Richtlijnen en voorbeelden voor het sorteren en filteren van gegevens op kleur

Door gegevens op kleur te sorteren en filteren kunt u gegevensanalysen veel eenvoudiger maken, terwijl gebruikers van uw werkblad de belangrijkste punten en gegevensontwikkelingen in een oogopslag kunnen zien.

Licht dat een kleurenspectrum passeert, geeft 6 kleuren weer op een werkblad

In dit artikel

Overzicht van het sorteren en filteren van gegevens op kleur en pictogrammenset

Kleur effectief gebruiken bij het analyseren van gegevens

De beste kleuren voor uw behoeften kiezen

Behandeling van enkele voorbeelden

Overzicht van het sorteren en filteren van gegevens op kleur en pictogrammenset

Het sorteren en filteren van gegevens vormt samen met het toepassen van voorwaardelijke gegevensopmaak een integraal onderdeel van gegevensanalyse en kan u helpen de volgende soorten vragen te beantwoorden:

  • Wie heeft deze maand voor meer dan 50.000 euro aan diensten verkocht?

  • Welke producten vertonen een jaarlijkse winstgroei van meer dan 10%?

  • Welke eerstejaarsstudenten hebben de beste cijfers behaald en welke de slechtste?

  • Waar bevinden zich de uitzonderingen in een winstoverzicht van de laatste vijf jaar?

  • Wat is de leeftijdsopbouw van onze medewerkers?

Door middel van sorteren kunt u uw gegevens snel ordenen en de gewenste informatie opzoeken. Bij het filteren van gegevens geeft u criteria op voor een of meer gegevenskolommen: alle rijen die voldoen aan de criteria, worden weergegeven, en de resterende rijen (die u niet wilt zien) worden verborgen. Met behulp van voorwaardelijke gegevensopmaak kunt u gegevens gemakkelijker bestuderen en analyseren en kunt u kritieke problemen aan het licht brengen en patronen en tendensen identificeren. Samen stellen deze drie voorzieningen (sorteren, filteren en voorwaardelijke opmaak) u en andere gebruikers van uw werkblad in staat effectievere en beter onderbouwde beslissingen maken.

U kunt sorteren en filteren op opmaak, zoals celkleur en tekstkleur. Hierbij maakt het niet uit of u de cellen handmatig hebt opgemaakt of er voorwaardelijke opmaak op hebt toegepast.

Deze afbeelding geeft filtering en sortering op basis van kleur of een pictogram in de kolommen Categorie, M/M Δ% en Markup weer.

Voorwaardelijke opmaak met achtergrondkleuren voor cellen en pictogrammensets

U kunt ook sorteren en filteren op een pictogrammenset die u door middel van een voorwaardelijke opmaak hebt gemaakt. Met een pictogrammenset kunt u gegevens van aantekeningen voorzien en in drie tot vijf categorieën indelen, waarbij elke categorie een eigen drempelwaarde heeft. Elk pictogram staat voor een waardebereik. In de volgende tabel staat de groene pijl omhoog van de pictogrammenset 3 pijlen bijvoorbeeld voor hogere waarden, de gele horizontale pijl voor gemiddelde waarden, en de rode pijl omlaag voor lagere waarden.

Tabel met pictogrammensets

Tabel met pictogrammensets

U kunt: cellen opmaken met behulp van een tweekleurenschaal, driekleurenschaal, gegevensbalken en pictogrammensets; cellen opmaken die specifieke numerieke, tekst-, datum- of tijdwaarden, waarden met een hoge of lage rangschikking, waarden boven of onder het gemiddelde, of unieke of dubbele waarden bevatten; en diverse regels maken en regels gemakkelijker beheren.

Naar boven

Kleur effectief gebruiken bij het analyseren van gegevens

Praktisch iedereen houdt van kleur. Effectief kleurgebruik in een document kan het document een stuk aantrekkelijker en overzichtelijker maken. Correct gebruikte kleuren en pictogrammen in uw Excel-rapporten optimaliseren het proces van besluitvorming door de aandacht van de gebruikers op kritieke informatie te richten en hen te helpen de resultaten te begrijpen. Goed kleurgebruik kan in een oogopslag een positief gevoel wekken. Slecht kleurgebruik kan gebruikers aan de andere kant afleiden en kan bij overmatig gebruik zelfs vermoeidheid teweegbrengen. In de volgende gedeelten worden richtlijnen voor correct kleurgebruik gegeven en leest u hoe u slecht kleurgebruik kunt vermijden.

Meer informatie over documentthema's     Met Excel kunt u gemakkelijk consistente thema's maken en aangepaste stijlen en effecten toevoegen. Veel van het denkwerk dat nodig is om kleuren effectief te combineren is al voor u verricht door middel van vooraf gedefinieerde documentthema's met aantrekkelijke kleurenschema's. U kunt snel en gemakkelijk een compleet document opmaken om het een professionele en moderne uitstraling te geven door een documentthema toe te passen. Een documentthema is een set opmaakopties, waaronder een set themakleuren, een set themalettertypen (waaronder lettertypen voor kopteksten en hoofdtekst) en een set thema-effecten (waaronder lijnen en opvuleffecten).

Gebruik standaardkleuren en houd het aantal kleuren beperkt

Wanneer u op kleur sorteert en filtert, kiest u misschien kleuren die u mooi vindt, en u zult allicht tevreden zijn met de resultaten. Wat u zich echter vóór alles moet afvragen is of uw gebruikers deze kleuren ook mooi vinden. Uw computer ondersteunt de weergave van 24-bits kleuren, met andere woorden 16.777.216 kleuren. De meeste gebruikers kunnen echter slechts een klein aantal van deze kleuren onderscheiden. Bovendien kan de kleurkwaliteit per computer variëren. Factoren zoals binnenverlichting, papierkwaliteit, scherm- en printerresolutie en browserinstellingen kunnen allemaal verschillen. Zo'n 10% van de bevolking kan bepaalde kleuren niet of lastig onderscheiden en zien. Dit zijn belangrijke variabelen die u waarschijnlijk niet onder controle hebt.

Variabelen zoals kleurkeuze, het aantal kleuren en de werkblad- of celachtergrond hebt u echter wel onder controle. Door goede keuzen te maken op basis van fundamenteel onderzoek kunt u zorgen dat uw kleuren de juiste boodschap overbrengen en bijdragen aan een correcte interpretatie van de gegevens. Verder kunt u kleuren aanvullen met pictogrammen en legenda's, zodat de gebruikers beter begrijpen wat u bedoelt.

Let op kleurcontrast en achtergrond

Gebruik in de regel kleuren met een hoge kleurverzadiging, zoals heldergeel, grasgroen of donkerrood. Zorg voor een hoog contrast tussen achtergrond en voorgrond. Gebruik bijvoorbeeld een witte of grijze werkbladbachtergrond met celkleuren, of een witte of grijze celkleur met een tekstkleur. Als u een achtergrondkleur of -afbeelding moet gebruiken, maakt u de kleur of afbeelding zo licht mogelijk, zodat de cel- of tekstkleur goed afsteekt. Als u alleen met tekstkleur werkt, is het misschien een goed idee de tekengrootte te vergroten of het lettertype vet te maken. Hoe groter het lettertype, des te beter de kleur te onderscheiden is. Als de kleur van rij- of kolomstroken niet past bij de cel- of lettertypekleur, kunt u deze stroken beter aanpassen of verwijderen. Al deze richtlijnen zijn belangrijk als u gebruikers wilt helpen om kleuren goed te begrijpen en interpreteren.

Vermijd kleurcombinaties waarin kleuren slecht uitkomen of die tot verwarring kunnen leiden. U wilt niet per ongeluk scheelmakende illustraties of een optische illusie creëren. Als probleemkleuren zoals rood en groen onvermijdelijk naast elkaar komen te staan, is het misschien een goed idee een celrand te gebruiken ter onderscheiding van deze kleuren. Gebruik complementaire en contrasterende kleuren om het contrast te verbeteren en vermijd verwante kleuren. Kennis van het standaardkleurenwiel zal goed van pas komen, en het is ook nuttig als u weet hoe u verwante, contrasterende en complementaire kleuren kiest.

Het standaardkleurenwiel

1. Verwante kleuren zijn kleuren die in het kleurenwiel naast elkaar staan. (Paars en oranje zijn bijvoorbeeld verwante kleuren van rood.)

2. Contrasterende kleuren zijn kleuren waartussen op het kleurenwiel drie andere kleuren liggen. (Blauw en groen contrasteren bijvoorbeeld met rood.)

3. Complementaire kleuren liggen op het kleurenwiel tegenover elkaar. (Blauwgroen is bijvoorbeeld de complementaire kleur van rood.)

Als u tijd hebt, test u uw kleuren, laat u ze aan een paar collega's zien, probeert u ze in verschillende verlichtingsomstandigheden uit en experimenteert u met verschillende scherm- en printerinstellingen.

Tip: Als u het document in kleur afdrukt, controleert u of de kleur en het lettertype van de cellen goed leesbaar zijn. Als de celkleur te donker is, kunt u de leesbaarheid misschien verbeteren door een wit lettertype te gebruiken.

Naar boven

De beste kleuren voor uw behoeften kiezen

Hebt u een kort overzicht nodig? Gebruik rood, geel, groen of blauw met een witte of grijze achtergrond.

Wijs betekenis toe aan de kleuren die u kiest op basis van uw doelgroep en het beoogde doeleinde. Verschaf zo nodig een legenda om de betekenis van elke kleur te verklaren. De meeste mensen kunnen gemakkelijk zeven tot tien kleuren in hetzelfde werkblad onderscheiden. Het is mogelijk om maximaal 50 kleuren te onderscheiden, maar hiervoor is een gespecialiseerde opleiding nodig, en dit valt buiten het kader van dit artikel.

De top tien van kleuren

Aan de hand van de volgende tabel kunt u de juiste kleuren kiezen wanneer u gegevens op kleur sorteert en filtert. Deze kleuren leveren het sterkste contrast op en zijn voor het gros van de mensen het gemakkelijkst te onderscheiden.

Een tabel met kleuropties

U kunt deze kleuren gemakkelijk op cellen en lettertypen toepassen met de knop Opvulkleur of Tekstkleur in de groep Lettertype op het tabblad Start.

De standaardkleuren

Kleuren gebruiken die een betekenis hebben

Wanneer u financiële gegevens leest, zijn cijfers rood (negatief) of zwart (positief). De betekenis van de kleur rood is gebaseerd op algemeen aanvaard gebruik. Als u negatieve cijfers wilt markeren, is rood de meest voor de hand liggende keus. Afhankelijk van het type gegevens dat u hebt, kunt u wellicht specifieke kleuren gebruiken omdat deze betekenis hebben voor uw doelgroep. Het is ook mogelijk dat er een geaccepteerde norm voor de betekenis van de kleuren is. Bijvoorbeeld:

  • Als gegevens betrekking hebben op temperatuurstanden, kunt u de warme kleuren (rood, geel en oranje) gebruiken ter aanduiding van hogere temperaturen, en de koele kleuren (groen, blauw en paars) ter aanduiding van lagere temperaturen.

  • Als gegevens topografisch van aard zijn, kunt u blauw voor water, groen voor gewassen, bruin voor woestijnen en bergen, en wit voor ijs en sneeuw gebruiken.

  • Als gegevens betrekking hebben op verkeer en veiligheid, kunt u rood voor stilzetting of blokkering gebruiken, oranje voor gevaar in verband met apparatuur, geel voor waarschuwingen, groen voor veiligheid en blauw voor algemene informatie.

  • Als uw gegevens betrekking hebben op elektrische weerstanden, kunt u de standaardkleurcode gebruiken: zwart, bruin, rood, oranje, geel, groen, blauw, paars, grijs en wit.

Naar boven

Behandeling van enkele voorbeelden

Stel dat we een reeks rapporten over productbeschrijvingen, prijzen en voorraadniveaus voorbereiden. In de volgende gedeelten wordt ingegaan op de vragen die u normaal gesproken over deze gegevens stelt. Ook wordt beschreven hoe u elke vraag kunt beantwoorden met behulp van kleurencombinaties en pictogrammensets.

Voorbeeldgegevens

In de voorbeelden worden de volgende voorbeeldgegevens gebruikt.

Voorbeeldgegevens die in voorbeelden worden gebruikt

Ga als volgt te werk om de gegevens naar een lege werkmap te kopiëren.

De voorbeeldgegevens opslaan als een .xslx-bestand

  1. Start Microsoft Kladblok.

  2. Selecteer de voorbeeldtekst en kopieer deze tekst naar Kladblok.

  3. Sla het bestand op met een bestandsnaam en extensie, zoals Producten.csv.

  4. Sluit Kladblok af.

  5. Start Excel.

  6. Open het bestand dat u in Kladblok hebt opgeslagen.

  7. Sla het bestand op als een .xlsx-bestand.

Voorbeeldgegevens

Category,Product Name,Cost,Price,Markup,Reorder At,Amount,Quantity Per Unit,Reorder?
Dried Fruit/Nuts,Almonds,$7.50,$10.00,"=(D2-C2)/C2",5,7,5 kg pkg.,"=IF(G2<=F2,""Yes"",""No"")"
Canned Fruit,Apricot,$1.00,$1.20,"=(D3-C3)/C3",10,82,14.5 OZ,"=IF(G3<=F3,""Yes"",""No"")"
Beverages,Beer,$10.50,$14.00,"=(D4-C4)/C4",15,11,24 - 12 oz bottles,"=IF(G4<=F4,""Yes"",""No"")"
Jams/Preserves,Boysenberry,$18.75,$25.00,"=(D5-C5)/C5",25,28,12 - 8 oz jars,"=IF(G5<=F5,""Yes"",""No"")"
Condiments,Cajun,$16.50,$22.00,"=(D6-C6)/C6",10,10,48 - 6 oz jars,"=IF(G6<=F6,""Yes"",""No"")"
Baked Goods,Cake Mix,$10.50,$15.99,"=(D7-C7)/C7",10,23,4 boxes,"=IF(G7<=F7,""Yes"",""No"")"
Canned Fruit,Cherry Pie Filling,$1.00,$2.00,"=(D8-C8)/C8",10,37,15.25 OZ,"=IF(G8<=F8,""Yes"",""No"")"
Soups,Chicken Soup,$1.00,$1.95,"=(D9-C9)/C9",100,123,,"=IF(G9<=F9,""Yes"",""No"")"
Baked Goods,Chocolate Mix,$6.90,$9.20,"=(D10-C10)/C10",5,18,10 boxes x 12 pieces,"=IF(G10<=F10,""Yes"",""No"")"
Soups,Clam Chowder,$7.24,$9.65,"=(D11-C11)/C11",10,15,12 - 12 oz cans,"=IF(G11<=F11,""Yes"",""No"")"
Beverages,Coffee,$34.50,$46.00,"=(D12-C12)/C12",25,56,16 - 500 g tins,"=IF(G12<=F12,""Yes"",""No"")"
Canned Meat,Crab Meat,$13.80,$18.40,"=(D13-C13)/C13",30,23,24 - 4 oz tins,"=IF(G13<=F13,""Yes"",""No"")"
Sauces,Curry Sauce,$30.00,$40.00,"=(D14-C14)/C14",10,15,12 - 12 oz jars,"=IF(G14<=F14,""Yes"",""No"")"
Pasta,Gnocchi,$28.50,$38.00,"=(D15-C15)/C15",30,38,24 - 250 g pkgs.,"=IF(G15<=F15,""Yes"",""No"")"
Cereal,Granola,$2.00,$4.00,"=(D16-C16)/C16",20,49,,"=IF(G16<=F16,""Yes"",""No"")"
Beverages,Green Tea,$2.00,$2.99,"=(D17-C17)/C17",100,145,20 bags per box,"=IF(G17<=F17,""Yes"",""No"")"
Cereal,Hot Cereal,$3.00,$5.00,"=(D18-C18)/C18",50,68,,"=IF(G18<=F18,""Yes"",""No"")"
Jams/Preserves,Marmalade,$60.75,$81.00,"=(D19-C19)/C19",10,13,30 gift boxes,"=IF(G19<=F19,""Yes"",""No"")"
Dairy,Mozzarella,$26.10,$34.80,"=(D20-C20)/C20",10,82,24 - 200 g pkgs.,"=IF(G20<=F20,""Yes"",""No"")"
Condiments,Mustard,$9.75,$13.00,"=(D21-C21)/C21",15,23,12 boxes,"=IF(G21<=F21,""Yes"",""No"")"
Canned Fruit,Pears,$1.00,$1.30,"=(D22-C22)/C22",10,25,15.25 OZ,"=IF(G22<=F22,""Yes"",""No"")"
Pasta, Ravioli,$14.63,$19.50,"=(D23-C23)/C23",20,27,24 - 250 g pkgs.,"=IF(G23<=F23,""Yes"",""No"")"
Canned Meat,Smoked Salmon,$2.00,$4.00,"=(D24-C24)/C24",30,35,5 oz,"=IF(G24<=F24,""Yes"",""No"")"
Sauces,Tomato Sauce,$12.75,$17.00,"=(D25-C25)/C25",20,19,24 - 8 oz jars,"=IF(G25<=F25,""Yes"",""No"")"
Dried Fruit/Nuts,Walnuts,$17.44,$23.25,"=(D26-C26)/C26",10,34,40 - 100 g pkgs.,"=IF(G26<=F26,""Yes"",""No"")"

Welke soorten productverpakkingen zijn beschikbaar?

Probleem

U wilt nagaan welke soorten verpakkingen voor uw producten beschikbaar zijn, maar er is geen aparte verpakkingskolom. U kunt de kolom Hoeveelheid per eenheid gebruiken om elke cel handmatig te kleuren en vervolgens op kleur sorteren. U kunt ook een legenda toevoegen om de betekenis van elke kleur te verklaren.

Resultaten

Voorbeeldresultaten voor probleem met betrekking tot verschillende soorten productverpakkingen

Oplossing

  1. Als u elke cel handmatig wilt kleuren overeenkomstig het kleurenschema in de vorige tabel, klikt u op elke cel en past u elke kleur toe met behulp van de knop Opvulkleur in de groep Lettertype van het tabblad Start.

    Tip: Klik op het tabblad Start in de groep Klembord op de knop Opmaak kopiëren/plakken om snel een geselecteerde kleur op een andere cel toe te passen.

  2. Klik op een cel in de kolom Hoeveelheid per eenheid, klik op Sorteren en bewerken in de groep Bewerken van het tabblad Start en klik op Aangepast sorteren.

  3. Selecteer in het dialoogvenster Sorteren de optie Hoeveelheid per eenheid onder Kolom, selecteer Celkleur onder Sorteren op en klik tweemaal op Niveau kopiëren.

  4. Selecteer in de eerste rij onder Volgorde de kleur rood, in de tweede rij de kleur blauw en in de derde rij de kleur geel.

    Als een cel geen van de kleuren bevat, bijvoorbeeld in het geval van witgekleurde cellen, blijven de betreffende rijen op hun plaats.

    Opmerking: De weergegeven kleuren zijn de beschikbare kleuren in de kolom. Er is geen standaardsorteervolgorde voor kleuren en u kunt geen aangepaste sorteervolgorde maken door een aangepaste lijst te gebruiken.

  5. Voeg een legenda toe met behulp van cellen naast het rapport. Gebruik daarbij de volgende tabel als leidraad.

Legenda:

Rood

Verpakkingen en dozen

Blauw

Blikken en blikjes

Groen

Potten en flessen

Wit

(Niet zeker)

Welke producten hebben een winstmarge boven 67% of onder 34%?

Probleem

We willen snel de hoogste en laagste waarden voor de winstmarge boven aan het rapport weergeven.

Resultaten

Voorbeeldresultaten van probleem met betrekking tot een productopmaak

Oplossing

  1. Selecteer het celbereik E2:E26 en klik op het tabblad Start in de groep Stijl op de pijl naast Voorwaardelijke opmaak, klik op Pictogrammenset en selecteer de pictogrammenset 3 pijlen (gekleurd).

  2. Klik met de rechtermuisknop op een cel in de kolom Vebeteren, wijs Sorteren aan en klik op Aangepast sorteren.

  3. Selecteer in het dialoogvenster Sorteren de optie Verbeteren onder Kolom, selecteer Celpictogram onder Sorteren op en klik tweemaal op Niveau kopiëren.

  4. Selecteer in de eerste rij onder Volgorde de groene pijl omhoog en in de tweede rij de rode pijl omhoog.

Welke producten moeten direct worden nabesteld?

Probleem

U wilt snel een rapport genereren van producten die direct moeten worden nabesteld, en het rapport vervolgens per e-mail naar uw medewerkers sturen.

Resultaten

Voorbeeldresultaten van probleem met betrekking tot na te bestellen producten

Oplossing

  1. Selecteer celbereik I2:I26 en klik op het tabblad Start in de groep Stijl op de pijl naast Voorwaardelijke opmaak, wijs Markeringsregels voor cellen aan en klik op Gelijk aan.

  2. Typ Ja in het eerste vak en selecteer Lichtrode opvulling met donkerrode tekst in het tweede vak.

  3. Klik met de rechtermuisknop op een opgemaakte cel in de kolom, wijs Filter aan en selecteer Kleur van geselecteerde cel gebruiken voor filter.

    Tip: Wijs de knop Filter in de kolomkop aan om te zien hoe de kolom wordt gefilterd.

Welke producten hebben de hoogste en laagste prijzen en kosten?

Probleem

U wilt de hoogste en laagste prijzen en kosten boven aan het rapport bij elkaar groeperen.

Resultaten

Voorbeeldresultaten van het probleem met betrekking tot productprijzen en -kosten

Oplossing

  1. Ga als volgt te werk voor de cellen C2:C26 en D2:D26:

    • Klik op het tabblad Start in de groep Stijl op de pijl naast Voorwaardelijke opmaak, wijs Regels voor bovenste/onderste aan en klik op Bovenste 10 items.

    • Typ 1 in het eerste vak en selecteer Gele opvulling met donkergele tekst in het tweede vak.

    • Klik op het tabblad Start in de groep Stijl op de pijl naast Voorwaardelijke opmaak, wijs Regels voor bovenste/onderste aan en klik op Onderste 10 items.

    • Typ 1 in het eerste vak en selecteer Groene opvulling met donkergroene tekst in het tweede vak.

  2. Ga voor de kolommen Kosten en prijs als volgt te werk:

    • Klik met de rechtermuisknop op de laagste waarde, wijs Sorteren aan en selecteer vervolgens Sorteren op geselecteerde celkleur.

    • Klik met de rechtermuisknop op de hoogste waarde, wijs Sorteren aan en selecteer vervolgens Sorteren op geselecteerde celkleur.

Naar boven

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×