Een tabel maken en velden toevoegen

Een tabel maken

Een eenvoudige database, zoals een lijst met contactpersonen, maakt mogelijk gebruik van slechts één tabel. Veel databases gebruiken echter meerdere tabellen. Als u een nieuwe database maakt, maakt u op de computer een nieuw bestand dat fungeert als opslagplaats voor alle objecten in de database, met inbegrip van de tabellen.

U kunt een tabel maken door een nieuwe database te maken, door een tabel in een bestaande database in te voegen of door een tabel te importeren uit een andere gegevensbron of een koppeling te maken naar een tabel uit een andere gegevensbron. Deze andere gegevensbron kan bijvoorbeeld een Microsoft Excel-werkmap, een Microsoft Word-document, een tekstbestand of een andere database zijn. Wanneer u een nieuwe, lege database maakt, wordt automatisch een nieuwe, lege tabel ingevoegd. U kunt vervolgens gegevens in de tabel invoeren om te beginnen met het definiëren van velden.

Naar boven

Een nieuwe tabel in een nieuwe database maken

1. Klik op Bestand > Nieuw en selecteer Lege bureaubladdatabase.

2. Typ in het vak Bestandsnaam een bestandsnaam voor de nieuwe database.

3. Klik op het mappictogram als u de database op een andere locatie wilt opslaan.

4. Klik op Maken.

   De nieuwe database wordt geopend en een nieuwe tabel met de naam Tabel1 wordt gemaakt en geopend in de gegevensbladweergave.

Naar boven

Een nieuwe tabel maken in een bestaande database

1. Klik op Bestand > Openen, en klik op de database als deze wordt weergegeven onder Recent. Als de database niet wordt weergegeven, kunt u een van de bladeropties kiezen om de gewenste database te zoeken.

2. Selecteer de database die u wilt openen in het dialoogvenster Openen en klik vervolgens op Openen.

3. Klik op het tabblad Maken in de groep Tabellen op Tabel.

   Er wordt een nieuwe tabel ingevoegd in de database en de tabel wordt geopend in de gegevensbladweergave.

Naar boven

Importeren of koppelen om een tabel te maken

U kunt een tabel maken door elders opgeslagen gegevens te importeren of een koppeling naar deze gegevens te maken. U kunt gegevens importeren of een koppeling maken naar gegevens in bijvoorbeeld een Excel-werkblad, een SharePoint-lijst, een XML-bestand, een andere Access-database, een Microsoft Outlook-map enzovoort.

Wanneer u gegevens importeert, maakt u een kopie van de gegevens in een nieuwe tabel van de huidige database. Verdere wijzigingen van de brongegevens hebben geen invloed op de geïmporteerde gegevens, en wijzigingen in de geïmporteerde gegevens hebben geen invloed op de brongegevens. Nadat u verbinding hebt gemaakt met een gegevensbron en u de gegevens daaruit hebt geïmporteerd, kunt u de geïmporteerde gegevens gebruiken zonder dat u verbinding hoeft te maken met de bron. U kunt het ontwerp van een geïmporteerde tabel wijzigen.

Wanneer u gegevens koppelt, maakt u een gekoppelde tabel in de huidige database die een livekoppeling is naar de bestaande informatie die ergens anders is opgeslagen. Wanneer u gegevens in een gekoppelde tabel wijzigt, wijzigt u deze in de bron. Wanneer gegevens in de bron worden gewijzigd, wordt deze wijziging in de gekoppelde tabel weergegeven. U moet verbinding kunnen maken met de gegevensbron wanneer u een gekoppelde tabel gebruikt. U kunt het ontwerp van een gekoppelde tabel niet wijzigen.

Naar boven

De eigenschappen van een tabel instellen

Naast het instellen van eigenschappenvelden kunt u ook eigenschappen instellen die van toepassing zijn op een hele tabel en op hele records.

1. Selecteer de tabel waarvan u de eigenschappen wilt instellen.

2. Klik op het tabblad Start in de groep Weergaven op Weergave en klik op Ontwerpweergave.

3. Klik op het tabblad Tabelontwerp in de groep Weergeven/verbergen op Eigenschappenvenster.

   

   Het eigenschappenvenster van de tabel wordt weergegeven.

4. Klik in het eigenschappenvenster op het tabblad Algemeen.

5. Klik op het vakje links van de eigenschap die u wilt instellen en voer een instelling voor de eigenschap in.

   Vergeet niet op Ctrl+S te drukken om de wijzigingen op te slaan.

   Met deze tabeleigenschap	Kunt u dit doen
   Weergaven weergeven op SharePoint-site	Opgeven of weergaven op basis van de tabel kunnen worden weergegeven op een SharePoint-site. Opmerking: De effecten van deze instelling zijn afhankelijk van de instelling van de database-eigenschap Alle weergaven weergeven op SharePoint-site.
   Uitgevouwen subgegevensblad	Alle subgegevensbladen uitvouwen wanneer u de tabel opent
   Hoogte subgegevensblad	Voer een van de volgende handelingen uit: Wijzig de huidige instelling 0 niet als u het venster van het subgegevensblad wilt uitvouwen zodat alle rijen worden weergegeven. Voer de gewenste waarde in als u de hoogte van het subgegevensblad zelf wilt bepalen.
   Richting	De weergaverichting instellen voor een taal die van links naar rechts of van rechts naar links wordt gelezen.
   Beschrijving	Een beschrijving geven van de tabel. De beschrijving wordt in de scherminfo voor de tabel weergegeven.
   Validatieregel	Een expressie invoeren die steeds waar moet zijn wanneer u een record toevoegt of wijzigt.
   Validatietekst	Een bericht invoeren dat wordt weergegeven wanneer de expressie voor de eigenschap Validatieregel niet waar is omdat er een record is toegevoegd of gewijzigd.
   Filteren	Criteria definiëren die alleen overeenkomstige rijen weergeven in de gegevensbladweergave.
   Sorteren op	Een of meer velden selecteren die de standaardsorteervolgorde voor rijen in de gegevensbladweergave bepalen.
   Naam subgegevensblad	Opgeven of er een subgegevensblad moet worden weergegeven in de gegevensbladweergave en zo ja, welke tabel of query de rijen voor het subgegevensblad moet leveren.
   Subvelden koppelen	De velden in de tabel of query weergeven die worden gebruikt voor het subgegevensblad en overeenkomen met de eigenschap Hoofdvelden koppelen die voor de tabel is opgegeven.
   Hoofdvelden koppelen	De velden in de tabel weergeven die overeenkomen met de eigenschap Subvelden koppelen die voor de tabel is opgegeven.
   Filteren bij laden	Automatisch de filtercriteria van de eigenschap Filteren toepassen (door deze op Ja in te stellen) wanneer de tabel in de gegevensbladweergave wordt geopend.
   Sorteren op bij laden	Automatisch de sorteercriteria van de eigenschap Sorteren op toepassen (door deze op Ja in te stellen) wanneer de tabel in de gegevensbladweergave wordt geopend.

   Tip    Als u meer ruimte wilt om een instelling in het eigenschappenvak in te voeren of te bewerken, drukt u op Shift+F2 om het vak In- en uitzoomen weer te geven. Als u de eigenschap Validatieregel op een expressie instelt en hulp nodig hebt bij het opbouwen daarvan, klikt u op naast het vak van de eigenschap Validatieregel om de opbouwfunctie voor expressies weer te geven.

Naar boven

Een tabel opslaan

Nadat u een tabel hebt gemaakt of gewijzigd, moet u het ontwerp ervan opslaan. Wanneer u een tabel voor het eerst opslaat, geeft u deze een naam die de inhoud ervan beschrijft. U kunt maximaal 64 alfanumerieke tekens gebruiken, inclusief spaties. U kunt een tabel bijvoorbeeld Klanten, Artikelvoorraad of Producten noemen.

Access biedt veel flexibiliteit in het benoemen van tabellen in web-apps, maar er gelden wel enkele beperkingen waar u rekening mee moet houden. Een tabelnaam kan maximaal 64 tekens lang zijn en elke combinatie van letters, cijfers, spaties en speciale tekens bevatten, behalve punten (.), uitroeptekens (!), vierkante haken ([]), voorloopspaties, voorafgaand gelijkteken (=) en niet-afdrukbare tekens zoals een regelterugloop. De naam mag ook geen van de volgende tekens bevatten:` / \ : ; * ? " ' < > | # <TAB> { } % ~ &.

1. Selecteer Bestand > Opslaan of druk op Ctrl+S.

2. Als u de tabel voor de eerste keer opslaat, typt u een naam voor de tabel en klikt u vervolgens op OK.

Naar boven

Een primaire sleutel instellen

Geef altijd een primaire sleutel op voor een tabel, tenzij u een specifieke reden hebt om dit niet te doen. In Access wordt automatisch een index voor de primaire sleutel gemaakt, waardoor de databaseprestaties verbeteren. Ook krijgt elke record een waarde in het primaire-sleutelveld, die altijd uniek is. Unieke waarden zijn essentieel, omdat er anders geen manier is om een bepaalde rij te kunnen onderscheiden van de andere rijen.

Wanneer u in de gegevensbladweergave een nieuwe tabel maakt, wordt in Access automatisch een primaire sleutel gemaakt met de veldnaam Id en het gegevenstype AutoNummering.

In de ontwerpweergave kunt u de primaire sleutel wijzigen of verwijderen, of de primaire sleutel instellen voor een tabel waarvoor nog geen primaire sleutel is ingesteld.

Naar boven

Bepalen welke velden als primaire sleutel moeten worden gebruikt

Soms bestaan de gegevens al die u als primaire sleutel wilt gebruiken. Het kan zijn dat u bijvoorbeeld id-nummers voor uw werknemers gebruikt. Als u een tabel maakt om de werknemersgegevens bij te houden, kunt u besluiten de bestaande werknemer-id als de primaire sleutel voor de tabel te gebruiken. Of misschien is de werknemer-id alleen uniek in combinatie met de afdeling-id, en moeten beide velden samen als primaire sleutel worden gebruikt. Een goede kandidaat voor de primaire sleutel beschikt over diverse kenmerken.

• Elke record heeft een unieke waarde voor het veld of een combinatie van velden.

• Het veld of de combinatie van velden is nooit leeg of null. Er is altijd een waarde.

• De waarden veranderen niet.

Als er geen geschikte gegevens zijn die u als primaire sleutel kunt gebruiken, kunt u een nieuw veld maken en dit veld als primaire sleutel gebruiken. Wanneer u een nieuw veld maakt dat u als primaire sleutel wilt gebruiken, moet u het gegevenstype van het veld instellen op AutoNummering om er zeker van te zijn dat de sleutel voldoet aan de eerder genoemde drie kenmerken.

Naar boven

De primaire sleutel instellen of wijzigen

1. Selecteer de tabel waarvan u de primaire sleutel wilt instellen of wijzigen.

2. Klik op het tabblad Start in de groep Weergaven op Weergave en klik op Ontwerpweergave.

3. Selecteer in het ontwerpraster van de tabel het veld of de velden die u als primaire sleutel wilt gebruiken.

   Als u één veld wilt selecteren, klikt u op de rijkiezer van het gewenste veld.

   Als u meerdere velden wilt selecteren, moet u Ctrl ingedrukt houden en vervolgens op de rijkiezers voor elk veld klikken.

4. Klik op het tabblad Tabelontwerp in de groep Extra op Primaire sleutel.

   Er wordt een sleutelindicator weergegeven links van het veld of de velden die u als primaire sleutel hebt aangewezen.

Naar boven

De primaire sleutel verwijderen

1. Selecteer de tabel waarvan u de primaire sleutel wilt verwijderen.

2. Klik op het tabblad Start in de groep Weergaven op Weergave en klik op Ontwerpweergave.

3. Klik op de rijkiezer van de huidige primaire sleutel. Als de primaire sleutel uit meerdere velden bestaat, houdt u Ctrl ingedrukt en klikt u op de rijkiezers van elk veld.

4. Klik op het tabblad Tabelontwerp in de groep Extra op Primaire sleutel.

   De sleutelindicator wordt verwijderd van het veld of de velden die u eerder had opgegeven als de primaire sleutel.

Wanneer u een nieuwe tabel opslaat zonder een primaire sleutel in te stellen, wordt u gevraagd een nieuw veld voor de primaire sleutel te maken. Als u op Ja klikt, wordt in Access het veld Id met het gegevenstype AutoNummering gemaakt, dat een unieke waarde voor elke record levert. Als de tabel al een AutoNummering-veld bevat, wordt dat veld als primaire sleutel gebruikt. Als u op Nee klikt, wordt er geen veld toegevoegd en wordt er geen primaire sleutel ingesteld.

Naar boven

Velden toevoegen

Als u nieuwe informatie wilt opslaan over een onderwerp waarvoor u al een Access-tabel hebt, kunt u een veld aan de tabel toevoegen. U hebt bijvoorbeeld een tabel waarin achternaam, voornaam, e-mailadres, telefoonnummer en postadres van al uw klanten worden opgeslagen. Als u de voorkeursmethode voor communicatie voor elke klant wilt bijhouden, voegt u een veld toe waarin u deze informatie opslaat.

U kunt elk gegevensitem dat u wilt bijhouden, in een veld opslaan. In een tabel met contactpersonen kunt u bijvoorbeeld velden maken voor Achternaam, Voornaam, Telefoonnummer en Adres. In een tabel met producten kunt u velden maken voor Productnaam, Product-id en Prijs.

Elk veld heeft bepaalde essentiële kenmerken, zoals een unieke naam voor het veld in een tabel, een gegevenstype voor de aard van de gegevens, de bewerkingen die voor de gegevens kunnen worden uitgevoerd, en de hoeveelheid opslagruimte die voor elke waarde is gereserveerd.

Probeer voordat u velden maakt om de gegevens op te splitsen in zo klein mogelijke fragmenten met nuttige informatie. Het is veel gemakkelijker om gegevens naderhand te combineren dan deze later alsnog op te splitsen. U kunt bijvoorbeeld in plaats van een veld met de volledige namen van personen beter afzonderlijke velden voor de voor- en achternaam maken. U kunt dan gemakkelijk zoeken of sorteren op voornaam en/of achternaam. Als u van plan bent een gegevensitem te gebruiken om een rapport te maken, gegevens te sorteren of te zoeken of berekeningen uit te voeren, moet u voor dit item een afzonderlijk veld maken.

Nadat u een veld hebt gemaakt, kunt u ook veldeigenschappen instellen om het uiterlijk en gedrag van het veld te bepalen. Met de eigenschap Notatie wordt bijvoorbeeld gedefinieerd hoe de gegevens worden weergegeven in een gegevensblad of formulier met dat veld.

Naar boven

Een veld toevoegen door gegevens in te voeren

Wanneer u een nieuwe tabel maakt of een bestaande tabel opent in de gegevensbladweergave, kunt u een veld aan de tabel toevoegen door gegevens in de kolom Nieuw veld toevoegen van het gegevensblad toe te voegen (1). In Access wordt automatisch een gegevenstype voor het veld toegewezen op basis van de waarde die u invoert. Als er geen ander gegevenstype wordt geïmpliceerd door uw invoer, wordt dit in Access ingesteld op Tekst, maar u kunt het gegevenstype wijzigen.

Gegevens invoeren in de kolom Nieuw veld toevoegen:

1. Maak of open een tabel in de gegevensbladweergave door in het navigatiedeelvenster met de rechtermuisknop te klikken op de gewenste tabel en klik op Gegevensbladweergave in het snelmenu.

2. Voer in de kolom Nieuw veld toevoegen de naam in van het veld dat u wilt maken.

   Gebruik een beschrijvende naam, zodat u het veld gemakkelijker kunt herkennen.

3. Voer in het nieuwe veld gegevens in.

Naar boven

Een veld toevoegen met behulp van een veldsjabloon

Soms is het gemakkelijker uit de vooraf gedefinieerde lijst met velden te kiezen dan handmatig een veld te maken. U kunt de lijst Meer velden gebruiken om te kiezen uit een lijst met veldsjablonen. Een veldsjabloon is een vooraf gedefinieerde verzameling kenmerken en eigenschappen waarmee een veld wordt beschreven. De veldsjabloondefinitie bevat een veldnaam, een gegevenstype, een instelling van de eigenschap Notatie van het veld en een aantal andere veldeigenschappen.

1. Klik op het tabblad Start in de groep Weergaven op Weergave en klik op Gegevensbladweergave.

2. Klik op het tabblad Tabelvelden in de groep Toevoegen & Verwijderen op Meer velden.

   

3. Selecteer een veld in de lijst Meer velden om de nieuwe kolom in te voegen. In Access wordt het veld aan de rechterkant geplaatst van de kolom waarin de cursor zich momenteel bevindt. Als u een van de veldopties onder de kop Snel starten kiest, zoals Adres, worden er meerdere velden in de tabel gemaakt voor de verschillende onderdelen van een adres.

Naar boven

Veldeigenschappen instellen

Nadat u een veld hebt gemaakt, kunt u de veldeigenschappen instellen om het uiterlijk en gedrag van het veld te bepalen.

Met eigenschappen kunt u bijvoorbeeld het volgende doen:

• Bepalen hoe de gegevens in een veld eruitzien

• Zoveel mogelijk voorkomen dat er onjuiste gegevens in een veld worden ingevoerd

• Standaardwaarden opgeven voor een veld

• Zoek- en sorteerbewerkingen op basis van een veld versnellen

U kunt enkele van de beschikbare veldeigenschappen instellen terwijl u werkt in de gegevensbladweergave. Als u echter alle veldeigenschappen wilt bekijken en instellen, moet u de ontwerpweergave gebruiken.

Welke eigenschappen u kunt instellen, is afhankelijk van het gegevenstype van het veld.

Naar boven

Eigenschappen instellen in de gegevensbladweergave

Terwijl u werkt in de gegevensbladweergave, kunt u de naam, het gegevenstype, de eigenschap Notatie en enkele andere eigenschappen van een veld wijzigen.

1. Klik in het navigatiedeelvenster met de rechtermuisknop op de tabel die u wilt openen.

2. Klik op Gegevensbladweergave in het snelmenu.

Naar boven

Veldeigenschappen instellen in de ontwerpweergave

U kunt veldeigenschappen instellen terwijl u met een tabel in de ontwerpweergave werkt. In de ontwerpweergave stelt u het gegevenstype van een veld in het ontwerpraster van de tabel in, de overige eigenschappen stelt u in het deelvenster Veldeigenschappen in.

1. Klik in het navigatiedeelvenster met de rechtermuisknop op de tabel.

2. Klik in het snelmenu op Ontwerpweergave.

Naar boven

Een veld verplaatsen

U kunt een veld verplaatsen door het naar de gewenste locatie te slepen. Als u meerdere aansluitende velden wilt verplaatsen, klikt u op het eerste veld, houdt u Shift ingedrukt en klikt u vervolgens op het laatste veld. U kunt de geselecteerde groep velden nu naar een nieuwe locatie slepen.

Als u een veld versleept, wordt de positie op het gegevensblad gewijzigd, maar niet de volgorde van de velden in het tabelontwerp. Als u de velden programmatisch opent, wordt de oorspronkelijke volgorde toegepast. Als u bijvoorbeeld een veld naar een nieuwe positie op het gegevensblad sleept en vervolgens een formulier maakt van de tabel via de knop Formulier, bevindt het veld zich op de oorspronkelijke positie.

Naar boven

Zie ook

Een berekend veld aan een tabel toevoegen

Velden toevoegen aan formulieren of rapporten