Uitleg over de instellingen van AutoArchiveren

Met AutoArchiveren kunt u de ruimte in uw postvak beheren of op de e-mailserver die u gebruikt door items automatisch naar een archieflocatie te verplaatsen. Met AutoArchiveren worden een of beide van de volgende acties uitgevoerd voor items in een map, afhankelijk van de ingestelde voorwaarden.

  • In Outlook worden items verplaatst naar een archiefbestand, waarbij deze worden verwijderd van de oorspronkelijke locatie, meestal een van uw werkmappen.

    Naar welke locatie worden mijn items verplaatst in Outlook?

    Het archiefbestand is een speciaal type gegevensbestand, een bestand met persoonlijke mappen (.PST). De eerste keer dat AutoArchiveren wordt uitgevoerd, wordt in Outlook het archiefbestand automatisch op de volgende locaties gemaakt:

    • Windows Vista     C:\Users\UwGebruikersnaam\AppData\Local\Microsoft\Outlook\Archive.pst

    • Microsoft Windows XP     C:\Documents and Settings\UwGebruikersnaam\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\Archief.pst 

    Wanneer items in Outlook voor de eerste keer worden gearchiveerd, kunt u de items in het bestand rechtstreeks openen vanuit Archiefmappen in de mappenlijst van Outlook. Deze bevindt zich in het navigatiedeelvenster. U kunt ook uw eigen archiefbestanden voor afzonderlijke mappen maken.

    Opmerking: Als de map Local Settings of Local niet wordt weergegeven, is deze mogelijk verborgen.

    Het archiefbestand is een speciaal type gegevensbestand, een bestand met persoonlijke mappen (.PST). De eerste keer dat AutoArchiveren wordt uitgevoerd, wordt in Outlook het archiefbestand automatisch op de volgende locaties gemaakt:

    • Windows Vista     C:\Users\UwGebruikersnaam\AppData\Local\Microsoft\Outlook\Archive.pst

    • Microsoft Windows XP     C:\Documents and Settings\UwGebruikersnaam\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\Archief.pst 

    Wanneer items in Outlook voor de eerste keer worden gearchiveerd, kunt u de items in het bestand rechtstreeks openen vanuit Archiefmappen in de mappenlijst van Outlook. Deze bevindt zich in het navigatiedeelvenster. U kunt ook uw eigen archiefbestanden voor afzonderlijke mappen maken.

    Opmerking: Als de map Local Settings of Local niet wordt weergegeven, is deze mogelijk verborgen.

    Hoe geef ik verborgen mappen weer?

    • Windows Vista    

      1. Klik op Start en klik vervolgens op Configuratiescherm.

      2. Klik op Vormgeving aan persoonlijke voorkeur aanpassen.

        Opmerking: Als u de klassieke weergave van het Configuratiescherm gebruikt, dubbelklikt u op Mapopties en gaat u verder met stap 4.

      3. Klik op Mapopties.

      4. Selecteer Verborgen bestanden en mappen weergeven onder Geavanceerde instellingen onder Bestanden en mappen onder Verborgen bestanden en mappen op het tabblad Weergave.

    • Windows XP    

      1. Klik op Start en klik vervolgens op Configuratiescherm.

      2. Klik op Mapopties.

        Het dialoogvenster Mapopties

      3. Klik op het tabblad Weergave en klik op de optie Verborgen bestanden en mappen weergeven.

    Het archiefbestand is een speciaal type gegevensbestand, een bestand met persoonlijke mappen (.PST). De eerste keer dat AutoArchiveren wordt uitgevoerd, wordt in Outlook het archiefbestand automatisch op de volgende locaties gemaakt:

    • Windows Vista     C:\Users\UwGebruikersnaam\AppData\Local\Microsoft\Outlook\Archive.pst

    • Microsoft Windows XP     C:\Documents and Settings\UwGebruikersnaam\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\Archief.pst 

      Wanneer items in Outlook voor de eerste keer worden gearchiveerd, kunt u de items in het bestand rechtstreeks openen vanuit Archiefmappen in de mappenlijst van Outlook. Deze bevindt zich in het navigatiedeelvenster. U kunt ook uw eigen archiefbestanden voor afzonderlijke mappen maken.

      Opmerking: Als de map Local Settings of Local niet wordt weergegeven, is deze mogelijk verborgen.

      Hoe geef ik verborgen mappen weer?

      • Windows Vista    

        1. Klik op Start en klik vervolgens op Configuratiescherm.

        2. Klik op Vormgeving aan persoonlijke voorkeur aanpassen.

          Opmerking: Als u de klassieke weergave van het Configuratiescherm gebruikt, dubbelklikt u op Mapopties en gaat u verder met stap 4.

        3. Klik op Mapopties.

        4. Selecteer Verborgen bestanden en mappen weergeven onder Geavanceerde instellingen onder Bestanden en mappen onder Verborgen bestanden en mappen op het tabblad Weergave.

      • Windows XP    

        1. Klik op Start en klik vervolgens op Configuratiescherm.

        2. Klik op Mapopties.

          Het dialoogvenster Mapopties

        3. Klik op het tabblad Weergave en klik op de optie Verborgen bestanden en mappen weergeven.

  • Met AutoArchiveren worden verlopen items definitief verwijderd. Verlopen items zijn items waarvan de verouderingsperiodes zijn verlopen.

    Meer informatie over wanneer bepaalde Microsoft Outlook-items verlopen

    Standaardverouderingsperiodes voor wanneer items in mappen zijn verlopen of worden verwijderd

    Map

    Verouderingsperiode

    Postvak IN en concepten

    6 maanden

    Verzonden items en verwijderde items

    2 maanden

    Postvak UIT

    3 maanden

    Agenda

    6 maanden

    Taken

    6 maanden

    Notities

    6 maanden

    Journaal

    6 maanden

    Opmerking: Als u mappen maakt die hetzelfde type items bevatten als in Postvak IN, Agenda, Taken, Notities of Journaal, hebben deze dezelfde standaardverouderingsperiode van zes maanden, bijvoorbeeld een e-mailmap die u maakt voor statusrapporten die u van een collega hebt ontvangen of een map met contactpersonen die u maakt voor persoonlijke contacten.

    De ouderdom van een item bepalen

    Itemtype

    Wanneer de verouderingsperiode begint

    E-mailbericht

    De ontvangen datum/tijd of wanneer u het bericht de laatste keer hebt gewijzigd en opgeslagen, waarbij de meest recente datum/tijd wordt gebruikt.

    Agendavergadering, gebeurtenis, of afspraak

    De datum waarop u het item de laatste keer hebt gewijzigd en opgeslagen. Terugkerende items worden niet automatisch gearchiveerd.

    Taak

    De datum waarop de taak is voltooid of de laatste keer dat u de taak hebt gewijzigd en opgeslagen. Taken die niet als voltooid zijn gemarkeerd, worden niet automatisch gearchiveerd. Taken die aan anderen zijn toegewezen, worden alleen gearchiveerd als deze als voltooid zijn gemarkeerd.

    Opmerking

    Wanneer u de notitie de laatse keer hebt gewijzigd en opgeslagen.

    Logboekitem

    De datum waarop het logboekitem is gemaakt of wanneer u het item de laatste keer hebt gewijzigd en opgeslagen.

    Contactpersoon

    Contactpersonen worden niet standaard gearchiveerd. U kunt ze echter handmatig archiveren.

U kunt de voorwaarden voor deze instellingen aan uw opslagbehoeften aanpassen. Zie de beschrijvingen hieronder voor meer informatie of zie AutoArchiveren gebruiken om een back-up van items te maken of items te verwijderen voor een uitgebreide beschrijving van AutoArchiveren.

De instellingen voor het verlopen van items en het verwijderen van items kunnen zeer verwarrend zijn.

Meer informatie over het verlopen en verwijderen van items.

  • Items worden opgeslagen op de gearchiveerde locaties, tenzij u een of meer instellingen van AutoArchivering wijzigt en hebt aangegeven dat de items moeten worden verwijderd wanneer ze zijn verlopen. De items worden niet verwijderd uit de gearchiveerde locaties, ze kunnen alleen automatisch worden verwijderd voordat ze worden verplaatst naar de archieflocatie. Wanneer de items zijn gearchiveerd, kunnen deze alleen handmatig worden verwijderd.

  • Als u een optie kiest waarbij de items definitief worden verwijderd, worden de items automatisch verwijderd wanneer deze zijn verlopen. Ze worden niet gearchiveerd. Als u bijvoorbeeld op Verlopen items verwijderen (alleen in e-mailmappen) klikt, worden met deze optie alle berichten verwijderd uit alle e-mailmappen, zoals Postvak IN, Verzonden of Concepten, wanneer de verouderingsperiode is verlopen. De berichten worden niet gearchiveerd.

Instellingen en opties voor AutoArchiveren

Zie de volgende beschrijvingen voor de instellingen en opties die u bij het aanpassen van AutoArchiveren kunt toepassen.

Instellingen voor AutoArchiveren

1. Elke    Kies hoe vaak u AutoArchiveren wilt uitvoeren. Als u veel items tegelijk archiveert, kunnen de prestaties van uw computer afnemen. Daarom kunt u beter een tijdsduur kiezen waardoor het automatisch archiveren wordt verkort. Bepaal hoeveel items u meestal ontvangt tijdens een bepaalde periode en pas de tijdsduur hierop aan.

Waarschuwen vóór AutoArchiveren    Kies deze optie als in Outlook een herinnering moet worden weergegeven voordat de Outlook-items automatisch worden gearchiveerd. Als het bericht wordt weergegeven, kunt u op Nee klikken om de desbetreffende AutoArchiveren-sessie te annuleren.

2. Verlopen items verwijderen (alleen in e-mailmappen)    Deze optie is niet standaard geselecteerd. U kunt kiezen om e-mailberichten te verwijderen wanneer de verouderingsperiode is verlopen. De standaardperiode voor de items in het Postvak IN en in Concepten is zes maanden en drie maanden voor Verzonden items. U kunt deze periodes echter wijzigen met de optie Items wissen die ouder zijn dan.

Meer informatie over wanneer bepaalde Microsoft Outlook-items verlopen

Standaardverouderingsperiodes voor wanneer items in mappen zijn verlopen of worden verwijderd

Map

Verouderingsperiode

Postvak IN en concepten

6 maanden

Verzonden items en verwijderde items

2 maanden

Postvak UIT

3 maanden

Agenda

6 maanden

Taken

6 maanden

Notities

6 maanden

Journaal

6 maanden

Opmerking: Als u mappen maakt die hetzelfde type items bevatten als in Postvak IN, Agenda, Taken, Notities of Journaal, hebben deze dezelfde standaardverouderingsperiode van zes maanden.

De ouderdom van een item bepalen

Itemtype

Wanneer de verouderingsperiode begint

E-mailbericht

De ontvangen datum/tijd of wanneer u het bericht de laatste keer hebt gewijzigd en opgeslagen, waarbij de meest recente datum/tijd wordt gebruikt.

Agendavergadering, gebeurtenis, of afspraak

De datum waarop u het item de laatste keer hebt gewijzigd en opgeslagen. Terugkerende items worden niet automatisch gearchiveerd.

Taak

De datum waarop de taak is voltooid of de laatste keer dat u de taak hebt gewijzigd en opgeslagen. Taken die niet als voltooid zijn gemarkeerd, worden niet automatisch gearchiveerd. Taken die aan anderen zijn toegewezen, worden alleen gearchiveerd als deze als voltooid zijn gemarkeerd.

Opmerking

Wanneer u de notitie de laatse keer hebt gewijzigd en opgeslagen.

Logboekitem

De datum waarop het logboekitem is gemaakt of wanneer u het item de laatste keer hebt gewijzigd en opgeslagen.

Contactpersoon

Contactpersonen worden niet standaard gearchiveerd. U kunt ze echter handmatig archiveren.

3. Oude items verwijderen of archiveren    Kies deze optie als u de Outlook-items wilt archiveren en vervolgens verwijderen wanneer de verouderingsperiode is verlopen. Kies extra instellingen die u wilt toepassen op het archiveren en het verwijderen.

4. Archiefmap weergeven in mappenlijst    Kies deze optie als u de archiefmap wilt weergeven bij de andere werkmappen in het navigatiedeelvenster. In de hoofdarchiefmap kunt u de submappen openen en de gearchiveerde items weergeven. Wanneer u de gearchiveerde items weergeeft, kunt u controleren of de juiste items zijn gearchiveerd en kunt u ook items die u nodig hebt, terugslepen naar een werkmap.

5. Items wissen die ouder zijn dan    Kies de standaardinstelling voor de periode waarin u de items wilt archiveren: dagen, weken of maanden. U kunt een periode instellen van één dag tot een periode van 60 maanden. Wissen betekent dat items worden gearchiveerd en opgeslagen. Er worden dus geen items verwijderd, tenzij u deze instelling hebt geselecteerd voor de andere mappen.

6. Oude items verplaatsen naar     De standaardinstelling voor deze locatie verschilt voor computers met de besturingssystemen Windows Vista en Microsoft Windows XP. Als u een andere bestemming wilt instellen voor de gearchiveerde items, kunt u naar een andere locatie bladeren en deze instellen. Items worden naar deze locatie verplaatst na de verouderingsperiode.

  • Windows Vista     C:\Users\UwGebruikersnaam\AppData\Local\Microsoft\Outlook\Archive.pst

  • Microsoft Windows XP     C:\Documents and Settings\UwGebruikersnaam\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\Archief.pst 

Opmerking: Items die zijn gearchiveerd op een aangepaste locatie worden niet verwijderd, tenzij u de mappen opent en de items handmatig verwijdert.

7. Items definitief verwijderen   Met deze optie worden de verlopen items direct verwijderd in plaats van dat deze worden verplaatst naar de standaardlocatie, zoals een andere map die u hebt opgegeven of de map Verwijderde items.

8. Deze instellingen nu op alle mappen toepassen   Met deze optie worden de AutoArchivering-instellingen toegepast, inclusief uw wijzigingen in alle mappen. Kies deze optie niet als u verschillende instellingen wilt opgeven voor een of meer mappen. Gebruik in plaats hiervan de instructies die worden weergegeven onder de knop en waarin wordt beschreven hoe u instellingen voor afzonderlijke mappen kunt opgeven. Wijzigingen die zijn aangebracht in bepaalde mappen worden alleen toegepast op deze mappen.

9. Informatie over bewaarbeleid   In uw organisatie kan een systeembeheerder bewaarbeleid instellen waarmee wordt bepaald wanneer en hoe uw postvakitems automatisch worden gearchiveerd. U kunt het beleid hier weergeven, maar u kunt dit niet wijzigen zonder de juiste machtigingen.

Naar boven

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×