Scenario's voor het gebruik van InfoPath en InfoPath-formulierservices

Opmerking:  We willen u graag zo snel mogelijk de meest recente Help-inhoud in uw eigen taal bieden. Deze pagina is automatisch vertaald en kan grammaticale fouten of onnauwkeurigheden bevatten. Wij hopen dat deze inhoud nuttig voor u is. Kunt u ons onder aan deze pagina laten weten of de informatie nuttig voor u was? Hier is het Engelstalige artikel ter referentie.

In dit artikel wordt beschreven hoe scenario's waarin organisaties Microsoft Office InfoPath- en InfoPath Forms Services om te verbeteren bedrijfsprocessen, zoals onkostenvergoeding of verzekeringen claimen rapportage kunnen gebruiken.

De scenario's en bedrijven die worden beschreven in dit artikel zijn factitief en zijn opgegeven voor de illustratie. Meer informatie over hoe InfoPath en InfoPath Forms Services in een zakelijke omgeving zijn gebruikt, kunt u verwijzen naar werkelijke casestudy's. In de sectie Zie ook vindt u koppelingen naar meer informatie over casestudy's.

In dit artikel

Scenario 1: Onkosten declareren

Scenario 2: Verzekeringen claims

Scenario 3: Vergunningsaanvragen

Scenario 4: Voorraadbeheer

Scenario 5: Marktonderzoek

Scenario 1: Onkosten declareren

Onderdeel van een declaratieformulier A. datum Corporation, een nationale computerapparatuur en IT-services-provider, verkoopt computers, netwerkhardware en IT-servicecontracten.

Veel groepen binnen A. Datum Corporation, zoals marketing, verkoop en ondersteuning consultants, kosten en werk gemaakte onkosten.

De IT-professionals bij A. Datum Corporation wilt InfoPath en InfoPath Forms Services gebruiken om te stroomlijnen van de kosten rapportage-proces binnen het bedrijf. Ze willen met name om te voorkomen dat gegevensinvoer fouten en om te voorkomen dat u een administratief personeel opnieuw invoeren van gegevens uit de onkostendeclaraties in een andere, afzonderlijke-database. A. datum Corporation wil ook werknemers met een manier om de status van hun onkostenoverzichten online weer te geven.

Voor InfoPath

Hoewel A. Datum Corporation een Microsoft Office Excel-werkmap gebruikt om te genereren onkostenoverzichten, werknemers een handmatig proces nog steeds gebruikt om in te dienen onkosten declareren. Bijvoorbeeld een werknemer haar onkosten ingevoerd in een Excel-werkmap en de werkmap vervolgens afgedrukt. Zij een circulatielijst papier gekoppeld aan het afgedrukte rapport en klikt u vervolgens het rapport via interne post naar de manager verzonden.

Na het goedkeuren van het rapport, de manager haar naam op de circulatielijst ingeschakeld en het rapport vervolgens verzonden naar de afdeling boekhouding tot en met interne post. Als de accounting manager goedgekeurd het rapport, zijn klikt u vervolgens terugbetaling controles verleend. Voor regionale kantoren doorgeven weken tussen het moment dat het eerste rapport is ingediend en wanneer de werknemer haar selectievakje terugbetaling ontvangen.

Na InfoPath

Als gevolg van het overstappen van een proces papieren naar een geautomatiseerde proces die gebruikmaakt van InfoPath en InfoPath Forms Services, A. Datum Corporation heeft beperkte de tijd en geld dat deze verwerking Werknemeronkosten besteed rapporten. Werknemers kunnen nu online hun formulieren invullen en ze elektronisch indienen bij hun managers. Nadat de managers de rapporten goedkeuren, kunnen ze deze elektronisch routeren naar de afdeling boekhouding voor definitieve goedkeuring en terugbetaling.

De voordelen van het overschakelen naar een InfoPath-systeem zijn:

  • Online gemak    Werknemers die InfoPath op zijn of haar computer geïnstalleerd hebben kunnen InfoPath kunnen invullen en verzenden van een formulier voor onkostendeclaratie gebruiken. Werknemers die ik heb geen InfoPath op hun computer kunnen invullen en verzenden van hun onkostenoverzichten via een webbrowser.

  • Ondersteuning voor offline    Als werknemers invullen van een formulier voor onkostendeclaratie in InfoPath, kunnen ze opslaan hun gedeeltelijk ingevulde formulieren op hun computer, aan het formulier offline werken en indienen wanneer worden de voltooid formulier met het bedrijfsnetwerk. Dit is vooral handig voor werknemers die constante of een beperkte toegang hebben tot netwerkbronnen of met Internet, zoals werknemers die vaak onderweg.

  • Verbeterde nauwkeurigheid    Omdat de formuliersjabloon zodanig is ontworpen om ervoor te zorgen gegevensintegriteit, minder ongeldige gegevens worden weergegeven. Werknemers wordt bijvoorbeeld een keuzelijst met invoervak gebruiken om te kiezen uit een gestandaardiseerde lijst met onkostencategorieën, in plaats dat u moet onthouden is en een categorie kosten handmatig invoeren in het formulier.

  • Efficiency     Werknemers kunnen de status van het goedkeuringsproces bekijken door te bekijken van een pagina op de Microsoft Windows SharePoint Services-site.

Naar boven

Scenario 2: Verzekeringen claims

Onderdeel van een claimformulier Giga verzekeringen is een grote, meertalige bedrijf dat producten voorzieningen, auto en start eigenaren verkoopt. Deze producten zijn verkocht op consumenten en zakelijke klanten.

Giga verzekeringen heeft een grote, mobiele personeel meer dan 10.000 personen, met de tekst verkopers vorderingen schade-experts maken, advocaten, IT-afdeling, HR personeel en Financiën personeelsleden.

Giga Verzekeringen wil gebruiken van InfoPath en InfoPath Forms Services wilt toestaan dat klanten, verzekeringen kunt vinden, en verwante bedrijven online formulieren gebruiken voor het verwerken van hun verzekeringen claims.

Voor InfoPath

De werknemers internationale verzekeringen gebruikt vóór het gebruik van InfoPath en InfoPath Forms Services, een proces handmatige, papieren claimen. Na de gesprekken met een klant, zou een agent een claimformulier handmatig invullen en vervolgens het claimformulier naar een adjuster fax. Wanneer de adjuster gecontroleerd de gegevens, moeten zij vaak belt u met de agent voor toelichting, afhankelijk van de afdrukkwaliteit van de fax.

Na InfoPath

Het overschakelen van een proces papieren claimen naar InfoPath en InfoPath Forms Services is toegestaan internationale verzekeringen verbinden klanten, agenten en schade-experts van maken online.

Bijvoorbeeld, is het nu mogelijk een internationale verzekeringen klant een claim via Internet door het invullen van een formulier browsercompatibele. De klant kunt gaan naar de site Giga verzekeringen Web haar account tot stand brengen, aanmelden en een claim. Nadat de klant het formulier heeft verzonden, wordt het naar de adjuster in een e-mailbericht verzonden en een kopie van het e-mailbericht is verzonden naar de agent. Als u meer informatie nodig is, retourneert de adjuster het formulier met het hulpprogramma. Het geautomatiseerde systeem heeft beperkte verwerking kosten, de tijd deze verwerkingstijd van vorderingen en betere algehele klanttevredenheid verkort.

De voordelen van het overschakelen naar een InfoPath-systeem zijn:

  • Gebruiksgemak    Naast het indienen van claims via de telefoon, kunnen klanten claims indienen door het invullen van een formulier op het Web. Hiermee kan klanten om in te dienen formulieren aan hun gemak, niet alleen tijdens kantooruren.

  • Verbeterde nauwkeurigheid    Omdat de formuliersjabloon zodanig is ontworpen om ervoor te zorgen gegevensintegriteit, minder ongeldige gegevens worden weergegeven. Gebruik bijvoorbeeld om te kiezen uit een gewone lijst met typen, in plaats hoeven opzoeken en een claimtype handmatig invoeren in het formulier op een keuzelijst met invoervak klanten of agenten.

  • Efficiency    Het gebruik van een geïntegreerde goedkeuringswerkstroom kunt bovendien de gemachtigde of adjuster snel de status van de andere partijen werken op het verzoek te bekijken. Hoewel de personeelsleden in internationale verzekeringen een duidelijke werkstroom eerder hebt gebruikt, zijn hun processen papieren. Daarom kunnen agenten en schade-experts maken niet snel bepalen de status van de claim zonder een telefoongesprek. Nu kunt een agent, bijvoorbeeld controleren de pagina Werkstroomstatus op de SharePoint-site waar het formulier is opgeslagen om te zien of de adjuster het goedkeuringsproces is voltooid.

Naar boven

Scenario 3: Vergunningsaanvragen

Onderdeel van een aanvraagformulier voor vergunningen De afdeling van Building controles is een 100 persoonlijk instantie van de overheid plaats voor de plaats van Springfield.

In dit Bureau is verantwoordelijk voor het beoordelen van aanvragen voor vergunningen die zijn ingediend door elektrische aannemers en klikt u vervolgens voor het goedkeuren of weigeren van deze aanvragen.

De afdeling van Building controles wil aannemers moeten kunnen invullen vergunningsaanvragen in een webbrowser, zodat het vergunningenproces gemakkelijker en soepeler verloopt.

Voor InfoPath

Vóór het gebruik van InfoPath en InfoPath Forms Services, gebruikt de afdeling van Building controles een handmatige, papieren toepassingsproces waardoor er redundante gegevens worden ingevoerd. Aannemers is ingevuld van papieren formulieren in de office voor de overheid. De handgeschreven formulieren verzonden clerks vervolgens naar een receptie die de gegevens in een databasesysteem ingevoerd. Nadat de gegevens zijn ingevoerd, wordt de resulterende posten zijn vergeleken met het formulier papier om ervoor te zorgen nauwkeurigheid. Als u ongeldige of kunnen gegevens worden gevonden, is het formulier aan de Freelancer geretourneerd door mail, samen met een tweede formulier die instructies voor het corrigeren van de ongeldige vermeldingen opgenomen.

Nadat de Freelancer ingediend een gewijzigde formulier, de updates vervolgens zijn ingevoerd in de database en de nieuwe items zijn ingeschakeld voor de nauwkeurigheid ten opzichte van de oorspronkelijke en de tweede formulieren. Nadat de gegevens werd geacht geldig zijn, wordt het goedkeuringsproces begonnen. Tijdens de fase goedkeuring, is een controle goedgekeurd of het vergunning aan te vragen-verzoek op basis van verschillende criteria geweigerd. Nadat de goedkeuringswerkstroom is voltooid, is de Freelancer melding van de beschikking via e-mail.

Na InfoPath

Door het verplaatsen van een proces papieren vergunning aan te vragen naar een geautomatiseerde proces die gebruikmaakt van InfoPath en InfoPath Forms Services, is de afdeling van Building controles aannemers, clerks en controles online verbinding kunnen maken.

Bijvoorbeeld wanneer een Freelancer een vergunning aan te vragen-toepassing op de afdeling van Building controles website indient, wordt de formuliergegevens in een database die in een netwerk met de afdeling van Building controles bevindt zich ingediend. Nadat de toepassing wordt verzonden, wordt een nieuwe vergunning aan te vragen vergaderverzoek automatisch weergegeven in een SharePoint-site waar de ontvangst-agent controleert de gegevens voor volledigheid en digitaal wordt ondertekend met het aanvraagformulier ontvangst bevestigen.

De voordelen van het overschakelen naar een InfoPath-systeem zijn:

  • Online gemak    Aannemers hebben niet langer naar het office voor de overheid overheidskantoor hoeven om een vergunning aan te vragen. Aannemers kunnen nu kunt u hun vergunning aan te vragen indienen via het Web, door het invullen van een browsercompatibele formulier in een browser, zoals Firefox, Safari of Internet Explorer.

  • Verbeterde nauwkeurigheid    Omdat de formuliersjabloon vergunning aan te vragen om ervoor te zorgen gegevensintegriteit is ontworpen, minder ongeldige gegevens worden weergegeven. Aannemers Gebruik bijvoorbeeld een keuzelijst met invoervak kunt kiezen uit een gewone lijst met categorieën ze Selecteer het type vergunning aan te vragen aangevraagd, in plaats hoeven opzoeken en voert u handmatig het type toestaan in het formulier.

  • Gebruiksgemak    Nadat de gegevens is verzonden, wordt er automatisch een nieuwe aanvraagformulier voor vergunning aan te vragen weergegeven op de afdeling van Building controles intranet-site. Wanneer een medewerker een formulier opent, wordt hij bedrijfsgegevens van de Freelancer ziet en vergunningsaanvragen u kunt toepassingsgegevens in het formulier.

Naar boven

Scenario 4: Voorraadbeheer

Onderdeel van een voorraadformulier Overschreven is een internationale onderneming gebaseerd in Baltimore, MD. Het bedrijf importeert textiel, pictogram voor versleuteling en verbruiksartikelen met een nadruk op goederen uit Noord-Afrika.

Overschreven koopt uit meer dan 70 leveranciers zich bevindt in 12 landen/regio's. Omdat deze leveranciers waarover voorraad helemaal dynamische en seizoensgebonden is, wordt overschreven wil voor het ontwerpen van InfoPath-formuliersjablonen die zij kunnen eenvoudig en effectief hun leveranciers raadplegen over voorraden query.

Voor InfoPath

Vóór het gebruik van InfoPath en InfoPath Forms Services, wordt overschreven gebruikt een handmatige, papieren enquête proces waardoor er redundante gegevens worden ingevoerd. Kopers wordt enquêtes door globale Express gegarandeerd e-mail verzonden naar overzeese leveranciers. Leveranciers zou terug voltooide enquête formulieren of deze faxt van e-mail. Soms zou ze overschreven telefonische bij hun antwoord. In sommige gevallen verzameld verkopers enquêteresultaten van de leveranciers persoonlijk. In het algemeen doorgeven maanden voordat overschreven definitief enquêteresultaten ontvangen.

Vrijwel elke enquête geleid redundante gegevens worden ingevoerd. De enquêtes papier zijn ingevoerd in een database door een secretaris bij overschreven. De resulterende databaserecords zijn vergeleken met het formulier papier om ervoor te zorgen nauwkeurigheid. In het geval van eventuele informatie ongeldig of kunnen een opvolging interview uitgevoerd met de leverancier via de telefoon. Als dat niet mogelijk is, is een verzoek om de toelichting met e-mail of fax verzonden. Nadat overschreven ontvangen gecorrigeerd informatie, worden de gegevens is voltooid.

Na InfoPath

In plaats van enquêtes naar breed overschreven door e-mail te versturen, indienen leveranciers nu de enquêtes door in te vullen browserformulieren op het Web. De gegevens die leveranciers in de formulieren invoeren is direct in een voorraaddatabase ingevuld. Grond overschakelen naar InfoPath en InfoPath Forms Services, bezit overschreven nu de volgende voordelen:

  • Online gemak    Met het InfoPath-systeem, kunnen leveranciers enquêtes uitvoeren via een browser. Leveranciers hoeft niet langer de enquêtes terug naar overschreven fax of per e-mail verzenden.

  • Actueel    Klik in het vorige, papieren systeem, wordt er is vaak een aanzienlijk vertraging vanaf het moment leveranciers de enquête naar de tijd die hun antwoorden zijn ingevoerd in de database breed Word importeur ingevuld. Hierdoor zijn er vaak voorraadschattingen verouderde. Met een browsercompatibele formuliersjabloon, is de gegevens die leveranciers in de formulieren invoeren direct wordt gevuld in de voorraaddatabase.

  • Verbeterde nauwkeurigheid    Omdat de formuliersjabloon zodanig is ontworpen om ervoor te zorgen gegevensintegriteit, minder ongeldige gegevens worden weergegeven. Leveranciers wordt bijvoorbeeld een keuzelijst met invoervak gebruiken om te kiezen uit een gewone lijst met categorieën wanneer ze een producttype, in plaats hoeven opzoeken en voert u handmatig een producttype in de vorm selecteren.

Naar boven

Scenario 5: Marktonderzoek

Onderdeel van een formulier voor marktonderzoek Proseware BV is een softwarebedrijf op basis in Canada die producten voor het afdrukken publicerende bedrijfstak ontwikkelt.

Proseware BV wordt de ontwikkelingscyclus op de volgende versie van hun product vlaggenschip gestart. Het ontwikkelteam wil gebruik InfoPath en InfoPath Forms Services voor hulp bij marktonderzoeksactiviteiten. Tijdens vergaderingen met klanten, wordt het ontwikkelteam abonnementen gebruik van een formuliersjabloon voor het verzamelen en vastleggen van feedback van klanten. Het doel van het formulier is aan het bewaren van alle interacties met klanten voor een beter begrip behoeften van klanten en om ervoor te zorgen dat de gegevens die worden verzameld eenvoudig makkelijker kan worden gevonden en herbruikbare is.

De formuliersjabloon worden gegevens rechtstreeks naar een database, zodat werknemers kunt ophalen en analyseren de verzamelde gegevens uit een groot aantal verschillende vergaderingen verzonden. Proseware BV wil naar store voltooid formulieren in een bibliotheek op een SharePoint-site.

Voor InfoPath

Hoewel leden van het ontwikkelteam gebruikt voor het Microsoft Office Word of Microsoft Office Excel gebruiken om notities te maken wanneer ze feedback verzameld van klanten en partners, analyseren en verspreiden die gegevens vaak geleid redundante gegevens worden ingevoerd. Teamleden zou notities maken in vrije en verwante informatie doorgaans krijgen verspreid binnen en tussen documenten. Wanneer u teamleden nodig kunt u de informatie die ze had die worden verzameld in technische specificaties, besteed ze veel tijd bij het doorzoeken van niet-documenten die u kunt vinden wat ze nodig is.

Na InfoPath

Het overschakelen naar standaard gegevensverzameling die gebruikmaakt van InfoPath en InfoPath Forms Services kunt het ontwikkelteam Proseware BV verkleinen van tijd en geld besteed verzamelen, analyseren en intern spreiden van gegevens.

Wanneer de vergadering met bestaande en potentiële klanten, leden van het ontwikkelteam nu een InfoPath-formulier gebruiken om gegevens over de behoeften van klanten en ideeën te verzamelen. Het team voor het gebruik van een bibliotheek op een SharePoint-site opslaan en delen van formulieren. Uit deze bibliotheek, kunnen teamleden nieuwe klant gegevensformulieren invullen, Controleer de gegevens in bestaande formulieren, gegevens van ingevulde formulieren exporteren naar Microsoft Office Excel 2003 of Microsoft Office Excel 2007of de gegevens uit meerdere formulieren samenvoegen in één formulier.

De voordelen van het overschakelen naar een InfoPath-systeem zijn:

  • Consistente gegevens    De formuliersjabloon is bedoeld om ervoor te zorgen een consistente organisatie en formalisering van informatie. De gegevens die wordt weergegeven in de lijsten op het formulier afkomstig van gestandaardiseerde SharePoint-lijsten en XML-bestanden. De items in de lijst Type onderneming komt bijvoorbeeld rechtstreeks vanuit een vooraf gedefinieerde XML-Schema die overal in Proseware BV wordt gebruikt voor de uitwisseling van zakelijke gegevens tussen verschillende systemen normaliseren.

  • Integratie met bestaande systemen    Wanneer een formulier wordt verzonden, wordt deze automatisch opgeslagen in een bibliotheek op een SharePoint-site. Gegevens uit elk formulier wordt weergegeven buiten het formulier in de kolommen in de bibliotheek. Hiermee kunt u gemakkelijk voor teamleden om te zoeken en formuliergegevens sorteren in de bibliotheek, zonder dat u moet elk formulier afzonderlijk openen.

  • Meerdere weergaven    Het gegevensformulier klant bevat weergaven die geschikt voor verschillende behoeften, met inbegrip van afzonderlijke weergaven voor het vastleggen van klantgegevens, team resultaten onderzoek methodologie en aanvullende informatie. Het formulier bevat ook een speciale afdrukweergave bevat een overzicht van gegevens uit de andere weergaven in één handige, afdrukken beschrijvende-indeling.

Naar boven

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×