Projecttaken gebruiken in Business Contact Manager

Om u te helpen een zakelijk project te voltooien, kunt u het opdelen in verschillende projecttaken die u kunt organiseren in de volgorde waarin ze moeten worden uitgevoerd en kunt u ze aan teamleden toewijzen.

U wijst een begindatum en vervaldatum toe aan elke taak. Terwijl u vorderingen maakt op een taak, kunt u het voltooiingsniveau bijwerken. Met deze informatie kunt u het zakelijke project weergeven als staafdiagram op een tijdlijn. Dit geeft een goed beeld van waar u bent in het proces en wat er nog moet gebeuren.

In dit artikel wordt uitgelegd hoe u projecttaken kunt maken, toewijzen, bijwerken en bijhouden.

Zie Business Contact Manager-records verwijderen voor informatie over het verwijderen van records, waaronder projecttaken.

Wat wilt u doen?

Een projecttaak maken en toewijzen

Een projecttaak bijwerken die aan u is toegewezen

Projecttaken bijhouden die zijn gekoppeld aan uw zakelijke project

Projecttaken op een tijdlijn weergeven op een grafiek

Een projecttaak maken en toewijzen

Wanneer u een zakelijk project maakt, zoals een verkooppresentatie, kan dit verschillende projecttaken bevatten. Voorbeeld:

  • Een presentatieruimte regelen

  • Catering bieden

  • Verkoopmateriaal maken, produceren en leveren.

U kunt deze taken toewijzen aan iedereen met wie u uw Business Contact Manager-database deelt.

Opmerking: U kunt geen bestanden of e-mailberichten koppelen aan projecttaken, maar u kunt items zoals bestanden en e-mailberichten in de sectie Opmerkingen van een projecttaakrecord toevoegen.

Een nieuwe projecttaak maken

  1. Klik in het navigatiedeelvenster onder Business Contact Manager op Projectbeheer.

  2. Klik op het lint in de groep Nieuw op Nieuwe projecttaak.

Het formulier Projecttaak voltooien

Het formulier Projecttaak bevat de pagina’s Algemeen en Details. Standaard wordt de pagina Algemeen weergegeven.

Pagina Algemeen

U kunt deze weergave gebruiken om gegevens over uw projecttaak vast te leggen, inclusief aan wie de projecttaak is toegewezen, het gekoppelde zakelijke project, de vervaldatum en de status.

Sectie met projecttaakgegevens
  1. Typ in het vak Onderwerp een naam voor de projecttaak (vereist).

  2. De projecttaak aan een teamlid of medewerker toewijzen    Klik op de naam van de persoon in de lijst Toegewezen aan.

    Opmerking:  De namen in de lijst Toegewezen aan zijn de werknemers met wie u de Business Contact Manager-database hebt gedeeld. Zie Business Contact Manager-gegevens delen met andere gebruikers voor informatie over het delen van een database.

Sectie van het gekoppelde project
  1. Klik op de knop Koppelen aan om het Zakelijk project te selecteren waaraan deze projecttaak is gekoppeld (vereist).

    Opmerking:  Een projecttaak kan slechts aan één zakelijk project worden gekoppeld. Als u deze projecttaak hebt gemaakt vanuit een formulier Zakelijk project, is deze informatie al ingevoerd.

Sectie met instellingen van projecttaken
  1. Voer in de vakken Begindatum en Vervaldatum de begindatum en vervaldatum voor de taak in.

    Informatie over de begindatum wordt toegevoegd aan de bovenkant van de record, onder het lint.

  2. Klik op een beschrijving van de status van de projecttaak in het vak Status.

  3. Typ in het vak % voltooid een getal tussen de 0 en 100.

  4. Schakel het selectievakje Aandacht vereist in als de projecttaak aandacht nodig heeft van de persoon waaraan deze projecttaak is toegewezen.

De taak wordt toegevoegd aan de takenlijst van de persoon in de Takenbalk in Outlook.

  1. Selecteer in het vak Prioriteit een prioriteitsniveau, Laag, Normaal of Hoog, voor de projecttaak.

Klik op Deze lijst bewerken om de lijst aan te passen. Zie de sectie 'Lijsten maken of bewerken' in het artikel Recordtypen en lijsten maken en aanpassen voor informatie over het aanpassen van een lijst.

  1. Schakel het selectievakje Herinnering in om een herinnering in te stellen voor de eigenaar van deze projecttaak en klik vervolgens op de pijl en selecteer een datum en tijd.

Sectie Opmerkingen
  1. Typ of plak opmerkingen of voeg bestanden of andere Outlook-items bij, zoals e-mailberichten, in het veld Opmerkingen.

    Opmerking:  Bestandsbijlagen en Outlook-items worden weergegeven in het veld Opmerkingen. De items worden niet weergegeven op de pagina Geschiedenis van het gekoppelde zakelijke project.

  2. Klik op de knop Tijdstempel toevoegen om de datum en tijd aan uw opmerkingen toe te voegen.

  3. Als u klaar bent met het invoeren van gegevens over de projecttaak, klikt u op Opslaan en sluiten. Ga als dat niet het geval is verder naar de volgende sectie van dit artikel.

Pagina Details

U kunt deze pagina gebruiken om de voltooiingsdatum, het aantal uur voltooid werk en een eventueel aantal kilometers dat kan worden terugbetaald of dat moet worden bijgehouden vast te leggen.

  1. Als u de pagina Details wilt weergeven, klikt u op het lint in de groep Weergeven op Details.

  2. Voer de datum in waarop de projecttaak was voltooid in het vak Datum voltooid.

  3. Geef het aantal uren van de geschatte totale hoeveelheid werk voor deze taak in het vak Totale hoeveelheid werk.

  4. Voer het aantal uren werkelijke hoeveelheid werk in in het vak Werkelijke hoeveelheid werk.

  5. Voer in het vak Reisafstand het factureerbare aantal kilometers voor deze projecttaak in.

  6. Klik op Opslaan en sluiten.

Tip:  Nadat u de projecttaak hebt opgeslagen, worden de details van die taak weergegeven in de sectie Projecttaakgegevens van het gekoppelde zakelijke project.

Naar boven

Een projecttaak toewijzen

Opmerking:  U kunt alleen een projecttaak toewijzen aan iemand anders als uw Business Contact Manager-database wordt gedeeld met andere gebruikers. Zie Business Contact Manager-gegevens delen met andere gebruikers voor meer informatie over het delen van uw database.

  1. Klik in het navigatiedeelvenster onder Business Contact Manager op Projectbeheer.

  2. Klik in het lijstdeelvenster op het tabblad Projecttaken en dubbelklik vervolgens op de projecttaak om deze te openen.

  3. Klik in de projecttaakrecord, in de lijst Toegewezen aan op een naam.

    Opmerking:  U ziet alleen namen in de lijst Toegewezen aan als u de database met andere gebruikers hebt gedeeld.

  4. Klik op Opslaan en sluiten.

Naar boven

Een projecttaak bijwerken die aan u is toegewezen

Als u de voortgang van het zakelijke project up-to-date wilt houden, moeten projecttaken worden bijgewerkt als u en uw collega's werk aan die taken uitvoeren. Wanneer een projecttaak aan u is toegewezen, kunt u deze zien in de Takenbalk van Outlook.

Hoe?

  1. Klik in Outlook op het lint op het tabblad Beeld.

  2. Klik in de groep Indeling op Takenbalk, en ga vervolgens als volgt te werk:

  3. Als de Takenbalk niet wordt weergegeven, klikt u op Normaal.

  4. Als het taakoverzicht niet is opgenomen in de Takenbalk, herhaalt u de voorgaande stappen en klikt u vervolgens op Taakoverzicht.

Een projecttaak bijwerken

  1. Klik in het navigatiedeelvenster onder Business Contact Manager op Projectbeheer.

  2. Dubbelklik in het lijstdeelvenster op het tabblad Projecttaken op de projecttaak om deze te openen.

  3. In de sectie Instellingen van projecttaken kunt u de huidige status, het percentage voltooid en of de taak aandacht vereist van de eigenaar van het zakelijk project bijwerken.

  4. In de sectie Opmerkingen kunt u opmerkingen van andere bestanden plakken of opmerkingen direct in dit veld typen. Klik op de knop Tijdstempel toevoegen om een datum en tijd aan uw opmerkingen toe te voegen.

  5. Klik op Opslaan en sluiten.

Opmerking:  Nadat u de projecttaakrecord hebt opgeslagen, wordt de meest recente informatie van deze taak weergegeven in de sectie Projecttaakgegevens van de gekoppelde zakelijke projectrecord.

Naar boven

Projecttaken bijhouden die zijn gekoppeld aan uw zakelijke project

Als u de eigenaar van het zakelijk project bent, kunt u de voortgang van projecttaken bijhouden door de gadgets voor de projecttaak te bekijken, zoals Projecttaken - Volgende einddatum, of door de projecttaken weer te geven in de sectie Projecttaakgegevens van een zakelijk projectrecord.

De gadgets van de projecttaken geven informatie weer over alle projecttaken van al uw zakelijke projecten.

Zie Gadgets gebruiken in Business Contact Manager voor informatie over het weergeven van gadgets in de werkruimte Projectbeheer.

De projecttaken in een afzonderlijk zakelijk project weergeven

  1. Klik in het navigatiedeelvenster onder Business Contact Manager op Projectbeheer.

  2. Dubbelklik in het lijstdeelvenster op het tabblad Zakelijke projecten op het zakelijke project dat u wilt controleren.

    In de sectie Projecttaakgegevens wordt informatie over elke taak weergegeven. Dubbelklik op een projecttaak om deze te openen en meer gedetailleerde informatie weer te geven.

Naar boven

Projecttaken op een tijdlijn weergeven op een grafiek

  1. Klik in het navigatiedeelvenster onder Business Contact Manager op Projectbeheer.

  2. Klik op het lint op het tabblad Rapporten.

  3. Klik in de groep Projectbeheer op Projecttaken en selecteer vervolgens Projecttaken - alle.

  4. Klik vanaf het lint in het rapportvenster in de groep Sorteren en filteren op Filter.

  5. Klik in het dialoogvenster Projecttaken filteren op de tab Uitgebreid filter.

  6. Klik in de lijst Veldnaam op Gekoppeld aan. Klik vanuit de lijst Vergelijking op Gelijk aan, en typ vervolgens in het vak Vergelijken met de naam van het zakelijke project dat u bijhoudt.

  7. Klik op OK.

  8. Klik in de groep Weergeven op het lint op Grafiek.

    De projecttaken van het zakelijke project worden weergegeven als groene taakbalken op een tijdlijn. Met een zwarte lijn binnen de taakbalk wordt het percentage van de taak aangegeven dat is voltooid.

Tip:  U kunt extra grafiekelementen weergeven. Klik op het lint in de groep Grafiek op Labels en selecteer de labels die u wilt weergeven.

Zie Rapporten en grafieken gebruiken in Business Contact Manager en Records filteren in Business Contact Manager voor meer informatie over rapporten en filters.

Naar boven

Uw vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×