Specifieke records zoeken in een database

Belangrijk: Dit artikel is automatisch vertaald, bekijk de disclaimer. De Engelse versie van dit artikel vindt u hier voor referentiedoeleinden.

Naarmate uw database groter wordt, zijn specifieke records niet meer te vinden door alleen maar snel een gegevensblad te bekijken. In dit artikel leert u vijf manieren om records te zoeken op basis van uw behoeften.

Wat wilt u doen?

Door alle records bladeren

Naar een specifieke record gaan

Naar een specifieke record zoeken

Filteren om een beperkt aantal records te zien

Een query maken om een specifieke record te zoeken

Door alle records bladeren

U kunt door records bladeren door op de Tab-toets te drukken om de records één voor één achter elkaar weer te geven en zo de gewenste record te vinden. Als u een tabel hebt, kunt u ook in de gegevensbladweergave door de records bladeren met behulp van de recordnavigatieknoppen. De recordnavigatieknoppen bevinden zich onder aan de tabel of het formulier.

Navigatieknoppen

1. Naar de eerste record gaan

2. Naar de vorige record gaan

3. Het vak Huidige record

4. Naar de volgende record gaan

5. Naar de laatste record gaan

6. Een nieuwe (lege) record openen

7. Filterindicator

8. Het vak Zoeken

Notities: 

  • Als u in het vak Huidige record klikt, kunt u een recordnummer typen en vervolgens op Enter drukken om naar die record te gaan. Het recordnummer wordt opeenvolgend geteld vanaf het begin van het formulier of gegevensblad en komt daarom overeen met geen enkele veldwaarde.

  • U kunt aan de knop Filterindicator zien of er een filter is toegepast. Als er geen filter is toegepast of als alle filters zijn gewist, wordt Geen filter weergegeven. Als Gefilterd wordt weergegeven, kunt u op deze knop klikken om het filter te verwijderen. Als Niet gefilterd wordt weergegeven, kunt u op deze knop klikken om het laatst gebruikte filter toe te passen (indien beschikbaar).

  • Als u tekst opgeeft in het vak Zoeken, wordt de eerste overeenkomende waarde direct tijdens het typen van elk teken gemarkeerd. U kunt deze functie gebruiken om snel te zoeken naar een record met een overeenkomende waarde.

Naar boven

Naar een specifieke record gaan

U kunt snel naar een bepaalde record in Access gaan als u weet welke record u nodig hebt. In het vak Ga naar kunt u een bepaalde record in een vervolgkeuzelijst kiezen. De meeste formulieren bevatten dit vak.

Het vak Ga naar

  • Als u naar een specifieke record wilt gaan, klikt u op de pijl rechts van het vak Ga naar en selecteert u een record in de vervolgkeuzelijst.

    Opmerking: Als u de eerste paar tekens van de gewenste record weet, kunt u deze tekens in het vak Ga naar typen zodat de record snel kan worden gevonden.

In het vak Ga naar worden niet meer gegevens weergegeven dan nodig zijn om elke record op unieke wijze aan te duiden. Wanneer u een record in de lijst selecteert, worden de resterende gegevens van die record weergegeven in het hoofdgedeelte van het formulier.

Naar boven

Naar een specifieke record zoeken

U kunt zoeken naar een specifieke record in een tabel of formulier via het tabblad Zoeken in het dialoogvenster Zoeken en vervangen. Dit is een effectieve manier om naar een bepaalde record te zoeken wanneer de record die u zoekt voldoet aan bepaalde criteria, zoals zoektermen, en vergelijkingsoperators, zoals 'gelijk aan' of 'bevat'.

Opmerking: U kunt het dialoogvenster Zoeken en vervangen alleen gebruiken als er gegevens zichtbaar zijn in de tabel of het formulier. Als er geen zichtbare records zijn omdat er een filter is toegepast, kunt u dit dialoogvenster niet gebruiken.

  1. Open de tabel of het formulier en klik op het veld dat u wilt zoeken.

  2. Ga naar het tabblad Start en klik in de groep Zoeken op Zoeken. U kunt ook op Ctrl+F drukken.

    Het dialoogvenster Zoeken en vervangen wordt weergegeven, met het tabblad Zoeken geselecteerd.

  3. Typ in het vak Zoeken naar de waarde waarnaar u wilt zoeken.

  4. Als u een ander veld wilt zoeken of als u in de gehele onderliggende tabel wilt zoeken, klikt u op de gewenste optie in de lijst Zoeken in.

    Tip: De lijst Waar geeft uw vergelijkingsoperator aan (zoals 'gelijk aan' of 'bevat'). Klik in de lijst Waar op Gedeelte van veld om de zoekopdracht uit te breiden.

  5. Selecteer in de lijst Zoeken de optie Alle en klik vervolgens op Volgende zoeken.

  6. Wanneer het gezochte item wordt gemarkeerd, klikt u op Annuleren in het dialoogvenster Zoeken en vervangen om het dialoogvenster te sluiten. Records die aan uw voorwaarden voldoen, zijn gemarkeerd

Meer informatie over het dialoogvenster Zoeken en vervangen vindt u in het artikel Gegevens wijzigen met het dialoogvenster Zoeken en vervangen.

Naar boven

Filteren om een beperkt aantal records te zien

U kunt een filter gebruiken om een beperkt aantal records weer te geven als u alleen de records wilt zien die voldoen aan bepaalde criteria en vergelijkingsoperators. Als u bijvoorbeeld het aantal weergegeven records snel wilt beperken, klikt u met de rechtermuisknop op een veld waarvan u de waarde wilt vergelijken en selecteert u Is gelijk aan, Is niet gelijk aan, Bevat of Bevat niet onder in het snelmenu. Een filter kan in of uit worden geschakeld zodat u gemakkelijk tussen de gefilterde en ongefilterde weergave van dezelfde gegevens kunt schakelen. In tegenstelling tot een zoekopdracht kunt u met een filter alleen beperken welke records worden weergegeven.

  1. Als u een filter wilt toepassen dat is gebaseerd op een selectie, opent u een tabel of een formulier.

  2. Als u er zeker van wilt zijn dat de tabel of het formulier niet reeds gefilterd is, gaat u naar het tabblad Start en klikt u in de groep Sorteren en filteren op Geavanceerd en vervolgens op Alle filters wissen (indien deze opdracht beschikbaar is).

  3. Ga naar de record met de waarde die u wilt gebruiken als onderdeel van de filter en klik binnen de kolom (in de gegevensbladweergave) of het besturingselement (in de formulier-, rapport of indelingsweergave). Als u wilt filteren op een gedeeltelijke selectie, selecteert u de gewenste tekens.

  4. Klik op het tabblad Start, in de groep Sorteren en filteren, op Selectie en klik vervolgens op het filter dat u wilt toepassen.

  5. Als u andere velden op basis van een selectie wilt filteren, herhaalt u stap 3 en 4.

Zie het artikel Filteren: het aantal records in een weergave beperken voor meer informatie over het toepassen van filters.

Naar boven

Een query maken om een specifieke record te zoeken

De technieken waarmee u records kunt doorzoeken en filteren zijn bijzonder handig voor het zoeken naar specifieke records in een bepaalde situatie. Maar stel dat u regelmatig dezelfde zoekopdracht of filterbewerking wilt uitvoeren. In dat geval kunt u beter een query maken, zodat u niet steeds dezelfde zoek- en filteropdrachten hoeft samen te stellen. Een query is een krachtige en flexibele manier om specifieke records te zoeken omdat u aangepaste zoekopdrachten kunt uitvoeren, aangepaste filters kunt toepassen en records kunt sorteren. U kunt ook uw eigen query's maken, zodat u al uw aandacht kunt richten op specifieke records om bepaalde vragen beter te beantwoorden. Als u een query hebt gemaakt, kunt u deze opslaan en later opnieuw gebruiken. Bovendien kunt u query’s gebruiken bij het samenstellen van formulieren en rapporten.

Als u een query gebruikt voor zoeken of filteren, past u criteria toe die zijn gebaseerd op het type gegevens dat u zoekt. Verschillende soorten informatie worden opgeslagen als verschillende typen gegevens. Verjaardagen worden bijvoorbeeld opgeslagen als datum- en tijdgegevens, terwijl namen worden opgeslagen als tekstgegevens.

Soms kunt u een bepaalde record niet vinden, terwijl u zeker weet dat deze wel bestaat. Dit kan gebeuren als u records bekijkt in een formulier of query waarin bepaalde records niet worden weergegeven vanwege de waarde van een bepaald veld. Hierna ziet u een voorbeeld waarin een query wordt gebruikt om records te zoeken.

Stel dat u een database gebruikt die is gemaakt op basis van de sjabloon Actie-items van Microsoft Office Access 2007. De sjabloon is bedoeld voor het bijhouden van actie-items. De tabel Actie-items bevat een veld met de naam Status, waarin wordt aangegeven of een bepaald actie-item actief, opgelost of afgehandeld is. Voer de volgende stappen uit als u een query wilt maken die de actie-items met de status Afgehandeld als resultaat geeft:

  1. Klik op het tabblad Maken, in de groep Overige, op Queryontwerp.

  2. Dubbelklik in het dialoogvenster Tabel weergeven op Actie-items en klik vervolgens op Sluiten.

  3. Dubbelklik in het queryontwerpraster op het sterretje (*) in de tabel Actie-items. Hiermee zorgt u ervoor dat de query alle velden van de geretourneerde records weergeeft.

    In de eerste kolom van het ontwerpraster wordt in de rij Veld de tekst Actie-items.* weergegeven. Hiermee wordt aangegeven dat alle velden uit de tabel Actie-items moeten worden geretourneerd.

  4. Dubbelklik in de ontwerpfunctie voor query's op Status in de tabel Actie-items.

    In de tweede kolom van het ontwerpraster wordt in de rij Veld de tekst Status weergegeven.

  5. Schakel in de tweede kolom van het ontwerpraster het selectievakje in de rij Weergeven uit. Hiermee zorgt u ervoor dat de query het veld Status niet weergeeft.

    Als u het selectievakje Weergeven in de kolom Status niet uitschakelt, wordt het veld Status twee keer weergegeven in de queryresultaten.

  6. Typ in de tweede kolom van het ontwerpraster in de rij Criteria de tekst ="Afgehandeld". Dit is uw zoekcriterium. Hiermee zorgt u ervoor dat de query alleen de records retourneert waarvan Status de waarde Afgehandeld heeft.

    Opmerking: In dit voorbeeld is slechts één zoekcriterium gebruikt. U kunt voor elke zoekopdracht een groot aantal zoekcriteria gebruiken door criteria toe te voegen aan meer velden en door gebruik te maken van de rij Of en de extra rijen onder Of.

    Uw query is klaar om te worden uitgevoerd en ziet er ongeveer als volgt uit:

    queryontwerpraster

  7. Klik op het tabblad Ontwerpen, in de groep Resultaten, op Uitvoeren.

    Opmerking: De query geeft geen resultaten, tenzij u reeds bent begonnen met het bijhouden van actie-items en er om die reden gegevens in de tabel Actie-items staan (en u de status van ten minste één actie-item op Afgehandeld hebt ingesteld). U kunt de query echter opslaan zodat u deze op een later tijdstip kunt gebruiken.

  8. Druk op Ctrl+S om de query op te slaan.

  9. Typ in het dialoogvenster Opslaan als een naam voor de query in het vak Querynaam, bijvoorbeeld Afgehandelde actie-items, en klik vervolgens op OK.

U hebt nu een query die actie-items met de status Afgehandeld weergeeft.

Zie het artikel een eenvoudige selectiequery makenvoor meer informatie over het maken van query's waarmee u records zoeken.

Zie het artikel Voorbeelden van querycriteria voor meer informatie over zoek- en filtercriteria.

Naar boven

Opmerking: Disclaimer voor automatische vertaling: Dit artikel is vertaald door een computersysteem zonder menselijke tussenkomst. Microsoft biedt deze automatische vertalingen aan om niet-Engels sprekende gebruikers te helpen de inhoud over producten, services en technologieën van Microsoft te raadplegen. Omdat het artikel automatisch is vertaald, bevat het mogelijk fouten in grammatica, woordenschat en syntaxis.

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×