Rollenhandleiding voor executives in Project Web Access

Afhankelijk van de organisatie en de methode voor projectmanagement is mogelijk één medewerker verantwoordelijk voor een portfolio met tientallen of zelfs honderden projecten, vaak voor een hele afdeling of een heel organisatiegebied. Managers hebben inzicht in al deze projecten nodig zodat ze zeker weten dat het werk in lijn is met de strategische doelstellingen van de organisatie.

In grotere organisaties beheert de afdeling Projectmanagement gewoonlijk een portfolio met projecten. Niettemin werken leidinggevenden meestal zeer nauw samenwerken met de PMO om ervoor te zorgen dat de doelstellingen van de organisaties worden begrepen en behaald en dat de projecten zijn afgestemd op deze doelstellingen.

Dit artikel beschrijft de activiteiten die u als leidinggevende kunt toepassen in een organisatie waarin Microsoft Office Project Web Access wordt gebruikt. Het artikel biedt een algemeen overzicht van Project Web Access vanuit het perspectief van een directeur.

U kunt, afhankelijk van de beveiligingsgroep waaraan u bent toegewezen, werken met Project Web Access-functies in Project Web Access, Microsoft Office Project Professional 2007 of beide.

Wat kunt u doen met directiemachtigingen?

Werken vanaf de startpagina van Project Web Access

Werken met resources

Werken met projecten en portfolio's in Projecten

Gegevens analyseren en rapporten maken

Samenwerken met andere personen in uw organisatie

Implementatieadvies, blogs en andere informatie online lezen

Werken vanaf de startpagina van Project Web Access

De startpagina van Project Web Access is het primaire startpunt voor gebruikers die met gegevens werken die zijn opgeslagen in de Microsoft Office Project Server 2007-database. Wanneer u zich aanmeldt bij Project Web Access, zijn er mogelijk nog onverwerkte items die actie vereisen (zoals taakupdates die moeten worden goedgekeurd), en worden items weergegeven die zijn gewijzigd sinds de laatste keer dat u zich hebt aangemeld. Vanaf de startpagina kunt u toegang krijgen tot Project Web Access-functies, waaronder taken, het Project Center, het Resource Center, updates, statusrapporten, documenten, problemen en risico’s.

Opmerking:  De inhoud die wordt weergegeven op de startpagina van Project Web Access, wordt bepaald door de functies die beschikbaar zijn op de server, de rol van de gebruiker, de machtigingen die zijn toegewezen aan de gebruiker, de beveiligingscategorieën waartoe de gebruiker behoort (met inbegrip van de projecten en weergaven die zijn toegewezen aan deze beveiligingscategorie) en eventuele aanpassingen die zijn geconfigureerd voor de startpagina.

Activiteiten op de startpagina van Project Web Access

Naar boven

Integreren met Outlook

Project Web Access kan worden geïntegreerd met Microsoft Outlook om teamleden de mogelijkheid te bieden hun taken bij te werken met behulp van Office Outlook 2007, 2003 of XP. Voor het gebruik van functies van Outlook-integratie moeten teamleden:

  • Beschikken over een geldige gebruikersaccount voor Project Web Access voor toegang tot de pagina waaruit de Outlook-functies zijn geconfigureerd.

  • Office Outlook 2007, 2003 of XP gebruiken.

  • De Microsoft Office Project-invoegtoepassing voor Outlook downloaden en installeren.

Outlook-activiteiten

Naar boven

Werken met resources

Resourcegegevens beheren

Medewerkers voor projecten

Vaardigheden plannen

Werken met vakantie en andere vrije tijd (administratieve tijd)

U kunt Resources in Project Web Access gebruiken om te bekijken, wijzigen en analyseren van gegevens voor een of meer resources die zijn toegewezen aan taken in projecten die zijn gepubliceerd in de Project Server-database. Resources geeft een overzicht weer van de resources in de onderneming resourcegroep; de toestemming om items in Resources weer te geven, wordt gegeven door de beheerder van Project Server.

Naar boven

Resourcegegevens beheren

In Resources kunt u informatie over resources, zoals hun e-mailadressen, de accountgegevens en de groepen waartoe ze behoren, bekijken en bewerken. U kunt ook informatie over hun toewijzing en beschikbaarheid weergeven.

Opmerking: Sommige resourcekenmerken, zoals hun agenda-instellingen, kunnen alleen worden gewijzigd met Project Professional 2007.

Beheertaken voor resourcegegevens

Naar boven

Medewerkers voor projecten

U kunt de functie Team samenstellen gebruiken om teams te maken voor projecten op basis van veel verschillende parameters, zoals vaardigheden en beschikbaarheid van resources. Deze taak wordt echter meestal uitgevoerd door projectmanagers. U kunt Resources gebruiken om te zien wie er is toegewezen aan projecten in de hele organisatie.

Houd rekening met het volgende wanneer u de functie Team samenstellen gebruikt:

  • Managers kunnen mogelijk niet alle resources zien, of ze mogelijk niet allemaal toewijzen aan projecten.

  • Om resources te vinden of te bekijken die over de benodigde vaardigheden beschikken, moet uw organisatie gebruikersstructuur (RBS) en andere ondernemingsresourceoverzichtscodes gebruiken die worden gebruikt om verschillende vaardigheden en resourcerelaties in de organisatie te definiëren.

  • U kunt taken toewijzen aan een team van resources en afzonderlijke teamleden kunnen vervolgens de taken selecteren die ze aan zichzelf willen toewijzen.

  • Managers kunt zowel voorgestelde als vastgelegde reserveringstypen voor resources gebruiken. Door het toewijzen van resources aan projecten zonder deze vast te leggen, kunnen managers potentiële resourcetoewijzingen voor voorgestelde nieuwe projecten bijhouden. Serviceorganisaties maken bijvoorbeeld vaak gebruik van voorgestelde reserveringen, zodat zij verschillende toewijzingsscenario's kunnen vergelijken en zowel voorgestelde als goedgekeurde toewijzingen kunnen beheren. Resourcemanagers in organisaties die gebruikmaken van een centrale resourcegroep en projectmanagers die zelf personeel toewijzen, gebruiken voorgestelde reserveringen om personeelaanvragen bij te houden en te beheren.

Opmerking: Sommige resourcekenmerken en -instellingen, zoals agenda-instellingen en ingediende resources, kunnen alleen worden gewijzigd met Project Professional 2007.

Activiteiten voor personeelsplanning

Naar boven

Vaardigheden plannen

U kunt de functies voor vaardigheidsplanning in Project Web Access en Project Professional 2007 als onderdeel van de EPM-oplossing (Enterprise Project Management) van uw organisatie gebruiken om de beste medewerker voor de taak te vinden en om vast te stellen of er gebrek aan personeel is in de organisatie. Managers kunnen de wizard Resources vervangen in Project Professional 2007 gebruiken om algemene resources te vervangen door daadwerkelijke resources. Gebruik de functie Team samenstellen in Project Web Access om resources te vinden met de juiste vaardigheden voor de taak.

Opmerking: Sommige resourcekenmerken en -instellingen, zoals agenda-instellingen en de wizard Resources vervangen, kunnen alleen worden gewijzigd in Project Professional 2007.

Activiteiten voor vaardigheidsplanning

Naar boven

Werken met vakantie en andere vrije tijd (administratieve tijd)

Project Web Access biedt u de mogelijkheid andere tijdsbestedingen bij te houden (administratieve tijd), zoals vakanties, teamvergaderingen, training, interne projecten en andere niet-projecttijd. Teamleden voeren administratieve tijd in op de pagina Mijn roosters.

Uw organisatie moet in de volgende gevallen administratieve tijd bijhouden:

  • U integreert met een boekhoudsysteem waarvoor gegevens over uitzonderingen zijn vereist.

  • Uw managementteam wil rapporten over uitzonderingen bekijken.

  • Projectmanagers of resourcemanagers willen dat teamleden hun tijd buiten kantoor invoeren, zodat de tijd wordt weergegeven als niet-beschikbaar voor projecttoewijzingen.

Taken voor het beheren van administratieve tijd

Naar boven

Werken met projecten en portfolio's in Projecten

Projecten biedt projectmanagers, teamleden, en andere belanghebbenden een handige manier om gedetailleerde informatie over afzonderlijke projecten en projectvoorstellen te bekijken en om statistieken over een portfolio van projecten binnen de organisatie te rapporteren. Elke gebruiker die toegang heeft tot Projecten in Project Web Access of Project Professional 2007 kan het Projecten gebruiken om te werken met een project waaraan hij of zij is toegewezen. Alleen de projecten die zijn gepubliceerd naar de Project Server 2007-database zijn beschikbaar in Projecten.

Projectactiviteiten

Naar boven

Gegevens analyseren en rapporten maken

Statusrapporten beheren

Werken met OLAP-rapporten

Door nauwkeurige rapporten te maken, kunt u duidelijk het succes van de algehele benadering van uw organisatie ten aanzien van project- en resourcebeheer communiceren.

Project Web Access biedt veel rapportageopties om uw team de mogelijkheid te bieden op efficiënte manieren samen te werken. Resources kunnen statusrapporten maken om de voortgang van hun taken te rapporteren. Een projectmanager kan bovendien gedetailleerde OLAP-rapporten (Online Analytical Processing) maken.

Opmerking: Houd er rekening mee dat sommige taken alleen kunnen worden uitgevoerd als een gebruiker deel uitmaakt van de beheerdersgroep van Project Web Access. Als de koppeling Serverinstellingen niet op de werkbalk Snel starten van Project Web Access wordt weergegeven, dan behoort u niet tot de beheerdersgroep en kunt u geen acties uitvoeren zoals het aanpassen van weergaven, het instellen van rapporten en roosters en het verwijderen van projecten.

Naar boven

Statusrapporten beheren

Statusrapporten beschrijven de voortgang van toegewezen taken. U kunt het proces van het vragen en ontvangen van statusgegevens automatiseren en teamleden verzoeken om statusrapporten sturen. Teamleden kunnen hierop reageren door de gevraagde informatie te leveren. Teamleden kunnen ook het indienen van statusrapporten starten. Projectmanagers kunnen statusrapporten zodanig configureren dat ze afzonderlijke ingediende items ontvangen, evenals een samengevoegd rapport waarin de reacties zijn geconsolideerd.

Taken voor het beheren van statusrapporten

Naar boven

Werken met OLAP-rapporten

Managers op verschillende niveaus kunnen verschillende soorten rapporten gebruiken om de project- en resourceprestaties in één of meerdere projecten te analyseren. U kunt Draaitabel- en draaigrafiekweergaven gebruiken als u op interactieve wijze met de rapporten wilt werken en enkele van de velden wilt wijzigen die de structuur van het rapport bepalen. Al deze rapporten helpen u bij het analyseren van de status van uw onderneming met betrekking tot project- en resourceprestaties.

Opmerking: Sommige rapporten, zoals visuele rapporten, kunnen alleen worden gemaakt en weergeven in Project Professional 2007.

Taken voor het beheren van OLAP-rapporten

Naar boven

Samenwerken met andere personen in uw organisatie

Project Web Access bevat veel functies waarmee resources binnen uw organisatie kunnen samenwerken aan projecttaken, problemen, risico's en andere gebieden die van invloed zijn op het succes van het project.

Project Server 2007-gebruikers kunnen profiteren van Windows SharePoint Services om samen te werken aan projecten. Elk project dat naar de Project Server-database is gepubliceerd, kan worden gekoppeld aan een site op een server waarop Windows SharePoint Services actief is. Deze site kan meerdere documentbibliotheken en een enkele lijst met problemen en risico's bevatten die u kunt gebruiken voor het opslaan en bijhouden van projectgerelateerde documenten, problemen en risico's.

Samenwerkingsactiviteiten

Naar boven

Implementatieadvies, blogs en andere informatie online lezen

Naar boven

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×