Unieke document-id's inschakelen en configureren

Opmerking: We willen u graag zo snel mogelijk de meest recente Help-inhoud in uw eigen taal bieden. Deze pagina is automatisch vertaald en kan grammaticale fouten of onnauwkeurigheden bevatten. Wij hopen dat deze inhoud nuttig voor u is. Kunt u ons onder aan deze pagina laten weten of de informatie nuttig voor u was? Hier is het Engelstalige artikel ter referentie.

Document-id's kunnen helpen bij het document of record management. Schakel de Document-ID-service voor op een site aan een Document-ID toevoegen aan elk bestand op de site.

In dit artikel

Overzicht

Verplaatsen van bestanden met een Document-ID

Document-id's activeren, inschakelen en configureren

De functie Document-id voor de siteverzameling activeren

Het gebruik van document-id's in een siteverzameling inschakelen en configureren

Overzicht

Document-id's helpen u met het beheer van uw documenten. Ze vormen een gemakkelijke manier om items ongeacht hun locatie te traceren. Als een juridisch document bijvoorbeeld wordt verplaatst van een documentbibliotheek op een site naar een documentbibliotheek op een andere site, kunt u het contract gemakkelijk vinden op basis van de document-id. Document-id's worden automatisch toegewezen aan geüploade documenten en deze id's volgen de items gedurende de volledige levenscyclus van de documenten. U kunt document-id's ook toewijzen aan documentensets.

Item traceren met document-id's

Wanneer u de document-id-service voor het eerst inschakelt, worden aan nieuwe documenten in de siteverzameling automatisch nieuwe id's toegewezen. Er wordt een timertaak gepland waarmee id's worden toegewezen aan documenten die zich al in de siteverzameling bevinden.

Wanneer de service is ingeschakeld, wordt tevens automatisch een nieuwe kolom toegevoegd aan de inhoudstypen Document en Documentenset. In de kolom Document-id wordt de id weergegeven die aan een item is toegewezen.

Voordat u de functie Document-ID in uw inhoudsbeheersysteem, moet u deze eerst inschakelen voor elke siteverzameling die uw documenten zich bevinden in.

Verplaatsen van bestanden met een Document-ID

De Document-ID wordt normaal in SharePoint Online verplaatst met het bestand. Wanneer de doelsite niet de Document-id-service is ingeschakeld, heeft het document niet langer echter een Document-ID.

Voor SharePoint Server is de enige manier om te bewaren van een Document-ID binnen sites naar de Site-inhoud en structuur administratieve pagina op Site-instellingen gebruiken bij het verplaatsen van documenten.

Voor meer informatie over Site-inhoud en structuur, raadpleegt u werken met site-inhoud en structuur.

Kopiëren van bestanden met een Document-ID

Wanneer een kopie van een bestand is gemaakt, wordt een nieuwe Document-ID gemaakt voor de kopie. Een bestand van de ene site gedownload en die zijn geüpload naar een andere is bijvoorbeeld een kopie. Wanneer de doelsite niet de Document-id-service is ingeschakeld, heeft de kopie niet echter een Document-ID.

Document-id's activeren, inschakelen en configureren

Als u voor het eerst document-id's gebruikt om documenten of records te traceren, moet u dit proces volgen, dat uit twee stappen bestaat:

De functie Document-id voor de siteverzameling activeren

Opmerking:  U moet de beheerder van een siteverzameling zijn om de functie Document-id te kunnen inschakelen.

  1. Navigeer naar de siteverzameling op het hoogste niveau.

  2. Klik op Siteacties en klik vervolgens op Site-instellingen.

  3. Klik onder Beheer van siteverzameling op Onderdelen van de siteverzameling.

  4. Klik naast Document-id-service op Activeren. Naast het item wordt het pictogram Actief weergegeven en wordt de functie voor de huidige siteverzameling geactiveerd.

Het gebruik van document-id's in een siteverzameling inschakelen en configureren

Wanneer u de functie Document-id inschakelt voor een siteverzameling, wordt aan alle documenten in de siteverzameling automatisch een document-id toegewezen. Onthoud dat dit proces enige tijd in beslag kan nemen, afhankelijk van het aantal documenten dat in uw siteverzameling aanwezig is.

Opmerking:  U moet de beheerder van een siteverzameling zijn om de functie Document-id te kunnen inschakelen en configureren.

  1. Navigeer naar de siteverzameling op het hoogste niveau.

  2. Klik op Siteacties en klik vervolgens op Site-instellingen.

  3. Klik onder Beheer van siteverzameling op Document-id-instellingen.

  4. Controleer op de pagina Document-id-instellingen in de sectie Document-id's toewijzen of het selectievakje Document-id's toewijzen is ingeschakeld.

Opmerking:  Wanneer u voor het eerst de toewijzing van document-id's in een siteverzameling inschakelt, wordt een bericht weergegeven: De configuratie van de functie Document-id wordt volgens de planning voltooid door een geautomatiseerd proces. Dit betekent dat de timertaak verantwoordelijk is voor de voltooiing van de toewijzing van de document-id's aan alle documenten in de siteverzameling. De tijd die voor dit proces nodig is, hangt af van het aantal documenten in uw siteverzameling.

  1. Als u een aangepaste tekenreeks of getallen wilt instellen die automatisch worden toegevoegd aan het begin van een document-id, geeft u de tekenreeks op onder Id's beginnen met …

  2. Schakel het selectievakje Alle document-id's in deze siteverzameling opnieuw instellen... in als u het prefix automatisch wilt toevoegen aan alle bestaande document-id's in uw siteverzameling.

  3. Selecteer in de secties Opzoekbereik voor document-id's de site(s) die u wilt gebruiken als zoekbereik voor het opzoeken van id's.

  4. Klik op OK.

    Opmerking:  Zoals hierboven is vermeld, wordt wanneer de document-id-service voor een bepaalde siteverzameling wordt ingeschakeld, een document toegevoegd aan de inhoudstypen Document en Documentensite op het siteverzamelingsniveau. De kolom Document-id wordt gebruikt om de id weer te geven die aan een item is toegewezen.

naar boven

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×