Tips voor het voorbereiden van uw adressenlijst

Opmerking:  We willen u graag zo snel mogelijk de meest recente Help-inhoud in uw eigen taal bieden. Deze pagina is automatisch vertaald en kan grammaticale fouten of onnauwkeurigheden bevatten. Wij hopen dat deze inhoud nuttig voor u is. Kunt u ons onder aan deze pagina laten weten of de informatie nuttig voor u was? Hier is het Engelstalige artikel ter referentie.

Ongeacht hoe slimme is uw e-mailbericht dit zal weinig impact hebben als u het hebt verzonden naar de juiste mensen.

Hoe meer u uw mailing richt aan een klantensegment dat is waarschijnlijk geïnteresseerd bent in een specifieke aanbieding, des te groter van de campagne van uw e-tarief van slagen. Reserveer daarom een derde tot de helft van uw e-campagne tijd en budget voor het afstemmen van uw adressenlijst voor het juiste klantensegment op.

U kunt uw adressenlijst naar namen en e-mailadressen beperken of kunt u meer informatie over elke klant opnemen, zodat u kunt de klanten geschikt is voor uw bedrijf ervoor categoriseren.

In dit artikel

Het gebruik van gegevens van de klant

Een adressenlijst maken

Lijsten uit meerdere bronnen combineren in één lijst

Een adressenlijst

Het gebruik van gegevens van de klant

Nadat u informatie over uw klanten en potentiële klanten, is het bijhouden van de kenmerken die ze gemeenschappelijke hebben is bijzonder nuttig zijn. Meer details die u in uw adressenlijst, de meer opties die u hebt voor uw verzendlijsten doelgroepen vastleggen.

Maar zorg ervoor dat de gedetailleerde gegevens die u bijhoudt de gegevens die u wilt gebruiken. De meer complexiteit u toevoegen aan uw adressenlijst, het meer werk, moet u eerst het behoud van uw lijst.

U kunt bijvoorbeeld klantgegevens gebruiken in een van de volgende manieren.

  • E-mail naar klanten in een bepaalde landinstelling     Filter uw adressenlijsten op stad of postcode, zodat u kunt eenvoudig een promotie alleen voor klanten die in een bepaalde locatie wonen aankondigt.

  • Een persoonlijke begroeting toevoegen     Het aanpassen van een mailing met de geadresseerden eerste of laatste namen in een begroetingsregel door te scheiden van de naam in afzonderlijke gegevensvelden titel, Voornaamen Achternaam .

  • Focus op geadresseerden van een bepaalde leeftijd     Informeer klanten over producten of diensten die geschikt zijn voor deze klanten fase van leven (zoals planning voor twintigers versus planning voor buitengebruikstelling vijftigers) door het verzamelen van de geboortedatum van uw klanten als Geboortedatum jaar (zoals '1945').

    Als u een promotie cadeau bieden aan alle klanten die jarig in de huidige maand wilt zijn, kunt u de verjaardagen als maand, dag, jaar (zoals "1 januari 2000") instellen.

  • Afzonderlijke verzendlijsten maat per geslacht     Een nieuwe productlijn aankondigen alleen mannen of alleen vrouwen door van elke klant geslacht ("Man" of "vrouw") op te nemen in uw adressenlijst.

  • Gebruik aanschaffen geschiedenis     Speciale aankondigingen verzenden naar mensen die recente grote aankopen hebben gedaan of klanten een melding wanneer er nieuwe modellen van hun favoriete merken. Hiervoor moet u klanten aankoopgeschiedenis bijhouden. U kunt ook klanten informeren over verwante producten ('klanten die hebben gekocht uw item dit item ook nuttig zijn gevonden").

Naar boven

Een adressenlijst maken

In het eenvoudigste is een adressenlijst een tekstbestand dat records van de geadresseerden in gemeenschappelijke velden worden gescheiden. Deze lijsten meestal de vorm van werkbladen of tabellen, waarbij elke record in een eigen rij is gescheiden in kolommen met de afzonderlijke gegevensvelden, zoals de elementaire adressenlijst die hier wordt afgebeeld.

Een elementaire adressenlijst in het dialoogvenster Geadresseerden voor Afdruk samenvoegen.

Een complexe lijst mogelijk extra gegevensvelden, zoals de grootte en kleur voorkeuren product bevatten, geschiedenis, geboortedatum en geslacht aanschaffen.

Als u een adressenlijst voor het eerst maakt, kunt u dit kunt doen zonder Publisher te verlaten.

Een lijst met geadresseerden maken

  1. In het menu Extra wijs Mailings en catalogussenen klik vervolgens op Adreslijst maken.

  2. Voordat u begint te typen van gegevens voor de lijst, kunt u de velden door toevoegen, verwijderen, hernoemen of volgorde van de velden die worden weergegeven in het dialoogvenster Nieuwe adreslijst kunt aanpassen.

    Hoe?

    1. Klik op Kolommen aanpassenen voer een van de volgende handelingen uit:

      • Als u wilt een veld toevoegen, klikt u op toevoegen. Typ een naam voor het nieuwe veld in het dialoogvenster Veld toevoegen en klik vervolgens op OK.

      • Een veld verwijderen, selecteert u het veld onder Veldnamenen klik vervolgens op verwijderen.

      • De naam van een veld, selecteer het veld onder Veldnamenen klik op naam wijzigen. Typ een nieuwe naam in het vak aan in het dialoogvenster Veld Naam wijzigen en klik vervolgens op OK.

      • U wijzigt de volgorde van de velden, selecteer het veld dat u wilt verplaatsen en klik vervolgens op Omhoog of Omlaag totdat het gewenste positie.

    2. Herhaal deze stappen totdat u klaar bent met het wijzigen van de lijst met veldnamen en klik vervolgens op OK.

  3. Typ in het dialoogvenster Nieuwe adreslijst de informatie voor het eerste item in de betreffende velden (titel, Voornaam, Achternaam, enzovoort).

  4. Wanneer u klaar bent met het invoeren van gegevens voor het eerste item, klik op Nieuw item of druk op TAB.

  5. Herhaal stap 3 en 4 tot u alle items hebt toegevoegd.

  6. Klik op OK.

  7. Typ in het dialoogvenster Adreslijst opslaan een naam voor de adressenlijst in het vak bestandsnaam .

    De adreslijst wordt standaard opgeslagen in de map Mijn gegevensbronnen. Is het raadzaam te behouden de adreslijst hier, omdat dit is de standaardmap waarin Microsoft Publisher Hiermee wordt gezocht naar gegevensbronnen.

  8. Klik op Opslaan.

Naar boven

Lijsten van meerdere gegevensbronnen combineren

Als u hebt of adressenlijsten aanschaffen, gemakkelijk Publisher om te combineren en klantenlijsten uit meerdere bronnen in Publisher wijzigen. Wat het beste werkt voor u door het samenstellen van uw verzendlijst Publisher uit een combinatie van andere lijsten in de volgende programma's hebt gemaakt, kunt u kiezen:

  • Microsoft Office Excel

  • Microsoft Office Outlook

  • Microsoft Office Outlook met Business Contact Manager

  • Microsoft Office Access

U kunt ook lijsten die u hebt aangeschaft, zoals die van Microsoft List Builder gebruiken.

Geef de lijst om toe te voegen

  1. Klik in het menu Extra op Mailings en catalogussenen klik vervolgens op E-mail samenvoegen om het taakvenster E-mail samenvoegen te openen.

    Als u de publicatie is verbonden met een lijst met geadresseerden, Controleer de verbinding en klik vervolgens op lijst met geadresseerden bewerken in het taakvenster E-mail samenvoegen . Als de publicatie niet met een bestaande adressenlijst verbonden is, klikt u op een van de opties onder een lijst met geadresseerden makenen klik vervolgens op volgende: maken of verbinding maken met een lijst met geadresseerden.

  2. Voer een van de volgende opties in het dialoogvenster Geadresseerden voor Afdruk samenvoegen onder toevoegen aan lijst met geadresseerden:

    • Klik op een bestaande lijst te selecteren, selecteer een gegevensbron in het dialoogvenster Gegevensbron selecteren en klik vervolgens op openen.

    • Klik op selecteren uit Outlook-contactpersonen (als u wordt gevraagd een e-mailprofiel kiezen, klikt u op het profiel dat u wilt dat), en klik vervolgens op OK. Selecteer een map of verdeling in het dialoogvenster Contactpersonen selecteren en klik vervolgens op OK.

    • Klik op een nieuwe lijst typen, voegt u de gegevens die u wilt dat in het dialoogvenster Nieuwe adreslijst en klik vervolgens op OK.

Afwijkingen bij het combineren van lijsten

Wanneer u een adressenlijst aan een ander toevoegt, een of meer velden in de toegevoegde lijst mogelijk geen een overeenkomst in de bestaande lijst. Bijvoorbeeld de adreslijst die u toevoegt, kan onder andere bestaan een BedrijDe naam van de y -veld, maar de oorspronkelijke lijst mogelijk niet.

Publisher vraagt u om oplossen van problemen tussen velden in de verschillende bron lijsten door het dialoogvenster toevoegen aan lijst met geadresseerden te openen.

  1. Klik in het dialoogvenster toevoegen aan adressenlijst selecteert u een veld dat niet is ingeschakeld in de kolom overeenkomend , selecteer het veld dat u deze wilt correspondentie in de lijst met velden uit adressenlijst met overeenkomende velden en klik vervolgens op de zoekwaarde.

  2. Controleer of het veld dat u hebt geselecteerd onder vergelijken met de lijst met geadresseerden veld wordt weergegeven in het dialoogvenster Veld vergelijken of Selecteer een andere en klik vervolgens op OK.

  3. Als u een nieuw veld toevoegen aan uw lijst met geadresseerden om te maken van een overeenkomst moet, selecteert u het veld dat u wilt toevoegen in de nieuwe lijst (de lijst aan de linkerkant in het dialoogvenster toevoegen aan adressenlijst ), klikt u op toevoegenen klik vervolgens op OK. Extra velden worden weergegeven onder de nieuwe velden moet worden toegevoegd aan de lijst met geadresseerden.

    Tip: Een nieuw veld toegevoegd verwijderen door te selecteren in het vak nieuwe velden moet worden toegevoegd aan de lijst met geadresseerden en klik vervolgens op verwijderen.

Afbeelding van het dialoogvenster Toevoegen aan adressenlijst

Hoe kan ik velden vergelijken wanneer Publisher wordt gevraagd naar?

  • Klik in het taakvenster E-mail samenvoegen onder meer items, klikt u op adresveldenen klik vervolgens op Velden vergelijken.

Een snelkoppeling naar een gecombineerde lijst opslaan

U kunt een snelkoppeling naar de gecombineerde lijst voor gebruik in andere mailings; maken. Wanneer u een afzonderlijk item in de gecombineerde lijst hebt bewerkt, wordt de bewerkte vermelding ook bijgewerkt in het oorspronkelijke bronbestand als dat bestand kan worden bewerkt. Als u niet dat het oorspronkelijke bronbestand bijwerken wilt, moet u de adressenlijst exporteren naar een nieuw bestand.

  1. In het taakvenster E-mail samenvoegen (stap 3: uitvoer voor E-mail samenvoegen selecteren), klik onder voorbereiden voor het opvolgen van deze verzendlijst, klikt u op een snelkoppeling naar de lijst met geadresseerden opslaan.

  2. Typ een naam voor de gecombineerde adressenlijst in het vak bestandsnaam in het dialoogvenster Bestand opslaan .

    De adreslijst wordt standaard opgeslagen in de map Mijn gegevensbronnen. Is het raadzaam te behouden de adreslijst hier, omdat dit is de standaardmap waarin Microsoft Office Publisher Hiermee wordt gezocht naar gegevensbronnen.

  3. Klik op Opslaan.

Naar boven

Een adressenlijst

Wanneer de velden in de verschillende bron lijsten overeenkomen, alle records worden weergegeven in de bestaande lijst in het dialoogvenster Geadresseerden voor Afdruk samenvoegen , waar u filteren kunt, sorteren en selecteer de geadresseerden in het e-samenvoegbewerking wilt opnemen. Schakel het selectievakje in naast elke geadresseerde die u wilt opnemen en schakel het selectievakje in naast elke geadresseerde die u wilt uitsluiten.

Selecteer of alle items wissen

  • Selecteer of schakel het selectievakje in de rij.

Items in de lijst filteren

Als u alleen bepaalde items in de lijst met gebruiken wilt, kunt u de lijst op een bepaald veld of criterium filteren. Nadat u de lijst filteren, kunt u de selectievakjes opnemen of uitsluiten van records.

  1. Klik op de pijl naast de kop van de kolom van het item dat u wilt filteren.

  2. Voer een van de volgende handelingen uit:

    • Klik op (leeg) als u wilt weergeven op alle records waarin het bijbehorende veld leeg is.

    • Klik op (niet leeg) als u wilt weergeven op alle records waarin het bijbehorende veld gegevens bevat.

    • Klik op (Geavanceerd) om het dialoogvenster filteren en sorteren , waarin u kunt filteren op meerdere criteria te openen.

      Opmerking: U kunt ook het dialoogvenster filteren en sorteren openen door te klikken op Filter onder Adreslijst nader specificeren op de Geadresseerden voor Afdruk samenvoegen.

  3. Tip: Als de gegevensbron bevat records die dezelfde gegevens delen en er 10 of minder unieke waarden in de kolom, kunt u filteren op specifieke gegevens. Als er meerdere adressen waarin Australië als land of regio, kunt u kunt bijvoorbeeld voor filteren op Australië.

  4. Het dialoogvenster Geadresseerden voor Afdruk samenvoegen bevat alleen de geselecteerde records. Klik op (Alles)om alle records opnieuw weer te geven.

Items in de lijst sorteren

Als u wilt zien van items u kunt de items in alfabetische volgorde sorteren in de lijst met. Voer een van de volgende opties:

  • Klik in het dialoogvenster Geadresseerden voor Afdruk samenvoegen op de kop van de kolom van het item dat u wilt sorteren.

    Als u de lijst bijvoorbeeld alfabetisch wilt weergeven op achternaam, klikt u op de kolomkop Achternaam.

  • Als u wilt sorteren op basis van meerdere criteria, klikt u onder adressenlijst in het dialoogvenster Geadresseerden voor Afdruk samenvoegen op sorteren . Selecteer de criteria die u sorteren wilt op in het dialoogvenster filteren en sorteren .

    Klik op OK om terug te keren naar het taakvenster E-mail samenvoegen .

Duplicaten zoeken

Om te voorkomen dat dubbele mailings, kunt u vinden en verwijderen van records in de lijst waarvoor de meeste (maar niet noodzakelijkerwijs alle) velden overeenkomen met gecombineerde met.

  1. Klik in het dialoogvenster Geadresseerden voor Afdruk samenvoegen op Duplicaten zoeken.

  2. Klik in het dialoogvenster Wizard Dubbele ingeschakeld laten alleen de items die u wilt opnemen en klik vervolgens op OK.

Zoeken naar een specifieke geadresseerde of groep met geadresseerden definiëren die delen van een gemeenschappelijk kenmerk

Als u wilt identificeren van een persoon of groep personen die gemeenschappelijke (zoals een achternaam, postcode of geboortedatum maand kenmerken), kunt u de lijst zoeken.

  1. Klik in het dialoogvenster Geadresseerden voor Afdruk samenvoegen op Geadresseerde zoeken.

  2. Typ in het dialoogvenster Item zoeken het kenmerk dat u wilt zoeken in het tekstvak Zoeken , selecteer het veld of de velden die u wilt zoeken en klik vervolgens op Volgende zoeken.

Naar boven

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×