Tips voor adressenlijsten

Opmerking: We willen u graag zo snel mogelijk de meest recente Help-inhoud in uw eigen taal bieden. Deze pagina is automatisch vertaald en kan grammaticale fouten of onnauwkeurigheden bevatten. Wij hopen dat deze inhoud nuttig voor u is. Kunt u ons onder aan deze pagina laten weten of de informatie nuttig voor u was? Hier is het Engelstalige artikel ter referentie.

Ongeacht de manier waarop uw mailing wordt gebruikt, heeft deze weinig effect als u deze naar de verkeerde personen stuurt. U kunt de adressen lijst beperken tot namen en adressen, of u kunt meer informatie over elke klant opnemen, zodat u de klanten kunt categoriseren in segmenten die zinvol zijn voor uw bedrijf.

Hoe meer u uw mailing bedoelt bij een klant segment dat waarschijnlijk geïnteresseerd is in een specifieke aanbieding, des te groter het succes van uw e-mail. Plan de stemming tussen een derde en een deel van de tijd en het budget van uw mailing campagne om de adressen lijst te verfijnen voor het doel van de desbetreffende klant segmenten.

Klant gegevens gebruiken

Nadat u informatie hebt ontvangen over uw klanten en potentiële klanten, kan het handig zijn om de kenmerken te controleren die ze gemeen hebben. Hoe meer details u opneemt in uw adressen lijst, hoe meer opties u hebt voor het richten van uw mailings.

Maar zorg ervoor dat de gedetailleerde gegevens die u bijhoudt, de gegevens zijn die u gaat gebruiken. Hoe meer complexiteit u aan uw adressen lijst toevoegt, hoe meer werk u moet doen om uw lijst bij te houden.

U kunt bijvoorbeeld klant gegevens op een van de volgende manieren gebruiken:

  • Adres etiketten afdrukken     Maak adres etiketten, waarvoor u alleen de naam en adres gegevens nodig hebt.

  • E-mail berichten verzenden naar klanten in een specifieke land instelling     Filter uw adressen lijst op plaats of post code, zodat u gemakkelijk een promotie kunt aankondigen aan klanten die op een bepaalde locatie wonen.

  • Een persoonlijke begroetIng toevoegen     Personaliseer een e-mail adres door de voor-of achternaam van de geadresseerden in een begroetings regel op te nemen door de naam te scheiden in de gegevens velden titel, voor naamen achternaam.

  • Focussen op geadresseerden van een bepaalde leeftijd     Informeer klanten van producten of services die geschikt zijn voor de levens duur van deze klanten (bijvoorbeeld voor het plannen van buiten gebruiks telling in hun Twenties en het plannen van buiten gebruiks telling in hun fifties) door de geboorte datums van uw klanten als geboorte jaar te verzamelen. (bijvoorbeeld "1945").

    Als u een promotie cadeau wilt aanbieden aan alle klanten van wie de verjaardag in de huidige maand valt, kunt u hun geboorte datums verzamelen als maand, dag, jaar (bijvoorbeeld "1 januari 2000").

  • Afzonderlijke mailings op basis van geslacht aanpassen     Het aanKondigen van een nieuwe product lijn aan alleen mannen of alleen vrouwen door het geslacht van elke klant ("mannelijk" of "vrouwelijk") op te nemen in uw adressen lijst.

  • Aankoop geschiedenis gebruiken     Stuur speciale aankondigingen naar personen die onlangs belang rijke aankopen hebben gedaan, of informeer klanten wanneer u nieuwe modellen van hun favoriete merken hebt. Hiervoor moet u de aankoop geschiedenis van de klanten bijhouden. U kunt klanten ook op de hoogte stellen van soort gelijke producten ("klanten die de aankoop hebben gekocht, hebben dit ook gekocht").

  • E-mail berichten verzenden om de berichten op te slaan     Bespaar de kosten voor een e-mail bericht met alleen een uitnodiging door uitnodigingen per e-mail te verzenden naar klanten die hun e-mail adressen hebben. U kunt eerst de uitnodigingen voor afdrukken adresseren door een samenvoeg bewerking uit te voeren op klanten die geen e-mail adres hebben. Vervolgens kunt u een e-mail uitnodiging maken door een samenvoeg bewerking uit te voeren en te filteren op klanten met een e-mail adres.

Een adressenlijst maken

Op zijn meest eenvoudige basis is een adressen lijst een tekst bestand waarin records van geadresseerden worden gescheiden in gemeen schappelijke velden. Dergelijke lijsten hebben meestal de vorm van werk bladen of tabellen, waarbij elke record in een eigen rij wordt gescheiden in kolommen die de afzonderlijke gegevens velden bevatten, zoals de basis adressen lijst die hier wordt weer gegeven.

Een elementaire adressenlijst in het dialoogvenster Geadresseerden voor Afdruk samenvoegen.

Een complexe lijst kan aanvullende gegevens velden bevatten, zoals de product grootte en de kleur voorkeuren, de inkoop geschiedenis, de geboorte datum en het geslacht.

Als u voor de eerste keer een adressen lijst maakt, kunt u dit doen zonder Publisher te verlaten. Zie een adres lijst maken voor afdruk samen voegEnvoor meer informatie.

Lijsten uit meerdere bronnen combi neren

Of u nu adressen lijsten hebt of dat u ze koopt, u kunt in Publisher gemakkelijk klanten lijsten uit meerdere bronnen combi neren en bewerken in Publisher. U kunt kiezen wat het meest geschikt is voor u door uw mailing lijst van Publisher te assembleren uit een combi natie van andere lijsten die zijn gemaakt in Excel, Outlook en Access.

De lijst opgeven die u wilt toevoegen

  1. Klik op het tabblad Verzend lijsten op Afdruk samen voegen _GT_ Stapsgewijze wizard Afdruk samen voegen.

    Als de publicatie is verbonden met een adressen lijst, controleert u de verbinding en klikt u op het tabblad verzend lijsten op adressen lijst bewerken. Als de publicatie niet is verbonden met een bestaande adressen lijst, klikt u in het deel venster Afdruk samen voegen op volgende: een adressen lijst maken of er verbinding mee selecteren en selecteert u de gewenste lijst.

  2. Voer in het dialoog venster Geadresseerden voor afdruk samen voegen onder toevoegen aan adres lijst een van de volgende handelingen uit:

    • Klik op een nieuwe lijst typen, voeg de gewenste vermeldingen toe in het dialoog venster nieuwe adres lijst en klik vervolgens op OK.

    • Klik op een bestaande lijst gebruiken, selecteer een gegevens bron in het dialoog venster gegevens bron selecteren en klik vervolgens op openen.

    • Klik op kiezen uit Outlook-contact personen (als u dit hebt u wordt gevraagd een e-mail profiel te kiezen, op het gewenste profiel te klikken en vervolgens op OK te klikken. Selecteer een map of distributie lijst in het dialoog venster contact personen selecteren en klik vervolgens op OK.

Verschillen bij het samen voegen van lijsten oplossen

Wanneer u een adressen lijst toevoegt aan een andere, kunnen een of meer velden in de toegevoegde lijst niet overeenkomen met de bestaande lijst. De adres lijst die u toevoegt, kan bijvoorbeeld het veld Bedrijfs naam bevatten, maar de oorspronkelijke lijst is niet mogelijk.

U wordt gevraagd om niet-overeenstemmende velden in de verschillende bron lijsten op te lossen door het dialoog venster toevoegen aan adressen lijst te openen.

  1. Selecteer in het dialoog venster toevoegen aan adressen lijst een veld dat niet is ingeschakeld in de kolom overeenkomen, selecteer het veld waarop u het wilt toepren in de velden van de adressen lijst met de lijst met overeenkomstige velden en klik op vergelijken.

  2. Controleer in het dialoog venster veld vergelijken of het veld dat u hebt geselecteerd, wordt weer gegeven onder overeenkomt met de lijst met geadresseerden of selecteer een andere waarde en klik vervolgens op OK.

  3. Als u een nieuw veld wilt toevoegen aan de lijst met geadresseerden, selecteert u het veld dat u wilt toevoegen in de lijst Nieuw (de lijst met geadresseerden in het dialoog venster toevoegen aan adressen lijst ), klikt u op toevoegen en klikt u vervolgens op OK. Toegevoegde velden worden weer gegeven onder nieuwe velden die moeten worden toegevoegd aan de lijst met geadresseerden.

    Tip: Verwijder een toegevoegd veld door het te selecteren in het vak nieuwe velden die moeten worden toegevoegd aan de lijst met geadresseerden en klik vervolgens op verwijderen.

Afbeelding van het dialoogvenster Toevoegen aan adressenlijst

Hoe kan ik velden vergelijken wanneer ik in Publisher niet wordt gevraagd?

  • Klik in het taak venster Afdruk samen voegen onder meer items op adres velden en klik vervolgens op velden vergelijken.

Een snelkoppeling naar een gecombineerde lijst opslaan

U kunt een snelkoppeling maken naar de gecombineerde lijst voor gebruik in andere mailings. Wanneer u een afzonderlijk item in de gecombineerde lijst bewerkt, wordt de bewerkte vermelding ook bijgewerkt in het oorspronkelijke bron bestand als dat bestand beschikbaar is voor bewerking. Als u het oorspronkelijke bron bestand niet wilt bijwerken, exporteert u de lijst met geadresseerden naar een nieuw bestand.

  1. Klik in het taak venster Afdruk samen voegen (stap 3: samengevoegde publicaties maken ), onder voor bereidingen treffen voor het opvolgen van deze mailing, op een snelkoppeling naar de adressen lijst opslaan.

  2. Typ in het dialoog venster bestand opslaan een naam voor de lijst met samengevoegde adressen in het vak Bestands naam.

    Standaard wordt de adreslijst opgeslagen in de map Mijn gegevensbronnen. U kunt de adreslijst het beste hier laten staan omdat dit de standaardmap is waarin in Publisher naar gegevensbronnen wordt gezocht.

  3. Klik op Opslaan.

Een adressen lijst verfijnen

Wanneer de velden in de verschillende bron lijsten overeenkomen, worden alle records weer gegeven in de bestaande lijst in het dialoog venster Geadresseerden voor afdruk samen voegen, waarin u de geadresseerden kunt filteren, sorteren en selecteren die u wilt opnemen in de samenvoeg bewerking. Schakel het selectie vakje in naast elke geadresseerde die u wilt opnemen en schakel het selectie vakje uit naast elke geadresseerde die u wilt uitsluiten.

Alle items selecteren of wissen

  • Schakel het selectie vakje in de veldnamenrij in of uit.

Items in de lijst filteren

Als u alleen bepaalde items in de lijst wilt gebruiken, kunt u de lijst op een specifiek veld of criterium filteren. Nadat u de lijst hebt gefilterd, kunt u de selectie vakjes gebruiken om records op te nemen en uit te sluiten.

  1. Klik op de pijl naast de kolomkop van het item waarop u wilt filteren.

  2. Voer een van de volgende handelingen uit:

    • Klik op (leeg) om alle records weer te geven waarin het overeenkomstige veld leeg is.

    • Klik op (niet-lege cellen) om alle records weer te geven waarin het overeenkomstige veld informatie bevat.

    • Klik op (Geavanceerd) om het dialoog venster filteren en sorteren te openen, waarin u kunt filteren op meerdere criteria.

      Opmerking: U kunt het dialoog venster filteren en sorteren ook openen door op filter te klikken onder adressen lijst nader specificeren in het dialoog venster Geadresseerden voor afdruk samen voegen.

  3. Tip: Als de gegevens bron records bevat die dezelfde gegevens delen en er 10 of minder unieke waarden in de kolom staan, kunt u filteren op specifieke informatie. Als er bijvoorbeeld meerdere adressen zijn die Australië als het land of de regio vermelden, kunt u filteren op Australië.

  4. In het dialoog venster Geadresseerden voor afdruk samen voegen worden alleen de opgegeven records weer gegeven. Als u alle records opnieuw wilt weer geven, klikt u op (alle).

Items in de lijst sorteren

Als u items in alfabetische volgorde wilt bekijken, kunt u de items sorteren in de lijst.

  • Klik in het deel venster Geadresseerden voor afdruk samen voegen op de kolomkop van het item waarop u wilt sorteren.

    Als u de lijst bijvoorbeeld alfabetisch wilt weergeven op achternaam, klikt u op de kolomkop Achternaam.

  • Als u wilt sorteren op meerdere criteria, klikt u onder adressen lijst nader specificeren op sorteren. Selecteer in het dialoog venster filteren en sorteren de criteria waarop u wilt sorteren.

Dubbele waarden zoeken

Als u dubbele mailings wilt voor komen, kunt u records zoeken en verwijderen in uw gecombineerde lijst waarvoor de meeste (maar niet noodzakelijkerwijs alle) velden overeenkomen.

  1. Klik in het dialoog venster Geadresseerden voor afdruk samen voegen onder adressen lijst nader specificeren op Duplicaten zoeken.

  2. Selecteer in het dialoog venster Duplicaten zoeken de optie alleen de items die u wilt opnemen en klik op OK.

Zoeken naar een specifieke geadresseerde of groep geadresseerden die een gemeen schappelijk kenmerk delen

Als u een persoon of een groep personen wilt aanwijzen die gemeen schappelijke kenmerken (zoals een achternaam, post code of geboorte maand) deelt, kunt u in de lijst zoeken.

  1. Klik in het dialoog venster Geadresseerden voor afdruk samen voegen onder adressen lijst nader specificeren op een geadresseerde zoeken.

  2. Typ in het dialoog venster item zoeken het kenmerk dat u wilt zoeken in het vak tekst zoeken, geef het veld of de velden op waarnaar u wilt zoeken en klik vervolgens op Volgende zoeken.

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×