Privacysupplement voor Microsoft Lync 2010 Attendant

Inhoud

• Archivering

• Audiotestservice

• Oproeplogboeken

• Logboekregistratie aan de clientzijde

• Nummerweergave in het vergaderschema

• Visitekaartje

• Gespreksgeschiedenis

• Aangepaste profielfuncties

• Hulpdiensten (alarmnummer)

• Uitbellen vanuit vergadering

• Invoegtoepassing voor onlinevergaderingen voor Outlook

• Aanwezigheids‑ en contactgegevens

• Privacymodus

• Opname

• Collectieve contactenlijst

• Verbeteringen in spraakkwaliteit

Deze pagina is een aanvulling op de Privacyverklaring voor Microsoft Lync-producten. Lees zowel de privacyverklaring voor Microsoft Lync-producten als deze aanvulling om inzicht te krijgen in de procedures voor het verzamelen en gebruiken van gegevens die relevant zijn voor een bepaald Microsoft Lync-product of -service.

Archivering

Wat deze functie doet: met archivering kan uw beheerder chatgesprekken, vergaderactiviteiten en inhoud en gebruikskenmerken, zoals aanmeldingen van gebruikers en het starten en deelnemen van gesprekken, archiveren.

Verzamelde, verwerkte of verzonden gegevens: bij archivering wordt de inhoud van chatgesprekken en informatie over het gebruik van chatberichten opgeslagen op een server die uw beheerder configureert. Er worden geen gegevens verzonden naar Microsoft.

Gebruik van gegevens: uw beheerder kan deze informatie gebruiken om het gebruik van Microsoft Lync 2010 Attendant voor uw onderneming te beheren.

Keuze/beheer: archivering is standaard uitgeschakeld en moet worden ingeschakeld door een ondernemingsbeheerder. Controleer het gegevensgebruik en bewakingsbeleid van uw bedrijf om te bepalen of archivering kan worden ingeschakeld.

Audiotestservice

Wat deze functie doet: met de knop Gesprekskwaliteit controleren kunt u een testgesprek voeren met Microsoft® Lync 2010 Attendant, zodat u de spraakkwaliteit van het gesprek kunt controleren. Hiermee kunt u horen hoe u zou klinken in een echte oproep. Wanneer u een testgesprek voert, wordt u door de audiotestservice gevraagd om een spraakvoorbeeld op te nemen na een pieptoon. Uw spraakvoorbeeld wordt opgenomen gedurende een vooraf gedefinieerde periode (bijvoorbeeld 5 seconden) en wordt vervolgens voor u afgespeeld. Als het netwerk sub-optimaal is of als u geen goede apparaatconfiguratie hebt, ontdekt u dit tijdens het afspelen van de opname.

Verzamelde, verwerkte of verzonden gegevens: als u een testgesprek voert, neemt de audiotestservice uw spraakvoorbeeld op na een prompt. De spraakvoorbeelden worden verwijderd nadat u het gesprek hebt beëindigd. Er worden geen gegevens verzonden naar Microsoft.

Gebruik van informatie: het spraakvoorbeeld is voor uw eigen gebruik om te controleren hoe u in een echte oproep zou klinken en om u aan te geven dat uw apparaat correct is ingesteld en klaar is om te bellen. De gebruiker kan naar dit opgenomen spraakvoorbeeld luisteren om te bepalen of hij/zij klaar is om een echte oproep te doen door te controleren of het apparaat in de juiste staat is en de audio correct wordt weergegeven.

Keuze/beheer: Als u geen spraakvoorbeeld wilt opnemen, kunt u ervoor kiezen geen testoproep uit te voeren. U kunt als volgt een testgesprek voeren:

1. Klik op de menubalk op het pictogram Audioapparaat .

2. Klik op Gesprekskwaliteit controleren en volg de instructies.

Oproeplogboeken

Wat deze functie doet: met oproeplogboeken kunt u een record van uw spraakoproepen die door Attendant worden verwerkt, opslaan in een Microsoft Outlook-map.

Verzamelde, verwerkte of verzonden gegevens: informatie over uw spraakoproepen, zoals begintijd, eindtijd, duur en oproepdeelnemers, worden opgeslagen in uw Outlook map Gespreksgeschiedenis. Oproeplogboeken slaan de inhoud van uw oproepen niet op. Er worden geen gegevens verzonden naar Microsoft.

Gebruik van informatie: u kunt deze informatie gebruiken om uw spraakoproepgeschiedenis te controleren.

Keuze/beheer: oproeplogboeken zijn standaard ingeschakeld. Als uw beheerder de mogelijkheid om oproeplogboeken te beheren niet heeft uitgeschakeld, kunt u uw instellingen wijzigen door de volgende stappen uit te voeren:

1. Klik in het pictogram Menubalk op Opties.

2. Schakel op het tabblad Persoonlijk het selectievakje Mijn oproeplogboeken opslaan in de map Outlook Gespreksgeschiedenis uit.

3. Klik op OK.

Logboekregistratie aan de clientzijde

Wat deze functie doet: met Client-Side-logboekregistratie kunt u informatie vastleggen over uw gebruik van Attendant op uw computer, in uw gebruikersprofiel. De informatie kan worden gebruikt voor het oplossen van problemen met Attendant die u mogelijk ondervindt.

Verzamelde, verwerkte of verzonden gegevens: als u of uw beheerder Client-Side logboekregistratie inschakelt, worden gegevens zoals de volgende opgeslagen op uw computer: onderwerp van vergadering, locatie, SIP-berichten (Session Initiation Protocol), antwoorden op uw Attendant-gesprekken, informatie over de afzender en ontvanger van elk Attendant-bericht, de route die het bericht heeft gevolgd, uw contactenlijst, en uw aanwezigheidsgegevens. De inhoud van uw Attendant-gesprekken wordt niet opgeslagen. Er worden geen gegevens automatisch naar Microsoft verzonden, maar u kunt ervoor kiezen deze handmatig te verzenden.

Gebruik van informatie: logboeken aan de clientzijde kunnen worden gebruikt om Problemen met Attendant op te lossen.

Keuze/beheer: Client-Side Logboekregistratie is standaard uitgeschakeld en moet worden ingeschakeld door een ondernemingsbeheerder. Als uw beheerder de mogelijkheid om logboekregistratie te beheren niet heeft uitgeschakeld, kunt u uw instellingen wijzigen door de volgende stappen uit te voeren:

1. Klik in het pictogram Menubalk op Opties.

2. Schakel op het tabblad Algemeen het selectievakje Logboekregistratie inschakelen in Attendant in en Schakel Windows Logboekregistratie voor Attendant in.

3. Klik op OK.

Nummerweergave in de deelnemerslijst van een vergadering

Wat deze functie doet: in de lijst met deelnemers (rooster) wordt een lijst met alle deelnemers aan de vergadering weergegeven.

Verzamelde, verwerkte of verzonden gegevens: wanneer u inbelt bij een telefonische vergadering, wordt het telefoonnummer dat u belt (uw nummerweergave) weergegeven voor alle deelnemers. Er worden geen gegevens verzonden naar Microsoft.

Gebruik van informatie: personen in de vergadering kunnen deze informatie gebruiken om onderscheid te maken tussen verschillende deelnemers die telefonisch hebben deelgenomen aan de vergadering.

Keuze/beheer: de nummerweergave wordt standaard weergegeven en wordt opgehaald van het telefoonbedrijf. U kunt ervoor kiezen om uw telefoonnummer niet te delen door nummerweergave te blokkeren wanneer u belt.

• Neem contact op met uw telefoonmaatschappij als u nummerweergave permanent wilt blokkeren.

Als de functionaliteit beschikbaar is in uw regio, kunt u een speciale code typen voordat u het telefoonnummer kiest zodat nummerweergave tijdens één gesprek wordt geblokkeerd. Neem contact op met het telefoonbedrijf van uw locatie voor instructies.

Visitekaartje

Wat deze functie doet: het visitekaartje verzamelt statische en dynamische informatie over andere personen in uw onderneming en geeft die informatie weer in Attendant en voor contactpersonen in recente versies van Outlook. Het visitekaartje bevat acties met één klik voor onder andere e-mailen, bellen, chatberichten en het plannen van vergaderingen.

Verzamelde, verwerkte of verzonden gegevens: de statische gegevens op het visitekaartje worden verzameld uit de bedrijfsmap van de onderneming (zoals Active Directory Domain Services) en worden met anderen gedeeld via Lync Server 2010. De dynamische gegevens die worden verzameld, zoals telefoonnummers en aanwezigheid, kunnen door u worden ingevoerd en vervolgens met anderen worden gedeeld via Lync Server 2010. Beschikbaarheidsinfo die op de kaart wordt weergegeven, wordt opgehaald uit Microsoft Exchange Server. Locatiegegevens die worden weergegeven op het visitekaartje, worden opgehaald zoals beschreven in de sectie Locatie. Er worden geen gegevens verzonden naar Microsoft.

Gebruik van gegevens: de contactgegevens worden weergegeven, zodat u uw contactgegevens met anderen kunt delen.

Keuze/beheer:

U hebt de volgende besturingsopties:

Privacyrelaties: U kunt ervoor kiezen om specifieke contactpersonen in verschillende privacyrelaties te plaatsen (familie en vrienden, werkgroep, collega's, externe contactpersonen en geblokkeerde contactpersonen). Hiermee bepaalt u welke stukjes informatie worden gedeeld met welke contactpersonen. Stel privacyrelaties als volgt in:

1. Klik met de rechtermuisknop op een contactpersoon.

2. Klik op Privacyrelatie wijzigen.

3. Klik op de keuze die van toepassing is op de wijze waarop u uw gegevens wilt delen.

Agendagegevens: U kunt de machtigingen voor het weergeven van beschikbaarheidsinfo beheren via Outlook opties.

Gespreksgeschiedenis

Wat deze functie doet: In de gespreksgeschiedenis van een attendant wordt de gespreksgeschiedenis van een gebruiker opgehaald uit Exchange Server en weergegeven in Outlook.

Verzamelde, verwerkte of verzonden gegevens: als u logboekregistratie van gespreksgeschiedenis hebt ingeschakeld, worden de inhoud van uw chatgesprekken en statistieken over uw spraakgesprek (zoals datum, tijd, duur en bellergegevens) opgeslagen in uw Exchange-account. Als logboekregistratie van gespreksgeschiedenis is uitgeschakeld in Attendant door u of door beleid zoals gedefinieerd door uw ondernemingsbeheerder, worden deze items niet verzameld of weergegeven. Er worden geen gegevens verzonden naar Microsoft.

Gebruik van informatie: Attendant geeft deze informatie weer in Outlook, zodat gebruikers hun eerdere gesprekken kunnen bekijken en voortzetten. Er wordt ook een samenvatting van gesprekken weergegeven in het hoofdmenu van Attendant.

Keuze/beheer: u kunt logboekregistratie van chatgesprekken, gesprekken of beide uitschakelen. U kunt deze instelling als volgt wijzigen:

1. Klik in het pictogram Menubalk op Opties.

2. Schakel op het tabblad Persoonlijk het selectievakje Mijn chatgesprekken opslaan in Outlook map Gespreksgeschiedenis in.

3. Klik op OK.

Als u Gespreksgeschiedenis inschakelt, moet u personen melden dat u communiceert met dat hun chatgesprekken worden opgeslagen.

Aangepaste profielfuncties

Wat deze functies doen: met de volgende aangepaste profielfuncties kunt u uw gebruik van Attendant aanpassen:

• In Last Search wordt de meest recente zoekopdracht opgeslagen die in Attendant is ingevoerd, zodat u in de toekomst sneller toegang hebt tot deze informatie.

• In recente gesprekken wordt een lijst weergegeven met gesprekken die Attendant onlangs heeft verwerkt, waardoor deze informatie in de toekomst sneller toegankelijk is.

• Met veelgebruikte getallen worden de nummers opgeslagen die u kiest, zodat u in de toekomst sneller toegang hebt tot deze informatie.

• In categorieën en aantekeningen voor contactpersonen worden notities en aangepaste categorietoewijzingen voor uw contactpersonen weergegeven, zodat u gemakkelijker het belang van een contactpersoon kunt identificeren wanneer u een doorgestuurd gesprek ontvangt.

• Gesprekssjablonen slaan veelgebruikte taal van uw chatgesprekken op in sjablonen, zodat u sneller nieuwe chatgesprekken kunt starten door een van deze sjablonen te selecteren.

• Vergadersjablonen slaan veelgebruikte configuratie-instellingen van uw vergaderingen op in sjablonen, zodat u sneller nieuwe vergaderingen kunt starten door een van deze sjablonen te selecteren.

• Met Configuratie van tegelweergave kunt u wijzigen hoe visitekaartjes worden weergegeven.

• Met Distributiegroepenvolgorde kunt u de volgorde wijzigen waarin aangepaste distributiegroepen worden weergegeven.

Verzamelde, verwerkte of verzonden gegevens: met aangepaste profielfuncties worden gebruiksgegevens, voorkeuren en sjablonen van Attendant opgeslagen in uw Windows gebruikersprofiel op uw computer. Er worden geen gegevens verzonden naar Microsoft.

Gebruik van informatie: u kunt informatie over aangepaste profielfuncties gebruiken om uw gebruik van Attendant aan te passen. Als u één Windows gebruikersaccount deelt met andere Attendant-gebruikers, delen u en de andere gebruikers algemene instellingen voor klantprofielfuncties. Als u verschillende Attendant-accounts hebt, is de informatie gescheiden en kan deze niet worden bekeken door een persoon met hetzelfde Windows account.

Keuze/beheer: Aangepaste profielfuncties zijn standaard ingeschakeld en kunnen niet worden uitgeschakeld. Het wordt aanbevolen om u aan te melden bij Attendant met een uniek Windows-account als u wilt voorkomen dat andere gebruikers uw Attendant-gebruiksgegevens, -voorkeuren en -sjablonen kunnen zien.

U kunt opgeslagen zoekgeschiedenis en informatie in de lijst Met veelgebruikte getallen verwijderen. U kunt deze items als volgt verwijderen:

1. Klik in het pictogram Menubalk op Opties.

2. Zoek op het tabblad Persoonlijk de instelling Mijn zoekgeschiedenis verwijderen en de getallen in de lijst Veelgebruikte getallen.

3. Klik op Verwijderen.

4. Klik op OK.

Hulpdiensten (alarmnummer)

Wat deze functie doet: Wanneer deze functie beschikbaar wordt gesteld door uw bedrijfsbeheerder, kan Attendant een locatie verzenden naar noodhulpdiensten wanneer een nummer van de noodhulpdiensten wordt gebeld (zoals 911 in de Verenigde Staten). De beheerder van het bedrijf kan de mogelijkheid voor noodoproepen beperken tot uw werklocatie. Neem daarom contact op met uw beheerder voor informatie over de mate waarin de functionaliteit voor noodoproepen beschikbaar is. Als deze optie is ingeschakeld, is de locatiegegevens die naar het personeel van de noodhulpdiensten worden verzonden, de locatie die de beheerder van uw bedrijf heeft toegewezen aan uw locatie (bijvoorbeeld uw kantoornummer) en die is ingevoerd in de locatiedatabase. Als u naar noodhulpdiensten belt terwijl u Attendant gebruikt met een draadloze internetverbinding, terwijl u zich nog op uw werklocatie bevindt, zijn de locatiegegevens die naar hulpverleners worden verzonden slechts een geschatte locatie omdat dit de locatie is van het specifieke draadloze eindpunt waarmee uw computer communiceert. De locatiegegevens van dat draadloze eindpunt worden bovendien handmatig ingevoerd door de beheerder van uw bedrijf en daarom zijn de locatiegegevens die naar het personeel van de noodhulpdiensten worden verzonden mogelijk niet uw werkelijke locatie. Om volledig functioneel te zijn, moet uw bedrijf een routeringsservice behouden die wordt geleverd door gecertificeerde oplossingsproviders. De service is alleen beschikbaar binnen de Verenigde Staten.

Verzamelde, verwerkte of verzonden gegevens: de locatiegegevens die door Attendant worden verkregen, worden bepaald door de automatische locatiegegevens die worden ingevuld door de locatiegegevensserver. Deze informatie wordt opgeslagen in het geheugen op uw computer, dus wanneer een nummer van de noodhulpdiensten wordt ingevoerd, worden deze locatiegegevens met de oproep verzonden om door te schakelen naar de juiste noodhulpdienstenprovider en uw geschatte locatie op te geven. Voor noodoproepen bevat het gespreksdetailrecord uw locatiegegevens. Er worden geen gegevens verzonden naar Microsoft.

Gebruik van gegevens: Locatie wordt gebruikt om het gesprek te routeren naar de relevante hulpdienst, zodat deze kan worden ingezet. Deze gegevens kunnen ook worden verzonden naar het beveiligingsbedrijf van de onderneming, samen met een melding over de locatie van de beller en terugbelgegevens.

Keuze/beheer:

Deze functie is standaard uitgeschakeld en moet worden ingeschakeld door uw systeembeheerder. Vraag bij uw systeembeheerder na of deze functie beschikbaar is. U kunt niet zelf bepalen of een locatie automatisch wordt opgehaald of verzonden naar hulpdiensten tijdens een noodoproep.

Als een locatie echter niet automatisch wordt verkregen, wordt u gewaarschuwd om contact op te nemen met uw beheerder om de locatie correct te configureren. U kunt de huidige locatiegegevens als volgt bevestigen:

1. Klik in het pictogram Menubalk op Opties.

2. Zoek op het tabblad Persoonlijk de groep Locatie en bekijk uw locatie.

3. Klik op OK.

Uitbellen vanuit vergadering

Wat deze functie doet: met deze functie kunnen Attendant-gebruikers die aanwezig zijn in een vergadering een PSTN-nummer toevoegen aan een bestaande av-vergadering (audiovideo).

Verzamelde, verwerkte of verzonden gegevens: wanneer de PSTN-gebruiker die wordt uitgenodigd voor de AV-vergadering de oproep ontvangt, ontvangt hij of zij de nummerweergave van de organisator van de AV-vergadering (en niet noodzakelijkerwijs de nummerweergave van de partij die deze toevoegt aan de vergadering). Zodra de PSTN-gebruiker de telefoon beantwoordt, neemt hij of zij direct deel aan de vergadering.

Gebruik van gegevens:

De nummerweergave van de organisator wordt verzonden naar de PSTN-gebruiker die wordt uitgenodigd voor de vergadering.

Keuze/beheer:

Er is geen beheer voor gebruikers- of ondernemingsbeheerders voor deze functie. Voordat u een PSTN-gebruiker toevoegt, kunt u indien mogelijk een chatbericht of een e-mailbericht naar de PSTN-gebruiker verzenden om te vragen of ze willen deelnemen aan de AV-vergadering, zodat ze op de hoogte zijn van wat er gebeurt. De PSTN-gebruiker kan ervoor kiezen om de oproep niet te accepteren.

Invoegtoepassing voor onlinevergaderingen voor Outlook

Wat deze functie doet: dit is een Outlook-invoegtoepassing die is geïnstalleerd met Attendant en waarmee gebruikers onlinevergaderingen kunnen plannen en aanpassen.

Verzamelde, verwerkte of verzonden gegevens:

• Naam van de organisator

• Namen van deelnemers

• Namen van presentatoren

• Lijst met e-mailadressen

• Onderwerp van de vergadering en andere informatie over de vergadering (zoals informatie over de start/eindtijd, vergadering-id, wachtwoordcode en auto attendant/televergaderingprovider voor de gebruiker)

• Alle proxyadressen voor de in Microsoft Exchange (X400-X500-adressen, Exchange UM-adressen (Unified Messaging) en SIP- en telefoon-/Exchange UM-voicemail-URI's)

• Informatie over vergaderlocatie

Gebruik van informatie: de informatie wordt alleen gebruikt voor het plannen van een vergadering en gerelateerde logboekregistratie, zoals beschreven in de sectie Client-Side Logboekregistratie. Voor planning worden de gegevens in het geheugen verwerkt en in het register van uw lokale computer opslagen zodat ze snel kunnen worden geopend.

Keuze/beheer: de logboekregistratie van persoonlijke gegevens is standaard uitgeschakeld. Met de hulp van uw ondernemingsbeheerder kunt u het register bijwerken om geavanceerde logboekregistratie op uw computer in te schakelen.

Aanwezigheids‑ en contactgegevens

Wat deze functie doet: met deze functie hebt u toegang tot informatie die is gepubliceerd over andere gebruikers (zowel binnen als buiten uw organisatie) en krijgt u andere gebruikers toegang tot informatie die over u is gepubliceerd, zoals status, titel, telefoonnummer, locatie en notities. De beheerder kan ook integratie met Outlook en Exchange configureren, zodat u afwezigheidsberichten en andere statusinformatie weergeeft (bijvoorbeeld wanneer u een vergadering hebt gepland in uw Outlook agenda).

Verzamelde, verwerkte of verzonden gegevens: u gebruikt uw aanmeldingsadres en een wachtwoord om verbinding te maken met Lync Server. U en uw beheerder kunnen informatie publiceren over uw aanwezigheidsstatus en contactgegevens die aan uw aanmelding worden gekoppeld. Er worden geen gegevens verzonden naar Microsoft.

Gebruik van gegevens: andere gebruikers en programma's van Microsoft Lync 2010 en Attendant hebben toegang tot uw aanwezigheids- en contactgegevens om uw gepubliceerde status en informatie te bepalen, zodat ze beter met u kunnen communiceren.

Keuze/beheer: u kunt kiezen welke informatie over u wordt gepubliceerd. Uw beheerder kan ook namens u gepubliceerde gegevens configureren. Als uw beheerder de mogelijkheid om uw gepubliceerde gegevens te beheren niet heeft uitgeschakeld, kunt u uw instellingen op elk gewenst moment wijzigen door het volgende te doen:

1. Klik in het pictogram Menubalk op Opties.

2. Bekijk op het tabblad Telefoons de informatie over telefoonnummers die uw beheerder heeft gepubliceerd. U kunt ook meer getallen invoeren en beslissingen nemen over wat u naar andere gebruikers wilt publiceren.

3. Klik op OK.

Ga als volgt te werk om uw aanmeldingsgegevens te wijzigen:

1. Als u bent aangemeld bij Attendant, meldt u zich eerst af.

2. Voer in het aanmeldingsscherm uw aanmeldingsadres in. Vervolgens kunt u de koppeling Instellingen wijzigen gebruiken om handmatig de naam in te voeren van de server waarmee u verbinding wilt maken.

3. Klik op Sign In.

U kunt ook privacyrelaties instellen om aan te geven wat elke gebruiker kan zien met betrekking tot uw aanwezigheidsniveau en informatie. U gaat hiervoor als volgt te werk:

1. Klik met de rechtermuisknop op een contactpersoon.

2. Klik op Privacyrelatie wijzigen.

3. Selecteer het juiste toegangsniveau voor de gebruiker.

Privacymodus

Wat deze functie doet: Privacymodus is een instelling waarmee u uw aanwezigheidsgegevens (zoals Beschikbaar, Bezet, Niet storen, enzovoort) alleen kunt delen met contactpersonen die worden vermeld in uw lijst met contactpersonen.

Verzamelde, verwerkte of verzonden gegevens: als u de privacymodus inschakelt, wordt in Attendant een modus geactiveerd waarin u de gebruikersinstellingen kunt wijzigen, zodat uw aanwezigheidsgegevens alleen worden gedeeld met contactpersonen in uw lijst met contactpersonen. Er worden geen gegevens verzonden naar Microsoft.

Gebruik van informatie: de instelling van deze modus bepaalt hoe aanwezigheidsgegevens worden gedeeld.

Keuze/beheer: als de standaardmodus op de server is ingeschakeld via de beheerdersinstellingen, kunt u de privacymodus niet wijzigen.

Opname

Wat deze functie doet:

Met deze functie kunnen organisatoren en/of presentatoren alle aspecten van een Lync 2010-sessie opnemen, waaronder wie de vergadering, audio, video en inhoud heeft ingevoerd, zoals chatgesprekken, programma's delen, Microsoft PowerPoint-presentaties, hand-outs en whiteboards. Wanneer de organisator of andere presentatoren hun opname onderbreken of stoppen, worden andere opnamen die worden uitgevoerd, niet beïnvloed.

Verzamelde, verwerkte of verzonden gegevens:

Als presentatoren ervoor kiezen om op te nemen, wordt de opname opgeslagen op hun computer. Extra videobestanden die zijn gegenereerd op basis van de opname, worden standaard opgeslagen op de lokale computer van de presentator, maar kunnen ook worden opgeslagen op een andere computer als deze is opgegeven door de presentator die de opname uitvoert. Wanneer gebruikers inhoud uploaden naar een vergadering, wordt toestemming verleend om die inhoud toe te voegen aan opnamen die die gebruikers of andere gebruikers maken.

Als er fouten optreden tijdens de publicatiefase van een opname, kunnen gegevens die zijn vastgelegd in een gepauzeerde opnamestaat, onbedoeld worden opgenomen in de opname. Als een deel van de publicatiefase mislukt (zie Opnamebeheer voor de status 'Waarschuwing...'), moeten opnamen niet naar anderen worden verspreid, ook al kunnen deze wel worden afgespeeld.

Gebruik van gegevens:

De opname kan worden afgespeeld door iedereen die toegang heeft tot de locatie waar de opname is opgeslagen.

Keuze/beheer:

De mogelijkheid om op te nemen is standaard uitgeschakeld en moet worden ingeschakeld door de ondernemingsbeheerder. Als deze functie is ingeschakeld, kunnen presentatoren van de vergadering een opname starten. Wanneer een presentator de opname inschakelt, wordt een melding dat een opname is gestart, uitgezonden naar deelnemers met compatibele clients en apparaten. Gebruikers die deelnemen aan een opgenomen sessie via een van de volgende incompatibele clients of apparaten, worden opgenomen, maar ontvangen de opnamemelding niet.

Niet-compatibele clients zijn:

• Microsoft Office Communicator 2007 R2

• Microsoft Office Communicator 2007

• Microsoft Office Communicator Web Access (2007 R2)

• Microsoft Office Communicator Web Access (2007)

• Microsoft Office Communications Server 2007 R2 Attendant

Niet-compatibele apparaten zijn:

• Microsoft Office Communicator 2007 R2 Phone Edition

• Microsoft Office Communicator 2007 Phone Edition

Geïntegreerd archief met contactpersonen

Wat deze functie doet: de functie Geïntegreerd archief met contactpersonen bestaat uit drie hoofdfuncties:

• Samenvoegen van zoekopdrachten: met deze functie wordt uw algemene adreslijst samengevoegd met uw persoonlijke Outlook contactpersonen, zodat er bij het zoeken naar een contactpersoon slechts één vermelding in de zoekresultaten wordt weergegeven.

• Contactpersonen samenvoegen: met deze functie worden contactgegevens samengevoegd tussen Outlook- en GAL-vermeldingen waarvoor overeenkomende e-mail- of aanmeldings-id's worden gebruikt. Nadat een overeenkomst is vastgesteld, worden gegevens van drie gegevensbronnen samengevoegd (Outlook, GAL en aanwezigheidsgegevens). Deze samengevoegde gegevens worden weergegeven in verschillende onderdelen van de gebruikersinterface, waaronder zoekresultaten, uw lijst met contactpersonen en een visitekaartje.

• Outlook contactpersonen maken voor Lync-contactpersonen (synchronisatie van contactpersonen): lync maakt Outlook contactpersonen voor alle contactpersonen van de gebruiker in de standaardmap met contactpersonen als de gebruiker Microsoft Exchange Server 2010 of een postvak met een latere versie heeft. Doordat de gebruiker een Outlook-contactpersoon heeft voor elke Lync-contactpersoon, kan de gebruiker Lync-contactgegevens weergeven vanuit Outlook, Outlook Web Access en via mobiele apparaten waarop contactpersonen worden gesynchroniseerd met Exchange.

Verzamelde, verwerkte of verzonden gegevens: Attendant verzamelt contactgegevens uit aanwezigheid, Active Directory en Outlook. Deze informatie wordt intern gebruikt door de Attendant van uw bedrijf. Wanneer u Outlook contactpersonen maakt, schrijft Attendant aanwezigheidsgegevens, Active Directory en Outlook contactgegevens naar Exchange. Er worden geen gegevens verzonden naar Microsoft.

Gebruik van gegevens: contactgegevens van aanwezigheidsgegevens, Active Directory en Outlook worden weergegeven in de gebruikersinterface van Attendant (lijst met contactpersonen, visitekaartje, zoekresultaten, enzovoort). Deze gegevens kunnen ook worden geschreven naar Exchange door contactpersonen te synchroniseren (het derde item in de voorgaande lijst).

Keuze/beheer:

Synchronisatie-instellingen worden beheerd door beleidsregels die zijn ingesteld door uw ondernemingsbeheerder.

Verbeteringen in spraakkwaliteit

Wat deze functie doet: Attendant biedt meldingen om u te helpen de kwaliteit van uw gesprek te verbeteren als tijdens het gesprek apparaat-, netwerk- of computerproblemen worden gedetecteerd.

Verzamelde, verwerkte of verzonden gegevens: Als u een apparaat hebt ingesteld dat slechte audio toevoegt aan een gesprek (bijvoorbeeld echo of ruis), zal Attendant u informeren en ook anderen in het gesprek informeren dat de kwaliteit van het gesprek wordt gedegradeerd vanwege de installatie van het apparaat aan uw kant. Anderen krijgen alleen een melding te zien dat u een apparaat gebruikt dat een slechte geluidskwaliteit veroorzaakt. Ze weten niet welk apparaat u gebruikt. Er worden geen gegevens naar Microsoft verzonden.

Gebruik van gegevens: de informatie die naar andere gesprekspartners wordt verzonden, wordt gebruikt om de kwaliteit van het gesprek te verbeteren. Presentatoren kunnen bijvoorbeeld uw lijn dempen als u alleen in het gesprek luistert.

Keuze/beheer: Attendant staat u niet toe om meldingen over de gesprekskwaliteit uit te schakelen.

Naar boven