Slim werken: Een succesvol gebruik van aanwezigheidsinformatie

Deze handleiding helpt u om in contact te blijven met personen die belangrijk voor u zijn en personen die belangrijk zijn om werk te doen.

Wat wilt u doen?

Mensen laten weten wat u aan het doen bent

Uw aanwezigheidsstatus wijzigen

Anderen laten weten wat er vandaag gebeurt

Uw locatie instellen

Een verbinding maken met personen die belangrijk voor u zijn

Naar personen zoeken

Veelgebruikte contactpersonen vastmaken

Groepen maken voor personen met wie u regelmatig contact hebt

Een groep maken

Mensen aan een groep toevoegen

Een chatbericht verzenden naar een contactpersoon of groep

Nieuwe deelnemers uitnodigen voor een chatsessie

Een drukke collega opsporen

Een contactpersoon markeren

Achterhalen welke communicatiemodi beschikbaar zijn voor een contactpersonen

De locatie van een contactpersoon achterhalen

De agenda van een contactpersoon raadplegen

Uw dagelijkse communicatie bijhouden

Een e-mailbericht naar een contactpersoon verzenden

Een vergadering met iemand plannen

Controleren op gemiste gesprekken

Vervelende onderbrekingen vermijden

Uw status instellen op Niet storen

Mensen laten weten wat u aan het doen bent

De communicatiesoftware Microsoft® Lync™ Online stelt automatisch uw aanwezigheid in op basis van uw huidige activiteit of uw agenda in Microsoft® Outlook®. U kunt echter ook een locatie instellen of een notitie toevoegen om mensen meer informatie te bieden.

Uw aanwezigheidsstatus wijzigen

  • Open Lync Online en klik in het hoofdvenster van Lync op het beschikbaarheidmenu onder uw naam. Selecteer vervolgens een andere status, bijvoorbeeld Ben zo terug.

Communicator

In de volgende tabel vindt u een beschrijving van de aanwezigheidsstatus die andere personen voor u te zien krijgen, en van wat de status inhoudt.

Aanwezigheidsstatus

Omschrijving

Lync-aanwezigheid - Beschikbaar Beschikbaar

U bent online en bereikbaar voor uw contactpersonen.

Lync-aanwezigheid - Bezet Bezet

U bent verwikkeld in een Lync-gesprek of bevindt zich volgens uw Outlook-agenda in een vergadering, en mag niet worden gestoord.

Lync-aanwezigheid - Niet storen Niet storen

U wilt niet worden gestoord en krijgt alleen gespreksmeldingen te zien als deze zijn verzonden door iemand in uw Werkgroep.

Lync-aanwezigheid - Afwezig Ben zo terug

U bent even van uw plek weg en bent zo terug.

Lync-aanwezigheid - Afwezig Als afwezig weergeven

Er heeft gedurende een bepaalde periode geen activiteit op uw computer plaatsgevonden (standaard 15 minuten).

Lync-aanwezigheid - Afwezig Niet op het werk

U werkt niet en bent niet beschikbaar voor uw contactpersonen.

Aanwezigheidsstatus Offline in Lync Offline

U bent niet aangemeld. Als u contactpersonen hebt geblokkeerd, is de aanwezigheidsstatus die zij voor u te zien krijgen Offline.

Lync-aanwezigheid: Onbekend Onbekend

Uw aanwezigheidsstatus is onbekend. Als anderen geen gebruikmaken van Lync als hun programma voor chatberichten, is het mogelijk dat uw aanwezigheidsstatus voor hen wordt weergegeven als Onbekend.

Anderen laten weten wat er vandaag gebeurt

  • Klik in het hoofdvenster van Lync op het notitievak boven uw naam en voer een notitie in, bijvoorbeeld “Werk vanaf huis” of “Werk aan een deadline, kom niet langs, maar stuur een chatbericht”.

Communicator

Uw locatie instellen

  • In het hoofdvenster van Lync onder uw aanwezigheidsstatus geeft Lync Online een locatie weer die is gekoppeld aan het netwerk waarmee u bent verbonden. U kunt deze locatie meer betekenis geven door de naam ervan te wijzigen in “Werk” of “Thuis.” Vervolgens zal iedere keer dat u vanaf deze locatie werkt contacten waarmee u deze informatie wilt delen een beter begrip hebben van waar u zich bevindt. Zie De toegang tot uw aanwezigheidsinformatie regelen voor informatie over het configureren van privacyrelaties.

Communicator

Naar boven

Een verbinding maken met personen die belangrijk voor u zijn

U kunt uw lijst Contactpersonen op zodanige wijze uitbreiden dat uw communicatie hierdoor wordt verbeterd en u contactgegevens te zien krijgt voor de mensen die het belangrijkst voor u zijn. De eenvoudigste manier om mensen te vinden, ongeacht of zij zich wel of niet in uw lijst Contactpersonen bevinden, is om naar hen te zoeken in het zoekvak. Naast de mogelijkheid om op naam of telefoonnummer te zoeken, kunt u zoeken op een andere term die een contactpersoon mogelijk in zijn of haar profiel heeft opgenomen. Als de knop Vaardigheid onder het zoekvak wordt weergegeven, kunt u proberen om te zoeken op een vaardigheid of expertisegebied, functie enzovoort.

Om u te helpen om uw lijst Contactpersonen in te delen, vult Lync Online automatisch uw Veelgebruikte contactpersonen in, gebaseerd op de 10 contactpersonen met wie u het vaakst contact hebt. U kunt uw belangrijkste contactpersonen ook vastmaken aan de bovenkant van deze contactgroep voor snelle toegang. Lync Online vult de vastgemaakte lijst vooraf met uw teamleden.

Naar personen zoeken

  • In het hoofdvenster van Lync begint u door de naam van een persoon in te voeren in het zoekvak. De resultaten zullen worden weergegeven onder het zoekvak.

Zoeken naar een contactpersoon

Veelgebruikte contactpersonen vastmaken

  • Klik in de lijst Contactpersonen met de rechtermuisknop op de gewenste persoon en klik vervolgens op Vastmaken aan Veelgebruikte contactpersonen.

Communicator

Naar boven

Groepen maken voor personen met wie u regelmatig contact hebt

Wilt u een snel bericht naar een hele groep verzenden? U kunt een groep instellen voor elk team waarmee u werkt, zodat u op elk gewenst kunt zien wie beschikbaar is of contact opnemen met het hele team.

Een groep maken

  • Klik in het hoofdvenster van Lync in de lijst Contactpersonen met de rechtermuisknop op een groepsnaam (bijvoorbeeld Veelgebruikte contactpersonen), klik op Nieuwe groep maken en geef vervolgens een naam op voor de groep.

Communicator

Mensen aan een groep toevoegen

  • Voer in de lijst Contactpersonen een van de volgende handelingen uit:

    • Versleep contactpersonen naar een groep.

    • Zoek naar een contactpersoon en klik in de zoekresultaten met de rechtermuisknop op Toevoegen aan lijst met contactpersonen en klik vervolgens op de nieuwe groepsnaam.

Een chatbericht verzenden naar een contactpersoon of groep

  • Plaats in de lijst Contactpersonen de muisaanwijzer op de contactpersoon of groep en wacht totdat het visitekaartje wordt geopend.

  • Klik in het visitekaartje op de knop IM.

Communicator

Nieuwe deelnemers uitnodigen voor een chatsessie

  • Klik in het gespreksvenster op het menu Opties voor personen en klik vervolgens op Uitnodigen op naam of telefoonnummer.

Communicator

U kunt ook contactpersonen of groepen verslepen van de lijst Contactpersonen naar het gespreksvenster om ze aan de chatsessie toe te voegen.

Tip:  U kunt ook contactpersonen van buiten uw organisatie aan de chatsessie toevoegen. Hiertoe klikt u op Uitnodigen per e-mail. Deze contactpersonen kunnen deelnemen aan het gesprek door de klikken op een link in het e-mailbericht (of ze Lync nu wel of niet hebben geïnstalleerd).

Naar boven

Een drukke collega opsporen

Lync Online geeft niet alleen de status van een contactpersoon weer (zoals Beschikbaar, Bezet of Afwezig), maar laat u ook zijn of haar locatie achterhalen, en helpt u om de beste communicatiemethode vast te stellen. U kunt bijvoorbeeld een contactpersoon markeren. Dit houdt in dat Lync Online een melding zal weergeven zodra de status voor een contactpersoon wordt gewijzigd in Beschikbaar, zodat u weet dat u zonder problemen een chatbericht kunt sturen of langskomen.

Een contactpersoon markeren

  • Klik in het hoofdvenster van Lync in de lijst Contactpersonen met de rechtermuisknop op een contactpersonen en klik vervolgens op Markeren voor waarschuwing bij statuswijzigingen.

Communicator

Achterhalen welke communicatiemodi beschikbaar zijn voor een contactpersonen

  • Plaats in de lijst Contactpersonen de muisaanwijzer op een foto van een contactpersoon om het visitekaartje te openen.

  • Aan de onderzijde zult u de verschillende modi zien die u kunt gebruiken om met deze persoon te communiceren, zoals e-mail en chatberichten. U kunt simpelweg op een van deze knoppen klikken om contact te zoeken met de desbetreffende persoon.

Communicator

De locatie van een contactpersoon achterhalen

  • Plaats in de lijst Contactpersonen de muisaanwijzer op de foto van een contactpersoon en klik vervolgens op de uitvouwpijl in de rechterbenedenhoek om een uitgevouwen visitekaartje te openen.

Visitekaartje uitvouwen

  • Het visitekaartje toont de huidige locatie van de contactpersoon (gekoppeld aan het netwerk waarmee hij of zij op dat moment is verbonden), evenals het kantoor en telefoonnummers.

De agenda van een contactpersoon raadplegen

  • Dubbelklik in de lijst Contactpersonen op de foto van de contactpersoon om het uitgevouwen visitekaartje te openen

  • Raadpleeg de vermelding naast Agenda.

Communicator

Naar boven

Uw dagelijkse communicatie bijhouden

Lync Online is nauw geïntegreerd met Outlook. U kunt met Lync Online niet alleen uw chatsessies beheren, maar ook aanvragen voor vergaderingen via e-mail en Outlook verzenden naar uw Lync-contactpersonen. Zowel Lync als Outlook stellen u op de hoogte van gemiste gesprekken.

Een e-mailbericht naar een contactpersoon verzenden

  • Plaats in het hoofdvenster van Lync in de lijst Contactpersonen de muisaanwijzer op de foto of aanwezigheidsindicator van een contactpersoon. Hierop zal het visitekaartje worden geopend. Als de desbetreffende persoon communicatie via e-mail toestaat, zal er een e-mailknop aan de onderzijde worden weergegeven.

  • Klik op deze knop om een nieuw e-mailbericht te openen in Outlook.

Communicator

Een vergadering met iemand plannen

  • Klik in een visitekaartje op het menu Opties naast de telefoonknop en klik vervolgens op Een vergadering plannen.

Communicator

Controleren op gemiste gesprekken

  • Klik op het pictogram Gesprekken in het hoofdvenster om alle gesprekken weer te geven.

Opmerking:  Klik in het dialoogvenster Lync - Opties op Persoonlijk en zorg ervoor dat het selectievakje Mijn chatsessies opslaan in de Outlook-map Gespreksgeschiedenis is ingeschakeld.

Communicator

Naar boven

Vervelende onderbrekingen vermijden

U kunt uw status instellen op Niet storen om onderbrekingen te voorkomen. Iedereen zal zien dat u niet wilt worden gestoord. Als ze proberen om u uit te nodigen voor een chatsessie, zult u niet worden gehinderd door gespreksmeldingen, tenzij ze afkomstig zijn van iemand die deel uitmaakt van uw Werkgroep. Zie de onderstaande sectie voor meer informatie.

Uw status instellen op Niet storen

  • Klik in het hoofdvenster van Lync op uw aanwezigheidsstatus en klik vervolgens op Niet storen.

Communicator

Opmerking:  Standaard zijn al uw contactpersonen Collega's. Om iemand een Werkgroep-contactpersoon te maken zodat u gespreksmeldingen zult ontvangen (zelfs als uw status Niet storen is), klikt u met de rechtermuisknop op de contactpersoon in de lijst Contactpersonen, klikt u op Privacyrelatie wijzigen en klikt u vervolgens op Werkgroep. Om alle meldingen uit te schakelen voor al uw contactpersonen wanneer uw status Niet storen is, klikt u op de knop Opties, klikt u op Meldingen en klikt u vervolgens op Geen meldingen weergeven.

Naar boven

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×