Privacyhandleiding voor het persoonlijke dashboard van Microsoft MyAnalytics en de Outlook-invoegtoepassing

Belangrijk : Dit artikel is automatisch vertaald, bekijk de disclaimer. De Engelse versie van dit artikel vindt u hier voor referentiedoeleinden.

Mijn analyse helpt gebruikers beter te begrijpen hoe ze samenwerken met collega's en hoe ze hun tijd aan het werk besteden. Nuttige informatie waarmee gebruikers prioriteit te bepalen en tijd besteden aan het effectief kunt krijgen. Het doel van deze handleiding is een hoog niveau overzicht van de soorten gegevens die worden verzameld en gebruikt door Mijn analyseen hoe privacy, keuze en besturingselementen zijn opgenomen in het ontwerp te geven.

Gegevens omzetten…

Mijn analyse biedt inzichten aan de hand van drie typen gegevens:

  1. E-mail en agenda-activiteit die beschikbaar is in postvak van de gebruiker Office 365 , zoals de tijd voor vergaderingen, e-mailberichten die zijn verzonden naar een bepaalde persoon of instructies die ervoor zorgt dat een gebruiker in e-mailberichten.

  2. Gegevens over de acties van personen met wie de gebruiker e-mailt, maar in geaggregeerde vorm, om de privacy te beschermen.

  3. Office 365-gegevens die zijn gegenereerd door de acties van personen in de organisatie waarin de gebruiker werkt, ook in geaggregeerde vorm.

    Opmerking : Gegevens van externe personen worden niet in Mijn analyse gebruikt.

Het eerste type gegevens wordt 'postvakgegevens' genoemd. Het tweede en derde type gegevens wordt 'incrementele gegevens' genoemd.

Mijn analyse oppervlakken postvakgegevens geheel nieuwe manier. Bijvoorbeeld Mijn analyse vindt u weergaven waarmee gebruikers snel begrijpen hoe veel tijd aan vergaderingen besteden, hoeveel tijd besteden in e-mailbericht elke dag, die ze samenwerken met de meest, die ze zijn verliezen Raak met en naar wie u ze hebt aangebracht verplichtingen en aanvragen. Dit alles is opgehaald helemaal uit de informatie die al is beschikbaar voor de gebruiker in hun postvak.

Met behulp van incrementele gegevens kan Mijn analyse referentiepunten leveren voor de hele organisatie. Op die manier kunnen gebruikers hun manier van werken effectief vergelijken met andere personen in de organisatie. Incrementele gegevens worden ook gebruikt door de Outlook-invoegtoepassing Mijn analyse. Deze verzorgt statistieken over de activiteit met betrekking tot de e-mail van de gebruiker. Bij het gebruik van incrementele gegevens identificeert Mijn analyse gebruikers niet bij naam, om de privacy te beschermen.

…in inzichten

Als u wilt weten hoe postvakgegevens fungeert als basis voor veel Mijn analyse inzichten, kunt u de volgende scenario's. Als een gebruiker vinden die hen hebt gestuurd het meeste e-mailbericht in de laatste week wilt, kunnen ze handmatig het totale aantal e-mailberichten hebt ontvangen van alle andere mensen die ze met werken tellen en ze vervolgens rangschikken van de persoon die het meest aan de persoon die heeft gestuurd th heeft verzonden e minste. Daarnaast kan eenvoudige wiskundige gebruikt, een gebruiker bepalen de tijd gemiddelde antwoord naar hun e-mailberichten met tijdstempel informatie beschikken in hun postvak. Een gebruiker kan bovendien hun e-mailberichten als u wilt maken van een lijst van elke persoon aan wie de gebruiker een resourcebeperkingen heeft aangebracht controleren. Er zijn tal van de doelstellingen en snelle weergaven die kunnen worden ontwikkeld uit van een gebruiker de eigenaar bent van postvakgegevens:

  • De hoeveelheid tijd die besteed is aan vergaderingen en e-mail.

  • De tijd van de dag waarop een gebruiker het meeste bezig is met e-mail.

  • De hoeveelheid vergadervrije tijdblokken in de agenda van een gebruiker die kunnen worden besteed aan ononderbroken werk.

  • Collega's met wie een gebruiker het meest e-mailt en het vaakst contact heeft.

  • De gemiddelde responstijd na ontvangen en verzonden e-mails.

  • Een samengevoegde weergave van zaken aan bod die een gebruiker daarover doen voor anderen.

De onderstaande afbeelding toont het persoonlijke Mijn analyse-dashboard van een gebruiker. Hierin ziet u hoeveel tijd de gebruiker heeft besteed aan e-mail en vergaderingen, de tijd die hij of zij voor zichzelf heeft (feitelijk werk) en de tijd die ze niet aan werk wordt besteed (vrije uren).

Op het persoonlijke dashboard van Delve Analyse ziet u wekelijkse statistieken over hoe u uw tijd hebt besteed

Alle onderstaande statistieken zijn berekend op basis van informatie die al beschikbaar is in het postvak van de gebruiker en die al deel uitmaakt van de postvakgegevens.

Zie MyAnalytics Dashboard voor informatie over hoe deze en andere statistieken worden berekend.

Een ander voorbeeld van het gebruik van postvakgegevens in MyAnalytics is via resourcebeperkingen herinneringen.  MyAnalytics geautomatiseerde machine learning-exemplaren in e-mailberichten identificeren waarin een gebruiker heeft toegezegd te bewerkingen uitvoeren namens iemand anders wordt gebruikt. Deze informatie is gemakkelijk beschikbaar zijn voor de gebruiker in van de gebruiker e-mailberichten. Deze informatie weergegeven MyAnalytics gewoon in een manier die is het gemakkelijker om de gebruiker bijhouden en bekijken.

Naast inzichten op basis van postvakgegevens, levert Mijn analyse statistieken op basis van incrementele gegevens, zoals de gemiddelde tijd die personen in een organisatie besteden aan vergaderen en e-mail, en het tijdstip waarop personen waarschijnlijk hun e-mail lezen. Belangrijk aan deze statistieken is dat ze in een geaggregeerde vorm worden gepresenteerd met behulp van 'gedeïdentificeerde' gegevens. Hiermee wordt de individuele privacy zoveel mogelijk beschermd. Mijn analyse gebruikt geen incrementele gegevens voor het identificeren van de activiteiten van individuen.

Opmerking : 'Gedeïdentificeerd' wil zeggen dat de gegevens betrekking kunnen hebben op een bepaalde persoon, maar dat het zeer waarschijnlijk is dat de feitelijke persoon achter die gegevens niet kan worden geïdentificeerd, direct noch indirect, aan de hand van de gegevens alleen of in combinatie met andere achtergehouden of beschikbare gegevens.

Mijn analyse laat de gebruiker bijvoorbeeld zien (als onderdeel van de dashboardweergave) wat de gemiddelden in de organisatie zijn voor de tijd die is besteed aan vergaderen. In deze weergave kan niemand worden geïdentificeerd.

Bij de vergaderuren ziet u hoeveel tijd u in een week hebt besteed aan vergaderen.

Een ander voorbeeld van incrementele gegevens die Mijn analyse voor een gebruiker weergeeft, is het percentage e-mails van de gebruiker dat wordt gelezen. De onderstaande afbeelding toont welk percentage e-mails wordt gelezen als de ontvanger rechtstreeks is geadresseerd en welk percentage wordt gelezen als de ontvanger deel uitmaakt van een groep.

Bij het e-mailgedrag ziet u een schatting van de tijd die u besteedt aan het verzenden en lezen van e-mail.

Deze informatie is voor de gebruiker vanuit het postvak niet beschikbaar. Daarom worden het incrementele gegevens genoemd en worden ze zodanig gepresenteerd dat er geen individuele personen en hun activiteiten mee kunnen worden geïdentificeerd.

Privacy als uitgangsprincipe

Mijn analyse zorgt ervoor dat alle deze inzichten beschikbaar via een dashboard dat is aangepast voor elke gebruiker. Mijn analyse heeft geen om of de optie die kan iedereen, maar de gebruiker voor toegang tot hun dashboard. Name Mijn analyse bevat niet de manager van een gebruiker of organisatie toegang geven tot dashboard van de gebruiker.

Mijn analyse is zo ontworpen dat gebruikers alleen informatie over specifieke personen op hun dashboard kunnen zien die ze ook in hun postvak hebben.

Wat betreft het gebruik van incrementele gegevens voor statistieken, streeft Mijn analyse ernaar de individuele privacy te beschermen door deze inzichten alleen vrij te geven als aan een minimale groepsgrootte is voldaan. Bovendien worden statistische resultaten van 0% of 100% niet getoond, omdat dit de individuele activiteiten zou identificeren, dat wil zeggen dat de gebruiker zou weten dat geen of alle ontvangers van een e-mail die e-mail hebben gelezen. In plaats daarvan ziet de gebruiker 'lage leesactiviteit' of 'hoge leesactiviteit' of een soortgelijke formulering. Het gebruik van aan de persoonlijke voorkeur aangepaste dashboards en geaggregeerde en gedeïdentificeerde gegevens in Mijn analyse is ontworpen ter beveiliging van de privacy van de gebruiker.

Opmerking : De huidige versie van Mijn analyse worden toegepast in een minimale groepsgrootte van vijf.

Wanneer gebruikers bijdragen aan incrementele gegevens, hebben zij en hun collega's de beschikking over waardevolle context en vergelijkingsmateriaal. Gebruikers die hun gegevens liever niet toegevoegd willen zien aan incrementele gegevensstatistieken, kunnen op elk moment afzien van het gebruik van Mijn analyse. Mochten ze weer van gedachte veranderen, dan kunnen ze er opnieuw gebruik van maken.

Opties en beheer bij het inschakelen van Mijn analyse

In combinatie met deze bescherming van de privacy biedt Mijn analyse flexibele en configureerbare beheermogelijkheden. Deze zijn ontworpen zodat organisaties en gebruikers diverse juridische en beleidsvereisten met betrekking tot privacy en het gebruik van gegevens van werknemers aan de orde kunnen stellen.

Wanneer beheerders Mijn analyse inschakelen voor de organisatie, kunnen ze de volgende keuzes maken:

  1. Welke gebruikers toegang hebben tot en gebruik kunnen maken van Mijn analyse.

    • Beheerders kunnen bepalen welke gebruikers toegang hebben tot en gebruik mogen maken van Mijn analyse door licenties te verlenen aan alleen gebruikers die toegang moeten hebben (gebruikers met een licentie).

  2. Wat de initiële standaardinstelling is voor gebruikers met een licentie om te kunnen bijdragen aan incrementele gegevens.

    • Beheerders kunt configureren van Mijn analyse om te worden standaard uitgeschakeld, wat betekent dat gelicentieerde gebruikers moeten afzonderlijk opt-in voor Mijn analyse om te kunnen bijdragen aan incrementele gegevens en toegang hebben tot hun dashboard en Outlook invoegtoepassing ook Mijn analyse standaard is ingesteld op, wat betekent dat gelicentieerde gebruikers automatisch wordt bijdragen aan incrementele gegevens en toegang hebben tot hun dashboard en Outlook-invoegtoepassing kan worden geconfigureerd, maar kan vervolgens afmelden via het menu Instellingen .

      Opmerking : Gebruikers met een licentie moeten geregistreerd zijn om aan incrementele gegevens te kunnen bijdragen en Mijn analyse te openen. Als een gebruiker niet is geregistreerd, verliest hij de toegang tot Mijn analyse.

  3. Welke gebruikers met een gevoelige functie nooit bijdragen mogen leveren aan incrementele gegevens.

    • Sommige organisaties kennen wellicht gebruikers met functies die ongeschikt worden geacht om bij te dragen aan incrementele gegevens. Ter ondersteuning hiervan biedt Mijn analyse beheerders de gelegenheid dergelijke gebruikers als 'uitgesloten' te markeren. Uitgesloten gebruikers kunnen zich niet registreren om te kunnen bijdragen aan incrementele gegevens. Mijn analyse is echter wel beschikbaar voor dergelijke gebruikers, mits ze over een licentie beschikken.

Opmerking : Disclaimer voor automatische vertaling: Dit artikel is vertaald door een computersysteem zonder menselijke tussenkomst. Microsoft biedt deze automatische vertalingen aan om niet-Engels sprekende gebruikers te helpen de inhoud over producten, services en technologieën van Microsoft te raadplegen. Omdat het artikel automatisch is vertaald, bevat het mogelijk fouten in grammatica, woordenschat en syntaxis.

Uw vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×