Office
Aanmelden
Tabellen maken in een database

Tabellen maken in een database

Wanneer u een Access-database maakt, slaat u uw gegevens op in tabellen: lijsten met rijen en kolommen op basis van onderwerp. U kunt bijvoorbeeld de tabel Contactpersonen maken waarin u een lijst met namen, adressen en telefoonnummers opslaat of de tabel Producten met gegevens over producten.

In dit artikel wordt uitgelegd hoe u een tabel maakt, hoe u velden aan een tabel toevoegt en hoe u de primaire sleutel van een tabel instelt. Daarnaast vindt u hier meer informatie over het instellen van veld- en tabeleigenschappen.

Omdat andere databaseobjecten sterk afhankelijk zijn van tabellen, moet u altijd eerst de database ontwerpen door alle tabellen van de database en vervolgens de andere objecten te maken. Voordat u tabellen gaat maken, moet u zorgvuldig uw wensen bepalen en uw database plannen, zodat u weet welke tabellen u nodig hebt. Zie het artikel Beginselen van databaseontwerp voor meer informatie over het plannen en ontwerpen van een database.

In dit artikel

Overzicht

Een nieuwe tabel maken

Een veld aan een tabel toevoegen

Een tabel opslaan

Overzicht

Een tabel is een databaseobject waarin u gegevens over een bepaald onderwerp opslaat, zoals werknemers of producten. Een tabel bestaat uit records en velden.

Elke record in een tabel bevat gegevens met betrekking tot één onderwerp van de tabel, zoals een bepaalde werknemer. Een record wordt ook wel een rij of een instantie genoemd.

Elk veld bevat gegevens met betrekking tot één aspect van het onderwerp van de tabel, zoals de voornaam of het e-mailadres. Een veld wordt ook wel een kolom of een kenmerk genoemd.

Een record bestaat uit veldwaarden, zoals Contoso, Ltd. of iemand@example.com. Een veldwaarde wordt ook vaak een feit genoemd.

Tabel Klanten in Access met de indeling van records en velden

1. Een record

2. Een veld

3. Een veldwaarde

Een Access-database kan een groot aantal tabellen bevatten, elk met gegevens over een ander onderwerp. Elke tabel kan een groot aantal velden van verschillende gegevenstypen bevatten, zoals tekst, getallen, datums en hyperlinks.

Tabel- en veldeigenschappen

Tabellen en velden beschikken over eigenschappen die u kunt instellen om de kenmerken of het gedrag van tabellen en velden te bepalen.

venster met tabel- en veldeigenschappen
Een tabel, geopend in de ontwerpweergave.

1. Tabeleigenschappen

2. Veldeigenschappen

In een Access-database zijn tabeleigenschappen de kenmerken van een tabel, die van invloed zijn op het uiterlijk of het gedrag van de tabel als geheel. De tabeleigenschappen kunt u instellen in het eigenschappenvenster van de tabel, in de ontwerpweergave. Zo kunt u de eigenschap Standaardweergave van een tabel instellen om aan te geven hoe de tabel standaard moet worden weergegeven.

Een veldeigenschap is van toepassing op een bepaald veld in een tabel. Met een veldeigenschap wordt een van de eigenschappen van een veld of een aspect van het gedrag van een veld gedefinieerd. Sommige veldeigenschappen kunt u instellen in gegevensbladweergave. U kunt veldeigenschappen ook in de ontwerpweergave instellen met behulp van het deelvenster Veldeigenschappen.

Gegevenstypen

Elk veld beschikt over een gegevenstype. Met het gegevenstype van een veld wordt het gegevenssoort aangegeven dat in het veld wordt opgeslagen, bijvoorbeeld grote hoeveelheden tekst of bestandsbijlagen.

Instelling van gegevenstype

Hoewel een gegevenstype een veldeigenschap is, zijn er verschillen tussen gegevenstypen en veldeigenschappen:

  • U stelt het gegevenstype van een veld in het ontwerpraster van de tabel in, niet in het deelvenster Veldeigenschappen.

  • Het gegevenstype van het veld bepaalt welke andere eigenschappen het veld heeft.

  • U moet het gegevenstype van een veld instellen wanneer u het veld maakt.

    U kunt in Access een nieuw veld maken door gegevens in te voeren in een nieuwe kolom in de gegevensbladweergave. Wanneer u een veld maakt door gegevens in te voeren in de gegevensbladweergave, wordt op basis van de ingevoerde waarde automatisch een gegevenstype aan het veld toegewezen. Als er geen ander gegevenstype wordt geïmpliceerd door uw invoer, wordt dit in Access ingesteld op Tekst. U kunt het gegevenstype zo nodig wijzigen via het lint.

Voorbeelden van automatische detectie van het gegevenstype

In de volgende tabel ziet u hoe automatische detectie van het gegevenstype werkt in de gegevensbladweergave.

Invoer:

wordt er in Access een veld gemaakt met het gegevenstype:

John

Tekst

http://www.contoso.com

U kunt elk geldig internetprotocolvoorvoegsel gebruiken. http://, https:/ en mailto: zijn voorbeelden van geldige voorvoegsels.

Hyperlink

1

Getal, Lange integer

50.000

Numeriek, lange integer

50.000,99

Numeriek, dubbel

50000,389

Getal, Dubbele precisie

12/67

Welke datum- en tijdnotaties worden herkend, is afhankelijk van de landinstelling van de gebruiker.

Datum/tijd

31 december 2016

Datum/tijd

10:50:23

Datum/tijd

10:50 am

Datum/tijd

17:50

Datum/tijd

€ 12,50

Welk valutasymbool wordt herkend, is afhankelijk van de landinstelling van de gebruiker.

Valuta

21,75

Numeriek, dubbel

123,00%

Numeriek, dubbel

3,46E+03

Getal, Dubbele precisie

Tabelrelaties

Hoewel in elke tabel gegevens over een ander onderwerp zijn opgeslagen, bevatten tabellen in een Access-database meestal gegevens over onderwerpen die aan elkaar verwant zijn. Een database kan bijvoorbeeld het volgende bevatten:

  • Een tabel met de klanten van uw bedrijf en hun adres.

  • Een catalogus met producten die u verkoopt, met prijzen en afbeeldingen van elk product.

  • Een tabel waarin de bestellingen van klanten worden bijgehouden.

Omdat u gegevens over verschillende onderwerpen in afzonderlijke tabellen opslaat, moet u de gegevens op een of andere manier met elkaar verbinden, zodat u eenvoudig verwante gegevens uit deze afzonderlijke tabellen kunt combineren. U kunt de gegevens die in verschillende tabellen zijn opgeslagen, verbinden door relaties te maken. Een relatie is een logische verbinding tussen twee tabellen waarmee de velden worden aangegeven die de tabellen met elkaar gemeen hebben.

Sleutels

Velden die deel uitmaken van een tabelrelatie, worden sleutels genoemd. Een sleutel bestaat gewoonlijk uit één veld, maar kan ook bestaan uit meer dan één veld. Er zijn twee soorten sleutels:

  • Primaire sleutel    Een tabel kan slechts één primaire sleutel hebben. Een primaire sleutel bestaat uit een of meer velden waarmee elke record die u in de tabel opslaat, uniek wordt aangeduid. Vaak is er een uniek identificatienummer, zoals een id-nummer, een serienummer of een code, dat als primaire sleutel fungeert. U hebt bijvoorbeeld de tabel Klanten waarin elke klant een unieke klant-id heeft. Het veld Klant-id is de primaire sleutel van de tabel Klanten. Wanneer een primaire sleutel meer dan één veld bevat, betekent dit meestal dat de sleutel uit bestaande velden bestaat, die samen unieke waarden leveren. U kunt bijvoorbeeld een combinatie van achternaam, voornaam en geboortedatum als de primaire sleutel voor een tabel over personen gebruiken.

  • Refererende sleutel    Een tabel kan een of meer refererende sleutels bevatten. Een refererende sleutel bevat waarden die overeenkomen met waarden in de primaire sleutel van een andere tabel. U kunt bijvoorbeeld de tabel Bestellingen gebruiken, waarin elke bestelling een klant-id heeft die overeenkomt met een record in de tabel Klanten. Het veld Klant-id is een refererende sleutel van de tabel Bestellingen.

Corresponderende waarden in verschillende sleutelvelden vormen de basis van een tabelrelatie. U kunt een tabelrelatie gebruiken om gegevens uit verwante tabellen te combineren. Stel dat u een tabel Klanten en een tabel Bestellingen hebt. In de tabel Klanten wordt de unieke aanduiding van elke record gevormd door het primaire-sleutelveld Klantnummer.

Als u elke bestelling aan een klant wilt koppelen, voegt u aan de tabel Bestellingen een externe-sleutelveld toe dat correspondeert met het veld Klantnummer van de tabel Klanten. Vervolgens maakt u een relatie tussen beide sleutels. Wanneer u een bestelling toevoegt aan de tabel Bestellingen, gebruikt u een waarde voor het klantnummer die afkomstig is uit de tabel Klanten. Telkens wanneer u informatie wilt bekijken over de klant die een bepaalde bestelling heeft geplaatst, gebruikt u de relatie om na te gaan welke gegevens uit de tabel Klanten corresponderen met welke records in de tabel Bestellingen.

Een tabelrelatie die in het venster Relaties in Access wordt weergegeven
Een tabelrelatie, weergegeven in het venster Relaties.

1. Een primaire sleutel, herkenbaar aan het sleutelpictogram naast de veldnaam.

2. Een externe sleutel: deze heeft geen sleutelpictogram.

Voordelen van het gebruik van relaties

Het biedt de volgende voordelen als u gegevens bewaart in tabellen die met elkaar zijn verbonden:

  • Consistentie    Omdat elk gegevensitem slechts eenmaal wordt vastgelegd in één tabel, is er minder kans op dubbele of inconsistente gegevens. U hoeft bijvoorbeeld de naam van een klant slechts eenmaal op te slaan in de tabel Klanten en dus niet steeds opnieuw te typen (met kans op vergissingen) in een tabel met bestelgegevens.

  • Efficiëntie    Omdat u gegevens op slechts één plaats opslaat, hebt u minder schijfruimte nodig. Bovendien kunt u gewoonlijk sneller gegevens ophalen uit kleinere tabellen (met minder gegevens) dan uit grote tabellen. Tot slot geldt dat er veel null-waarden (afwezigheid van gegevens) en overbodige gegevens in uw tabellen terechtkomen wanneer u geen afzonderlijke tabellen voor afzonderlijke onderwerpen gebruikt. Deze waarden nemen veel schijfruimte in beslag en hebben een nadelige invloed op de prestaties van uw database.

  • Begrijpelijkheid    Het ontwerp van een database is overzichtelijker als de onderwerpen op de juiste manier van elkaar zijn gescheiden in afzonderlijke tabellen.

Tip: Plan uw tabellen en houd hierbij de relaties in uw achterhoofd. U kunt de wizard Opzoeken gebruiken om een refererende-sleutelveld te maken als de tabel waarin de bijbehorende refererende sleutel is opgeslagen al bestaat. Met de wizard Opzoeken wordt de relatie automatisch gemaakt.

Naar boven

Een nieuwe tabel maken

Een eenvoudige database, zoals een lijst met contactpersonen, maakt mogelijk gebruik van slechts één tabel. Veel databases gebruiken echter meerdere tabellen. Als u een nieuwe database maakt, maakt u op de computer een nieuw bestand dat fungeert als opslagplaats voor alle objecten in de database, met inbegrip van de tabellen.

U kunt een tabel maken door een nieuwe database te maken, door een tabel in een bestaande database in te voegen of door een tabel te importeren uit een andere gegevensbron of een koppeling te maken naar een tabel uit een andere gegevensbron. Deze andere gegevensbron kan bijvoorbeeld een Microsoft Excel-werkmap, een Microsoft Word-document, een tekstbestand of een andere database zijn. Wanneer u een nieuwe, lege database maakt, wordt automatisch een nieuwe, lege tabel ingevoegd. U kunt vervolgens gegevens in de tabel invoeren om te beginnen met het definiëren van velden.

Wat wilt u doen?

Een nieuwe tabel maken in een nieuwe database

Een nieuwe tabel maken in een bestaande database

Een tabel maken door gegevens te importeren of te koppelen

Een SharePoint-site gebruiken om een tabel te maken

De primaire sleutel van een tabel instellen

De eigenschappen van een tabel instellen

Een nieuwe tabel maken in een nieuwe database

  1. Klik op Bestand > Nieuw. Als u Access 2007 gebruikt, klikt u op de Microsoft Office-knop > Nieuw.

  2. Typ in het vak Bestandsnaam een bestandsnaam voor de nieuwe database.

  3. Klik op het mappictogram als u de database op een andere locatie wilt opslaan.

  4. Klik op Maken.

    De nieuwe database wordt geopend en een nieuwe tabel met de naam Tabel1 wordt gemaakt en geopend in de gegevensbladweergave.

Een nieuwe tabel maken in een bestaande database

  1. Klik op Bestand > Openen. Als u Access 2007 gebruikt, klikt u op de Microsoft Office-knop > Openen.

  2. Selecteer de database die u wilt openen in het dialoogvenster Openen en klik vervolgens op Openen.

  3. Klik op het tabblad Maken in de groep Tabellen op Tabel.

    Er wordt een nieuwe tabel ingevoegd in de database en de tabel wordt geopend in de gegevensbladweergave.

Een tabel maken door gegevens te importeren of te koppelen

U kunt een tabel maken door elders opgeslagen gegevens te importeren of een koppeling naar deze gegevens te maken. U kunt gegevens importeren of een koppeling maken naar gegevens in bijvoorbeeld een Excel-werkblad, een SharePoint-lijst, een XML-bestand, een andere Access-database, een Microsoft Outlook-map enzovoort.

Wanneer u gegevens importeert, maakt u een kopie van de gegevens in een nieuwe tabel van de huidige database. Verdere wijzigingen van de brongegevens hebben geen invloed op de geïmporteerde gegevens, en wijzigingen in de geïmporteerde gegevens hebben geen invloed op de brongegevens. Nadat u verbinding hebt gemaakt met een gegevensbron en u de gegevens daaruit hebt geïmporteerd, kunt u de geïmporteerde gegevens gebruiken zonder dat u verbinding hoeft te maken met de bron. U kunt het ontwerp van een geïmporteerde tabel wijzigen.

Wanneer u een koppeling naar gegevens maakt, maakt u een gekoppelde tabel in de huidige database. Deze tabel vertegenwoordigt een livekoppeling naar de bestaande gegevens die op een andere plaats zijn opgeslagen. Wanneer u gegevens in een gekoppelde tabel wijzigt, wijzigt u deze gegevens in de bron. Telkens wanneer gegevens veranderen in de bron, wordt deze wijziging weergegeven in de gekoppelde tabel. Telkens wanneer u een gekoppelde tabel gebruikt, moet u verbinding hebben met de gegevensbron. U kunt het ontwerp van een gekoppelde tabel niet wijzigen.

Opmerking: U kunt gegevens in een Excel-werkblad niet bewerken via een gekoppelde tabel. U kunt dit probleem omzeilen door de brongegevens in een Access-database te importeren en vervolgens vanuit Excel een koppeling naar deze database te maken.

Een nieuwe tabel maken door externe gegevens te importeren of te koppelen

  1. Klik op Bestand > Openen. Als u Access 2007 gebruikt, klikt u op de Microsoft Office-knop > Openen.

  2. Selecteer en open in het dialoogvenster Openen de database waarin u een nieuwe tabel wilt maken.

  3. Klik op het tabblad Externe gegevens in de groep Importeren en koppelen op een van de beschikbare gegevensbronnen. Als u Access 2007 gebruikt, bevinden de gegevensbronnen zich in de groep Importeren.

    Office 2010-lint

  4. Volg de aanwijzingen in de dialoogvensters die bij elke stap worden weergegeven.

    In Access wordt de nieuwe tabel gemaakt en weergegeven in het navigatiedeelvenster.

U kunt ook gegevens importeren uit of een koppeling maken naar gegevens in een SharePoint‐lijst met een opdracht op het tabblad Maken.

Naar boven

Een SharePoint-site gebruiken om een tabel te maken

U kunt een tabel in de database maken waarin u gegevens importeert uit of een koppeling maakt naar gegevens in een SharePoint-lijst. U kunt ook een nieuwe SharePoint-lijst maken met een vooraf gedefinieerde sjabloon. Access wordt geleverd met de vooraf gedefinieerd sjablonen Contactpersonen, Taken, Actie-items en Gebeurtenissen.

  1. Klik op Bestand > Openen. Als u Access 2007 gebruikt, klikt u op de Microsoft Office-knop > Openen.

  2. Selecteer in het dialoogvenster Openen de database waarin u een nieuwe tabel wilt maken en klik vervolgens op Openen.

  3. Klik op het tabblad Maken in de groep Tabellen op SharePoint-lijsten.

  4. Voer een van de volgende handelingen uit:

    • Een SharePoint-lijst maken die is gebaseerd op een sjabloon

      1. Klik op Contactpersonen, Taken, Actie-items of Gebeurtenissen.

      2. Typ in het dialoogvenster Nieuwe lijst maken de URL voor de SharePoint-site waarop u de lijst wilt maken.

      3. Typ een naam en een beschrijving voor de nieuwe lijst in de vakken Geef de naam op van de nieuwe lijst en Beschrijving.

      4. Als u de gekoppelde tabel wilt openen nadat deze is gemaakt, schakelt u het selectievakje De lijst openen na voltooiing in (standaard ingeschakeld).

    • Een nieuwe aangepaste lijst maken

      1. Klik op Aangepast.

      2. Typ in het dialoogvenster Nieuwe lijst maken de URL voor de SharePoint-site waarop u de lijst wilt maken.

      3. Typ een naam en een beschrijving voor de nieuwe lijst in de vakken Geef de naam op van de nieuwe lijst en Beschrijving.

      4. Als u de gekoppelde tabel wilt openen nadat deze is gemaakt, schakelt u het selectievakje De lijst openen na voltooiing in (standaard ingeschakeld).

    • De gegevens importeren uit een bestaande lijst

      1. Klik op Bestaande SharePoint-lijst.

      2. Typ in het dialoogvenster Externe gegevens ophalen de URL voor de SharePoint-site met de gegevens die u wilt importeren.

      3. Klik op De brongegevens importeren in een nieuwe tabel in de huidige database en klik vervolgens op Volgende.

      4. Schakel het selectievakje in naast elke SharePoint-lijst die u wilt importeren.

    • Een koppeling naar een bestaande lijst maken

      1. Klik op Bestaande SharePoint-lijst.

      2. Typ in het dialoogvenster Externe gegevens ophalen - SharePoint-site de URL voor de SharePoint-site met de lijst waarnaar u een koppeling wilt maken.

      3. Klik op Koppelen aan de gegevensbron door een gekoppelde tabel te maken en klik op Volgende.

      4. Schakel het selectievakje in naast elke SharePoint-lijst waarnaar u een koppeling wilt maken.

Naar boven

De primaire sleutel van een tabel instellen

Geef altijd een primaire sleutel op voor een tabel, tenzij u een specifieke reden hebt om dit niet te doen. In Access wordt automatisch een index voor de primaire sleutel gemaakt, waardoor de databaseprestaties verbeteren. Ook krijgt elke record een waarde in het primaire-sleutelveld, die altijd uniek is. Unieke waarden zijn essentieel, omdat er anders geen manier is om een bepaalde rij te kunnen onderscheiden van de andere rijen.

Wanneer u in de gegevensbladweergave een nieuwe tabel maakt, wordt in Access automatisch een primaire sleutel gemaakt met de veldnaam Id en het gegevenstype AutoNummering.

In de ontwerpweergave kunt u de primaire sleutel wijzigen of verwijderen, of de primaire sleutel instellen voor een tabel waarvoor nog geen primaire sleutel is ingesteld.

Bepalen welke velden als primaire sleutel moeten worden gebruikt

Soms bestaan de gegevens al die u als primaire sleutel wilt gebruiken. Het kan zijn dat u bijvoorbeeld id-nummers voor uw werknemers gebruikt. Als u een tabel maakt om de werknemersgegevens bij te houden, kunt u besluiten de bestaande werknemer-id als de primaire sleutel voor de tabel te gebruiken. Of misschien is de werknemer-id alleen uniek in combinatie met de afdeling-id, en moeten beide velden samen als primaire sleutel worden gebruikt. Een goede kandidaat voor de primaire sleutel beschikt over diverse kenmerken.

  • Elke record heeft een unieke waarde voor het veld of een combinatie van velden.

  • Het veld of de combinatie van velden is nooit leeg of null. Er is altijd een waarde.

  • De waarden veranderen niet.

Als er geen geschikte gegevens zijn die u als primaire sleutel kunt gebruiken, kunt u een nieuw veld maken en dit veld als primaire sleutel gebruiken. Wanneer u een nieuw veld maakt dat u als primaire sleutel wilt gebruiken, moet u het gegevenstype van het veld instellen op AutoNummering om er zeker van te zijn dat de sleutel voldoet aan de eerder genoemde drie kenmerken.

De primaire sleutel instellen of wijzigen

  1. Selecteer de tabel waarvan u de primaire sleutel wilt instellen of wijzigen.

  2. Klik op het tabblad Start in de groep Weergaven op Weergave en klik op Ontwerpweergave.

  3. Selecteer in het ontwerpraster van de tabel het veld of de velden die u als primaire sleutel wilt gebruiken.

    Als u één veld wilt selecteren, klikt u op de rijkiezer van het gewenste veld.

    Als u meerdere velden wilt selecteren, moet u Ctrl ingedrukt houden en vervolgens op de rijkiezers voor elk veld klikken.

  4. Klik op het tabblad Ontwerp in de groep Hulpmiddelen op Primaire sleutel.

    De groep Hulpmiddelen op het tabblad Ontwerpen

    Er wordt een sleutelindicator weergegeven links van het veld of de velden die u als primaire sleutel hebt aangewezen.

De primaire sleutel verwijderen

  1. Selecteer de tabel waarvan u de primaire sleutel wilt verwijderen.

  2. Klik op het tabblad Start in de groep Weergaven op Weergave en klik op Ontwerpweergave.

  3. Klik op de rijkiezer van de huidige primaire sleutel. Als de primaire sleutel uit meerdere velden bestaat, houdt u Ctrl ingedrukt en klikt u op de rijkiezers van elk veld.

  4. Klik op het tabblad Ontwerp in de groep Hulpmiddelen op Primaire sleutel.

    De groep Hulpmiddelen op het tabblad Ontwerpen

    De sleutelindicator wordt verwijderd van het veld of de velden die u eerder had opgegeven als de primaire sleutel.

Opmerking: Wanneer u een nieuwe tabel opslaat zonder een primaire sleutel in te stellen, wordt u gevraagd een nieuw veld voor de primaire sleutel te maken. Als u op Ja klikt, wordt in Access het veld Id met het gegevenstype AutoNummering gemaakt, dat een unieke waarde voor elke record levert. Als de tabel al een AutoNummering-veld bevat, wordt dat veld als primaire sleutel gebruikt. Als u op Nee klikt, wordt er geen veld toegevoegd en wordt er geen primaire sleutel ingesteld.

Naar boven

De eigenschappen van een tabel instellen

Naast het instellen van eigenschappenvelden kunt u ook eigenschappen instellen die van toepassing zijn op een hele tabel en op hele records.

  1. Selecteer de tabel waarvan u de eigenschappen wilt instellen.

  2. Klik op het tabblad Start in de groep Weergaven op Weergave en klik op Ontwerpweergave.

  3. Klik op het tabblad Ontwerpen in de groep Weergeven/verbergen op Eigenschappenvenster.

    Groepen op het tabblad Ontwerpen in Access weergeven en verbergen

    Het eigenschappenvenster van de tabel wordt weergegeven.

  4. Klik in het eigenschappenvenster op het tabblad Algemeen.

  5. Klik op het vakje links van de eigenschap die u wilt instellen en voer een instelling voor de eigenschap in.

    Beschikbare tabeleigenschappen

    Tabeleigenschap

    Bewerking

    Weergaven weergeven op SharePoint-site

    Opgeven of weergaven op basis van de tabel kunnen worden weergegeven op een SharePoint-site.

    Opmerking: De effecten van deze instelling zijn afhankelijk van de instelling van de database-eigenschap Alle weergaven weergeven op SharePoint-site.

    Uitgevouwen subgegevensblad

    Alle subgegevensbladen uitvouwen wanneer u de tabel opent

    Hoogte subgegevensblad

    Voer een van de volgende handelingen uit:

    • Wijzig de huidige instelling 0 niet als u het venster van het subgegevensblad wilt uitvouwen zodat alle rijen worden weergegeven.

    • Voer de gewenste waarde in als u de hoogte van het subgegevensblad zelf wilt bepalen.

    Richting

    De weergaverichting instellen voor een taal die van links naar rechts of van rechts naar links wordt gelezen.

    Beschrijving

    Een beschrijving geven van de tabel. De beschrijving wordt in de scherminfo voor de tabel weergegeven.

    Standaardweergave

    Stel Gegevensblad, Draaitabel of Draaigrafiek in als standaardweergave wanneer u de tabel opent. Opties voor draaitabellen en draaigrafieken zijn uit Access verwijderd vanaf Access 2013.

    Validatieregel

    Een expressie invoeren die steeds waar moet zijn wanneer u een record toevoegt of wijzigt.

    Validatietekst

    Een bericht invoeren dat wordt weergegeven wanneer de expressie voor de eigenschap Validatieregel niet waar is omdat er een record is toegevoegd of gewijzigd.

    Filter

    Criteria definiëren die alleen overeenkomstige rijen weergeven in de gegevensbladweergave.

    Sorteren op

    Een of meer velden selecteren die de standaardsorteervolgorde voor rijen in de gegevensbladweergave bepalen.

    Naam subgegevensblad

    Opgeven of er een subgegevensblad moet worden weergegeven in de gegevensbladweergave en zo ja, welke tabel of query de rijen voor het subgegevensblad moet leveren.

    Subvelden koppelen

    De velden in de tabel of query weergeven die worden gebruikt voor het subgegevensblad en overeenkomen met de eigenschap Hoofdvelden koppelen die voor de tabel is opgegeven.

    Hoofdvelden koppelen

    De velden in de tabel weergeven die overeenkomen met de eigenschap Subvelden koppelen die voor de tabel is opgegeven.

    Filteren bij laden

    Automatisch de filtercriteria van de eigenschap Filteren toepassen (door deze op Ja in te stellen) wanneer de tabel in de gegevensbladweergave wordt geopend.

    Sorteren op bij laden

    Automatisch de sorteercriteria van de eigenschap Sorteren op toepassen (door deze op Ja in te stellen) wanneer de tabel in de gegevensbladweergave wordt geopend.

    Tip: Als u meer ruimte wilt om een instelling in het eigenschappenvak in te voeren of te bewerken, drukt u op Shift+F2 om het vak In- en uitzoomen weer te geven. Als u de eigenschap Validatieregel op een expressie instelt en hulp nodig hebt bij het opbouwen daarvan, klikt u op Knop Opbouwfunctie naast het vak van de eigenschap Validatieregel om de opbouwfunctie voor expressies weer te geven.

  6. Druk op Ctrl+S om de wijzigingen op te slaan.

Naar begin sectie

Naar boven

Een nieuw veld invoegen, toevoegen of maken in een tabel

U kunt elk gegevensitem dat u wilt bijhouden, in een veld opslaan. In een tabel met contactpersonen kunt u bijvoorbeeld velden maken voor Achternaam, Voornaam, Telefoonnummer en Adres. In een tabel met producten kunt u velden maken voor Productnaam, Product-id en Prijs.

Probeer voordat u velden maakt om de gegevens op te splitsen in zo klein mogelijke fragmenten met nuttige informatie. Het is veel gemakkelijker om gegevens naderhand te combineren dan deze later alsnog op te splitsen. U kunt bijvoorbeeld in plaats van een veld met de volledige namen van personen beter afzonderlijke velden voor de voor- en achternaam maken. U kunt dan gemakkelijk zoeken of sorteren op voornaam en/of achternaam. Als u van plan bent een gegevensitem te gebruiken om een rapport te maken, gegevens te sorteren of te zoeken of berekeningen uit te voeren, moet u voor dit item een afzonderlijk veld maken.

Nadat u een veld hebt gemaakt, kunt u ook veldeigenschappen instellen om het uiterlijk en gedrag van het veld te bepalen.

Wat wilt u doen?

Een veld toevoegen door gegevens in te voeren

Wanneer u een nieuwe tabel maakt of een bestaande tabel opent in de gegevensbladweergave, kunt u een veld aan de tabel toevoegen door gegevens in de kolom Nieuw veld toevoegen van het gegevensblad toe te voegen.

Gegevensblad met kolom Nieuw veld toevoegen in Access

1. Voer in de kolom Nieuw veld toevoegen gegevens in.

  1. Maak of open een tabel in de gegevensbladweergave door in het navigatiedeelvenster met de rechtermuisknop te klikken op de gewenste tabel en klik op Gegevensbladweergave in het snelmenu.

  2. Voer in de kolom Nieuw veld toevoegen de naam in van het veld dat u wilt maken.

    Gebruik een beschrijvende naam, zodat u het veld gemakkelijker kunt herkennen.

  3. Voer in het nieuwe veld gegevens in.

Een veld toevoegen met behulp van een veldsjabloon

Soms is het gemakkelijker uit de vooraf gedefinieerde lijst met velden te kiezen dan handmatig een veld te maken. U kunt de lijst Meer velden in Access 2010, 2013 of 2016 gebruiken of het taakvenster Veldsjablonen in Access 2007 om te kiezen uit een lijst met veldsjablonen. Een veldsjabloon is een vooraf gedefinieerde verzameling kenmerken en eigenschappen waarmee een veld wordt beschreven. De veldsjabloondefinitie bevat een veldnaam, een gegevenstype, een instelling van de eigenschap Notatie van het veld en andere veldeigenschappen.

Volg deze stappen als u Access 2010, 2013 of 2016 gebruikt.

  1. Klik op het tabblad Start in de groep Weergaven op Weergave en klik op Gegevensbladweergave.

  2. Klik op het tabblad Velden in de groep Toevoegen en verwijderen op Meer velden.

    Schermafbeelding van de groep Toevoegen en verwijderen op het linttabblad Velden.

  3. Selecteer een veld in de lijst Meer velden om de nieuwe kolom in te voegen. In Access wordt het veld aan de rechterkant geplaatst van de kolom waarin de cursor zich momenteel bevindt. Als u een van de veldopties onder de kop Snel starten kiest, zoals Adres, worden er meerdere velden in de tabel gemaakt voor de verschillende onderdelen van een adres.

Volg deze stappen als u Access 2007 gebruikt.

  1. Klik op het tabblad Start in de groep Weergaven op Weergave en klik op Gegevensbladweergave.

  2. Klik op het tabblad Gegevensblad in de groep Velden en kolommen op Nieuw veld.

    Office 2010-lint

  3. Selecteer een of meer velden in het deelvenster Veldsjablonen en sleep ze naar de tabel op de plek waar u de nieuwe kolom wilt invoegen.

Veldeigenschappen instellen

Nadat u een veld hebt gemaakt, kunt u de veldeigenschappen instellen om het uiterlijk en gedrag van het veld te bepalen.

Met eigenschappen kunt u bijvoorbeeld het volgende doen:

  • Bepalen hoe de gegevens in een veld eruitzien

  • Zoveel mogelijk voorkomen dat er onjuiste gegevens in een veld worden ingevoerd

  • Standaardwaarden opgeven voor een veld

  • Zoek- en sorteerbewerkingen op basis van een veld versnellen

U kunt enkele van de beschikbare veldeigenschappen instellen terwijl u werkt in de gegevensbladweergave. Als u echter alle veldeigenschappen wilt bekijken en instellen, moet u de ontwerpweergave gebruiken.

Eigenschappen instellen in de gegevensbladweergave

Terwijl u werkt in de gegevensbladweergave, kunt u de naam, het gegevenstype, de eigenschap Notatie en enkele andere eigenschappen van een veld wijzigen.

Een tabel in de gegevensbladweergave openen

  1. Klik in het navigatiedeelvenster met de rechtermuisknop op de tabel die u wilt openen.

  2. Klik op Gegevensbladweergave in het snelmenu.

De naam van een veld wijzigen

Wanneer u een veld toevoegt door in de gegevensbladweergave gegevens in te voeren, wordt er automatisch een algemene naam aan het veld toegewezen. De naam Veld1 wordt toegewezen aan het eerste nieuwe veld, Veld2 aan het tweede nieuwe veld, enzovoort. Overal waar het veld wordt weergegeven, wordt de naam van het veld standaard als label gebruikt, bijvoorbeeld als kolomkop op een gegevensblad. U kunt de veldnamen wijzigen en een meer beschrijvende naam toewijzen aan de velden zodat deze gemakkelijker te gebruiken zijn wanneer u records bekijkt of bewerkt.

  1. Klik met de rechtermuisknop op de koptekst van het veld waaraan u een nieuwe naam wilt toewijzen (bijvoorbeeld Veld1).

  2. Klik in het snelmenu op Veldnaam wijzigen. Als u Access 2007 gebruikt, klikt u in het snelmenu op Kolomnaam wijzigen.

  3. Voer in de veldkop de nieuwe naam in.

    Veldnamen kunnen bestaan uit maximaal 64 tekens (letters of cijfers) inclusief spaties.

Het gegevenstype van een veld wijzigen

Wanneer u een veld maakt door gegevens in de gegevensbladweergave in te voeren, worden deze gegevens onderzocht om vast te stellen wat het meest geschikte gegevenstype voor het veld is. Als u bijvoorbeeld 1-1-2017 invoert, worden deze gegevens herkend als datum en wordt het gegevenstype voor het veld ingesteld op Datum/tijd. Als het gegevenstype niet met zekerheid kan worden vastgesteld, wordt het gegevenstype standaard ingesteld op Tekst (Korte tekst als u Access 2016 gebruikt).

Het gegevenstype van het veld bepaalt welke andere veldeigenschappen u kunt instellen. U kunt bijvoorbeeld de eigenschap Alleen toevoegen alleen instellen voor een veld met het gegevenstype Hyperlink of Memo Lange tekst als u Access 2016 gebruikt).

In bepaalde gevallen kan het nodig zijn om een gegevenstype van een veld handmatig te wijzigen. Stel dat u kamernummers gebruikt die lijken op datums, zoals 10-2017. Als u 10-2017 in een nieuw veld in de gegevensbladweergave invoert, wordt automatisch het gegevenstype Datum/tijd voor het veld geselecteerd. Omdat kamernummers labels zijn en geen datums, moeten ze het gegevenstype Tekst krijgen. Ga als volgt te werk als u het gegevenstype van een veld wilt wijzigen:

  1. Klik op het tabblad Velden op het lint. Als u Access 2007 gebruikt, klikt u op het tabblad Gegevensblad.

  2. Selecteer in de lijst Gegevenstype in de groep Opmaak het gewenste gegevenstype. Als u Access 2007 gebruikt, selecteert u in de lijst Gegevenstype in de groep Gegevenstype en -notatie het gewenste gegevenstype.

    Welke gegevenstypen zijn beschikbaar?

    Zie Gegevenstypen voor Access-desktopdatabases voor een volledige lijst met beschikbare gegevenstypen in Access-databases.

    Opmerking: De maximale grootte van een Access-databasebestand is 2 GB.

    Tips voor het gebruik van gegevenstypen

    • Voor de beste prestaties moet u de meest geschikte veldlengte gebruiken wanneer u een tekst- of getalveld maakt. Als u bijvoorbeeld verwacht postcodes met een voorspelbare lengte op te slaan, geeft u die lengte op voor de veldlengte. U kunt de veldlengte opgeven door een waarde in te stellen in het vak van de eigenschap Veldlengte. Zie Overige veldeigenschappen instellen voor meer informatie.

    • Voor telefoonnummers, onderdeelnummers en andere nummers die u niet wilt gebruiken voor wiskundige berekeningen, moet u het gegevenstype Tekst in plaats van het gegevenstype Getal instellen. Een numerieke waarde die als tekst is opgeslagen, kan logischer worden gesorteerd en gefilterd.

De notatie van een veld wijzigen

Niet alleen het gegevenstype van een nieuw veld wordt automatisch bepaald, maar ook de eigenschap Notatie voor het veld wordt mogelijk automatisch ingesteld, afhankelijk van de ingevoerde gegevens. Als u bijvoorbeeld 10:50 invoert, wordt het gegevenstype op Datum/tijd en de eigenschap Notatie op Korte tijdnotatie ingesteld. Ga als volgt te werk als u handmatig de eigenschap Notatie van een veld wilt wijzigen:

  1. Klik op het tabblad Velden op het lint. Als u Access 2007 gebruikt, klikt u op het tabblad Gegevensblad.

  2. Voer in de lijst Notatie in de groep Opmaak de gewenste notatie in. Als u Access 2007 gebruikt, voert u in de lijst Notatie in de groep Gegevenstype en -notatie de gewenste notatie in.

    Opmerking: De lijst Notatie is mogelijk niet beschikbaar voor bepaalde velden (bijvoorbeeld voor tekstvelden), afhankelijk van het gegevenstype van het veld.

Overige veldeigenschappen instellen

  1. Klik in de gegevensbladweergave op het veld waarvoor u de eigenschap wilt instellen.

  2. Als u Access 2010, 2013 of 2016 gebruikt, selecteert u de gewenste eigenschappen op het tabblad Velden in de groepen Eigenschappen, Opmaak of Validatie van veld.

  3. Als u Access 2007 gebruikt, selecteert u op het tabblad Gegevensblad in de groep Gegevenstype en -notatie de gewenste eigenschappen.

Veldeigenschappen instellen in de ontwerpweergave

U kunt veldeigenschappen instellen terwijl u met een tabel in de ontwerpweergave werkt. In de ontwerpweergave stelt u het gegevenstype van een veld in het ontwerpraster van de tabel in, de overige eigenschappen stelt u in het deelvenster Veldeigenschappen in.

Een tabel openen in de ontwerpweergave

  1. Klik in het navigatiedeelvenster met de rechtermuisknop op de tabel.

  2. Klik in het snelmenu op Ontwerpweergave.

Het gegevenstype van een veld wijzigen

  1. Zoek in het ontwerpraster van de tabel het veld waarvoor u het gegevenstype wilt instellen.

  2. Kies een gegevenstype in de lijst van de kolom Gegevenstype.

    Welke gegevenstypen zijn beschikbaar?

    Zie Gegevenstypen voor Access-desktopdatabases voor een volledige lijst met beschikbare gegevenstypen in Access-databases.

    Opmerking: De maximale grootte van een Access-databasebestand is 2 GB.

    Tips voor het gebruik van gegevenstypen

    • Voor telefoonnummers, onderdeelnummers en andere nummers die u niet wilt gebruiken voor wiskundige berekeningen, moet u het gegevenstype Tekst in plaats van het gegevenstype Getal instellen. Een numerieke waarde die als tekst is opgeslagen, kan logischer worden gesorteerd en gefilterd, maar kan niet eenvoudig worden gebruikt in berekeningen.

    • Voor de gegevenstypen Tekst en Getal kunt u de veldlengte of het gegevenstype nauwkeuriger opgeven door een waarde in te stellen in het vak van de eigenschap Veldlengte.

Overige veldeigenschappen instellen

  1. Selecteer in het ontwerpraster van de tabel het veld waarvoor u eigenschappen wilt instellen. In Access worden de eigenschappen voor dit veld in het deelvenster Veldeigenschappen weergegeven.

    Welke eigenschappen u kunt instellen, is afhankelijk van het gegevenstype van het veld.

  2. Voer in het deelvenster Veldeigenschappen de gewenste instellingen in voor elke eigenschap of druk op F6 en gebruik vervolgens de pijltoetsen om een eigenschap te selecteren.

    Welke eigenschappen zijn beschikbaar?

    Zie Inleiding tot gegevenstypen en veldeigenschappen voor een uitgebreide lijst met alle veldeigenschappen die beschikbaar zijn voor de verschillende gegevenstypen.

    Opmerking: Niet alle eigenschappen zijn voor elk veld beschikbaar. Op basis van het gegevenstype van het veld wordt bepaald welke eigenschappen beschikbaar zijn.

  3. Als u meer ruimte wilt voor het invoeren of bewerken van een eigenschapsinstelling in het eigenschappenvak, drukt u op Shift+F2 om het vak In- en uitzoomen weer te geven.

    Tip: Als u een invoermasker of validatie-expressie invoert en hulp nodig hebt bij het opstellen ervan, klikt u op Knop Opbouwfunctie naast het eigenschappenvak om de bijbehorende opbouwfunctie weer te geven.

  4. Druk op Ctrl+S om de wijzigingen op te slaan.

Een tabel opslaan

Nadat u een tabel hebt gemaakt of gewijzigd, moet u het ontwerp ervan opslaan. Wanneer u een tabel voor het eerst opslaat, geeft u deze een naam die de inhoud ervan beschrijft. U kunt maximaal 64 alfanumerieke tekens gebruiken, inclusief spaties. U kunt een tabel bijvoorbeeld Klanten, Artikelvoorraad of Producten noemen.

Tip: Bepaal welke naamgevingsconventie u voor de objecten in de database wilt gebruiken, en gebruik deze conventie consistent.

  1. Als u Access 2010, 2013 of 2016 gebruikt, klikt u op Bestand > Opslaan of druk op Ctrl+S.

  2. Als u Access 2007 gebruikt, klikt u op de Microsoft Office-knop en klikt u op Opslaan of drukt u op Ctrl+S.

  3. Als u de tabel voor de eerste keer opslaat, typt u een naam voor de tabel en klikt u vervolgens op OK.

Naar boven

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×