Office
Aanmelden

Rapporten elektronisch verspreiden

Met Microsoft Office Access kunt u uw Access-rapporten elektronisch verspreiden. U kunt bijvoorbeeld de opdracht E-mail in het menu van de Microsoft Office-knop gebruiken om het rapport snel te exporteren en als bijlage bij een e-mailbericht te verzenden. U kunt het rapport ook als een bestand exporteren en het bestand vervolgens op verschillende manieren verspreiden. Met methoden voor elektronische verspreiding kunt u belangrijke gegevens snel doorspelen aan degenen die de informatie nodig hebben. Bovendien kunt u de bestanden gebruiken om back-ups en archieven van rapporten te maken en kunt u papier besparen in situaties waarin gedrukte rapporten niet nodig zijn.

In dit artikel wordt ingegaan op de verschillende bestandsindelingen die u voor het exporteren van een rapport kunt gebruiken en wordt besproken op welke manieren u het geëxporteerde rapport kunt verspreiden.

Wat wilt u doen?

Leren naar welke bestandsindelingen u een rapport kunt exporteren

Rapporten verspreiden met de opdracht E-mail

Rapporten op andere manieren verspreiden

Leren naar welke bestandsindelingen u een rapport kunt exporteren

U kunt een rapport naar diverse bestandsindelingen exporteren. De lay-out en opmaak van het oorspronkelijke rapport blijven echter niet in alle bestandsindelingen behouden. Als u een rapport bijvoorbeeld als HTML-bestand (*.HTM of *.HTML), Rich Text Format-bestand (*.RTF) of tekstbestand (*.TXT) exporteert, bevat het resulterende bestand niet alle visuele elementen die in het oorspronkelijke rapport aanwezig waren, zoals afbeeldingen, kleuren, lijnen of randen. In bepaalde bestandsindelingen blijven de lay-out en opmaak van het oorspronkelijke rapport echter wel behouden. Dit geldt onder andere voor de momentopname-indeling (*.SNP), Portable Document Format-indeling (*.PDF) en XML Paper Specification-indeling (*.XPS). In dit artikel wordt aandacht besteed aan het gebruik van deze drie bestandsindelingen.

In de volgende tabel ziet u welke indelingen beschikbaar zijn voor het exporteren van een rapport en met welke programma's u en de ontvangers de resulterende bestanden kunnen openen.

Indeling

Bestandsextensie(s)

Programma's waarmee het bestand kan worden geopend

HTML

*.HTM; *.HTML

Internetbrowsers, zoals Microsoft Internet Explorer.

PDF

*.PDF

PDF-readers, verkrijgbaar als gratis downloads van derden.

RTF

*.RTF

Tekstverwerkingsprogramma's, zoals Microsoft Office Word en WordPad.

Momentopname

*.SNP

Microsoft Snapshot Viewer, verkrijgbaar via het Microsoft Downloadcentrum. In het gedeelte Zie ook vindt u een koppeling naar de gratis download.

Tekst

*.TXT

Tekstverwerkingsprogramma's en teksteditors, zoals Word en Kladblok.

XPS

*.XPS

  • In Microsoft Windows 2000, Microsoft Windows Server 2003 of Microsoft Windows XP    Microsoft XML Paper Specification-viewer, verkrijgbaar door het basispakket voor Microsoft XML Paper Specification te downloaden. Zie de koppelingen in het gedeelte Zie ook voor meer informatie over het basispakket voor Microsoft XML Paper Specification.

  • In Windows Vista    Microsoft Internet Explorer 7.0 of hoger.

Opmerking: De opties PDF-indeling (*.PDF) en XPS-indeling (*.XPS) zijn pas beschikbaar nadat u een invoegtoepassing hebt geïnstalleerd. Raadpleeg het gedeelte Zie ook voor meer informatie over ondersteuning van deze bestandsindelingen.

Naar boven

Rapporten verspreiden met de opdracht E-mail

Een van de snelste manieren voor het verspreiden van een rapport in Office Access 2007 is door middel van de opdracht E-mail in het menu van de Microsoft Office-knop. Met een paar muisklikken kunt u het rapport in Access exporteren naar de gewenste bestandsindeling en een nieuw e-mailbericht maken waaraan het bestand als bijlage is toegevoegd.

  1. Selecteer in het navigatievenster het rapport dat u in een e-mailbericht wilt verzenden.

  2. Klik op de Microsoft Office-knop Office-knopvlak en vervolgens op E-mail.

  3. Selecteer de gewenste uitvoerindeling in het dialoogvenster Object verzenden als en klik op OK. Vergeet niet dat Momentopname-indeling (*.SNP), PDF-indeling (*.PDF) en XPS-indeling (*.XPS) de enige opties zijn waarbij de lay-out en opmaak van uw oorspronkelijke rapport behouden blijven.

    Er wordt een nieuw e-mailbericht in Office Outlook 2007 geopend met een bestandsbijlage van het door u opgegeven type.

  4. Geef de gewenste e-mailadressen op in het vak Aan en typ een onderwerp in het vak Onderwerp en een bericht in het berichtgebied.

    Tip: Het bestand dat u op deze manier verzendt, wordt standaard niet op uw computer opgeslagen. Als u een exemplaar van het bestand op uw computer wilt opslaan, klikt u met de rechtermuisknop op de bijlage in het vak Gekoppeld en klikt u vervolgens op Opslaan als in het snelmenu.

  5. Klik op Verzenden.

Naar boven

Rapporten op andere manieren verspreiden

Als u uw rapport niet met de opdracht E-mail wilt verspreiden, kunt u het eerst exporteren naar de gewenste bestandsindeling en het vervolgens op dezelfde manier als andere bestanden verspreiden. U kunt het bestand bijvoorbeeld naar een verwisselbaar medium zoals een cd, diskette of USB-station kopiëren en het vervolgens aan de gewenste personen verstrekken. U kunt het bestand ook naar een gedeelde netwerkmap of een documentbibliotheek op een Microsoft Windows SharePoint Services-site kopiëren en de bestandslocatie vervolgens doorgeven aan de personen voor wie het rapport bestemd is.

In de volgende gedeelten wordt uitgelegd hoe u een rapport exporteert als een momentopnamebestand (*.SNP), PDF-bestand (*.PDF), of XML Paper Specification-bestand (*.XPS), klaar voor verspreiding op de gewenste manier.

Een rapport als momentopnamebestand exporteren

Een momentopnamebestand kan alleen worden weergegeven op computers waarop het programma Microsoft Snapshot Viewer is geïnstalleerd. Oudere versies van Access werden compleet met Snapshot Viewer geïnstalleerd. Office Access 2007 wordt echter zonder dit programma geïnstalleerd. Als u een momentopnamebestand wilt weergeven, moet u het gratis programma Microsoft Snapshot Viewer downloaden van het Microsoft Downloadcentrum en installeren. Aangezien voor het downloaden van Snapshot Viewer geen Office Access 2007-licentie vereist is, kunnen ook gebruikers die Access 2007 niet op hun computer hebben, Snapshot Viewer downloaden en gebruiken voor het weergeven van de door u gemaakte momentopnamebestanden. In het gedeelte Zie ook vindt u een koppeling naar de download.

  1. Klik in het navigatievenster op het rapport dat u wilt exporteren.

  2. Klik op het tabblad Externe gegevens in de groep Exporteren op Meer en klik vervolgens op Snapshot Viewer.

  3. Typ op de eerste pagina van de exportwizard voor Snapshot Viewer een bestandsnaam in het vak Bestandsnaam of klik op Bladeren om een andere map voor het opslaan van het bestand te zoeken.

  4. Als u de momentopname wilt weergeven zodra deze is gemaakt, schakelt u onder Opties voor exporteren opgeven het selectievakje De doelbestanden openen nadat het exporteren voltooid is in.

  5. Klik op OK.

    Als de door u opgegeven map al een bestand met dezelfde naam bevat, wordt u gevraagd of u het bestaande bestand wilt vervangen. Klik op Ja om het bestand te vervangen of op Nee om een andere bestandsnaam op te geven.

    Het momentopnamebestand wordt gemaakt. Als u ervoor hebt gekozen het doelbestand automatisch te openen en het programma Snapshot Viewer op uw computer is geïnstalleerd, wordt het programma gestart, waarna het momentopnamebestand wordt weergegeven. Is Snapshot Viewer niet op uw computer geïnstalleerd, dan verschijnt er geen bericht en wordt het momentopnamebestand niet weergegeven. U kunt het bestand echter nog steeds onder andere gebruikers verspreiden.

  6. Als u de stappen van de zojuist verrichte bewerking wilt opslaan, zodat u de bewerking later snel kunt reproduceren, schakelt u het selectievakje Exportstappen opslaan in en typt u een naam en beschrijving voor de stappen. Als u een Outlook-taak wilt maken waarmee u de exportbewerking voor een latere datum kunt plannen, schakelt u het selectievakje Outlook-taak maken in.

    Raadpleeg het gedeelte Zie ook voor meer informatie over het plannen van import- en exportbewerkingen.

Een rapport als PDF- of XPS-bestand exporteren

Voordat u een rapport naar PDF- of XPS-indeling kunt exporteren, moet u een invoegtoepassing installeren. Klik op de koppelingen in het gedeelte Zie ook van dit artikel voor meer informatie over ondersteuning voor andere bestandsindelingen zoals PDF en XPS.

Voer na het installeren van de invoegtoepassing de volgende procedure uit om een rapport als PDF- of XPS-bestand te exporteren:

  1. Klik in het navigatievenster op het rapport dat u wilt exporteren.

  2. Klik op het tabblad Externe gegevens in de groep Exporteren op PDF of XPS.

  3. Selecteer in het vak Bestandstype van het dialoogvenster Publiceren als PDF of XPS het gewenste bestandstype voor het geëxporteerde rapport.

  4. Als u het rapport onder een andere naam wilt opslaan, typt u een nieuwe bestandsnaam in het vak Bestandsnaam.

  5. Als u het rapport direct na exporteren wilt openen, schakelt u het selectievakje Bestand openen na publiceren in. Als u geen programma op uw computer hebt waarmee dit bestandstype kan worden geopend, is deze optie niet beschikbaar.

  6. Selecteer een van de volgende opties onder Optimaliseren voor:

    • Als u het rapport wilt optimaliseren voor een groter bestand met hogere resolutie (aanbevolen voor afdrukken), selecteert u Standaard.

    • Als u het rapport wilt optimaliseren voor een kleiner bestand met lagere resolutie (aanbevolen voor online publiceren), selecteert u Minimale grootte.

  7. Klik op Publiceren.

    Het PDF- of XPS-bestand wordt gemaakt. Als u ervoor hebt gekozen het bestand na publicatie automatisch te openen, wordt het betreffende programma gestart, waarna het bestand wordt weergegeven.

  8. Als u de stappen van de zojuist verrichte bewerking wilt opslaan, zodat u de bewerking later snel kunt reproduceren, schakelt u het selectievakje Exportstappen opslaan in en typt u een naam en beschrijving voor de stappen. Als u een Outlook-taak wilt maken waarmee u de exportbewerking voor een latere datum kunt plannen, schakelt u het selectievakje Outlook-taak maken in.

    Raadpleeg het gedeelte Zie ook voor meer informatie over het plannen van import- en exportbewerkingen.

Naar boven

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×