Tips voor het personaliseren van uw publicatie

Opmerking:  We willen u graag zo snel mogelijk de meest recente Help-inhoud in uw eigen taal bieden. Deze pagina is automatisch vertaald en kan grammaticale fouten of onnauwkeurigheden bevatten. Wij hopen dat deze inhoud nuttig voor u is. Kunt u ons onder aan deze pagina laten weten of de informatie nuttig voor u was? Hier is het Engelstalige artikel ter referentie.

De meeste klanten waarderen het als ze in winkels en restaurants waar ze vaak komen, persoonlijk worden begroet, en dat niet alleen hun naam maar ook hun voorkeur is onthouden. Misschien worden ze als volgt begroet:

'Weet u nog dat we u zouden laten weten wanneer de nieuwe stalen zouden arriveren? Ze zijn er, en we hebben ze in uw lievelingskleur!'

'Ik heb uw favoriete tafel voor u gereserveerd, en de zalm die u vorige keer zo lekker vond, is vandaag een van onze suggesties.'

In dit artikel

Waarom personaliseren?

Bij het instellen van het gegevensbestand

Een adresblok en een begroeting toe te voegen

Opmerkingen en hyperlinks toevoegen

Waarom personaliseren?

Klanten vinden het meestal leuk als ze worden herkend en geholpen, alleen al maar omdat ze zo sneller krijgen wat ze willen. Dit soort persoonlijke aandacht bouwt klantentrouw op. Als winkels en restaurants de interesses van hun klanten nauwkeurig bijhouden, reageren klanten meestal door terug te komen en meer tijd en geld te besteden.

Mailings kunnen op dezelfde manier werken. Als u in een mailing inhoud opneemt die zich op de specifieke interesses van uw klanten richt, is de kans groter dat de klanten aandacht aan de inhoud besteden en reageren.

Verzamel nuttige gegevens over de klant

De individuele interesses en kenmerken van uw klanten bijhouden kan natuurlijk een ingewikkelde taak zijn. U moet gegevens verzamelen en zo opslaan dat u deze gemakkelijk kunt ophalen, en bovendien moet u kunnen filteren op kenmerken die voor uw bedrijf zinvol zijn en die u helpen een zo hoog mogelijk rendement uit uw mailing te halen. Hoe nauwkeuriger u klanten met gemeenschappelijke interesses kunt identificeren, hoe meer u voor uw moeite wordt beloond.

Microsoft Office Publisher kan u helpen. U kunt de klantgegevens opslaan in een database die u rechtstreeks in Microsoft Publisher of in een ander programma maakt, bijvoorbeeld in Microsoft Office Excel, Microsoft Office Outlook, Microsoft Office Outlook met Business Contact Manager of Microsoft Office Access. U kunt ook lijsten gebruiken die u aankoopt, bijvoorbeeld van Microsoft List Builder.

Als u de gegevens hebt verzameld, kunt u deze analyseren om uit te zoeken wat uw beste klanten met elkaar gemeen hebben, en vervolgens kunt u klanten groeperen op basis van hun affiniteiten en uw mailings personaliseren om de aandacht op hun specifieke interesses te vestigen.

Naar boven

Het gegevensbestand definiëren

De adressen en persoonlijke gegevens die u aan uw publicaties toevoegt, moeten ergens vandaan komen. Daarom is de eerste stap voor een bulkverzending het maken van een gegevensbestand dat de contactgegevens van uw klanten bevat. Voor dit gegevensbestand kunt u gebruikmaken van een Microsoft Office Excel-werkblad, een Microsoft Office Word-tabel, een Microsoft Office Access-database of zelfs een map met contactpersonen in Microsoft Office Outlook. Uw adressenlijst wordt op basis van dit gegevensbestand opgebouwd.

Let op de volgende punten wanneer u het gegevensbestand definieert (terwijl u deze lijst doorneemt, kunt u de onderstaande afbeelding bekijken, waarop kolommen in een Excel-werkblad en de samenvoegvelden op de twee zijden van een briefkaart worden getoond):

  • Verschillende soorten informatie in kolommen     Elke kolom in het gegevensbestand stemt overeen met één stukje informatie dat u aan de publicatie wilt toevoegen. Als u bijvoorbeeld het adres van een klant en een persoonlijke opmerking wilt toevoegen aan elk exemplaar van een briefkaart dat u afdrukt, moet u in het gegevensbestand over kolommen beschikken voor de naam, straat, postcode, plaats en een persoonlijke opmerking.

  • Eén record per rij     Elke rij in het gegevensbestand bevat de informatie die in één exemplaar van de publicatie thuishoort. Alle gegevens in rij 2 van het Excel-werkblad worden bijvoorbeeld gebruikt op de briefkaart die u naar klant 1 stuurt, alle gegevens op rij 3 worden gebruikt op de briefkaart die u naar klant 2 stuurt, enzovoort.

  • Velden toevoegen aan uw publicatie     Als u gebruik wilt maken van de informatie in uw gegevensbestand, moet u velden in uw publicatie plaatsen, namelijk één veld voor elk stukje informatie dat u wilt opnemen. Als u bijvoorbeeld de naam, straat, postcode, plaats en een persoonlijke opmerking op elk exemplaar van een briefkaart wilt afdrukken, moet de briefkaart voor elk van die gegevens een veld bevatten.

Kolommen in een Excel-rekenblad stemmen overeen met velden op een briefkaartpublicatie

Tip: Als u afbeeldingen wilt samenvoegen met de publicaties die u wilt verzenden, moet uw gegevensbestand een kolom bevatten die de bestandsnamen van de afbeeldingen bevat. Elke rij in die kolom moet de bestandsnaam van een bepaalde afbeelding bevatten, bijvoorbeeld Eerstefoto.jpg. Als de afbeeldingen zich niet in dezelfde map bevinden als het gegevensbestand, moet u het pad naar elk bestand mee opnemen.

Naar boven

Een adresblok en begroeting toevoegen

Een gedrukt adresblok op een nieuwsbrief (in plaats van een zelfklevend adresetiket) en een begroeting die de naam van de klant bevat, zijn twee eenvoudige methoden om uw mailing te personaliseren en aan te tonen dat de publicatie specifiek voor elke geadresseerde is bestemd.

Een adresblok toevoegen met een naam, adres en andere gegevens

  1. Klik in het taakvenster Afdruk samenvoegen (Stap 2: Publicatie voorbereiden) onder Meer items, op Adresblok.

  2. Klik in het dialoogvenster Adresblok invoegen op de adreselementen die u wilt opnemen, en klik vervolgens op OK.

    Opmerking: Als de namen van de gegevensvelden in de gegevensbron niet overeenkomen met de namen van de velden die in Microsoft Publisher voor het adresblok worden gebruikt, klikt u in het dialoogvenster Adresblok invoegen op Velden vergelijken. Selecteer in het dialoogvenster Velden vergelijken met behulp van de vervolgkeuzelijsten de velden uit de gegevensbron die overeenkomen met de velden in Publisher.

Een begroetingsregel toevoegen

  1. Klik in het taakvenster Afdruk samenvoegen (Stap 2: Publicatie voorbereiden) onder Meer items, op Begroetingsregel.

  2. Selecteer in het dialoogvenster Begroetingsregel invoegen de notatie van de begroetingsregel met de aanhef, de naamnotatie en de afsluitende interpunctie. Of typ een nieuw item in elk tekstvak.

  3. Typ de tekst die u wilt weergeven als de naam van de geadresseerde niet wordt gevonden, bijvoorbeeld wanneer in de gegevensbron de voor- of achternaam van de geadresseerde ontbreekt, en er alleen een bedrijfsnaam is.

  4. Klik op OK.

    Opmerking: Als de namen van de gegevensvelden in de gegevensbron niet overeenkomen met de namen van de velden die in Microsoft Publisher voor de begroetingsregel worden gebruikt, klikt u in het dialoogvenster Begroetingsregel op Velden vergelijken. Selecteer in het dialoogvenster Velden vergelijken met behulp van de vervolgkeuzelijsten de velden uit de gegevensbron die overeenkomen met de velden in Publisher.

Een afbeelding aan een adres toevoegen

U kunt een afbeelding of foto aan een adresblok toevoegen, of aan elk ander onderdeel van uw publicatie. U kunt telkens een andere afbeelding weergeven naargelang van de voorkeuren, de leeftijd of het geslacht van de klant of op basis van de andere gegevensvelden die u bijhoudt.

Zie een gegevensbron voor een samenvoegbewerking of een catalogussamenvoeging makenvoor gedetailleerde informatie over het samenvoegen van afbeeldingen en instellen van het gegevensbestand met afbeeldingsbestanden.

  1. Klik in uw publicatie op de plaats waar u het samenvoegveld voor een afbeelding wilt invoegen (bijvoorbeeld naast het adresblok).

  2. Klik in het taakvenster Afdruk samenvoegen (Stap 2: Publicatie voorbereiden) onder Meer items op Afbeeldingveld.

  3. Selecteer in het dialoogvenster Afbeeldingveld invoegen het veld dat overeenkomt met de afbeeldingsgegevens in uw gegevensbestand en klik vervolgens op OK.

    Bij de geselecteerde invoegpositie wordt een samenvoegveld in een afbeeldingsframe ingevoegd in uw publicatie. U kunt het afbeeldingsframe vergroten, verkleinen of verplaatsen.

Naar boven

Opmerkingen en hyperlinks toevoegen

Als u hebt het gegevensbestand ingesteld voor het opslaan van relevante persoonlijke gegevens over uw klanten, zoals wordt beschreven in de Tips voor het voorbereiden van uw adressenlijst, kunt u de verzamelde informatie voor het leveren van inhoud die bedoeld is specifiek voor uw klanten interesses. Inhoud die overeenkomt met de klant interesses leveren is een krachtige vorm van persoonlijke instellingen. U kunt bijvoorbeeld:

  • Aparte mailings maken op basis van geslacht     Informeer alleen mannen of alleen vrouwen over een nieuwe productlijn door het geslacht van de klant ('mannelijk' of 'vrouwelijk') in uw adressenlijst op te nemen, en filter vervolgens op elk geslacht, of filter gewoon op basis van de verschillende waarden in het veld Titel ('Dhr.' en 'Mevr.'). U kunt voor elk geslacht een URL opnemen (in een gedrukte publicatie) of een rechtstreekse koppeling naar een webpagina (in een e-mail) waar hun opties worden beschreven. Hiervoor voegt u in elke record de juiste URL toe in een daarvoor bestemde kolom.

  • Focus op geadresseerden van een bepaalde leeftijd     Informeer klanten over producten of diensten die geschikt zijn voor deze klanten fase van leven (zoals planning voor twintigers versus planning voor buitengebruikstelling vijftigers) door het verzamelen van de geboortedatum van uw klanten als geboren year (zoals "1945').

    Als u een promotiegeschenk wilt aanbieden aan alle klanten die deze maand jarig zijn, kunt u hun geboortedatums ophalen als dag, maand, jaar (bijvoorbeeld '1 januari 2008').

  • Gebruikmaken van de aankoopgeschiedenis     Stuur speciale aanbiedingen naar klanten die onlangs grote aankopen hebben gedaan of informeer klanten wanneer u nieuwe modellen van hun favoriete merken hebt. Als u hun specifieke aankopen bijhoudt, kunt u hun gegevensbestand sorteren om hun aankoopgeschiedenis per merk te bekijken als u een nieuwe levering van de productlijn ontvangt, of u kunt hen informeren over verwante producten die door andere klanten werden gekocht ('Klanten die uw item kochten, vonden ook dit item nuttig').

Een persoonlijke opmerking toevoegen

U kunt een aangepaste SMS-bericht verzenden naar elke klantensegment dat een gemeenschappelijk belang deelt. Klik hiervoor een veld (of kolom) toevoegen aan uw gegevensbestand bevat deze berichten en voegt u het juiste bericht toe aan elke record (of rij). U kunt een bepaald bericht koppelen met klanten die hetzelfde geslacht, hebben die hebben dezelfde leeftijd of geboortedatum, of die aankopen van in de afgelopen zes maanden. Zie Tips voor adressenlijstenvoor meer informatie over het voorbereiden van uw adressenlijst.

  1. Klik in een tekstvak in uw publicatie waar u gepersonaliseerde gegevens wilt weergeven. Of klik op Tekstvak in het menu Invoegen en sleep vervolgens om een rechthoek met de gewenste afmetingen in te voegen.

    • Als het tekstvak al tekst bevat en u wilt deze tekst vervangen, selecteert u ook de tekst.

    • Als het tekstvak al tekst bevat en u wilt deze tekst behouden, plaatst u de cursor waar u het gepersonaliseerde bericht wilt invoegen.

  2. Klik in het taakvenster Afdruk samenvoegen op het gepaste samenvoegveld in de keuzelijst in het taakvenster.

Een gepersonaliseerde hyperlink toevoegen

U kunt een hyperlink toevoegen die uw klanten naar een webpagina brengt waarop hun specifieke interesses of kenmerken aan bod komen. U kunt de naam van de klant of andere gegevensvelden aan de tekst van de hyperlink toevoegen om er echt iets persoonlijks van te maken.

  1. Klik in het taakvenster E-mail samenvoegen (Stap 2: Publicatie voorbereiden) onder Meer items op Aangepaste hyperlink invoegen.

  2. Typ in het dialoogvenster Aangepaste hyperlink invoegen de tekst die u wilt weergeven en het adres van de website waarop uw geadresseerden terechtkomen als ze op de hyperlink klikken.

  3. Als u een gegevensveld in de weergavetekst wilt gebruiken, klikt u op de weergavetekst en vervolgens klikt u in de keuzelijst aan de rechterkant op het gegevensveld dat u wilt invoegen.

    Opmerking: Als u een gegevensveld invoegt, kunt u een speciale weergavetekst en een speciaal webadres opgeven voor eventuele lege items in het ingevoegde gegevensveld. Schakel indien nodig de selectievakjes Gebruik een standaardtekst voor lege items en Gebruik een standaardhyperlink voor lege items in en typ de tekst en het webadres dat u in dat geval wilt gebruiken.

    Afbeelding van het dialoogvenster Aangepaste hyperlink invoegen

Naar boven

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×