Project Online: Aanbevolen procedures voor het beheren van risico’s

Belangrijk : Dit artikel is automatisch vertaald, bekijk de disclaimer. De Engelse versie van dit artikel vindt u hier voor referentiedoeleinden.

Aan elk project kleven risico’s, bepaalde onzekerheden, omdat u nooit exact kunt voorspellen hoe de toekomst eruitziet terwijl u en uw team het project implementeren. Om te voorkomen dat uw project averij oploopt door een onverwachte gebeurtenis of zelfs een onverwachte kans, kunt u een plan voor risicobeheer voor uw project ontwikkelen en dit in Project Web App volgen via uw Project Online-abonnement.

In dit onderwerp

Wat is risicobeheer en hoe verhoudt dit zich tot projectbeheer?

Een risico is elke mate van onzekerheid die een nadelig effect op uw project kan hebben. Gewoonlijk zien we een risico als iets negatiefs dat zou kunnen gebeuren, bijvoorbeeld wanneer een orkaan een bouwproject vertraagt. Risico's kunnen echter ook positief zijn en tot meer mogelijkheden leiden, bijvoorbeeld wanneer een marketingcampagne zo geslaagd is dat de website van het bedrijf overbelast raakt vanwege het overweldigende aantal reacties.

Risicobeheer is dus het proces voor het identificeren van en plannen voor risico's die van invloed op uw project kunnen zijn met betrekking tot doelstelling, activiteiten, planning, kosten, resources, kwaliteit, enzovoort. Hier volgen enkele voorbeelden:

  • Het product of de service in ontwikkeling is afhankelijk van nieuwe technologie die nog niet volledig is getest.

  • Onderaannemers en andere resources zijn mogelijk niet beschikbaar wanneer u ze nodig hebt.

  • Verzendingen van leveranciers kunnen vertraging oplopen.

  • Een onbekende concurrent kan zijn of haar versie van het product of de service als eerste op de markt brengen.

  • De bouw van een object staat gepland voor de winter, wanneer sneeuw en kou tot vertragingen kunnen leiden.

  • Vage projectvereisten kunnen ertoe leiden dat de doelstellingen verschuiven.

  • Het onder de knie krijgen van de projectsoftware kan lang duren.

Naar boven

Aanbevolen procedures in risicobeheer voor projecten

Hier worden technieken beschreven waarmee u het plan voor risicobeheer voor uw project kunt definiëren.

De risico's bepalen

U en uw team kunnen de projectrisico's op de volgende manieren bepalen. Houd ook rekening met positieve risico's, of mogelijkheden, die zich kunnen voordoen.

  • Roep het projectteam bijeen om risico’s te bepalen. Wijs een discussieleider en notulist aan zodat iedereen zijn mening kan geven en alle risico's worden vastgelegd.

  • Bekijk de belangrijke fasen van het project met het oog op risico's.

  • Maak ook gebruik van geleerde lessen uit het verleden door te kijken naar wat er minder goed ging bij deze projecten en te bepalen of dit ook kan gebeuren tijdens uw huidige project. Kijk ook naar wat er juist wel heel goed ging en bepaal of dit positieve verrassingen waren die zich ook zouden kunnen voordoen tijdens uw huidige project.

  • Voer een SWOT-analyse uit om de sterke en zwakke punten, mogelijkheden en risico’s van het project te onderzoeken. Dit is ook een goede manier om naar positieve en negatieve risico’s te kijken.

  • Maak gebruik van risicocategorieën, inclusief technische, externe, organisatie- en projectbeheerfactoren. Technische aspecten kunnen projectvereisten en de complexiteit of betrouwbaarheid van de gebruikte technologie in het project omvatten. Externe factoren kunnen betrekking hebben op onderaannemers en leveranciers, het weer, de behoeften van klanten, de markt en veranderingen in regelgeving. Tot organisatierisico's kunnen de afhankelijkheid van andere projecten, meerdere claims op dezelfde resources door verschillende projecten, de concurrentie voor financiering of veranderende strategische prioriteiten behoren. Projectbeheerrisico’s kunnen onder andere de nauwkeurigheid van het werk en de schattingen van kosten of methoden voor het verzamelen van de status en het bijhouden van kosten zijn.

  • Houd rekening met de projectdriehoek (doelstelling, tijd en geld) in combinatie met andere projectfactoren voor risico’s. Wat kan van invloed zijn op de doelstelling en activiteiten? Wat kan er gebeuren met de belangrijkste mijlpalen en de einddatum van het project? Het projectbudget en de uitgaven? De beschikbaarheid en prestaties van resources? Kwaliteit?

De risico's beoordelen

Nadat u de risico's hebt vastgelegd, is het tijd om deze te beoordelen op basis van waarschijnlijkheid en effect. Geef voor elk risico met een numerieke waarde of percentage aan hoe groot de kans is dat dit risico waarheid wordt.

Geef voor elk risico ook met een numerieke waarde aan welk belang of effect dit risico zou hebben. U kunt de schaal gebruiken die voor u het handigst is, zolang u deze maar consistent op alle risico's toepast.

Vermenigvuldig de twee numerieke waarden om de risicoscore te bepalen.

De prioriteit van risico 's bepalen

Zet de risico's op volgorde van hoogste naar laagste score om te zien waar uw risicobeheerplan zich op moet concentreren. Hier volgt een voorbeeld van een lijst met risico's die u kunt maken met Project Web App. De risico’s worden op basis van de risicoscore weergegeven. Zie Risico's vastleggen en volgen in Project Online later in dit onderwerp voor meer informatie.

Geef de risico's op basis van de risicoscore, van hoog naar laag, weer.

Al bladerend door uw lijst met op prioriteit beoordeelde risico's vallen u waarschijnlijk natuurlijke groeperingen op:

  • Risico's met de hoogste scores vereisen een geplande reactie.

  • Voor risico's met gemiddelde scores moet per geval worden besloten of een geplande reactie vereist is.

  • Voor risico’s met lage scores is een geplande reactie waarschijnlijk niet nodig, maar het kan geen kwaad om deze gedurende de looptijd van het project af en toe nog eens te bekijken om te zien of de omstandigheden zo zijn veranderd dat de prioriteit moet worden verhoogd.

Het plan voor risicobeheer ontwikkelen

Nu u uw risico’s hebt beoordeeld en de prioriteit van uw risico's hebt bepaald, beschikt u over de basis voor het ontwikkelen van het plan voor risicobeheer voor uw project. Bepaal voor elk van de risico's die uw team moet beheren de volgende mogelijke reacties:

  • Vermijd het risico. Als het risico het niet waard is om deel uit te maken van het project, vermijdt u het risico. Zo kan het verstandiger zijn om een taak of resource met een onacceptabel hoog risico te vervangen door een passend alternatief.

  • Draag de verantwoordelijkheid voor het risico over aan iemand anders, bijvoorbeeld een andere afdeling of een leverancier. Andere voorbeelden zijn verzekeringen of garanties. De kosten van het overdragen van het risico moeten lager zijn dan wanneer u de verantwoordelijkheid voor het risico zou behouden.

  • Maak een plan voor onvoorziene omstandigheden om te voorkomen dat het risico optreedt of om het effect van het risico te beperken. Dit deel van het plan voor risicobeheer kost u waarschijnlijk het meeste werk omdat u een alternatief plan en activeringspunten maakt op basis waarvan wordt bepaald wanneer het plan voor onvoorziene omstandigheden wordt geactiveerd.

  • Accepteer de risico's. Voor sommige risico's van hoge prioriteit is het rendabeler om het risico te nemen dan om het te vermijden, over te dragen of te beperken.

Het plan voor één risico kan een of meer van deze reacties omvatten. Zo wilt u mogelijk doen wat u kunt om het risico te voorkomen, maar hebt u mogelijk ook een plan voor wat u moet doen als het toch gebeurt.

Bepaal bij het kiezen van de strategie ook hoeveel geld, tijd en werk het kost. U wilt de juiste balans vinden tussen vooruitgang boeken met uw project en het vermijden en voorkomen van of plannen voor belangrijke risico's.

Een risicomanager toewijzen

Kies iemand anders dan de projectmanager om als risicomanager gedurende de looptijd van het project de risico’s in de gaten te houden. Dit moet iemand zijn die met een gezonde dosis scepsis naar de onzekerheden kan kijken die een project omgeven.

De risicomanager is ook degene die activeringspunten voor onvoorziene omstandigheden in de gaten houdt, de risico's van lagere prioriteit in de gaten houdt en ervoor zorgt dat het beheerplan wordt uitgevoerd.

Teamleden aanmoedigen om risico 's te melden

Alle teamleden moeten de kans krijgen om melding te maken van de risico's die ze voor het project voorzien. In Project Web App kunnen teamleden risico’s voor hun toegewezen taken en projecten invoeren. Dit kan zelfs een anoniem kanaal voor het melden van risico zijn als u denkt dat dit betere resultaten oplevert.

Naar boven

Risico's vastleggen en volgen in Project Online

In Project Web App, dat u via uw Project Online-abonnement krijgt, kunt u de risicodatabase voor uw project maken en uw plan voor risicobeheer voortdurend in de gaten houden en bijwerken. In dit systeem voor het bijhouden van risico’s kunt u de waarschijnlijkheid en het belang instellen, het risico toewijzen aan een teamlid en een deadline instellen. Teamleden kunnen risico’s ook weergeven en bewerken in Project Web App.

Een risico opnemen

  1. Selecteer op de Project Online-pagina Start onder Uw werk bijhouden de optie Projecten.

  2. Selecteer op de pagina Projecten onder de kolom Projectnaam de naam van het project waarvoor u een risico wilt toevoegen of bewerken.

  3. Klik in het linkerdeelvenster op Risico’s.

  4. Klik op de pagina Risico’s op nieuw item.

  5. Vul het formulier in dat wordt weergegeven. De vereiste velden zijn Titel, Kans en Effect. Andere velden zijn onder andere Eigenaar, Toegewezen aan, Kosten, Omschrijving, Plan voor risicobeperking, Plan voor onvoorziene omstandigheden en Inwerkingtreding. Voer zoveel mogelijk velden in. U kunt later altijd meer informatie toevoegen.

    Vul het formulier in dat wordt weergegeven.

  6. Selecteer onder aan de pagina de knop Opslaan.

Risicogegevens wijzigen

  1. Selecteer op de Project Online-pagina Start onder Uw werk bijhouden de optie Projecten.

  2. Selecteer op de pagina Projecten onder de kolom Projectnaam de naam van het project waarvoor u een risico wilt toevoegen of bewerken.

  3. Klik in het linkerdeelvenster op Risico’s.

  4. Selecteer op de pagina Risico's de naam van het risico dat u wilt wijzigen.

  5. Selecteer boven het formulier dat wordt weergegeven de optie Item bewerken.

  6. Wijzig of voltooi de betreffende velden.

  7. Als u een bestand wilt toevoegen aan de risicorecord, selecteert u op het tabblad Bewerken in de groep Acties de optie Bestand bijvoegen. Selecteer Bestand kiezen, ga naar en selecteer het bestand en klik op Openen. Klik op OK.

  8. Selecteer onder aan de pagina de knop Opslaan.

De lijst met risico's aan een project weergeven

  1. Selecteer op de Project Online-pagina Start onder Uw werk bijhouden de optie Projecten.

  2. Selecteer op de pagina Projecten onder de kolom Projectnaam de naam van het project waarvoor u een risico wilt toevoegen of bewerken.

  3. Klik in het linkerdeelvenster op Risico’s.

  4. Bekijk op de pagina Risico's de risico's die zijn ingevoerd voor het huidige project.

  5. Als u in oplopende volgorde wilt sorteren op basis van een veld, bijvoorbeeld Toegewezen aan, Status of Blootstelling (het product van de factoren Kans en Effect), klikt u op de kolomkop. Als u wilt sorteren in aflopende volgorde, klikt u nog een keer op dezelfde kolomkop.

    Oplopend of aflopend sorteren op basis van een veld

Naar boven

Opmerking : Disclaimer voor automatische vertaling: Dit artikel is vertaald door een computersysteem zonder menselijke tussenkomst. Microsoft biedt deze automatische vertalingen aan om niet-Engels sprekende gebruikers te helpen de inhoud over producten, services en technologieën van Microsoft te raadplegen. Omdat het artikel automatisch is vertaald, bevat het mogelijk fouten in grammatica, woordenschat en syntaxis.

Uw vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×