Taakgegevens voor Project Web Access bijwerken

Met de 2007-versie van Microsoft Office Project Web Access kunt u uw taaktoewijzingen in Microsoft Office Outlook weergeven en bijwerken met behulp van de map Taken en de Agenda, ongeacht of u op dit moment online bent. Dit is handig voor diegenen die niet altijd toegang tot het netwerk hebben. Als u de taaktoewijzingen bijwerkt terwijl u offline bent, kunt u de server met de bijgewerkte uren en statusgegevens bijwerken wanneer u weer online bent.

Opmerking : Als u uw taken vanuit Outlook wilt weergeven en bijwerken, moet de Microsoft Office 2007 Project-invoegtoepassing voor Outlook zijn geïnstalleerd. Deze invoegtoepassing werkt met Microsoft Office Outlook 2007 en Microsoft Office Outlook 2003. Zie Toewijzingen uit Project Web Access in Outlook importeren voor meer informatie over het downloaden en installeren van de Microsoft Office 2007 Project-invoegtoepassing.

In dit artikel

Informatie over het bijwerken van taakgegevens in Outlook

Taakstatus op Project Web Access en bij manager indienen

Roosteruren op Project Web Access indienen

Combinatie van taakstatus en roosteruren op Project Web Access indienen

Automatisch bijwerken van taken in Outlook instellen

Informatie over het bijwerken van taakgegevens in Outlook

Veel organisaties en projectmanagers kiezen ervoor om taakstatus apart van werkuren bij te houden met verschillende fiatteurs voor elke gegevenstype. Het kan bijvoorbeeld dat u aan een taak bent toegewezen voor 40 uur, maar u kunt de taak in 30 uur voltooien. Als de taakstatus in uw organisatie apart van de werkuren wordt bijgehouden, kunt u de taak registreren als 100% voltooid, maar dat u slechts 30 van de 40 uur nodig had die aan de taak zijn toegewezen. Als de taakstatus en werkuren in uw organisaties gezamenlijk worden bijgehouden, en u hebt 30 van de 40 uur voltooid die aan de taak zijn toegewezen, geeft de taakstatus aan dat 75% van het werk is voltooid.

De formulieren die worden gebruikt om uw status en werkuren in Outlook te registreren zijn verschillend, afhankelijk van de methode voor bijhouden die in uw organisatie of door uw projectmanager wordt gehanteerd.

Als u wilt bepalen welke methode voor een van uw taaktoewijzingen wordt gebruikt, doet u het volgende:

  1. Open een Outlook-taak of -afspraak die uit Office Project Web Accessis geïmporteerd.

    • Als u een afspraak hebt geopend, klikt u op het tabblad Afspraak in het groepsvak Weergeven op Project Web Access om het formulier weer te geven dat wordt gebruikt om uw taken te registreren.

    • Als u een taak hebt geopend, wordt het formulier dat voor de registratie van uw taken wordt gebruikt standaard weergegeven.

  2. Op het formulier dat voor de registratie van uw taken wordt gebruikt, gebeurt het volgende:

    • Als u twee tabbladen ziet, Taakbeheer en Rooster, wordt de taakstatus in uw organisatie apart van werkuren bijgehouden. U voert deze gegevens apart in Outlook in en uw werkuren hebben geen invloed op de taakstatusgegevens. Volg de stappen in de secties Taakstatus op Project Web Access en bij manager indienen en Werkuren op Project Web Access indienen.

      Opmerking : Uw organisatie kan ervoor kiezen om de taakstatus apart van de werkuren bij te houden om aantal werkelijke uren te onderscheiden van de inspanningen die u voor uw taken levert.

    • Als u niet twee tabbladen ziet, en er geen raster is waarin u uren voor de taak kunt invoeren, worden in uw organisatie het bijhouden van status en rooster gecombineerd. U voert uw werkuren in Outlook in en met de invoegtoepassing worden de taakstatusgegevens berekend. Volg de stappen in de sectie Combinatie van taakstatus en werkuren op Project Web Access indienen.

Naar boven

Taakstatus op Project Web Access en bij manager indienen

Taakstatusgegevens die met Outlook zijn geboekt, overschrijven alle taakstatusgegevens die al zijn vastgelegd in Office Project Web Access. Als u niet zeker weet welke gegevens al zijn vastgelegd in Office Project Web Access, controleert u de statusgegevens in Office Project Web Access voordat u uw taakgegevens met Outlook indient.

  1. Open in Outlook de gesynchroniseerde taak of afspraak die u registreert vanuit de map Taken of de Agenda. Als u een afspraak hebt geopend, klikt u op het tabblad Afspraak in het groepsvak Weergeven op Project Web Access om het formulier voor taakregistratie weer te geven. Als u een taak hebt geopend, wordt het formulier voor taakregistratie standaard weergegeven.

  2. Typ op het tabblad Taakbeheer van het taakregistratieformulier de betreffende gegevens in het vak Percentage voltooid werk, Resterende hoeveelheid werk of Werkelijke hoeveelheid werk, afhankelijk van de instellingen van uw organisatie. Als u in één van deze vakken gegevens invoert, worden de andere twee vakken automatisch ingevuld.

    Als bijvoorbeeld voor een taak in totaal 40 uur werk nodig is, en u 20% in het vak Percentage voltooid werk invoert, wordt het vak Werkelijke hoeveelheid werk automatisch bijgewerkt en wordt in het vak één dag werk (1 d) weergegeven, en het vak Resterende hoeveelheid werk wordt bijgewerkt en geeft 4 dagen resterende hoeveelheid werk aan om de taak te voltooien (4 d). Als u denkt dat de resterende hoeveelheid werk langer duurt dan 4 dagen, kunt u de resterende hoeveelheid werk verhogen, waarmee u ook de totale duur van de taak verhoogt.

  3. Als u de status zowel op Office Project Web Access als bij uw manager wilt indienen, schakelt u het selectievakje En bij projectmanager indienen in.

  4. Klik op Opslaan op Project Web Access.

    Tip : Als u de status op een later tijdstip wilt indienen, klikt u op Opslaan & afsluiten in het groepsvak Opslaan op het tabblad Taak of Afspraak. Uw wijzigingen worden lokaal in Outlook opgeslagen zonder dat ze worden ingediend op Office Project Web Access of bij uw manager. Gebruik deze opties als u offline werkt.

U kunt, als u de statusgegevens voor verschillende taken hebt vastgelegd en u deze alle wilt indienen op Office Project Web Access, ook klikken op Project Web Access bijwerken in de werkbalk van Project Web Access in Outlook. Hiermee worden al uw wijzigingen ineens ingediend, in plaats van dat u elke taak afzonderlijk moet indienen.

Opmerking : Met deze methode voor het indienen van uw taakstatus worden ook wijzigingen in het rooster ingediend.

Naar boven

Roosteruren op Project Web Access indienen

Roosteruren die met Outlook zijn geboekt, overschrijven alle roosteruren die al zijn vastgelegd in Office Project Web Access. Als u niet zeker weet welke gegevens al zijn vastgelegd in Office Project Web Access, controleert u de roosteruren in Office Project Web Access voordat u de taakgegevens met Outlook indient.

  1. Open in Outlook de gesynchroniseerde taak of afspraak die u registreert vanuit de map Taken of de Agenda. Als u een afspraak hebt geopend, klikt u op het tabblad Afspraak in het groepsvak Weergeven op Project Web Access om het formulier voor taakregistratie weer te geven. Als u een taak hebt geopend, wordt het formulier voor taakregistratie standaard weergegeven.

  2. Typ op het tabblad Rooster van het taakregistratieformulier de werkelijke uren die u aan de taak hebt gewerkt voor elke dag die in het raster wordt weergegeven. Deze uren wijzigen niet de statusgegevens die u op het tabblad Taakbeheer hebt ingevoerd.

    Klik op Vorige of Volgende om per week door de agenda te bladeren. U kunt roosteruren niet eerder dan een week voor de geplande startdatum voor de taaktoewijzing invoeren en niet later dan een week na de geplande einddatum voor de toewijzing.

    Tip : Als de roosteruren nagenoeg overeenkomen met de geplande tijd voor de taaktoewijzing, kunt u de geplande uren eenvoudig in het raster kopiëren en de uren vervolgens, indien nodig, aanpassen. Klik op Kopiëren uit Gepland om het raster automatisch te vullen met de standaardwerkuren voor de taak. Als voor een taak bijvoorbeeld 40 uur werk tijdens een periode van één week is gepland en u voor 8 uur per dag gedurende 5 dagen bent ingepland, worden, als u op Kopiëren uit Gepland klikt, automatisch 8 uur ingevoerd voor elke dag waarop de taak is gepland gedurende de weergegeven registratieperiode. Als uw werkelijke uren licht afwijken van het geplande werk, kunt u de cijfers in het raster aanpassen voordat u uw werk opslaat op Office Project Web Access.

  3. Klik op Opslaan op Project Web Access.

    Als u uw rooster al bij uw manager hebt ingediend, klikt u op Ga naar webrooster. Er wordt een nieuw venster geopend en de pagina Roostercentrum wordt weergegeven.

    Tip : Als u uw rooster op een later tijdstip wilt opslaan ter indiening op Office Project Web Access , klikt u op Opslaan & afsluiten in het groepsvak Opslaan op het tabblad Taak of Afspraak. Uw wijzigingen worden lokaal in Outlook opgeslagen zonder dat ze worden ingediend op Office Project Web Access of bij uw manager. Gebruik deze optie als u offline werkt.

U kunt, als u de werkuren voor verschillende taken hebt vastgelegd en u deze alle wilt indienen op Office Project Web Access, ook klikken op Project Web Access bijwerken in de werkbalk van Project Web Access in Outlook. Hiermee worden al uw wijzigingen ineens ingediend, in plaats van dat u elke taak afzonderlijk moet indienen. Nadat u uw werkuren in Outlook hebt opgeslagen, moet u het rooster bij uw manager indienen op Office Project Web Access.

Opmerking : Met deze methode van het opslaan van werkuren op Office Project Web Access worden ook wijzigingen in uw taakstatus ingediend.

Naar boven

Combinatie van taakstatus en roosteruren op Project Web Access indienen

  1. Open in Outlook de gesynchroniseerde taak of afspraak die u registreert vanuit de map Taken of de Agenda. Als u een afspraak hebt geopend, klikt u op het tabblad Afspraak in het groepsvak Weergeven op Project Web Access om het formulier voor taakregistratie weer te geven. Als u een taak hebt geopend, wordt het formulier voor taakregistratie standaard weergegeven.

  2. Typ de werkelijke uren die aan de taak hebt gewerkt voor elke dag die in het raster wordt weergegeven.

    Klik op Vorige of Volgende om per week door de agenda te bladeren. U kunt roosteruren niet eerder dan een week voor de geplande startdatum voor de taaktoewijzing invoeren en niet later dan een week na de geplande einddatum voor de toewijzing.

    Uren die op het raster worden ingevoerd, worden automatisch samengevoegd om de vakken Percentage voltooid werk en Totale hoeveelheid werk in te vullen.

    Als bijvoorbeeld voor een taak in totaal twee weken werk nodig is (2 w) en u voert op het raster 16 uur werk gedurende de huidige registratieperiode in, wordt het vak Percentage voltooid werk automatisch bijgewerkt en geeft het vak 20% voltooid aan. Als u extra tijd nodig hebt om de taak te voltooien, kunt u de resterende hoeveelheid werk in het vak Resterende hoeveelheid werk typen om de duur van de taak te verlengen. U kunt de taakduur ook verkorten door een lager getal in te voeren in het vak Resterende hoeveelheid werk.

    Tip : Als de roosteruren nagenoeg overeenkomen met de geplande tijd voor de taaktoewijzing, kunt u de geplande uren eenvoudig in het raster kopiëren en de uren vervolgens, indien nodig, aanpassen. Klik op Kopiëren uit Gepland om het raster automatisch te vullen met de standaardwerkuren voor de taak. Als voor een taak bijvoorbeeld 40 uur werk tijdens een periode van één week is gepland en u voor 8 uur per dag gedurende 5 dagen bent ingepland, worden, als u op Kopiëren uit Gepland klikt, automatisch 8 uur ingevoerd voor elke dag waarop de taak is gepland gedurende de weergegeven registratieperiode. Als uw werkelijke uren licht afwijken van het geplande werk, kunt u de cijfers in het raster aanpassen voordat u uw werk opslaat op Office Project Web Access.

  3. Klik op Opslaan op Project Web Access.

    Als u uw rooster al bij uw manager hebt ingediend, klikt u op Ga naar webrooster. Er wordt een nieuw venster geopend en de pagina Roosterlijst wordt weergegeven.

    Tip : Als u uw rooster op een later tijdstip wilt opslaan ter indiening op Office Project Web Access , klikt u op Opslaan & afsluiten in het groepsvak Opslaan op het tabblad Taak of Afspraak. Uw wijzigingen worden lokaal in Outlook opgeslagen zonder dat ze worden ingediend op Office Project Web Access of bij uw manager. Gebruik deze optie als u offline werkt.

U kunt, als u de werkuren voor verschillende taken hebt vastgelegd en u deze alle wilt indienen op Office Project Web Access, ook klikken op Project Web Access bijwerken in de werkbalk van Project Web Access in Outlook. Hiermee worden al uw wijzigingen ineens ingediend, in plaats van dat u elke taak afzonderlijk moet indienen. Nadat u de wijzigingen in Outlook hebt ingediend, moet u uw rooster bij uw manager indienen op Office Project Web Access.

Naar boven

Automatisch bijwerken van taken in Outlook instellen

U kunt de standaardopties wijzigen en opgeven hoe en hoe vaak u de toewijzingen wilt bijwerken op Office Project Web Access.

Belangrijk : Als u Project Web Access automatisch wilt bijwerken, moet u bij de Microsoft Office Project Server met behulp van een Windows-gebruikersaccount zijn aangemeld.

  1. Klik in Outlook in het menu Extra op Opties en klik vervolgens op het tabblad Project Web Access.

  2. Klik in de sectie Toewijzing bijwerken op Elke.

  3. Geef het aantal dagen, weken of maanden op in de desbetreffende vakken en voer vervolgens in het vak Volgende update in wanneer u wilt dat de volgende update plaatsvindt.

  4. Schakel het selectievakje Bevestigingsbericht sturen in om na elke update een e-mailbericht met een samenvatting te ontvangen.

Naar boven

Uw vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×