Rapporten: de eenvoudige manier

De onderdelen van een rapport

Uw baas is tevreden over uw werkzaamheden met betrekking tot de database voor activaregistratie, maar ze moet bepaalde informatie presenteren in een vergadering. Ze heeft deze informatie snel nodig. Het is tijd om rapporten te maken.

Rapporten zijn het eindproduct van uw database. Hierin worden de gegevens in uw database gecombineerd met voldoende informatie, zodat deze gegevens betekenis krijgen. Daarnaast worden de resultaten visueel weergegeven. Als u bijvoorbeeld diagrammen of grafieken wilt gebruiken, gebruikt u een rapport. Met rapporten kunt u uw gegevens ook het beste opmaken en afdrukken en kunt u gegevens optimaal samenvatten. U kunt uw activa bijvoorbeeld groeperen per leverancier en een subtotaal voor elke groep en een eindtotaal voor alle groepen berekenen.

In Access bestaat een rapport uit secties.

  1. Koptekstsecties kunnen boven aan een rapport worden weergegeven of bij paginakoptekstsecties boven aan elke pagina in het rapport. Rapportkopteksten bevatten meestal titels en afbeeldingen, zoals bedrijfslogo's. Paginakopteksten bevatten meestal kolomkoppen.

  2. Als u de gegevens in een rapport wilt groeperen, ziet u een groepskoptekst. De sectie bevat de velden waarop u de gegevens groepeert. Als u bijvoorbeeld wilt zien wie een bepaalde computer repareert, kunt u de gegevens groeperen op reparatietechnicus.

  3. De detailsectie is de hoofdtekst van het rapport, de gegevens die de gebruikers moeten zien. Alle rapporten moeten een detailsectie hebben.

  4. Voettekstsecties kunnen op verschillende locaties worden weergegeven. U kunt bijvoorbeeld groepsvoetteksten maken waarin totalen, aantallen of gemiddelden worden weergegeven voor een groep gegevens. U kunt ook paginavoetteksten maken die onder aan elke rapportpagina worden weergegeven met elementen, zoals paginanummers.

De kop- en voettekstsecties zijn optioneel. Als u de gegevens bijvoorbeeld niet wilt groeperen, hebt u geen kopteksten of voetteksten nodig voor groepen. Zorg er echter wel voor dat de rapporten voldoende informatie bevatten, zodat deze relevant en duidelijk zijn.

Onderwerp 1 van 10

Volgende

(Terug naar de startpagina)

Uw vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×