Project Online gebruiken met externe gebruikers

In Project Online is Project Web App een siteverzameling in SharePoint Online en het delen van een Project Web App-site met externe gebruikers werkt op dezelfde manier als het delen van andere SharePoint Online-sites. In dit artikel worden de opties besproken voor extern delen die relevant zijn voor Project Web App in Project Online. Tevens worden de gevolgen behandeld van het verlenen van licenties als u uw externe gebruikers toegang wilt geven tot Project Web App-functies in Project Online. U wordt aangeraden de informatie te lezen over hoe u extern delen kunt beheren voor uw SharePoint Online-omgeving.

Zodra een Project Web App-site met externe gebruikers is gedeeld, kan een gebruiker via documenten en lijsten (inclusief risico's en problemen) op die site gaan samenwerken. Voor alle interactie op een Projectsite is een Project Online-licentie vereist.

Opmerking: Raadpleeg de Servicebeschrijving van Project Online voor meer informatie en aandachtspunten voor externe gebruikers met betrekking tot Project Online-licenties.

Het beheren van licenties en machtigingen voor externe gebruikers werkt op dezelfde manier als voor interne gebruikers. (Als u de externe gebruikers in uw lijst met gebruikers wilt zoeken, let dan op gebruikers met #EXT# in de gebruikersnaam.)

Het delen van Project Web App met externe gebruikers plannen

Er bestaan twee opties voor het delen van uw Project Web App-site in Project Online. U kunt de Office 365-adreslijst vooraf invullen met de gebruikers met wie u de site wilt delen. U kunt ook rechtstreeks vanaf de Project Web App-site uitnodigingen voor delen aan de gebruikers versturen.

De adreslijst vooraf invullen   

U kunt de Office 365-adreslijst vooraf invullen met externe gebruikers, bijvoorbeeld door B2B-samenwerking van Azure Active Directory te gebruiken of door gebruikers handmatig toe te voegen en het gebruikerstype te wijzigen in Gast. Deze manier heeft een aantal voordelen:

  • Als u het delen voor uw Project Web App-site configureert, kunt u kiezen voor de optie Delen alleen toestaan met externe gebruikers die al staan vermeld op de adreslijst van de organisatie. Daardoor hebt u meer controle over het delen van de site, omdat u een beperking instelt voor het aantal gebruikers dat u voor de site kunt uitnodigen.

  • Als u een lijst met gebruikers in één keer in uw adreslijst importeert, kunt u ze automatisch toevoegen aan beveiligingsgroepen en deze groepen gebruiken voor het beheren van de sitemachtigingen voor de diverse Project Web App-functies, zoals projectmanager, teamlid en dergelijke.

  • U kunt licenties aan de geïmporteerde gebruikers toewijzen voordat u ze de koppeling naar de Project Web App-site stuurt, zodat ze toegang hebben als ze zich aanmelden bij Project Web App.

Gebruikers toevoegen vanaf de site   

Als u de adreslijst niet vooraf wilt invullen, kunt u kiezen voor de optie Toestaan dat externe gebruikers uitnodigingen voor delen accepteren en zich aanmelden als geverifieerde gebruikers als u het delen voor de site configureert.

Het voordeel van deze methode is dat de site eenvoudig kan worden gedeeld met iedereen met een Office 365- of Microsoft-account. U kunt altijd nieuwe gebruikers uitnodigen door op de Project Web App-site op Delen te klikken. Gebruikers die uitnodigingen accepteren, worden toegevoegd aan de Office 365-adreslijst, waar u ze vervolgens kunt beheren.

Houd hierbij rekening met het feit dat uitgenodigde gebruikers pas worden toegevoegd aan de Office 365-adreslijst als ze de uitnodiging voor delen hebben geaccepteerd. Bovendien moeten ze in de adreslijst vermeld staan voordat hun een Project Online-licentie kan worden toegewezen. Vandaar dat ze nog geen volledige toegang tot de Project Web App-site hebben als ze de uitnodiging ontvangen. Ze kunnen nog steeds aan documenten, problemen en risico's werken, maar ze kunnen pas projecten beheren of met roosters werken als ze een Project Online-licentie hebben.

Een methode voor delen kiezen   

U kunt een van beide hierboven genoemde methoden kiezen, of een combinatie van de twee. U kunt de adreslijst vooraf invullen met een initiële lijst met gebruikers en er later meer uitnodigen. Het is belangrijk dat u de optie voor delen kiest die het best bij u past.

De optie Delen alleen toestaan met externe gebruikers die al staan vermeld op de adreslijst van de organisatie is meer beperkend en geeft u meer controle over wie er voor de site kunnen worden uitgenodigd. Als u deze optie wilt gebruiken, moet u de adreslijst vooraf invullen met de gebruikers die u voor de site wilt uitnodigen.

De optie Toestaan dat externe gebruikers uitnodigingen voor delen accepteren en zich aanmelden als geverifieerde gebruikers is de meest veelzijdige. Hiermee kunt u uitnodigingen versturen aan iedereen met een Office 365- of een Microsoft-account. U kunt met deze optie de adreslijst nog wel vooraf invullen met gebruikers, maar dat is niet verplicht.

Delen voor Project Web App configureren

Gebruik de volgende procedure voor het configureren van delen voor uw Project Web App-site in Project Online. Zorg ervoor dat delen is ingeschakeld op tenantniveau voordat u verdergaat.

Delen voor Project Web App configureren

  1. Ga in het SharePoint Online-beheercentrum naar het gebied siteverzamelingen en schakel het selectievakje in voor de Project Web App-site die u wilt delen.

  2. Klik op het lint op Delen.

  3. Selecteer de optie die u voor delen wilt gebruiken:

    • Delen alleen toestaan met externe gebruikers die al staan vermeld op de adreslijst van de organisatie, als u alleen wilt delen met gebruikers die u vanuit een andere adreslijst of tenant hebt geïmporteerd.

    • Toestaan dat externe gebruikers uitnodigingen voor delen accepteren en zich aanmelden als geverifieerde gebruikers, als u uitnodigingen wilt kunnen sturen aan gebruikers met een Microsoft- of Office 365-account.

  4. Klik op Opslaan.

Als u de opties voor delen voor uw Project Web App-site hebt geconfigureerd en eventueel gebruikers toegevoegd aan de Office 365-adreslijst, kunt u externe gebruikers voor de site uitnodigen met de knop Delen op die site. Dit werkt op dezelfde manier als het uitnodigen van interne gebruikers.

Uw vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×