Records sorteren in een aangepaste sorteervolgorde

Opmerking:  We willen u graag zo snel mogelijk de meest recente Help-inhoud in uw eigen taal bieden. Deze pagina is automatisch vertaald en kan grammaticale fouten of onnauwkeurigheden bevatten. Wij hopen dat deze inhoud nuttig voor u is. Kunt u ons onder aan deze pagina laten weten of de informatie nuttig voor u was? Hier is het Engelstalige artikel ter referentie.

Het kan zijn dat u de gegevens niet op alfabet of in numerieke volgorde wilt sorteren, maar in een door de gebruiker gedefinieerde sorteervolgorde (oftewel aangepaste of logische volgorde). Bijvoorbeeld: weekdagen zodanig sorteren dat maandag als eerste wordt weergegeven, is logischer dan wanneer u ze op alfabet sorteert, waarbij dinsdag als eerste wordt weergegeven. U kunt gegevens sorteren in de gegevensbladweergave van een tabel of query, of in de formulierweergave van een formulier.

Wat wilt u doen?

Een kleine, eindige aantal unieke veldwaarden sorteren

Een groot aantal unieke veldwaarden sorteren

Een klein eindig aantal unieke veldwaarden sorteren

In deze procedure schrijft u een expressie waarin u met de functie IIf de functies van de werknemers gaat rangschikken.

Maar eerst een tabel die drie velden bevat: Functie, Voornaam en Achternaam. Voer in het veld Functie de volgende waarden in voor vier nieuwe records:

  • Coördinator Verkoop intern

  • Manager Verkoop

  • Vertegenwoordiger

  • Vice President Verkoop

Voer in de velden Voornaam en Achternaam van de vier records de gewenste namen in.

  1. Open nu de tabel in de gegevensbladweergave.

  2. Klik op het tabblad Start, in de groep Sorteren en filteren, op Geavanceerd en klik vervolgens in het snelmenu op Geavanceerde filter-/sorteeropties.

  3. Voeg de gewenste velden, zoals Voornaam, Achternaam en Functie, toe aan het raster.

  4. Klik met de rechtermuisknop in de eerste lege kolom op de rij Veld, klik op In-/uitzoomen en typ vervolgens de volgende expressie:

    IIf ([Titel] = 'Vice-directeur verkoop', 1, IIf ([titel] = "Verkoopmanager', 2, IIf ([titel] ="Verkoper", 3, IIf ([titel] ="coördinator verkoop', 4, 5)))

    Functie is de naam van het veld met de waarden die moeten worden gerangschikt. De waarden binnen de aanhalingstekens zijn de afzonderlijke waarden die in het veld zijn opgeslagen. De daarop volgende numerieke waarde is de rang die wordt toegewezen. In de voorgaande expressie worden de rangen 1 tot en met 4 toegewezen aan 4 verschillende functies en wordt rang 5 toegewezen aan alle overige functies. Als u de sortering uitvoert, worden de functies die niet in de expressie zijn opgenomen toegewezen aan dezelfde rang (5).

  5. Klik op Oplopend in de rij Sorteren voor de kolom met de expressie.

  6. Klik op het tabblad Start, in de groep Sorteren en filteren, op Filter in-/uitschakelen.

    Het resultaat van de functie IIf is de numerieke waarde die overeenkomt met de waarde in het veld Functie. Als bijvoorbeeld de waarde in het veld Functie Manager Verkoop is, wordt het getal 2 toegewezen. Als een waarde in het veld Functie niet is opgenomen als argument in de functie (bijvoorbeeld Districtcoördinator), wordt het getal 5 toegewezen. Met behulp van de query worden deze getallen vervolgens in oplopende volgorde gesorteerd.

Naar boven

Een groot aantal unieke veldwaarden sorteren

Als u een groot aantal waarden wilt rangschikken, is het beter om gegevens te sorteren met behulp van een opzoektabel.

Stel dat in de tabel Werknemers naar meer dan 50 verschillende functies wordt verwezen. U moet dan eerst een opzoektabel maken en de bestaande tabel voorbereiden om te zoeken in de nieuwe tabel. Vervolgens koppelt u de twee tabellen en maakt u een query.

Een opzoektabel maken en de bestaande tabel wijzigen

  1. Maak een nieuwe opzoektabel waarin de functies worden opgeslagen. Geef de tabel de naam tblFuncties en stel de velden in op de gegevenstypen zoals deze in de volgende tabel tussen haakjes worden aangeduid:

FunctieID
(AutoNummering)

Titel
(tekst)

2,5

Vice President Verkoop

2

Manager Verkoop

3

Vertegenwoordiger

4

Coördinator Verkoop intern

  1. Stel het veld FunctieID in als de primaire sleutel.

  2. Wijzig de tabel Werknemers zodanig dat deze de tabel tblFuncties doorzoekt.

    • In de ontwerpweergave door de naam van het veld titel naar FunctieIDte wijzigen.

    • In de kolom Gegevenstype wijzigt u het Gegevenstype in Numeriek.

  3. Wijzig Veldlengte in Lange integer bij Veldeigenschappen op het tabblad Algemeen.

  4. Sla de tabel op en negeer de waarschuwing over het verlies van gegevens.

  5. Schakel over naar de gegevensbladweergave.

  6. Zet in de kolom Functies de FunctieID-waarde uit die overeenkomt met de functiewaarde.

    Typ bijvoorbeeld 2voor records waarvan de waarde van de titel Verkoopmanager is. Typ 3voor vertegenwoordiger.

  7. Sla de tabel op en sluit de tabel.

De twee tabellen koppelen

  1. Klik op het tabblad Databasehulpmiddelen, in de groep Weergeven/verbergen, op Relaties.

  2. Klik op het tabblad Ontwerpen, in de groep Weergeven/verbergen, op Tabelnamen.

  3. Selecteer tblFuncties en Werknemers, en klik op Toevoegen om ze toe te voegen aan het venster Relaties. Sluit het dialoogvenster Tabel weergeven.

  4. Sleep het veld FunctieID van de tabel tblFuncties naar het veld FunctieID in de tabel Werknemers.

    Het dialoogvenster Relaties bewerken wordt weergegeven.

  5. Controleer dat voor beide kolommen de veldnamen FunctieID zijn en ook dat Een-op-veel wordt weergegeven in het vak Type relatie. U kunt de veldnamen eventueel wijzigen.

  6. Schakel het selectievakje Referentiële integriteit afdwingen in.

  7. Klik op Maken om de relatie te maken.

    Het dialoogvenster Relaties bewerken wordt gesloten en de wijzigingen opgeslagen.

  8. Sluit het tabblad Relaties.

Een query maken

  1. Klik op het tabblad Maken, in de groep Overige, op Queryontwerp.

  2. Klik in het dialoogvenster Tabel weergeven op het tabblad Tabellen, dubbelklik op Werknemers en vervolgens op tblFuncties.

  3. Sluit het dialoogvenster Tabel weergeven.

  4. Voeg de velden WerknemerID, Achternaam en Voornaam uit de tabel Werknemers, en het veld Functie uit de tabel tblFuncties toe aan het ontwerpraster van de query.

  5. Schakel over naar de gegevensbladweergave.

Naar boven

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×