Routekaart voor het maken en configureren van SharePoint-bibliotheken

Opmerking:  We willen u graag zo snel mogelijk de meest recente Help-inhoud in uw eigen taal bieden. Deze pagina is automatisch vertaald en kan grammaticale fouten of onnauwkeurigheden bevatten. Wij hopen dat deze inhoud nuttig voor u is. Kunt u ons onder aan deze pagina laten weten of de informatie nuttig voor u was? Hier is het Engelstalige artikel ter referentie.

Een bibliotheek is een plek op een site waar teamleden kunnen samenwerken aan het maken, bijwerken en beheren van bestanden. De beste manier om een bibliotheek in te stellen is afhankelijk van hoe de bibliotheek wordt gebruikt en hoeveel personen ervan gebruikmaken.

Er zijn slechts enkele stappen nodig om een eenvoudige bibliotheek in te stellen. Die kunt u gebruiken voor het beheer van bepaalde teamdocumenten. Als uw organisatie een gedefinieerd proces heeft voor het ontwikkelen van documenten of als meerdere mensen aan hetzelfde document werken, kunt u de geavanceerdere functies voor documentbeheer verkennen, zoals inhoudstypen en werkstromen.

Deze routekaart is bedoeld voor mensen die bibliotheken voor een Microsoft Office SharePoint Server 2007-site maken en configureren, maar die geen IT-professionals zijn. Als u wel IT-professional bent, voldoet TechNet mogelijk beter aan uw behoeften.

Concepten en planning

Als uw organisatie met grote aantallen documenten werkt, is het raadzaam een strategie voor het organiseren en beheren van uw documenten te ontwikkelen voordat mensen inhoud gaan toevoegen. U kunt bijvoorbeeld kolommen en weergaven gebruiken om het aantal documenten dat tegelijk wordt weergegeven te beperken.

Bibliotheken kunnen ook een centraal onderdeel van een documentbeheerproces zijn met hulpmiddelen ter verbetering van de consistentie, het beheer van grote hoeveelheden inhoud en meer controle op de werkstroom voor het ontwikkelen van inhoud.

Kennismaken met bibliotheken

Uw organisatie heeft mogelijk verschillende bibliotheken op een SharePoint-site, zoals een of meer bibliotheken voor teamdocumenten, een bibliotheek voor webpagina's, een diatheek voor presentaties en een afbeeldingsbibliotheek voor foto's en andere afbeeldingen.

Concept

Beschrijving

Inleiding tot bibliotheken

Meer informatie over de voordelen, typen en functies van bibliotheken.

Bestanden in een bibliotheek organiseren

Meer informatie over strategieën voor het ordenen van bestanden in bibliotheken voordat u uw bibliotheken gaat maken.

Routekaart voor training over SharePoint-documentbibliotheken

Een routekaart van vijf verschillende cursussen over documentbibliotheken weergeven.

Planning van het organiseren en beheren van bestanden

SharePoint-bibliotheken hebben verschillende functies waarmee uw team documenten kan beheren en ordenen. Door een planning te maken kunt u makkelijker de beste structuur voor uw organisatie bepalen.

De manier waarop bestanden in een bibliotheek worden georganiseerd, is afhankelijk van de behoeften van uw groep en de wijze van opslaan en opzoeken van informatie die de voorkeur heeft. Weergaven en mappen kunnen uw team helpen om gestructureerd te werken.

Uitchecken is een hulpmiddel dat uw teamleden de mogelijkheid biedt om exclusief aan bestanden te werken en zo bestandsconflicten te voorkomen. Ook versiebeheer kan nuttig zijn, waarin een versiegeschiedenis van bestanden wordt gemaakt. Versiebeheer kost serverruimte, maar het biedt uw team wel de mogelijkheid om eerdere versies van bestanden te herstellen als iemand een fout heeft gemaakt.

Uw organisatie kan bijvoorbeeld de uitcheckfunctie en versiebeheer gebruiken om de wijze waarop met bestanden wordt gewerkt beter te beheren. Als iemand exclusief aan een bestand wil werken, kan hij of zij het bestand uitchecken en daarmee voorkomen dat iemand anders onbedoeld zijn of haar werk overschrijft. Versiebeheer biedt een team de mogelijkheid om de versiegeschiedenis van documenten bij te houden en een vorige versie te herstellen wanneer iemand een fout maakt.

Concept

Beschrijving

Hoe werkt versiebeheer in een lijst of bibliotheek

Meer informatie over versiebeheer. Deze functie stelt u staat om de versiegeschiedenis van documenten bij te houden en eerdere versies van documenten weer te geven en te herstellen.

Bestanden in een bibliotheek organiseren

U vindt hier meer informatie over verschillende manieren om bestanden in een bibliotheek te organiseren. Het is een goed idee om de structuur van uw bibliotheek te plannen voordat u die bibliotheek gaat maken en configureren.

Routekaart voor het verlenen van toegang tot sites en site-inhoud aan gebruikers

U vindt hier een overzicht van functies voor het beheer van toegang tot sites en site-inhoud, zoals het overnemen van machtigingen in subsites of het toepassen van unieke machtigingen.

Beoordelen of u wilt gebruikmaken van geavanceerd documentbeheer

Wanneer organisaties geen enkel systeem voor formeel documentbeheer hebben geïmplementeerd, wordt inhoud vaak op niet-beheerde, gedecentraliseerde wijze gemaakt en opgeslagen op verspreide bestandsshares en afzonderlijke harde schijven. Daardoor wordt het voor werknemers moeilijk om op efficiënte wijze inhoud te zoeken, te delen en eraan samen te werken. Bovendien wordt het voor organisaties daardoor lastig om de waardevolle zakelijke informatie die deze inhoud bevat te gebruiken.

Office SharePoint Server 2007 ondersteunt de documentbeheerbehoeften van uw organisatie met een uitgebreide reeks mogelijkheden voor documentbeheer. Daarmee kunt u het volgende doen:

  • Documenten opslaan, ordenen en vinden.

  • Zorgen voor consistentie tussen documenten.

  • Metagegevens voor documenten beheren.

  • Documenten helpen beschermen tegen toegang of gebruik door onbevoegden.

  • Zorgen dat consistente bedrijfsprocessen (werkstromen) worden gebruikt voor de verwerking van documenten.

Concept

Beschrijving

Inleiding tot documentbeheer

Informatie over verschillende manieren waarop u documentbeheer kunt gebruiken voor het beheer van inhoud en processen binnen uw organisatie.

Inleiding tot SharePoint-werkstroom

Meer informatie over werkstromen en hoe ze mensen helpen bij het implementeren van bedrijfsprocessen, zoals het beheren van taken en samenwerken aan documenten en lijstitems.

Inleiding tot inhoudstypen

Meer informatie over hoe organisaties inhoudstypen kunnen gebruiken om metagegevens, sjablonen en gedrag van items en documenten op een consistente manier te beheren. Inhoudstypen worden op siteniveau gedefinieerd en gebruikt voor lijsten en bibliotheken.

Grote bibliotheken beheren

SharePoint-bibliotheken zijn ontworpen voor het beheer van grote aantallen bestanden: tot 5 miljoen als u mappen gebruikt om de bestanden te organiseren. Voor optimale prestaties is het raadzaam om bepaalde strategieën te gebruiken.

Voor de meest gangbare klantscenario's, waarin de standaard, op een browser gebaseerde gebruikersinterface van SharePoint Server 2007 wordt gebruikt, geldt de aanbeveling dat één lijst niet meer dan 2.000 items per lijstcontainer moet bevatten. Een container betekent in dit geval de hoofdmap van de lijst, evenals alle mappen die deel uitmaken van in de lijst. Een map is een container omdat andere lijstitems erin worden opgeslagen.

Het bedrijf AdventureWorks gebruikt bijvoorbeeld mappen voor verschillende soorten documenten, zoals handleidingen of prijslijsten, in de bibliotheek van het bedrijf. Ook weergaven en indexering kunnen worden gebruikt om de prestaties en de zoekervaring van de gebruiker te verbeteren. De volgende artikelen helpen u een strategie voor grote lijsten en bibliotheken uit te stippelen.

Concept

Beschrijving

Opslagruimte voor ondernemingen plannen

Instructies voor het configureren en beheren van bibliotheken met een groot aantal bestanden.

Grote hoeveelheden bestanden beheren met behulp van Documentencentrum

Lees meer over de voordelen, typen en functies van Documentencentrum.

Lijsten en bibliotheken met grote aantallen items beheren

U vindt hier meer informatie over capaciteitaanbevelingen, zoals het optimaliseren van lijstprestaties door het aantal items dat wordt weergegeven te beperken en door de meest geschikte methode voor het ophalen van inhoud te kiezen.

Bibliotheken maken en configureren

Als u een bibliotheek wilt maken, moet u lid zijn van de groep sitenaameigenaren of specifieke machtigingen hebben voor het ontwerpen van een site of het maken van lijsten en bibliotheken. U kunt sommige instellingen toepassen bij het maken van bibliotheken en kunt u later via het menu Instellingen in de bibliotheek extra instellingen toepassen.

Bibliotheken maken

Taak

Beschrijving

Een bibliotheek maken

Meer informatie over het maken van een bibliotheek, waarin u samen met andere teamleden bestanden kunt maken, verzamelen, bijwerken en beheren.

Een formulierbibliotheek maken

Meer informatie over het maken van een bibliotheek specifiek voor formulieren, zoals onkostendeclaraties.

Bibliotheken configureren

Taak

Beschrijving

Een workflow voor een lijst, bibliotheek of inhoudstype toevoegen of wijzigen

Standaardwerkstromen gebruiken of zelf werkstromen aanpassen en instellen voor het beheer van documenten en bedrijfsprocessen.

Versiebeheer voor een lijst of bibliotheek inschakelen en configureren

Het bijhouden van versies via een versiegeschiedenis en herstellen van eerdere versies voor een bibliotheek inschakelen.

Een weergave maken of wijzigen

Weergaven maken om mensen de items te tonen die voor hen het belangrijkst of relevantst zijn.

Uitchecken van bestanden in een bibliotheek verplicht stellen

Meer informatie over hoe u alle gebruikers kunt verplichten om bestanden uit te checken voordat ze ermee gaan werken. Mogelijk wilt u deze verplichting instellen. Als u uitchecken verplicht stelt, voorkomt u dat meerdere personen tegelijkertijd wijzigingen aanbrengen, zodat conflicten en verwarring worden voorkomen.

Een inhoudstype voor een lijst of bibliotheek wijzigen

Informatie over het configureren van een inhoudstype en het toevoegen ervan aan een bibliotheek.

Een sjabloon instellen voor een bibliotheek

Informatie over het toevoegen van een sjabloon aan een bibliotheek, voor het geval u niet werkt met inhoudstypen.

Toegang bieden tot bibliotheken

U kunt een lijst of een bibliotheek op een site aanpassen om meer of minder gebruikers toegang te geven tot de lijst of bibliotheek. U kunt ook instellen wat de gebruikers met de inhoud van de lijst of bibliotheek mogen doen.

Standaard krijgt een lijst of bibliotheek de machtigingen van de site waarop die lijst of bibliotheek zich bevindt. De site waarop een lijst of bibliotheek zich bevindt, heet de bovenliggende site. Wijzigingen in machtigingen op de bovenliggende site gelden voor alle lijsten, bibliotheken en andere inhoud die machtigingen overnemen van deze bovenliggende site.

U kunt instellen dat machtigingen niet meer worden overgenomen van een bovenliggende SharePoint-site, en dan unieke machtigingen voor een lijst of bibliotheek maken. U kunt bijvoorbeeld unieke machtigingen instellen voor een lijst met werknemersrecords of voor een productplanningsdocument dat nog niet definitief is. U kunt ook de toegang tot specifieke mappen en items uitbreiden of beperken, bijvoorbeeld tot salaris- of personeelsgegevens.

Concept

Beschrijving

Gebruikerstoegang tot een lijst of bibliotheek aanpassen

Meer informatie over hoe u met stapsgewijze stromen de gebruikerstoegang tot bibliotheken aanpast en meer informatie over gedetailleerde afzonderlijke procedures voor verdere aanpassingen.

Gebruikerstoegang tot mappen, lijstitems en bibliotheekbestanden aanpassen

Meer informatie over het uitbreiden of beperken van toegang tot bepaalde bestanden of mappen als uw organisatie toegang tot bepaalde inhoud moet aanpassen.

Routekaart voor het verlenen van toegang tot sites en site-inhoud aan gebruikers

U vindt hier een overzicht van functies voor het beheer van toegang tot sites en site-inhoud, zoals het overnemen van machtigingen in subsites of het toepassen van unieke machtigingen.

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×