Toegang tot documenten beperken met IRM (Information Rights Management) in Word

IRM (Information Rights Management) helpt voorkomen dat vertrouwelijke gegevens door onbevoegden worden afgedrukt, doorgestuurd of gekopieerd. De machtigingen worden opgeslagen in het document, op basis van een IRM-server.

Met IRM in Office kunt u de rechten van XML Paper Specification (. XPS) en de volgende typen Word-bestanden beheren:

  • Documenten    . doc

  • Documenten    . docx

  • Document met ingeschakelde macro's   

  • Template    . dot

  • Dot   Template. dotx

  • Sjabloon met ingeschakelde macro's    . dotm

Uw computer configureren voor het gebruiken van IRM

Als u IRM wilt gebruiken in Office, is de minimaal vereiste software Windows Rights Management Services (RMS) Client Service Pack 1 (SP1). De RMS-beheerder kan een bedrijfsspecifiek IRM-beleid configureren waarin wordt gedefinieerd wie toegang tot informatie heeft en welk bewerkingsniveau is toegestaan voor een e-mailbericht. De beheerder van een bedrijf kan bijvoorbeeld een rechtensjabloon met de naam 'Vertrouwelijke bedrijfsgegevens' definiëren waarin is opgegeven dat e-mailberichten waarvoor dat beleid geldt, alleen kunnen worden geopend door gebruikers binnen het bedrijfsdomein.

Downloadmachtigingen

De eerste keer dat u een document met beperkte machtigingen probeert te openen, moet u verbinding maken met een licentieserver om uw referenties te verifiëren en een gebruikslicentie te downloaden. De gebruikslicentie definieert het toegangsniveau dat u voor een bestand hebt. Dit proces is vereist voor elk bestand met beperkte machtigingen. Met andere woorden, inhoud met beperkte machtigingen kan niet worden geopend zonder een gebruikslicentie. Voor het downloaden van machtigingen moet Office uw referenties (waaronder uw e-mailadres) en informatie over uw machtigingen naar de licentieserver sturen. Informatie in het document wordt niet naar de licentieserver verzonden.

Machtigingen voor de inhoud van bestanden beperken

Met IRM kunt u beperkingen toepassen op een gebruiker, elk afzonderlijk bestand of per groep (machtigingen op basis van een groep vereist Active Directory-adreslijstservice voor groeps uitbreidingen). Als u bijvoorbeeld in een document Ranjit maakt, kan hij of zij dit zonder dat u het kunt lezen, maar niet wijzigen. Ranjit kan vervolgens Berend toestemming geven het document te bewerken. Ranjit kan er ook voor kiezen een limiet van vijf dagen toe te passen op de beide en de toegang tot het document van Berend. 

Machtiging

  1. Sla het document op.

  2. Selecteer het tabblad bestand .

  3. Selecteer info, kies document beveiligen, wijs machtiging per persoon beperkenaan en klik op beperkte toegang.

  4. Selecteer in het dialoogvenster machtigingen de optie machtigingen voor dit document beperkenen wijs elke gebruiker de gewenste toegangsniveaus toe.

    • Uw opties kunnen beperkt zijn als een beheerder een aangepast machtigingsbeleid heeft ingesteld dat niet door personen kan worden gewijzigd.

      Machtigingsniveaus

    • Lezen     Gebruikers met een leesmachtiging kunnen een document lezen, maar ze zijn niet gemachtigd om het te bewerken, af te drukken of te kopiëren.

    • Wijzigen     Gebruikers met een wijzigingsmachtiging kunnen een document lezen, bewerken en opslaan, maar ze zijn niet gemachtigd deze af te drukken.

    • Volledig beheer     Gebruikers met de machtiging Volledig beheer hebben machtigingen voor volledig bewerken en kunnen alles doen met het document dat een auteur kan doen, zoals vervaldatum voor inhoud instellen, afdrukken uitschakelen en machtigingen verlenen aan gebruikers. Nadat de machtiging voor een document is verlopen voor gemachtigde gebruikers, kan het document alleen worden geopend door de auteur of door gebruikers met de machtiging Volledig beheer voor het document. Auteurs hebben altijd de machtiging Volledig beheer.

  5. Als u de machtiging Volledig beheer wilt verlenen, selecteert u in het dialoogvenster machtigingen de optie meer optiesen selecteert u vervolgens in de kolom toegangsniveau de pijl en selecteert u volledig beheer in de lijst toegangsniveau .

    Het dialoogvenster Machtiging

  6. Wanneer u machtigingsniveaus toewijst, selecteert u OK.

    De berichtenbalk wordt weergegeven, waarmee wordt aangegeven dat het document met IRM-toegangsbeheer wordt beveiligd. Als u machtigingen voor toegang tot het document moet wijzigen, selecteert u machtiging wijzigen.

    berichtenbalk in word

    Als een document met beperkte machtiging is doorgestuurd naar een onbevoegde persoon, wordt een bericht weergegeven met het e-mailadres of de website van de auteur, zodat de persoon een machtiging kan aanvragen voor het document.

    Dialoogvenster in Word waarin wordt weergegeven dat een document met beperkte machtiging is doorgestuurd naar een onbevoegde persoon

    Als de auteur geen e-mailadres heeft opgegeven, krijgen onbevoegde gebruikers een foutbericht.

Een vervaldatum instellen voor een bestand
  1. Open het bestand.

  2. Ga naar bestand.

  3. Selecteer op het tabblad info de optie document beveiligen, wijs machtiging per persoon beperkenaan en klik vervolgens op beperkte toegang.

  4. Schakel in het dialoogvenster machtigingen het selectievakje machtigingen voor dit document beperken in en selecteer vervolgens meer opties.

  5. Schakel onder extra machtigingen voor gebruikershet selectievakje dit document verloopt op in en voer een datum in.

  6. Selecteer tweemaal OK .

Een ander Windows-gebruikersaccount gebruiken om de rechten van bestanden te beheren

  1. Open het document, het werkblad of de presentatie.

  2. Selecteer het tabblad bestand .

  3. Selecteer op het tabblad info de optie document beveiligen, wijs machtiging per persoon beperkenaan en klik vervolgens op referenties beheren.

  4. Ga op een van de volgende manieren te werk:

    • Selecteer in het dialoogvenster gebruiker selecteren het e-mailadres voor het account dat u wilt gebruiken en selecteer OK.

    • Selecteer in het dialoogvenster gebruiker selecteren de optie toevoegen, typ uw referenties voor het nieuwe account en klik vervolgens tweemaal op OK .

      Het dialoogvenster Gebruiker selecteren

Inhoud bekijken met beperkte machtigingen

Als u de inhoud wilt weergeven die u hebt gemachtigd met behulp van Office, kunt u gewoon het document openen.

Als u de machtigingen wilt weergeven, selecteert u machtiging weergeven op de berichtenbalk of kies dit document bevat een machtigingsbeleid Knop waarmee wordt aangegeven dat dit document, deze werkmap of deze presentatie een machtigingsbeleid bevat .

IRM in Office voor Mac 2011 en Office 2016 voor Mac biedt drie machtigingsniveaus.

  • Lezen   Lezen

  • Wijzigen   Lezen, bewerken, kopiëren, wijzigingen opslaan

  • Volledig beheer   Lezen, bewerken, kopiëren, wijzigingen opslaan, afdrukken, verloopdatums voor inhoud instellen, machtigingen verlenen aan gebruikers, toegang tot inhoud via een programma

Voer een van de volgende handelingen uit:

Handmatig machtigingsniveaus instellen

  1. Selecteer op het tabblad controleren onder beveiligingde optie machtigingenen selecteer vervolgens beperkte toegang.

    Tabblad Controleren in Word, groep Beveiliging

  2. Als dit de eerste keer is dat u de licentieserver benadert, voert u uw gebruikersnaam en wachtwoord voor de licentieserver in en schakelt u het selectievakje Wachtwoord opslaan in mijn Mac OS-sleutelhanger in.

    Opmerking: Als u het selectievakje wachtwoord opslaan in Mac OS-sleutelhangerniet inschakelt, moet u uw gebruikersnaam en wachtwoord mogelijk meerdere keren invoeren.

  3. Voer in de vakken Lezen, Wijzigen of Volledig beheer het e-mailadres of de naam in van de persoon of de groep personen aan wie u een toegangsniveau wilt toewijzen.

  4. Als u wilt zoeken in het adresboek op het e-mailadres of de naam, selecteert u Knop Contactpersonen .

  5. Als u een toegangsniveau wilt toewijzen aan alle personen in uw adresboek, selecteert u iedereen toevoegen Iedereen toevoegen .

  6. Wanneer u machtigingsniveaus toewijst, selecteert u OK.

    De berichtenbalk wordt weergegeven met het bericht dat het document met IRM-toegangsbeheer wordt beveiligd.

Een sjabloon gebruiken om machtigingen te beperken

Een beheerder kan een bedrijfsspecifiek IRM-beleid configureren waarin wordt gedefinieerd wie toegang tot informatie heeft via machtigingsniveaus voor personen. Deze aspecten van beheer van rechten worden gedefinieerd met AD RMS-serversjablonen (Active Directory Rights Management Services). De beheerder van een bedrijf kan bijvoorbeeld een rechtensjabloon met de naam 'Vertrouwelijke bedrijfsgegevens' definiëren waarin is opgegeven dat documenten waarvoor dat beleid geldt, alleen kunnen worden geopend door gebruikers binnen het bedrijfsdomein.

  • Selecteer op het tabblad controleren onder beveiligingde optie machtigingenen selecteer vervolgens de gewenste rechtensjabloon.

    Tabblad Controleren in Word, groep Beveiliging

Machtigingsniveaus die u hebt ingesteld wijzigen of verwijderen

Als u een sjabloon hebt toegepast om machtigingen te beperken, kunt u geen machtigingsniveaus wijzigen of verwijderen. Deze stappen werken alleen als u handmatig machtigingsniveaus hebt ingesteld.

  1. Selecteer op de berichtenbalk de optie machtigingen wijzigen.

  2. Voer in de vakken Lezen, Wijzigen of Volledig beheer een ander e-mailadres of een andere naam in van de persoon of de groep personen aan wie u een toegangsniveau wilt toewijzen.

  3. Als u een persoon of een groep personen uit een toegangsniveau wilt verwijderen, selecteert u het e-mailadres en drukt u op DELETE.

  4. Als u iedereen uit een machtigingsniveau wilt verwijderen, selecteert u iedereen toevoegen Iedereen toevoegen .

Een verloopdatum instellen voor een beperkt bestand

Auteurs kunnen in het dialoogvenster Machtigingen instellen verloopdatums instellen voor inhoud.

  1. Selecteer op het tabblad controleren onder beveiligingde optie machtigingenen selecteer vervolgens beperkte toegang.

    Tabblad Controleren in Word, groep Beveiliging

  2. Selecteer meer optiesen selecteer vervolgens dit document verloopt open voer de datumin.

    Nadat de machtiging voor een document is verlopen voor gemachtigde personen, kan het document alleen worden geopend door de auteur of door personen met de machtiging Volledig beheer.

Personen met wijzigings- of leesmachtigingen toestaan om inhoud af te drukken

Standaard kunnen personen met de machtiging Wijzigen of Lezen niet afdrukken.

  1. Selecteer op het tabblad controleren onder beveiligingde optie machtigingenen selecteer vervolgens beperkte toegang.

    Tabblad Controleren in Word, groep Beveiliging

  2. Selecteer meer optiesen selecteer vervolgens personen met wijzigings-of leesmachtigingen toestaan om inhoud af te drukken.

Personen met leesmachtigingen toestaan om inhoud te kopiëren

Standaard kunnen personen met de machtiging Lezen geen inhoud kopiëren.

  1. Selecteer op het tabblad controleren onder beveiligingde optie machtigingenen selecteer vervolgens beperkte toegang.

    Tabblad Controleren in Word, groep Beveiliging

  2. Selecteer meer optiesen selecteer personen met leesmachtigingen toestaan om inhoud te kopiëren.

Toestaan dat scripts worden uitgevoerd in een beperkt bestand

Auteurs kunnen instellingen wijzigen zodat Visual Basic-macro's worden uitgevoerd wanneer een document wordt geopend en AppleScript-scripts toegang krijgen tot gegevens in het beperkte document.

  1. Selecteer op het tabblad controleren onder beveiligingde optie machtigingenen selecteer vervolgens beperkte toegang.

    Tabblad Controleren in Word, groep Beveiliging

  2. Selecteer meer optiesen selecteer vervolgens toegang tot inhoud via programmacode.

Een verbinding vereisen om machtigingen te verifiëren

Standaard moeten personen worden geverifieerd door verbinding te maken met de AD RMS-server wanneer zij de eerste keer een beperkt document openen. U kunt dit echter wijzigen en instellen dat zij elke keer moeten worden geverifieerd wanneer ze een beperkt document openen.

  1. Selecteer op het tabblad controleren onder beveiligingde optie machtigingenen selecteer vervolgens beperkte toegang.

    Tabblad Controleren in Word, groep Beveiliging

  2. Selecteer meer optiesen selecteer vervolgens een verbinding vereisen om machtigingen te verifiëren .

Beperkingen verwijderen

  1. Selecteer op het tabblad controleren onder beveiligingde optie machtigingenen selecteer vervolgens geen beperkingen.

    Tabblad Controleren in Word, groep Beveiliging

  2. Selecteer in het dialoogvenster de optie beperkingen verwijderen.

Verwante onderwerpen

Machtigingen voor inhoud in een bestand beperken

Referenties toevoegen om een bestand met IRM-of bericht
bestandsindelingen te openen die met IRM werken

In de iOS-versies van Office worden met IRM beveiligde bestanden die u ontvangt wel geopend als u bent aangemeld met een account dat machtigingen heeft voor het bestand. Als u een met IRM beschermd bestand opent, ziet u bovenaan een informatiebalk waarin wordt aangeboden de machtigingen weer te geven die aan dit bestand zijn toegewezen.

Als u een Office 365-abonnement met Azure Rights Management hebt en uw IT-afdeling enkele IRM-sjablonen voor u heeft gedefinieerd, kunt u deze sjablonen toewijzen aan bestanden in Office voor iOS.

Als u een bestand wilt beveiligen, tikt u op de knop bewerken Pictogram Bewerken in de app, gaat u naar het tabblad controleren en tikt u op de knop machtigingen beperken . U ziet een lijst met beschikbare IRM-beleidsregels. Selecteer het gewenste item en tik op gereed om de toepassing toe te passen.

Opmerking: Als de knop Machtigingen beperken niet in de app is ingeschakeld, opent u een bestaand document met IRM-beveiliging om het document te initialiseren.

In de Android-versies van Office worden alle met IRM beveiligde bestanden geopend als u bent aangemeld met een account dat gemachtigd is voor het bestand. Als u een met IRM beschermd bestand opent, ziet u bovenaan een informatiebalk waarin wordt aangeboden de machtigingen weer te geven die aan dit bestand zijn toegewezen.

Wanneer u een met IRM beveiligd bestand opent in Office voor Android, kunt u de machtigingen bekijken die aan u zijn toegewezen.

IRM (Information Rights Management) helpt het volgende te doen:

  • Voorkomen dat een bevoegde geadresseerde van beperkte inhoud de inhoud doorstuurt, kopieert, wijzigt, afdrukt, faxt of plakt voor onbevoegd gebruik

  • Inhoud beperken voor alle locaties waarnaar deze wordt verzonden

  • Verloopdatums voor bestanden opgeven, zodat inhoud in documenten niet meer kan worden weergegeven na een opgegeven tijd

  • Bedrijfsbeleid opgeven waarmee het gebruik en de verspreiding van inhoud binnen het bedrijf wordt bepaald

Via IRM kan het volgende niet worden voorkomen:

  • Het wissen, stelen of vastleggen en verzenden van beperkte inhoud via schadelijke programma's, zoals Trojaanse paarden, het vastleggen van toetsaanslagen en bepaalde typen spyware

  • Het verliezen of beschadigen van beperkte inhoud vanwege de acties van computervirussen

  • Het handmatig kopiëren of typen vanaf het scherm van een geadresseerde

  • Het digitaal fotograferen van beperkte inhoud (bij weergave op een scherm) door een geadresseerde

  • Het kopiëren van beperkte inhoud via externe programma's voor schermopname

Opmerking:  Deze pagina is automatisch vertaald en kan grammaticale fouten of onnauwkeurigheden bevatten. Wij hopen dat deze inhoud nuttig voor je is. Wil je ons laten weten of deze informatie nuttig is? Hier is het Engelstalige artikel ter referentie.

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagenten.

×