 2015), om vervolgens te zoeken naar de relevante vergaderingen in het werkblad Meetings Data.

Kan ik deze werkmap delen?

Nadat Excel agendagegevens in uw werkmap Calendar Insights heeft geladen, worden uw vergadergegevens opgeslagen in het gegevensmodel van de werkmap en tevens in het verborgen werkblad Meetings Data.

Uw referenties worden niet opgeslagen in de werkmap. Als u dus de werkmap met een collega deelt en zij de knop Refresh Insights selecteert om de werkmap bij te werken, wordt haar gevraagd haar referenties in te voeren en worden uw vergadergegevens verwijderd als onderdeel van het vernieuwen van de werkmap (uw gegevens worden dan vervangen door die van uw collega).

Als u de werkmap wilt terugzetten in de oorspronkelijke toestand en uw vergadergegevens wilt verwijderen, drukt u op Ctrl+R en slaat u de werkmap op als XSLM- of XTLM-bestand.

Waar vind ik meer informatie?

Het doel van deze werkmap is, naast het verkrijgen van meer inzicht in uw agenda, u de mogelijkheden te laten zien van Excel en de ingebouwde functies voor Gegevensanalyse. Er is een lijst met handige koppelingen op het werkblad Meer informatie. Elk daarvan is een koppeling naar technische bronnen die u helpen aan de slag te gaan met de functies die in deze sjabloon worden gebruikt.

Werkblad Learn More

Hoe kan ik zelf een soortgelijke werkmap maken?

Werkmappen zoals deze kunt u maken met behulp van de ingebouwde functies voor gegevensanalyse in Excel 2016.

Om verbinding te kunnen maken met de Exchange-server, uw agenda op te halen en de gegevens gereed te maken voor analyse, maakt deze sjabloon gebruik van Power Query-technologie die geïntegreerd is in Excel 2016 en beschikbaar is via het Gegevens-lint in het gedeelte Ophalen en transformeren. Meer informatie over Ophalen en transformeren.

U kunt uw agenda vanuit een nieuwe werkmap importeren door op het lint Gegevens > Nieuwe query > Uit andere bronnen > Uit Microsoft Exchange te selecteren.

Gegevens ophalen uit Exchange
Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×