Slim werken: de aanwezigheidsfunctie voor u laten werken

Gebruik deze handleiding om in contact te blijven met de mensen die belangrijk voor u zijn en met de personen die u nodig hebt om uw werk gedaan te krijgen.

Wat wilt u doen?

Laten weten waar u mee bezig bent

Uw aanwezigheidsstatus wijzigen

Andere personen laten weten wat er vandaag gaat gebeuren

Uw locatie instellen

Communiceren met personen die belangrijk voor u zijn

Personen zoeken

Veelgebruikte contactpersonen vastmaken

Groepen maken voor personen met wie u regelmatig communiceert

Een groep maken

Personen aan een groep toevoegen

Een chatbericht verzenden

Meer personen uitnodigen voor een chatsessie

Een drukbezette collega opsporen

Een melding geven voor een contactpersoon

De communicatiemethoden weergeven die beschikbaar zijn voor een contactpersoon

De locatie van een contactpersoon controleren

De agenda van een contactpersoon controleren

Uw dagelijkse communicatie bijhouden

E-mail verzenden naar een contactpersoon

Een vergadering met iemand plannen

Controleren op gemiste gesprekken

Een einde maken aan onderbrekingen

Uw status instellen op Niet storen

Laten weten waar u mee bezig bent

Uw aanwezigheid wordt door de Microsoft® Lync™ 2010-communicatiesoftware automatisch ingesteld op basis van uw activiteit of Microsoft® Outlook®-agenda. U kunt echter een locatie instellen of een opmerking toevoegen als u meer informatie wilt geven.

Uw aanwezigheidsstatus wijzigen

  • Open Lync 2010 en klik in het hoofdvenster van Lync op het beschikbaarheidsmenu onder uw naam en selecteer een andere status, bijvoorbeeld Zo terug.

Communicator

In de volgende tabel worden de aanwezigheidsstatus-varianten voor contactpersonen beschreven die mensen kunnen zien. Bovendien wordt hier vermeld wat elke status betekent en hoe u deze kunt instellen.

Aanwezigheidsstatus

Beschrijving

Lync-aanwezigheid - Beschikbaar Beschikbaar

U bent online en beschikbaar. Deze instelling wordt automatisch of door de gebruiker ingesteld.

Lync-aanwezigheid - Bezet Bezet

U bent bezet en wilt niet worden gestoord. Deze instelling wordt automatisch (als de gebruiker deelneemt aan een geplande Outlook-vergadering) of door de gebruiker ingesteld.

Lync-aanwezigheid - Bezet In gesprek

U neemt deel aan een Lync-gesprek (tussen twee partijen) en wilt niet worden gestoord. Automatisch.

Lync-aanwezigheid - Bezet In een vergadering

U neemt deel aan een vergadering (via Lync of Outlook) en wilt niet worden gestoord. Automatisch.

Lync-aanwezigheid - Bezet In een telefonische vergadering

U neemt deel aan een telefonische Lync-vergadering (Lync-vergadering met geluid) en wilt niet worden gestoord. Automatisch.

Lync-aanwezigheid - Niet storen Niet storen

U wilt niet worden gestoord en wilt gespreksmeldingen alleen zien als deze door iemand in uw werkgroep worden verzonden. Wordt door de gebruiker geselecteerd.

Lync-aanwezigheid - Afwezig Zo terug

U zit even niet achter de computer. Wordt door de gebruiker geselecteerd.

Lync-aanwezigheid - Afwezig Afwezig

Uw computer is gedurende een bepaalde periode (standaard vijf minuten, maar de waarde kan worden aangepast) inactief geweest. Automatisch.

Lync-aanwezigheid - Afwezig Niet op het werk

U werkt niet en bent niet beschikbaar. Wordt door de gebruiker geselecteerd.

Aanwezigheidsstatus Offline in Lync Offline

U bent niet aangemeld. U wordt als Offline weergegeven voor mensen voor wie u uw aanwezigheid hebt geblokkeerd. Automatisch.

Lync-aanwezigheid: Onbekend Onbekend

Uw aanwezigheid is onbekend. Als anderen Lync niet gebruiken als chatprogramma, wordt u voor hen mogelijk weergegeven als Onbekend. Automatisch.

Andere personen laten weten wat er vandaag gaat gebeuren

  • Klik in het hoofdvenster van Lync op het notitievak boven uw naam en typ een notitie, zoals 'Werk vandaag thuis' of 'Heb een deadline: stuur een chatbericht in plaats van langs te komen'.

Communicator

Uw locatie instellen

  • In het hoofdvenster van Lync wordt onder uw aanwezigheidsstatus een locatie weergegeven die gekoppeld is aan het netwerk waarmee u verbinding hebt. U kunt deze locatie betekenisvoller maken door de naam hiervan te wijzigen in Werk of Thuis. Elke keer dat u vanaf deze locatie werkt, hebben contactpersonen met wie u deze informatie wilt delen dan een beter idee van waar u zich bevindt. Zie Toegangsbeheer voor aanwezigheidsgegevens voor informatie over het configureren van privacyrelaties.

Communicator

Naar boven

Communiceren met personen die belangrijk voor u zijn

Stel uw lijst met contactpersonen zo samen dat u eenvoudiger kunt communiceren en dat u de aanwezigheids- en contactgegevens kunt zien van de mensen die u het belangrijkst vindt. De eenvoudigste manier om mensen te vinden, of ze zich nu al in uw lijst met contactpersonen bevinden of niet, is via het zoekvak. U kunt niet alleen zoeken op naam of telefoonnummer, maar ook op een andere term die een contactpersoon heeft opgegeven in zijn of haar profiel. Als de knop Vaardigheid wordt weergegeven onder het zoekvak, kunt u proberen te zoeken op een vaardigheid of vakgebied, een functie, enzovoort.

Om u te helpen uw lijst met contactpersonen te ordenen, worden de tien contactpersonen met wie u het meest communiceert automatisch aan Veelgebruikte contactpersonen toegevoegd. U kunt uw belangrijkste contactpersonen ook boven aan deze groep met contactpersonen vastmaken voor snelle toegang. Uw teamleden worden automatisch opgenomen in de vastgemaakte lijst.

Personen zoeken

  • Typ in uw lijst met contactpersonen in het hoofdvenster van Lync de naam van een persoon in het zoekvak. De resultaten worden onder het vak weergegeven.

Zoeken naar een contactpersoon

Veelgebruikte contactpersonen vastmaken

  • Klik in de lijst met contactpersonen of zoekresultaten met de rechtermuisknop op de persoon en klik vervolgens op Vastmaken aan Veelgebruikte contactpersonen.

Communicator

Naar boven

Groepen maken voor personen met wie u regelmatig communiceert

Wilt u snel een bericht verzenden naar een hele groep? U kunt een groep instellen voor elk team waarmee u werkt zodat u kunt zien wie op een bepaald tijdstip beschikbaar is of zodat u contact kunt opnemen met het hele team.

Een groep maken

  • Klik in de lijst met contactpersonen in het hoofdvenster van Lync met de rechtermuisknop op een groepsnaam (bijvoorbeeld Veelgebruikte contactpersonen ), klik op Nieuwe groep maken en geef een naam op voor de groep.

Communicator

Personen aan een groep toevoegen

  • Ga in de lijst met contactpersonen op een van de volgende manieren te werk:

    • Sleep contactpersonen naar een groep.

    • Zoek een contactpersoon, klik in de zoekresultaten met de rechtermuisknop op deze persoon, klik op Toevoegen aan lijst met contactpersonen en klik vervolgens op de naam van de nieuwe groep.

Een chatbericht verzenden

  1. Ga in de lijst met contactpersonen op een van de volgende manieren te werk:

    • Dubbelklik op de naam van een contactpersoon om een chatbericht te verzenden. Klik met de rechtermuisknop op de naam van een groep en klik vervolgens op Een chatbericht verzenden om een chatbericht te verzenden naar deze groep.

  2. Typ uw bericht in het berichtinvoergedeelte van het gespreksvenster dat wordt geopend, en druk vervolgens op Enter.

Meer personen uitnodigen voor een chatsessie

  • Klik in het gespreksvenster op het menu Opties voor personen en klik vervolgens op Uitnodigen op naam of telefoonnummer.

Communicator

U kunt contactpersonen of groepen ook van de lijst met contactpersonen naar het gespreksvenster slepen om ze toe te voegen.

Tip:  Als u contactpersonen hebt buiten uw organisatie, kunt u deze toch toevoegen. Als u klikt op Uitnodigen per e-mail, kunnen ze deelnemen aan het gesprek door te klikken op de koppeling in het e-mailbericht (het maakt hiervoor niet uit of ze Lync hebben geïnstalleerd).

Naar boven

Een drukbezette collega opsporen

In Lync wordt niet alleen de status van een persoon weergegeven (zoals Beschikbaar, Bezet of Afwezig), maar u kunt ook zijn of haar locatie en de beste communicatiemethode bepalen. Zo kunt u bijvoorbeeld 'meldingen geven' voor een contactpersoon. Dit houdt in dat er een melding wordt weergegeven zodra de status van een contactpersoon verandert in Beschikbaar, zodat u weet dat u een chatbericht kunt verzenden of langs kunt gaan.

Een melding geven voor een contactpersoon

  • Klik in de lijst met contactgegevens in het hoofdvenster van Lync met de rechtermuisknop op een contactpersoon en klik vervolgens op Melding geven bij statuswijziging.

Communicator

De communicatiemethoden weergeven die beschikbaar zijn voor een contactpersoon

  1. Wijs in de lijst met contactpersonen de foto van een contactpersoon aan om het visitekaartje te openen.

  2. Onderaan ziet u de methoden die u kunt gebruiken om te communiceren met deze persoon, bijvoorbeeld e-mail en chatberichten. Klik op een van deze knoppen om te communiceren met die persoon.

Communicator

De locatie van een contactpersoon controleren

  • Wijs in de lijst met contactpersonen de foto van een contactpersoon aan en klik vervolgens op de uitvouwpijl in de rechterbenedenhoek om een uitgevouwen visitekaartje te openen.

Visitekaartje uitvouwen

Op het visitekaartje worden de huidige locatie (deze is gekoppeld aan het netwerk waarmee hij of zij verbinding heeft), het kantoor en de telefoonnummers van de persoon weergegeven.

De agenda van een contactpersoon controleren

  1. Dubbelklik in de lijst met contactpersonen op de foto van de persoon om het uitgevouwen visitekaartje te openen.

  2. Bekijk de vermelding naast Agenda.

Communicator

Naar boven

Uw dagelijkse communicatie bijhouden

Lync is nauw geïntegreerd met Outlook. U kunt niet alleen uw chatsessies beheren via Lync, maar u kunt ook e-mail en Outlook-vergaderverzoeken verzenden naar uw Lync-contactpersonen. Bovendien ontvangt u zowel in Lync als in Outlook een melding wanneer u gesprekken hebt gemist.

E-mail verzenden naar een contactpersoon

  1. Wijs in de lijst met contactpersonen in het hoofdvenster van Lync de foto van een contactpersoon of aanwezigheidsindicator aan. Het visitekaartje wordt geopend en als u per e-mail met deze persoon kunt communiceren, wordt onderaan een e-mailknop weergegeven.

  2. Klik op deze knop om een nieuw e-mailbericht te openen in Outlook.

Communicator

Een vergadering met iemand plannen

  • Klik in een visitekaartje op het optiemenu naast de telefoonknop en klik vervolgens op Een vergadering plannen.

Communicator

Controleren op gemiste gesprekken

  1. Klik in de rechterbenedenhoek van het hoofdvenster van Lync op het pictogram voor gemiste meldingen en voer een van de volgende handelingen uit:

    • Klik op Gemiste gesprekken om de Outlook-map Gespreksgeschiedenis te openen.

  • Klik op Nieuw voicemailbericht om het bericht af te spelen.

Communicator

Opmerking:  Klik in het dialoogvenster Lync - Opties op Persoonlijk en zorg ervoor dat het selectievakje Mijn chatsessie opslaan in de Outlook-map Gespreksgeschiedenis is ingeschakeld.

Communicator

Naar boven

Een einde maken aan onderbrekingen

U kunt uw status instellen op Niet storen om een einde te maken aan onderbrekingen. Iedereen ziet dat u niet wilt worden gestoord en als iemand toch probeert u uit te nodigen voor een chatsessie, wordt u niet lastiggevallen met meldingen, tenzij ze worden verzonden door iemand uit uw werkgroep. Zie de onderstaande opmerking voor meer informatie hierover.

Uw status instellen op Niet storen

  • Klik in het hoofdvenster van Lync op uw aanwezigheidsstatus en klik vervolgens op Niet storen.

Communicator

Opmerking:  Uw contactpersonen zijn standaard allemaal Collega's. Als u van iemand een Werkgroep-contactpersoon wilt maken zodat u gespreksmeldingen ontvangt (zelfs als uw status Niet storen is), klikt u in de lijst met contactpersonen met de rechtermuisknop op de contactpersoon, klikt u op Privacyrelatie wijzigen en klikt u vervolgens op Werkgroep. Als u alle meldingen van iedereen wilt uitschakelen wanneer uw status Niet storen is, klikt u op de knop Opties, klikt u op Waarschuwingen en klikt u vervolgens op Geen meldingen weergeven.

Naar boven

Uw vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×