Taken toevoegen aan uw project

Een eenvoudige controlelijst met taken toevoegen

Als u zojuist aan de slag bent gegaan met uw projectplanning, of als u niet verwacht dat het project bijzonder gecompliceerd zal zijn, is een eenvoudige controlelijst met taken mogelijk voldoende om uw project efficiënt te beheren. Uw controlelijst kan einddatums voor de taken van uw project en toewijzingen aan projectteamleden bevatten

Een eenvoudige controlelijst met taken toevoegen

1. Klik op de werkbalk Snel starten voor uw site op Taken.

2. Klik op de pagina Taken op Bewerken.

3. Typ in de kolom Taaknaam een naam voor elke taak die voor uw project moet worden voltooid. Druk op Enter om naar de volgende regel te gaan nadat u een taak hebt toegevoegd.

1. Typ of selecteer in de kolom Vervaldatum een datum waarop elke taak in de lijst moet zijn voltooid. Als u niet zeker weet wanneer een taak moet zijn voltooid, laat u de kolom voor die taak leeg.

2. Typ of selecteer in de kolom Toegewezen aan de naam van elke persoon die aan elke taak in de lijst werkt.

   Tip:  U kunt het beste slechts één persoon aan elke taak toewijzen. Als u meerdere personen wilt toewijzen, kan dit problemen veroorzaken bij het markeren van taken als voltooid. Als Charlotte haar werkzaamheden aan de taak heeft voltooid, is het logisch dat ze de taak markeert als voltooid op haar pagina Mijn taken. Hierdoor wordt de taak echter gemarkeerd als voltooid voor alle toegewezen personen, niet alleen voor Charlotte, terwijl mogelijk iemand anders ook nog aan de taak moet werken. Als u toch meerdere personen aan een taak wilt toewijzen, kunt u de namen scheiden met een puntkomma (;).

3. Wanneer u klaar bent met het toevoegen van uw eenvoudige controlelijst met taken, klikt u op Stoppen.

Een andere snelle manier om een eenvoudige controlelijst met taken toe te voegen, is door een lijst van een Excel-werkblad te plakken. Zo lang de kolommen die u in het werkblad gebruikt, parallel lopen aan de kolommen die worden weergegeven op de pagina Taken, kunt u in de takenlijst klikken en uw werkbladgegevens plakken. Indien dit mogelijk is, worden namen geassocieerd met accounts in de kolom Toegewezen aan.

Wanneer u aan uw project werkt, kunt u het selectievakje naast een taaknaam inschakelen nadat de taak is voltooid.

Als u denkt dat u meer controle moet uitoefenen over de taken in uw eenvoudige controlelijst, kunt u de stappen in de volgende sectie gebruiken om details aan u taken toe te voegen en er zo een meer solide, geplande lijst van maken.

Naar boven

Een geplande lijst met taken toevoegen

Als uw project aan de complexe kant is, vindt u mogelijk dat een geplande lijst met taken u het werk op een beter beheerbare manier helpt bijhouden.

Een geplande lijst met taken toevoegen

1. Klik op de werkbalk Snel starten voor uw site op Taken.

2. Klik op de pagina Taken op Nieuwe taak of klik op het tabblad Taken van het lint op Nieuw item.

   Opmerking:  Als u aanvankelijk een eenvoudige controlelijst met taken had toegevoegd, maar het project iets ingewikkelder werd, kunt u gemakkelijk meer details aan uw bestaande taken toevoegen. Als u een taak wilt selecteren, klikt u in de ruimte aan de linkerkant van het selectievakje van de taak en klikt u op het tabblad Taken van het lint op Item bewerken. Hierna wordt de taak geopend en kunt u meer planningsdetails toevoegen.

3. Typ een naam voor uw taak in het vak Taaknaam.

4. Typ of selecteer een begin- en einddatum voor uw taak in de vakken Begindatum en Vervaldatum. Als u deze datums niet zeker weet, vult u deze gegevens nog niet in. U kunt altijd later terugkomen en de gegevens toevoegen door de taak te bewerken.

5. Typ de naam of het e-mailadres van de persoon die aan de taak moet werken in het vak Toegewezen aan.

   Tip:  U kunt het beste slechts één persoon aan elke taak toewijzen. Als u meerdere personen wilt toewijzen, kan dit problemen veroorzaken bij het markeren van taken als voltooid. Als Charlotte haar werkzaamheden aan de taak heeft voltooid, is het logisch dat ze de taak markeert als voltooid op haar pagina Mijn taken. Hierdoor wordt de taak echter gemarkeerd als voltooid voor alle toegewezen personen, niet alleen voor Charlotte, terwijl mogelijk iemand anders ook nog aan de taak moet werken. Als u toch meerdere personen aan een taak wilt toewijzen, kunt u de namen scheiden met een puntkomma (;).

6. Als het werk aan de taak al is gestart, voert u een percentage in het vak % voltooid in om aan te geven hoe veel werk ongeveer al is gedaan en wat er nog moet worden gedaan.

   Tip:  Dit is een zeer nuttig veld dat uw projectteamleden regelmatig kunnen bijwerken. Het veld geeft u inzicht in de voortgang van uw project en of uw project op tijd zal zijn voltooid.

7. Typ een korte beschrijving van de taak in het vak Beschrijving als u meer details wilt opgeven over de betreffende werkzaamheden. Dit kan nuttig zijn voor managers of andere belanghebbenden die inzicht in uw project proberen te krijgen.

8. Gebruik de vakken en knoppen naast Voorafgaande taken om aan te geven welke taken in uw project moeten worden voltooid voordat de huidige taak kan starten.

   Stel dat u een taak maakt genaamd 'Persbericht publiceren', die pas kan beginnen nadat de taak 'Persbericht schrijven' is voltooid. Selecteer de taak 'Persbericht schrijven' in het vak aan de linkerkant en klik vervolgens op Toevoegen om de taak naar het vak aan de rechterkant te verplaatsen. Hiermee wordt aangegeven dat de taak 'Persbericht schrijven' een voorafgaande taak is van (dat wil zeggen voorafgaat aan) de taak 'Persbericht publiceren'.

9. Selecteer het gewenste prioriteitsniveau in de lijst Prioriteit.

10. Selecteer het gewenste statusniveau in de lijst Taakstatus.

    Tip:  Ook dit is een nuttig veld dat uw projectteamleden regelmatig kunnen bijwerken. Het veld kan u helpen bij het oplossen van problemen met werkblokkades, vertragingen in de planning en andere kritieke planningsproblemen.

11. Klik op Opslaan.

Naar boven

Werken met uw takenlijst

Terwijl u met uw takenlijst werkt, zijn taken met vervaldatums die rood zijn gemarkeerd achterstallig. Nadat u een achterstallige taak als voltooid hebt gemarkeerd door het selectievakje naast de taak in te schakelen, wordt de vervaldatum niet meer als rode tekst gemarkeerd.

U kunt er ook voor schakelen tussen verschillende weergaven van uw takenlijst door te klikken op de koppelingen weergeven boven aan de lijst. U kunt kiezen uit Alle taken, agenda, voltooid, Gantt-diagram, Laat taken, Mijn takenen Eerstvolgend, of u kunt een bestaande weergave wijzigen of uw eigen weergave van uw takenlijst maken. Als de weergave die u wilt gebruiken niet wordt weergegeven boven de takenlijst, klikt u op Klik voor extra opties (…) naast de koppelingen weergeven en kiest u de weergave die u wilt gebruiken. Zie voor meer informatie over het maken van uw eigen weergave maken, wijzigen of verwijderen van een weergave van een lijst of bibliotheek.

Nadat u gedetailleerde taken aan uw project hebt toegevoegd, wilt u mogelijk:

• Inspringen, uitspringen, verplaatsen en verwijderen van taken

• Uploaden, weergeven en projectbestanden of documenten verwijderen

• Taken toevoegen aan de tijdlijn

Naar boven