Toelichting bij de functies van een SharePoint-site

Van toepassing op

Microsoft Windows® SharePoint® Services-technologie in Microsoft Windows Server™ 2003

Heeft uw team onlang een website toegevoegd die met Microsoft Windows SharePoint Services is gemaakt? Zo ja, dan vraagt u zich misschien af hoe u op de website met uw teamleden kunt samenwerken en informatie met hen kunt delen. In dit artikel wordt uitgelegd hoe u met de website aan de slag kunt. Daarvoor worden de functies en mogelijkheden toegelicht van een teamwebsite die is gebaseerd op Windows SharePoint Services. De basisprincipes van elke functie worden uitgelegd en er wordt aangegeven waar u in de site naar toe moet gaan als u de betreffende functie wilt gebruiken.

In dit artikel staat de sjabloon Team site centraal. Dit is de standaardsitesjabloon in Windows SharePoint Services. Op een team site kunnen teams snel en gemakkelijk informatie maken, ordenen en delen. Een team site bevat een documentbibliotheek en basislijsten zoals lijsten met aankondigingen, gebeurtenissen, contactpersonen en koppelingen.

Opmerking :  In elke sectie 'Probeer het nu zelf' in dit artikel wordt beschreven waar u in de team site naar toe moet gaan als u zelf met een functie wilt werken. Als u de stappen van een sectie 'Probeer het nu zelf' volgt, kunt u in veel gevallen prima met de functie aan de slag. Als u toch de volledige stappenprocedure wilt zien die u moet volgen om een functie te gebruiken, raadpleegt u de Help-onderwerpen van Windows SharePoint Services . Als u de Help-functie wilt starten, klikt u op Help op een willekeurige pagina in de team site.

Als u de stappen volgt die in dit artikel worden beschreven, gaat u twee gebruikersinterface-elementen van SharePoint-sites gebruiken die u wellicht nog niet kent: de balk Snelstarten en de werkbalk voor de lijsten. De balk Snelstarten bevat hyperlinks naar specifieke pagina's op de teamwebsite.

Werkbalk Snelstarten

De werkbalk voor de lijsten bevat hyperlinks naar pagina's met formulieren waarmee u items aan de lijsten, de documentbibliotheek en het discussiebord kunt toevoegen en hierin kunt bewerken.

De werkbalk voor de lijsten

Gegevens beheren

SharePoint-sites zijn bijzonder geschikt om gegevens op te slaan van gebeurtenissenkalenders, contactpersonen, webkoppelingen, discussies, lijsten met actie-items en aankondigingen. U kunt het uitgebreide assortiment aan standaardlijsten gebruiken, maar u kunt op de team site ook zelfgedefinieerde lijsten maken die aan de specifieke behoeften van uw team om informatie te delen voldoen.

Lijsten met contactpersonen

U gebruikt een lijst met contactpersonen als u wilt communiceren met de mensen waarmee u werkt. U kunt in de lijst namen en contactgegevens (zoals het telefoonnummer, het e-mailadres en het adres) invoeren zodat iedereen van uw team deze gegevens kan gebruiken. U kunt contactgegevens van uw adresboek naar een lijst met contactpersonen kopiëren. Hiervoor zijn een adresboekprogramma dat compatibel is met Windows SharePoint Services , zoals Microsoft Office Outlook® 2003, en Microsoft Internet Explorer 4.0 of hoger vereist. U kunt echter ook contactpersonen van een lijst met contactpersonen naar het adresboek kopiëren of contactpersonen uit een lijst met contactpersonen koppelen aan uw adresboek.

Lijst Contactpersonen

Probeer het nu zelf: de team site bevat een standaardlijst met contactpersonen. Klik op de balk Snelstarten op Contactpersonen als u de lijst wilt bekijken. Als u een nieuwe contactpersoon aan de lijst met contactpersonen wilt toevoegen, klikt u op de werkbalk voor de lijsten op Nieuw item.

Opmerking : U kunt bovendien alle lijsten op de site vinden door op Documenten en lijsten op de bovenste koppelingsbalk te klikken.

Lijsten met koppelingen

U kunt lijsten met koppelingen gebruiken om hyperlinks te publiceren naar webpagina's die voor uw team interessant zijn.

Lijst met koppelingen

Probeer het nu zelf: de team site beschikt over een standaardlijst met koppelingen. Een weergave van deze lijst is op de introductiepagina van de site ingevoegd. Als u een nieuwe koppeling wilt toevoegen, klikt u op Nieuwe koppeling toevoegen.

Lijsten en werkbladen

Als een werkblad een lijst met gegevens bevat, kunt u opgeven dat een reeks cellen als lijst op de site moet worden gebruikt. De gegevens worden door Windows SharePoint Services uit het werkblad geïmporteerd en op dezelfde manier weergegeven als de standaardlijsten: in kolommen die door teamleden kunnen worden gefilterd en gesorteerd, en met opdrachten waarmee teamleden items kunnen toevoegen, bewerken en verwijderen. Als u gegevens van een werkblad wilt importeren, moeten een werkbladprogramma dat compatibel is met Windows SharePoint Services, bijvoorbeeld Microsoft Office Excel 2003 , en Internet Explorer 5 of hoger zijn geïnstalleerd.

Als een programma is geïnstalleerd dat compatibel is met Windows SharePoint Services, bijvoorbeeld Microsoft Office Professional Edition 2003, kunt u lijsten op de team site bekijken en gebruiken met behulp van de gegevensbladweergave. In de gegevensbladweergave kunt u net als in een werkbladprogramma snel lijstitems toevoegen, verwijderen en bijwerken, zonder dat u naar een ander programma hoeft te schakelen.

Probeer het nu zelf: klik op de bovenste koppelingsbalk op Maken. Klik op de pagina Pagina maken op Werkblad importeren. Als u een lijst in de gegevensbladweergave wilt bekijken, klikt u op de pagina met de lijst op Bewerken in gegevensblad.

Aangepaste lijsten

Team sites die zijn gebaseerd op Windows SharePoint Services beschikken over een reeks standaardlijsten waarmee u algemene typen gegevens, zoals gegevens over taken, contactpersonen en aankondigingen, kunt delen. Als geen van de standaardlijsten aan uw behoeften om gegevens te delen voldoet, kunt u een aangepaste lijst maken waarin uw unieke gegevens worden weergegeven.

Probeer het nu zelf: u maakt in twee fasen een aangepaste lijst. Klik eerst op de bovenste koppelingsbalk op Maken en geef Aangepaste lijst op. Nadat u de aangepaste lijst hebt gemaakt, kunt u kolommen toevoegen. Klik op de pagina waarop de lijst wordt weergegeven op Instellingen en kolommen wijzigen. Klik voor elke kolom die u wilt toevoegen in de sectie Kolommen van de pagina Aanpassen op Nieuwe kolom toevoegen.

Bestanden delen

Windows SharePoint Services voorziet uw team site van functies om documenten op te slaan en op te halen, de functionaliteit om documenten in en uit te checken, de versiegeschiedenis, aangepaste eigenschappen en flexibele weergaven die u zelf kunt aanpassen. Uw teamleden kunnen documenten en andere bestanden moeiteloos vinden en delen.

Documentbibliotheken

Documentbibliotheken zijn verzamelingen bestanden die u met teamleden deelt. Zo kunt u een documentenbibliotheek voor een specifiek project maken. U kunt elk willekeurig type bestand in een documentbibliotheek opslaan.

Documentbibliotheken

Windows SharePoint Services Met kunnen gebruikers de gehele inhoud van een website doorzoeken, met inbegrip van documenten in documentbibliotheken. Als zoeken op de server is ingeschakeld, staan er zoekvakken op de introductiepagina van de site en de pagina's met de lijstweergaven.

Opmerking : Zoeken is alleen beschikbaar voor Windows SharePoint Services met Microsoft SQL Server 2000. Als WMSDE (Microsoft SQL Server 2000 Desktop Engine voor Windows) op de server wordt uitgevoerd, is Zoeken niet beschikbaar. Als u niet zeker weet of Zoeken beschikbaar is, neemt u contact op met de serverbeheerder.

Probeer het nu zelf: de team site wordt standaard geleverd met een ingebouwde documentbibliotheek die de naam Gedeelde documenten draagt. Deze bibliotheek staat op de balk Snelstarten en de pagina Documenten en lijsten. Als u een document wilt toevoegen, opent u de documentbibliotheek en klikt u op Document uploaden. Vervolgens bladert u naar het document dat u wilt toevoegen. Als u een clientprogramma gebruikt dat compatibel is met Windows SharePoint Services, zoals Office Word 2003, kunt u bestanden vanuit het clientprogramma in de documentbibliotheek opslaan.

Afbeeldingsbibliotheken

Afbeeldingsbibliotheken voorzien in een makkelijke manier om digitale afbeeldingen te delen en te ordenen. Zo kan een organisatie bijvoorbeeld een afbeeldingsbibliotheek maken voor marketingafbeeldingen, waardoor teamleden de beschikking krijgen over één enkele locatie voor het bekijken, delen, bewerken en downloaden van bedrijfslogo's of ander marketingmateriaal.

Probeer het nu zelf: als u een afbeeldingsbibliotheek wilt maken, klikt u op de bovenste koppelingsbalk op Maken en geeft u Afbeeldingsbibliotheek op. Als u een afbeelding aan een afbeeldingsbibliotheek wilt toevoegen, opent u de afbeeldingsbibliotheek, klikt u op Afbeelding toevoegen en bladert u naar de afbeelding die u wilt toevoegen.

Samenwerken

Uw team beschikt met Windows SharePoint Services over ongekende samenwerkingsmogelijkheden. Teamleden kunnen eenvoudig sites voor samenwerkingsruimten maken als ze de teamgegevens willen delen en beheren. U en uw teamleden kunnen contact houden en productief zijn met discussie-threads, enquêtes, gedeelde kalenders, takenlijsten en andere samenwerkingsvoorzieningen.

Lijsten met aankondigingen

U gebruikt een lijst met aankondigingen om nieuws, statusinformatie en andere gegevens te publiceren die u met teamleden wilt delen. U kunt een geldigheidsdatum voor een aankondiging instellen.

Lijst met aankondigingen

Probeer het nu zelf: de team site bevat een standaardlijst met aankondigingen. Een weergave van deze lijst is op de introductiepagina van de site ingevoegd. Als u een nieuwe koppeling wilt toevoegen, klikt u op Nieuwe aankondiging toevoegen.

Lijsten met gebeurtenissen

U gebruikt een lijst met gebeurtenissen als u informatie wilt publiceren over datums die voor uw team belangrijk zijn. U kunt gebeurtenissen van een lijst met gebeurtenissen kopiëren naar of koppelen aan een kalenderprogramma dat compatibel is met Windows SharePoint Services, bijvoorbeeld Microsoft Office Outlook 2003.

Probeer het nu zelf: de team site beschikt standaard over een lijst met gebeurtenissen. Een weergave van deze lijst is op de introductiepagina van de site ingevoegd. Als u een nieuwe koppeling wilt toevoegen, klikt u op Nieuwe gebeurtenis toevoegen.

Lijsten met taken

U gebruikt de lijst met taken als u een taak aan een lid van uw team wilt toewijzen, de bijbehorende einddatum en prioriteit wilt opgeven en de desbetreffende status en voortgang wilt aangeven. U kunt heel eenvoudig alle taken of een selectie hiervan, bijvoorbeeld alleen de taken die aan u zijn toegewezen, weergeven.

Probeer het nu zelf: de team site beschikt standaard over een lijst met taken. Klik op de balk Snelstarten op Taken als u de lijst wilt bekijken. Als u een nieuwe taak aan de lijst wilt toevoegen, klikt u op Nieuw item op de werkbalk van de lijst. Als u alleen de taken wilt zien die aan u zijn toegewezen, klikt u in de lijst met taken op Filter en vervolgens klikt u in het veld Toegewezen aan op uw naam.

Discussieborden

Discussieborden bieden een forum waarin gepraat kan worden over onderwerpen die voor uw team interessant zijn. Zo zou u een discussiebord kunnen maken waarop teamleden voorstellen voor teamactiviteiten kunnen doen en teamactiviteiten kunnen bespreken. Elk discussiebord wordt weergegeven op een pagina met knoppen waarmee nieuwe discussies kunnen worden gestart, discussies kunnen worden gesorteerd en gefilterd, naar een andere weergave van het discussiebord kan worden geschakeld en het ontwerp van het discussiebord kan worden gewijzigd.

Probeer het nu zelf: de team site beschikt over een standaarddiscussiebord met de naam Algemene discussie. Dit discussiebord staat op de balk Snelstarten en op de pagina Documenten en lijsten. Als u een nieuwe discussie wilt starten, klikt u op Nieuwe discussie.

Enquêtes

Enquêtes zijn een prima middel om teamleden naar hun mening te vragen. U kunt een enquête zo configureren dat teamleden één keer of meerdere keren kunnen reageren. Eventueel kunt u de resultaten in een grafische weergave weergeven.

Enquête

Probeer het nu zelf: als u een enquête wilt maken, klikt u op de bovenste koppelingsbalk op Maken en vervolgens op Enquête. Typ een naam en beschrijving voor de enquête en klik op Volgende als u vragen wilt toevoegen.

Sites voor vergaderwerkruimten

Een site voor een vergaderwerkruimte is een website waarop alle informatie en materiaal voor één of meerdere vergaderingen centraal kan worden beheerd. Voordat de daadwerkelijke vergadering plaatsvindt, gebruikt u de site voor de vergaderwerkruimte om de agenda, de lijst met genodigden en de documenten die u wilt bespreken te publiceren. Tijdens of na de vergadering gebruikt u de site voor de vergaderwerkruimte om de resultaten van de vergadering te publiceren en taken te volgen. U gebruikt vergaderverzoeken om mensen voor de vergadering uit te nodigen. In het vergaderverzoek neemt u een hyperlink op naar de site voor de vergaderwerkruimte waar genodigden nadere informatie over de vergadering en het bijbehorende materiaal kunnen bekijken.

Als de machtiging Subsite maken aan uw sitegroep is toegekend, kunt u een site voor een vergaderwerkruimte maken. Als u lid bent van de sitegroep Beheerder, beschikt u automatisch over de machtiging Subsite maken.

Probeer het nu zelf: klik op de bovenste koppelingsbalk op Maken en klik op de pagina Maken op Sites en werkruimten. Voer een titel, een beschrijving en een URL in en klik vervolgens op een machtigingsinstelling. Klik op Maken. Klik op de pagina Sjabloonselectie op Vergaderwerkruimte in het vak Sjabloon.

Sites voor documentwerkruimten

Een site voor een documentwerkruimte is een SharePoint-site die is gecentreerd rond één of meer documenten. Collega's kunnen gemakkelijk samen aan een document werken, door ofwel rechtstreeks in de kopie op de site voor de documentwerkruimte te werken ofwel door aan hun eigen kopie te werken, die ze regelmatig kunnen bijwerken met wijzigingen die zijn opgeslagen in de kopie op de site voor de documentwerkruimte.

Als de machtiging Subsite maken aan uw sitegroep is toegekend, kunt u een site voor een documentwerkruimte maken. Als u lid bent van de sitegroep Beheerder, beschikt u automatisch over de machtiging Subsite maken.

Probeer het nu zelf: klik op de bovenste koppelingsbalk op Maken en klik op de pagina Maken op Sites en werkruimten. Voer een titel, een beschrijving en een URL in en klik op een machtigingsinstelling. Klik op Maken. Klik op de pagina Sjabloonselectie op Documentwerkruimte in het vak Sjabloon.

Aanpassen

Team sites die op Windows SharePoint Services zijn gebaseerd zijn klaar voor gebruik. Als u echter lid bent van de sitegroepen Webontwerper of Beheerder, kunt u de site aanpassen, het uiterlijk ervan wijzigen en functionaliteit toevoegen zonder dat u hoeft te programmeren of hiervoor andere toepassingen hoeft te gebruiken.

Pagina's

U hoeft geen professionele websiteontwerper of softwareontwikkelaar te zijn als u de website die in Windows SharePoint Services is gemaakt wilt aanpassen. Door gebruik te maken van ingebouwde webonderdeelfuncties kunt u de introductiepagina van de website gemakkelijk veranderen en kunt u pagina's met webonderdelen die op de site zijn opgeslagen aanpassen.

Een webonderdeel is een modulaire gegevenseenheid die de elementaire bouwsteen vormt van een pagina met webonderdelen. Wanneer u een site op basis van Windows SharePoint Services maakt, is een reeks webonderdelen beschikbaar waarmee u lijsten, beelden, tekst en andere inhoud kunt weergeven. Door deze webonderdelen aan pagina's met webonderdelen toe te voegen, door de webonderdelen te configureren en met elkaar te verbinden, kunt u dynamische informatieportalen maken waarop informatie overzichtelijk en handig aan de bezoekers van uw site wordt gepresenteerd. U kunt bijvoorbeeld de afbeelding op de introductiepagina van uw site wijzigen of een weergave van een lijst aan de introductiepagina toevoegen.

Probeer het nu zelf: wijs in het menu Gedeelde pagina wijzigen van de introductiepagina de optie Webonderdelen toevoegen aan en klik vervolgens op Bladeren. Sleep een webonderdeel van de lijst met webonderdelen naar een zone op de introductiepagina.

Persoonlijke weergaven

Een pagina met webonderdelen, zoals de introductiepagina van uw site, wordt altijd weergegeven in één van twee weergaven: een gedeelde weergave of een persoonlijke weergave. Wanneer een pagina met webonderdelen wordt weergegeven in een gedeelde weergave, zien alle gebruikers dezelfde pagina en zijn eventuele wijzigingen die u in de gedeelde weergave aanbrengt voor alle gebruikers zichtbaar. Wanneer een pagina met webonderdelen in een persoonlijke weergave wordt weergegeven, worden eventuele persoonlijke wijzigingen die u hebt aangebracht weergegeven en zijn eventuele wijzigingen die u in deze weergave aanbrengt alleen voor u bedoeld. Zo kunt u in een persoonlijke weergave de hoogte en breedte van een webonderdeel wijzigen, een ander webonderdeel sluiten, een derde webonderdeel toevoegen en een vierde webonderdeel verwijderen. Deze wijzigingen zijn alleen van toepassing op uw weergave van de pagina.

Probeer het nu zelf: klik in het menu Gedeelde pagina wijzigen van uw introductiepaginamenu op Persoonlijke weergave. Eventuele wijzigingen die u in deze weergave in de pagina aanbrengt, zijn niet zichtbaar voor andere gebruikers van deze pagina.

Thema's

Een thema is een consistente verzameling ontwerpelementen die van invloed is op de lettertypen en het kleurenschema van de SharePoint-site. Door het thema van de site te wijzigen, kunt u in een handomdraai de site aan de uitstraling van uw team aanpassen.

Selecteer een thema

Probeer het nu zelf: klik op de bovenste koppelingsbalk op Site-instellingen. Klik op de pagina Site-instellingen in de sectie Aanpassing op Thema toepassen op de site. Selecteer een thema op de pagina Thema toepassen op de site.

Waarschuwingen

U kunt waarschuwingen toevoegen waarmee u per e-mail op de hoogte wordt gebracht van wijzigingen in de inhoud van uw website. U kunt waarschuwingen maken voor lijsten en bibliotheken, maar ook voor afzonderlijke items en bijbehorende bestanden. Wanneer u een waarschuwing voor een lijst of een bibliotheek maakt, kunt u opgeven welk soort wijzigingen moet worden bijgehouden. U kunt bijvoorbeeld een waarschuwing ontvangen als een item of een bestand is toegevoegd, gewijzigd of verwijderd. Bij waarschuwingen voor bestanden en lijstitems krijgt u bericht wanneer het bestand of het item is bijgewerkt of verwijderd. Voor documenten in bibliotheken kunt u een bericht ontvangen wanneer opmerkingen in webdiscussies zijn toegevoegd, verwijderd of gewijzigd.

Probeer het nu zelf: klik vanaf een willekeurige pagina met een lijst of vanuit een willekeurige documentbibliotheek in de lijst Acties op Waarschuw mij.

Werken met Office-toepassingen

Door de naadloze integratie met Office 2003 -programma's kunnen uw teamleden onderling samenwerken met behulp van de bekende hulpprogramma's waarmee ze dagelijks werken. Hier worden een aantal manieren beschreven waarop u Office 2003 -programma's in combinatie met uw team site kunt gebruiken:

  • Sla documenten in documentbibliotheken op vanuit Office Excel 2003, Office Outlook 2003, Microsoft Office PowerPoint® 2003, Microsoft Office Visio® 2003 of Office Word 2003.

  • Gebruik Microsoft Office Access 2003 of Office Excel 2003 als u gegevens wilt bekijken en bewerken die in lijsten op uw team site zijn opgeslagen.

  • Synchroniseer uw kalender en lijsten met contactpersonen uit Office Outlook 2003 met uw team site.

  • Maak een site voor een documentwerkruimte vanuit Office Word 2003.

Probeer het nu zelf: open een document in Office Word 2003, Office Excel 2003, Office PowerPoint 2003 of Microsoft Office Visio 2003. Klik in het menu Extra op Gedeelde werkruimte. Klik in het taakvenster Gedeelde werkruimte op het webadres (URL) van een Windows SharePoint Services -website waarin de site voor de documentwerkruimte moet komen te staan. In plaats van op de URL te klikken kunt u deze ook typen. De site voor de documentwerkruimte wordt gemaakt als subsite van de site. U moet dus wel gemachtigd zijn om een site voor een documentwerkruimte op deze website te maken. Klik op Maken.

Opmerking : De bedrijven, organisaties, producten, domeinnamen, e-mailadressen, logo's, personen, plaatsen en gebeurtenissen die in de voorbeelden worden gebruikt zijn fictief, tenzij anders vermeld.

Uw vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×