Uitleg over de instellingen van AutoArchiveren

Belangrijk : Dit artikel is automatisch vertaald, bekijk de disclaimer. De Engelse versie van dit artikel vindt u hier voor referentiedoeleinden.

Met AutoArchiveren kunt u de ruimte in uw postvak beheren of op de e-mailserver die u gebruikt door items automatisch naar een archieflocatie te verplaatsen. Afhankelijk van de opties worden met AutoArchiveren een of beide van de volgende acties uitgevoerd:

  • Items worden verplaatst van de oorspronkelijke locatie, meestal een van uw actieve mappen, naar een archiefmap.

    Waar ik mijn items gebleven?

    Het archiefbestand is een type Outlook-gegevensbestand (.PST). De eerste keer dat AutoArchiveren wordt uitgevoerd, wordt het archiefbestand automatisch gemaakt. Waar het bestand wordt gemaakt, is afhankelijk van het besturingssysteem dat op de computer wordt uitgevoerd:

    • Windows 7     C:\Users\UwGebruikersnaam\Documents\Outlook Files\archive.pst

    • Windows Vista     C:\Users\UwGebruikersnaam\AppData\Local\Microsoft\Outlook\Archive.pst

    • Windows XP     C:\Documents and Settings\YourUserName Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\Archive.pst

      Ik kan de mappen die in dit artikel niet vinden

      Een aantal van deze mappen kan verborgen zijn. Als u verborgen mappen in Windows wilt weergeven, doet u het volgende:

      • Klik op de knop Start en vervolgens op Configuratiescherm.

      • Klik op Mapopties.

        Als u Mapopties zoekt, typt u Mapopties in het zoekvak boven in het venster. In het Configuratiescherm voor Windows XP typt u Mapopties in het vak Adres.

      • Selecteer Verborgen bestanden en mappen weergeven in de lijst Geavanceerde instellingen onder Bestanden en mappen onder Verborgen bestanden, mappen en stations weergeven op het tabblad Weergave.

  • Items waarvan de verouderingsperiode is verlopen, worden definitief verwijderd.

Opmerking : Als u ervoor kiest om items te verwijderen, worden ze niet gearchiveerd. Als u ervoor kiest om items te archiveren, kunnen ze niet worden verwijderd met AutoArchiveren. Wanneer de items zijn gearchiveerd, kunnen deze alleen handmatig worden verwijderd.

Zie Met AutoArchiveren een back-up van items maken of items verwijderen voor meer informatie over de functie AutoArchiveren.

Verouderingsperioden van Outlook-items

Alle Outlook-items waarvan de verouderingsperiode is verstreken, worden opgenomen in de volgende automatische archivering, tenzij het item specifiek is gemarkeerd om te worden uitgesloten van deze actie. De standaardverouderingsperiode voor elke Outlook-map is:

Map

Verouderingsperiode

Postvak IN en Concepten

6 maanden

Verzonden items en Verwijderde items

2 maanden

Postvak UIT

3 maanden

Agenda

6 maanden

Taken

6 maanden

Notities

6 maanden

Journaal

6 maanden

Opmerking : Als u mappen maakt die hetzelfde type items bevatten als in Postvak IN, Agenda, Taken, Notities of Journaal, hebben deze dezelfde standaardverouderingsperiode van zes maanden, bijvoorbeeld een e-mailmap die u maakt voor statusrapporten die u van een collega hebt ontvangen of een map met contactpersonen die u maakt voor persoonlijke contacten.

De ouderdom van een item bepalen

Itemtype

Wanneer de verouderingsperiode begint

E-mailbericht

De ontvangen datum/tijd of wanneer u laatst gewijzigd zodat het bericht hebt opgeslagen, afhankelijk van wat is later. Een bericht wilt markeren als gelezen of ongelezen is een voorbeeld van een bericht wijzigen.

Agendavergadering, gebeurtenis, of afspraak

De datum waarop u het item de laatste keer hebt gewijzigd en opgeslagen. Terugkerende items worden niet automatisch gearchiveerd.

Taak

De datum waarop de taak is voltooid of voor het laatst is gewijzigd/opgeslagen. Taken die niet als voltooid zijn gemarkeerd, worden niet automatisch gearchiveerd. Taken die aan anderen zijn toegewezen, worden alleen gearchiveerd indien ze als voltooid zijn gemarkeerd.

Notitie

Wanneer u de notitie het laatst hebt gewijzigd/opgeslagen.

Logboekitem

De datum waarop het logboekitem werd gemaakt of voor het laatst is gewijzigd/opgeslagen.

Contactpersonen

Contactpersonen worden standaard niet gearchiveerd. U kunt dit echter handmatig doen.

Naar boven

Instellingen en opties van AutoArchiveren

Zie de volgende beschrijvingen voor de instellingen en opties die u bij het aanpassen van AutoArchiveren kunt toepassen.

Dialoogvenster met instellingen van AutoArchiveren

Elke n dagen    Kies hoe vaak AutoArchiveren wordt uitgevoerd. Veel items op hetzelfde moment archiveren, kan de prestaties van uw computer vertragen. Daarom is het beter kunt AutoArchiveren vaker Beperk het aantal items verwerkt.

Als u de functie AutoArchiveren wilt uitschakelen, schakelt u het selectievakje Elke n dagen uit.

Waarschuwen vóór AutoArchiveren    Kies of er een herinnering moet worden weergegeven voordat de Outlook-items automatisch worden gearchiveerd. Als hierom wordt gevraagd, kunt u op Nee klikken in het bericht om de desbetreffende AutoArchiveren-sessie te annuleren.

Verlopen items verwijderen (alleen in e-mailmappen)    Deze optie is standaard uitgeschakeld. Schakel dit selectievakje in om berichten te verwijderen zodra de verouderingsperiode is verstreken.

Oude items verwijderen of archiveren    Kies deze optie als u de instellingen die volgen, wilt instellen of wijzigen. Als dit selectievakje is uitgeschakeld, wordt AutoArchiveren uitgevoerd met de standaardinstellingen.

Archiefmap weergeven in mappenlijst     Schakel dit selectievakje in om de archiefmap vermeld met uw andere mappen in het navigatiedeelvenster. Als u deze optie niet gebruikt, kunt u nog steeds uw archiefmap openen, klikt u op het tabblad bestand en klik op het tabblad openen op Outlook-gegevensbestand openen.

Items wissen die ouder zijn dan    Geef de leeftijd op waarop u items wilt archiveren (in dagen, weken of maanden). U kunt een periode instellen van één dag tot een periode van maximaal 60 maanden.

Oude items verplaatsen naar    Schakel dit selectievakje in om oude items te archiveren in plaats van ze automatisch te verwijderen. De standaardmap verschijnt in het vak. Als u een andere map wilt gebruiken, voert u de maplocatie in het vak in of klikt u op Bladeren. Als u deze optie selecteert, schakelt u de optie Oude items definitief verwijderen uit.

Items permanent verwijderen     Deze optie verwijderd een verlopen items. Ze niet worden verplaatst en er wordt geen archiefkopie wordt bewaard. Deze optie selecteert, wordt de optie oude items verplaatsen naar gewist.

Deze instellingen nu op alle mappen toepassen    Met deze optie past u de instellingen voor AutoArchiveren, inclusief uw wijzigingen, toe op alle mappen. Als u unieke instellingen wilt opgeven voor een of meer mappen, kiest u deze optie niet. Klik in plaats hiervan met de rechtermuisknop op de map, klik op Eigenschappen en ga vervolgens naar het tabblad AutoArchiveren om instellingen te wijzigen voor elke map die u wilt wijzigen.

Naar boven

Opmerking : Disclaimer voor automatische vertaling: Dit artikel is vertaald door een computersysteem zonder menselijke tussenkomst. Microsoft biedt deze automatische vertalingen aan om niet-Engels sprekende gebruikers te helpen de inhoud over producten, services en technologieën van Microsoft te raadplegen. Omdat het artikel automatisch is vertaald, bevat het mogelijk fouten in grammatica, woordenschat en syntaxis.

Uw vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×