Office
Aanmelden

Rapporten en grafieken in Business Contact Manager gebruiken

Opmerking:  We willen u graag zo snel mogelijk de meest recente Help-inhoud in uw eigen taal bieden. Deze pagina is automatisch vertaald en kan grammaticale fouten of onnauwkeurigheden bevatten. Wij hopen dat deze inhoud nuttig voor u is. Kunt u ons onder aan deze pagina laten weten of de informatie nuttig voor u was? Hier is het Engelstalige artikel ter referentie.

Een rapport is een uitstekend hulpmiddel om inzicht te krijgen in uw Accounts, zakelijke contactpersonen, potentiële klanten, verkoopkansen, zakelijke projecten krijgen en marketingactiviteiten. U kunt tientallen standaardrapporten openen in Business Contact Manager voor Outlook, plus wijzigen, opslaan, bijwerken en opnieuw gebruiken een vrijwel onbeperkt aantal aanvullende rapporten.

In dit artikel worden de rapportfuncties in Business Contact Manager voor Outlook, en hoe u met rapporten werken kunt, aanpassen en deze gebruiken voor het starten van de activiteiten van andere bedrijven.

Wat wilt u doen?

Openen en een rapport wijzigen

Opslaan, vernieuwen of een geopende rapport afdrukken

Een grafiek maken van een rapport

Een rapport exporteren naar Excel of een ander programma voor analyse

Een marketingactiviteit uit een rapport starten

Een rapport openen vanuit een gadget

Zie de lijst met standaardlijsten

Openen en een rapport wijzigen

Business Contact Manager voor Outlook biedt veel vooraf gedefinieerde rapporten. Als er niet precies wat u nodig hebt, kunt u een rapport opent dat is vergelijkbaar en wijzig deze zo nodig. U kunt ook opslaan van uw aangepaste rapporten voor later opnieuw gebruiken.

Een rapport openen

  1. Klik op het lint, klik op het tabblad rapporten beschikbare rapporten zijn gegroepeerd op hun gerelateerde werkruimten: Contactpersonenbeheer, verkoop, Marketingof Zakelijke projecten. De geopende groep bevat rapporten die u hebt bewerkt en opgeslagen.

    Tabblad Rapporten op het lint

  2. Een vooraf gedefinieerde rapport wilt openen, klikt u op de knop voor het type rapport dat u wilt zien en klik vervolgens op de naam van het rapport in de lijst.

  3. U opent een gewijzigde rapport die u hebt opgeslagen, klikt u op Rapporten opgeslagen, klikt u op de naam van het rapport in het dialoogvenster Opgeslagen rapporten openen en klik vervolgens op openen.

Tip: Als u niet zeker bevat welke groep of als categorie het rapport dat u, raadpleegt u de lijst met standaard rapporten zoekt.

Zie voor hulp bij het wijzigen van een rapport kunt wijzigen een rapport zodat u deze gebruiksvriendelijker.

Naar boven

Een rapport wijzigen

U hebt een grote hoeveelheid controle over het uiterlijk van uw rapporten in Business Contact Manager voor Outlook.

In deze sectie

De indeling van een rapport wijzigen

Een rapport zodat u deze gebruiksvriendelijker wijzigen

De indeling van een rapport wijzigen

Er zijn verschillende manieren om de indeling of de vormgeving van een rapport te wijzigen. U kunt deze methoden afzonderlijk of gecombineerd; de volgorde van de wijzigingen die u aanbrengt maakt niet uit.

  • Gebruik het deelvenster rapport aanpassen    Klik op het lint in de groep indeling , klikt u op een van de opties voor het openen van het Deelvenster rapport aanpassen:

    • Kies kolom. Als u wijzigen welke kolommen worden weergegeven wilt, klikt u op deze knop en vervolgens klikt u op het + (plusteken) Meld u aan de lijst uitvouwen en weergeven van alle items in deze. De beschikbare opties vindt, varieert bij het rapport dat u wilt wijzigen. Schakel de selectievakjes voor de kolommen die u wilt weergeven en schakel de selectievakjes uit voor items die u niet wilt weergeven in het rapport.

    • Koptekst en voettekst. Als u wilt een kop- of voettekst toevoegen aan het rapport of notities toevoegen aan het rapport, klikt u op deze knop en klik vervolgens Schakel de selectievakjes en voer gegevens voor de kolommen die u wilt weergeven. Schakel de selectievakjes uit voor de kolommen die u niet wilt weergeven in het rapport.

    • Lettertypen. Als u wijzigen hoe de lettertypen en cijfers worden weergegeven wilt, klikt u op lettertypen. Klik op de opties die u wilt wijzigen en werk ze indien nodig. U kunt het lettertype in de hoofdtekst van het rapport op de labels voor rijen en kolommen, en in de numerieke velden voor totalen en subtotalen wijzigen.

  • Gebruik de besturingselementen voor sorteren en filteren     Voer op het lint in de groep sorteren en filteren , een van de volgende opties:

    • Filter. De resultaten weergegeven in het rapport met een filter van het rapport, kunt u beperken. Zie records filteren in Business Contact Managervoor informatie over een rapport filteren.

    • Oplopend of Aflopend. Klik op een van de volgende opties om de sorteervolgorde van de records in het rapport te wijzigen. Lijsten zijn standaard gesorteerd in alfabetische volgorde op basis van het primaire veld in het rapport. Bijvoorbeeld in het rapport getiteld van zakelijke contactpersonen per Account, de lijst is gesorteerd in eerste instantie op de accountnaam. Klik onder de naam van het Account, wordt elke zakelijke contactpersoon gekoppeld aan een Account in alfabetische volgorde weergegeven.

      Tip: Namen worden weergegeven door de gegevens in het veld Volledige naam . Als u titels in de volledige naam opnemen, worden de titels worden opgenomen in het sorteren. Bijvoorbeeld worden de volledige naam Sr. Jeroen Lacerda vermeld onder S.

  • Volgorde van kolommen wijzigen     U wijzigt de volgorde van kolommen in een rapport, klik op de naam van een kolom en sleep deze vervolgens naar de gewenste positie.

  • Items sorteren in een secundaire gegevensveld    Als u wilt de volgorde van de tekst of getallen in een tweede veld omkeren, klikt u op de naam van het veld in het rapport. Bijvoorbeeld in het rapport getiteld van Zakelijke contactpersonen op Account, kunt u de kolom Naam van de contactpersoon Business opnieuw de namen van de vermelde zakelijke contactpersonen onder elke accountnaam in omgekeerde alfabetische volgorde sorteren. Klik op de titel van de kolom opnieuw als u wilt herstellen van de oorspronkelijke volgorde. Als u op de naam van de adres - ZIP -kolom klikt, wordt de lijst met zakelijke contactpersonen onder de naam van elke Account ook gebruikt in omgekeerde volgorde.

  • Samenvouwen of uitvouwen van groepen in een secundaire gegevensveld     Klik op de (minteken) op elke rij van het rapport op alle onderliggende items samenvouwen en alleen de eerste regel van de invoer van het rapport weer te geven. Bijvoorbeeld in het rapport getiteld van Zakelijke contactpersonen op Account, kunt u de - (minteken) door de naam van een Account voor het verbergen van de lijst met gekoppelde zakelijke contactpersonen. Om aan te geven dat een lijst is samengevouwen, verandert de (minteken) in een + (plusteken). Deze functie is handig voor het beperken van de grootte en complexiteit van het rapport. Als u wilt een groep uitvouwen, klikt u op het + plusteken.

Naar boven

Een rapport zodat u deze gebruiksvriendelijker wijzigen

Er zijn verschillende manieren kunt u uw rapporten zodat u ze gebruiksvriendelijker aan uzelf of collega's wijzigen.

  • Resultaten filteren    Na het openen van een rapport, gebruikt u de eenvoudige en Geavanceerde filters uitsluiten van specifieke records uit het rapport. Rapportresultaten filteren is handig voor een groot aantal taken. Een rapport op potentiële klanten dat is gefilterd op locatie is bijvoorbeeld een uitstekende basis voor een direct mail marketingcampagne over een gebeurtenis die u van plan bent in het gebied. Zie records filteren in Business Contact Managervoor meer informatie over filteren.

  • Het uiterlijk wijzigen    Bijwerken hoe uw rapporten eruit zien met de gegevens in de indeling van een rapport wijzigen

  • Aanpassingen van gegevens    Voordat u een rapport opent, kunt u belangrijke wijzigingen aanbrengen, met aanpassingen als de gebruiker gedefinieerde velden, of wijzigingen in de standaardgegevens in verschillende lijsten. De gebruiker gedefinieerde velden toevoegen aan de potentiële klant formulier, bijvoorbeeld voor het opnemen van de branche specifieke informatie die u nodig hebt en rapporten genereren. Wijzig de opties die beschikbaar zijn in een lijst en deze opties worden kolommen met gegevens in het volgende rapport.

Zie voor meer informatie over het bewerken van waarden in lijsten, maken en aanpassen van recordtypen en lijsten.

Opmerking: Als een gebruiker gedefinieerde velden die u hebt toegevoegd aan een rapport wordt verwijderd uit uw Business Contact Manager-database, het opgeslagen rapport niet de gegevens uit het verwijderde veld worden weergegeven. Als u een rapport exporteren met de gegevens naar Excel voordat het veld wordt verwijderd, deze lijsten zijn niet beïnvloed.

Naar boven

Fouten in de juiste gegevens in een rapport

Als u wilt op een rapport opzoeken, kunt u fouten die u wilt corrigeren kan vinden. Bijvoorbeeld, ziet u mogelijk dat een zakelijke contactpersoon gekoppeld aan de verkeerde Account is. Dit soort fout in het rapport kan niet worden gecorrigeerd, maar in de afzonderlijke records die nodig zijn voor het moet worden gecorrigeerd.

U lost de fout in dit voorbeeld de Business Contact record openen en voer het juiste Account op de Pagina Algemeen van de record, in het veld Gekoppelde Account . Als u Ga vervolgens terug naar het rapport en klik in de groep Acties , klikt u op vernieuwen, het rapport is juist.

Naar boven

Opslaan, vernieuwen of een geopende rapport afdrukken

Nadat u een rapport hebt bekeken, wilt u mogelijk Sla eventuele wijzigingen die u hebt aangebracht, tabel bijwerken met de gegevens of het rapport afdrukken. Begin met een geopend rapport uitvoeren van deze acties.

Een gewijzigde rapport opslaan

Er is een rapport dat u dit nog niet hebt gewijzigd, omdat deze beschikbaar via het tabblad rapporten van het lint is opslaan niet nodig. Opgeslagen rapporten zijn opgeslagen in de database Business Contact Manager voor Outlook .

  1. Klik op het lint op het tabblad rapporten en vervolgens klikt u op het type rapport dat u wilt openen en klik vervolgens op de naam van het rapport om dit te openen.

  2. Het rapport aanpassen, zoals wordt beschreven in openen en wijzigen van een rapport.

  3. Klik op het lint in de groep Acties op OpslaanAls.

  4. Typ een naam voor het rapport en klik vervolgens op OKin het dialoogvenster OpslaanAls .

Een aangepast rapport wilt openen, klikt u op Rapporten opgeslagen.

Tip: Het rapport wordt opgeslagen in dezelfde categorie als het rapport dat u als u wilt maken van het opgeslagen rapport hebt gewijzigd.

Gegevens vernieuwen in een rapport

Rapportgegevens worden vernieuwd telkens wanneer u een opgeslagen rapport openen. U kunt ook bijwerken naar wens.

  1. Klik op het lint op het tabblad rapporten en vervolgens klikt u op het type rapport dat u wilt openen en klik vervolgens op de naam van het rapport om dit te openen.

  2. Klik op het lint in de groep Acties op vernieuwen.

Een rapport afdrukken

  1. Klik op het lint op het tabblad rapporten en vervolgens klikt u op het type rapport dat u wilt openen en klik vervolgens op de naam van het rapport om dit te openen.

  2. Klik op het lint in de groep Acties , klikt u op afdrukken.

Naar boven

Een grafiek maken van een rapport

U kunt een grafiek maken van de meeste lijsten in Business Contact Manager voor Outlook en van de aangepaste rapporten die u hebt gemaakt in een rapport. Een actieve grafiek-knop ( chart button ), weergegeven rapporten die kunnen worden weergegeven in de grafiekformulier op het lint. Rapporten zonder gegevens kunnen niet worden weergegeven als grafieken.

  1. Open het rapport dat u wilt zien als een grafiek.

  2. Klik op het lint in de groep weergeven op grafiek. Als een grafiek te groot is om weer te geven op het beeldscherm is, wordt een horizontale schuifbalk wordt weergegeven onder de grafiek.

    Tip: Als u wilt maken nog fraaiere wordt grafieken, de rapportgegevens exporteren naar Excel en dat programma gebruiken voor een grafiek hebt gemaakt. Zie een rapport naar Excel of een ander programma voor analyse exporterenvoor meer informatie over het rapportgegevens exporteren naar Excel.

chart example

  1. Gebruik de besturingselementen in de groep grafieken op het lint aanpassen van uw grafieken.

  2. Labels     Klik op Labels om astitels en een legendatoevoegen of verwijderen.

  3. Waarden     Klik op waarden om de gegevens weergegeven in het rapport te selecteren. U kunt bijvoorbeeld Getal van verkoopkansen    of opbrengst gegevens weergeven in de grafiek voor verkoopkansen op bron.

  4. Verwachte    en totale    Schakel deze selectievakjes als u wilt dat de grafiek om de werkelijke inkomsten, verwachte inkomsten, of beide weergeven.

    Opmerking: Deze selectievakjes zijn niet beschikbaar op alle grafieken.

Naar boven

Een rapport exporteren naar Excel of een ander programma voor analyse

U kunt eenvoudig een Business Contact Manager voor Outlook -rapport exporteren naar Microsoft Excel of een ander programma voor een grondigere analyse. Het om rapportgegevens te exporteren naar een ander programma dan Excel, start u door de gegevens exporteren naar Excel. Klik in Excel, kunt u de gegevens in een bestandsindeling die de andere programma's kunt openen opslaan. Een Excel-bestand dat is opgeslagen in de bestandsindeling door komma's gescheiden waarden (.csv) kan bijvoorbeeld worden geopend in diverse programma's.

Voer een van de volgende handelingen uit:

Het rapport opslaan als een Excel-bestand op uw computer   

  1. Open het rapport dat u wilt exporteren naar Excel.

  2. Klik op het lint in de groep Acties op exporteren naar Excel. Het rapport geopend in Excel.

  3. Klik op de knop Opslaan om het dialoogvenster OpslaanAls te openen in Excel. Kies in meer dan 20 bestandsindelingen voor het opslaan van het rapport.

Het rapport e-mailen als een Excel-bestandsbijlage   

  1. Open het rapport dat u wilt verzenden als e-mailbijlage.

  2. Klik op het lint in de groep Acties op verzenden als E-mail. Een Outlook-formulier voor e-mailbericht geopend met het rapport bijgevoegd als een Excel-bestand (XLSX-indeling).

  3. Vul de regels aan en onderwerp , typt u een bericht (optioneel) en klik vervolgens op verzenden.

Naar boven

Een marketingactiviteit uit een rapport starten

U kunt een rapport met de adressen, telefoonnummers of e-mailadressen van Accounts, zakelijke contactpersonen of potentiële klanten aan een marketingactiviteit in Business Contact Manager voor Outlookstarten.

  1. Open het rapport dat u wilt gebruiken als basis voor een marketingactiviteit.

  2. Klik op CTRL + A om alle records in de lijst markeren.

  3. Klik op het lint in de groep communiceren op Nieuwe lijst met bellen, Massa E-mailof Direct Mail afdrukkenen klik vervolgens op Alle geadresseerden of Geadresseerden geselecteerd.

  4. In de marketingactiviteit activiteitenformulier dat wordt geopend, door de lijst met geadresseerden voor de activiteit en de inhoud te maken.

    Zie voor informatie over het maken van een oproeplijst maken en gebruiken in Business Contact Manager bellen lijsten. Zie uw producten en services in Business Contact Managervoor informatie over het maken van andere marketingactiviteiten.

Naar boven

Een rapport openen vanuit een gadget

Als u wilt een rapport openen vanuit een gadget, klikt u op het rapportpictogram op het gadget. Rapporten geopend vanaf de gadgets werken net als rapporten geopend vanuit het lint.

Zie Gadgets gebruiken in Business Contact Manager voor meer informatie over gadgets.

Naar boven

Zie de lijst met standaardlijsten

De volgende lijst met beschikbare in Business Contact Manager voor Outlook standaardlijsten geordend op recordtype.

Tip: De meeste rapporten kunnen worden omgezet in een grafiek, zoals wordt beschreven in een grafiek uit een rapport maken.

Accountrapporten    

  • Accounts op toegewezen aan

  • Accounts op plaats

  • Accounts op provincie

  • Accounts op postcode

  • Accounts op rayon

  • Accounts op categorie

  • Accounts op waardering

  • Accounts op betalingsstatus

  • Accounts op bron

  • Activiteit Accountoverzicht

  • Activiteit op Account

  • Verwaarloosde Accounts

  • Snelle lijst van Accounts

Zakelijke contactpersonen rapporten    

  • Zakelijke contactpersonen op Account

  • Zakelijke contactpersonen op toegewezen aan

  • Zakelijke contactpersonen op plaats

  • Zakelijke contactpersonen op provincie

  • Zakelijke contactpersonen op postcode

  • Zakelijke contactpersonen per categorie

  • Zakelijke contactpersonen op waardering

  • Zakelijke contactpersonen op betalingsstatus

  • Zakelijke contactpersonen op bron

  • Zakelijke contactpersonen op speciale datum

  • Zakelijke contactpersonen op verjaardag

  • Zakelijke activiteiten contactpersonen-overzicht

  • Activiteit op zakelijke contactpersoon

  • Verwaarloosde zakelijke contactpersonen

  • Lijst van snelle zakelijke contactpersonen

Potentiële klanten rapporten

  • Potentiële klanten door toegewezen aan

  • Potentiële klanten op toegewezen aan en beoordelen

  • Potentiële klanten op Score

Verkoopkansrapporten

  • Verkoopkansen op Product of Service-Item

  • Verkoopkansen op toegewezen aan

  • Verkoopkansen op bron

  • Verkoopkansen op Account

  • Verkoopkansen op zakelijke contactpersoon

  • Achterstallig verkoopkansen

  • Verkoopoverzicht

  • Verkooppijplijn

  • Activiteit op verkoopkans

Andere Verkooprapporten

  • Belangrijkste klanten op omzet: Accounts

  • Belangrijkste klanten op omzet: zakelijke contactpersonen

  • Belangrijkste producten: Best verkopende producten

  • Belangrijkste producten: Meest winstgevende producten

  • Topproducten: Producten met grootste marge

  • Belangrijkste verwijzingen: Leiden voor Volume

  • Belangrijkste verwijzingen: Door totale verkoop

  • Inactieve klanten: In de afgelopen 30 dagen

  • Inactieve klanten: In de afgelopen 90 dagen

  • Inactieve klanten: In de afgelopen 180 dagen

  • Inactieve klanten: In de afgelopen 365 dagen

Marketingrapporten

  • Verkoopkansen op marketingactiviteit

  • Zakelijke contactpersonen op marketingactiviteit

  • Accounts op marketingactiviteit

  • Marketingactiviteiten op campagne

  • Marketingactiviteiten op type

  • Telefoonlogboeken op oproeplijst

Zakelijk projectrapporten

  • Zakelijke projecten - alle

  • Zakelijke projecten - Vervallen binnenkort

  • Zakelijke projecten - achterstallig

  • Zakelijke projecten op Status

  • Zakelijke projecten op einddatum

  • Zakelijke projecten op toegewezen aan

  • Zakelijke projecten op Type

  • Zakelijke projecten op prioriteit

  • Zakelijke projecten per Account

  • Zakelijke projecten op zakelijke contactpersoon

  • Projecttaken – alle

  • Projecttaken – Vervallen binnenkort

  • Projecttaken – Achterstallig

  • Projecttaken door Project

  • Projecttaken op toegewezen aan

Naar boven

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×