Regels voor Inhoudsbeheer maken om documenten te routeren

Regels voor Inhoudsbeheer maken om documenten te routeren

Belangrijk : Dit artikel is automatisch vertaald, bekijk de disclaimer. De Engelse versie van dit artikel vindt u hier voor referentiedoeleinden.

Voor de routering van een document wordt in Inhoudsbeheer gebruikgemaakt van regels die u maakt. Deze regels zijn gebaseerd op een combinatie van inhoudstype en metagegevens.

In dit artikel leest u hoe u regels maakt om records te ordenen en te routeren. U kunt documentroutering activeren voor elke SharePoint Enterprise-site.

Belangrijk : Eerst schakelt u de functie Inhoudsbeheer in en configureert u deze functie zo dat records worden gerouteerd. Lees hoe u Inhoudsbeheer kunt configureren in de sectie Zie ook.

In dit artikel

Voordat u regels maakt: de eerste stappen

Informatie over de routering van documenten

Regels maken voor de routering van documenten

Voordat u regels maakt: de eerste stappen

Voordat u regels voor documentroutering maakt, moet u enkele belangrijke stappen uitvoeren.

  1. Activeer de functie Inhoudsbeheer.

  2. U maakt bibliotheken en mappen waarnaar u de documenten wilt routeren. U kunt afzonderlijke mappen maken voor de verschillende typen documenten die u routeert. Zo kunt u bijvoorbeeld een bibliotheek maken voor e-mailrecords en één voor Excel-werkbladen. Meer informatie over het maken van bibliotheken is beschikbaar via de koppelingen in de sectie Zie ook.

  3. U koppelt inhoudstypen aan documenten die moeten worden gerouteerd. Hierin kan het inhoudstype een van de criteria zijn die bepalen waar een document uiteindelijk wordt bewaard.

Naar boven

Informatie over de routering van documenten

Documenten kunnen worden gerouteerd naar een bibliotheek of een map in een recordcentrumsite of een ander type SharePoint-site. De afgiftebibliotheek, die automatisch wordt gemaakt als u Inhoudsbeheer activeert, dient als standaardlocatie. Het documentrouteringsproces bestaat uit verschillende elementen::

  • Doelbibliotheken en -mappen    Inhoud- of recordbeheerders maken handmatig bibliotheken en mappen waarnaar documenten moeten worden gerouteerd en wijzen deze bibliotheken aan als doelbibliotheken.

  • Site-inhoudstypen    Elk document moet een inhoudstype hebben en gebruikers kunnen handmatig juiste site-inhoudstypen toevoegen aan de doelbibliotheken.

  • Afgiftebibliotheek    Documenten die niet overeenkomen met een regel of die vereiste metagegevens ontbreken zijn verzonden naar de afgiftebibliotheek zodat gebruikers vereiste metagegevens kunnen invoeren. Of u kunt de functie voor inhoudsbeheer zodanig configureren dat alle geüploade documenten, tijdelijk wordt doorgestuurd naar de afgiftebibliotheek.

  • Lijst met documentregels    Dit is een verzameling van alle routeringsregels. Beheerders van inhoud en records gebruiken deze lijst om routeringsregels te maken, beheren en bekijken.

In het volgende diagram ziet u hoe documenten en e-mailberichten worden gerouteerd op basis van specifieke criteria en hoe documenten zonder deze informatie worden geretourneerd naar de afgiftebibliotheek.

Documentroutering met Inhoudsbeheer. U ziet diverse bronnen. Documenten met ontbrekende metagegevens worden teruggestuurd naar de afgiftebibliotheek.

Naar boven

Regels maken voor de routering van documenten

Voor elk type record dat u toevoegt aan de routeringslijst voor records, geeft u een titel en beschrijving op. U geeft ook de locatie in de site op waar de record wordt bewaard. U kunt alternatieve namen voor het recordtype opgeven om ervoor te zorgen dat alle relevante records naar de juiste locatie worden gerouteerd.

Opmerking : U moet ten minste over de machtiging Site-eigenaar beschikken om regels voor de routering van documenten te maken..

  1. Navigeer naar de site waarvoor u regels voor inhoudsbeheer wilt maken.

  2. Klik in het paneel Snel starten op Meer... om de opties voor Site-inhoud te zien.

  3. Klik in de menuregel Apps op Instellingen.

  4. Klik op de pagina Site-instellingen in de sectie Sitebeheer op Regels voor inhoudsbeheer.

  5. Klik op de pagina Regels voor inhoudsbeheer op toevoegen in Klikken om een nieuw item toe te voegen.

  6. Typ in de sectie Regelnaam een naam die de voorwaarden en acties van de regel beschrijft.

  7. Kies Actief in het gedeelte Status en prioriteit van regel om de regel toe te passen op inkomende inhoud. Vervolgens selecteert u een prioriteit die bepaalt hoe de inhoud wordt gerouteerd als deze voldoet aan meerdere regels voor inhoudsbeheer.
    Als u deze regel niet wilt toepassen op inkomende inhoud, kiest u Inactief.

  8. Koppel in sectie Inhoudstype van inzending de regel aan een inhoudstype. Hierdoor krijgen inzendingen naar inhoudsbeheer een label met het geselecteerde inhoudstype en worden de eigenschappen die worden gebruikt in de voorwaarden van de regel herkend.

    • Selecteer de juiste inhoudsgroep. De groep die u selecteert, bepaalt uit welke inhoudstypen u kunt kiezen in de volgende stap.

    • Selecteer het juiste inhoudstype.

    • Als het inhoudstype dat u hebt geselecteerd een andere naam op een andere SharePoint-site heeft, selecteert u het selectievakje onder alternatieve namen. Vervolgens typ de naam die wordt gebruikt in de andere site in het desbetreffende veld en klikt u optoevoegen. Namen voor alternatieve inhoudstypen worden weergegeven in de lijst onder.

  9. Selecteer in het gedeelte Voorwaarden de voorwaarden waaraan de eigenschappen van een inzending moeten voldoen om de regel toe te passen. U kunt de regel bijvoorbeeld laten gelden voor alle documenten met het woord 'budget' in de titel. U kunt meer voorwaarden toevoegen door te klikken op de koppeling Een andere voorwaarde toevoegen.

    Opmerking : De voorwaarden die beschikbaar zijn in de vervolgkeuzelijst eigenschap, is afhankelijk van het inhoudstype dat u hebt geselecteerd in stap 6.

  10. Typ of blader in de sectie Doellocatie naar een locatie waar de inhoud moet worden bewaard die aan de regel voldoet. Schakel het selectievakje Automatisch een map maken in om vergelijkbare documenten te groeperen in mappen. Als u bijvoorbeeld een eigenschap hebt die alle documenten voor projecten in uw organisatie identificeert, kunt u afdwingen dat voor elk project een aparte map wordt gemaakt.

Naar boven

Opmerking : Disclaimer voor automatische vertaling: Dit artikel is vertaald door een computersysteem zonder menselijke tussenkomst. Microsoft biedt deze automatische vertalingen aan om niet-Engels sprekende gebruikers te helpen de inhoud over producten, services en technologieën van Microsoft te raadplegen. Omdat het artikel automatisch is vertaald, bevat het mogelijk fouten in grammatica, woordenschat en syntaxis.

Uw vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×