Office
Aanmelden

Prestaties verbeteren met behulp van drempelwaarden voor afwijkingen in Office Project 2007

Door Bonnie Biafore

Het vergelijken van kosten- en schema-afwijkingen met ingestelde projectdrempels is een uitstekende methode voor het bijhouden van prestaties en het tijdig signaleren van opgelopen vertragingen en overschrijdingen.     Maar voordat u kunt zien of u voor- of achterloopt op schema en of u binnen het budget blijft of eroverheen gaat, moet u afwijkingsdrempels instellen in uw projectplanning en projectbudget. In Microsoft Office Project 2007 kunnen kosten- en schema-afwijkingen voor u worden berekend, maar aangepaste velden zijn bij uitstek geschikt voor het opslaan van drempels en het berekenen van afwijkingen ten opzichte van die drempels. In dit artikel leert u hoe u schema- en kostendrempels instelt in Office Project 2007 en Microsoft Office Excel 2007 voor het vergelijken van afwijkingen ten opzichte van die drempels. U leert ook de status van afwijkingen te markeren met visuele indicatoren in Office Project 2007 en Office Excel 2007.

Beschikbaar in dit artikel...

Afwijkingen berekenen in Office Project 2007

Afwijkingen vergelijken met drempelwaarden

Gegevensafwijkingen inzichtelijk maken in Office Project 2007

Vertragingen en overschrijdingen voorkomen

Afwijkingen berekenen in Office Project 2007

In Office Project 2007 kunnen afwijkingen en projectprestaties automatisch worden berekend. Daarvoor moet u wel eerst een belangrijke taak uitvoeren: een basislijn voor het project opslaan. De basislijn is het plan dat u maakt voor de kosten, het schema en andere projectmaateenheden die belanghebbenden overeenkomen. Als u in Office Project 2007 niet definieert welke doelen u wilt behalen, kunt u ook geen waarschuwing ontvangen wanneer uw project niet op schema ligt.

Analyse van verdiende waarde gebruiken voor het meten van prestaties

Met de basisafwijkingsvelden is het soms lastig te bepalen welke taken op schema liggen of juist niet. Een percentage is veel eenvoudiger te interpreteren dan bedrag- of datumafwijkingen, omdat een percentage onafhankelijk is van de voortgang van het project of het aantal keren dat de basislijn is bijgewerkt.

Maar hoe kunt u de prestaties van het project evalueren op basis van een ratio? Zoals u weet, kan een vergelijking van werkelijke waarden met geschatte waarden een vertekend beeld geven. Stel dat voor uw project de helft van de geschatte duur is verstreken en de helft van het budget is verbruikt. Of dat goed nieuws is, hangt af van de voltooide hoeveelheid werk. Een analyse van verdiende waarde (VW) maakt de voortgang inzichtelijk door de geschatte en werkelijke waarden te vergelijken met de hoeveelheid werk die u hebt voltooid.

Voordat we dieper ingaan op de VW-ratio's voor het bijhouden van prestaties, is het belangrijk dat u op de hoogte bent van de onderliggende maateenheden:

  • Gebudgetteerde kosten van gepland werk (GKGW) zijn de kosten volgens de basislijn tot en met de statusdatum voor taken die zijn gepland in de projectplanning: de geplande besteding tot aan de statusdatum, ongeacht of het werk dan voltooid is. Als de kosten van taken die voor 30 september 2008 moeten worden voltooid USD 10.000 bedragen, is GKGW voor die datum USD 10.000.

  • Werkelijke kosten van uitgevoerd werk (WKUW) zijn de kosten voor uitgevoerd werk tot en met de statusdatum, ongeacht hoeveel werk is voltooid. WKUW op 30 september 2008 is wat u hebt besteed tot aan die datum.

  • Gebudgetteerde kosten van uitgevoerd werk (GKUW) is VW. Dit zijn immers de kosten die u hebt geschat voor het voltooide werk, ofwel verdiende werk, tot en met de statusdatum. Als u de gebudgetteerde kosten voor voltooide taken bijvoorbeeld USD 15.000 bedragen, is GKUW USD 15.000, ongeacht of die taken te vroeg, te laat of precies op de tijd zijn voltooid.

VW-ratio's gebruiken voor vergelijkingen met drempelwaarden

In een analyse van verdiende waarde worden de plannings- en kostenprestaties berekend op basis van verschillende ratio's, zoals de afwijking van planning (AVP), afwijking van kosten (AVK), planningsprestatie-index (PPI) en kostenprestatie-index (KPI). In Office Project 2007 zijn de functionaliteit voor het berekenen van ratio's en andere nieuwe functies de beste hulpmiddelen om gegevens te vergelijken met drempelwaarden:

  • In het veld AVK (afwijking van kosten voor VW) in Office Project 2007 wordt het verschil weergegeven tussen de geschatte kosten en de werkelijke kosten van het uitgevoerde werk (GKUW - WKUW). Als AVK negatief is, liggen de werkelijke kosten hoger dan de gebudgetteerde kosten en overschrijdt de taak het budget.

  • In het veld AVK% (percentage afwijking van kosten) wordt de afwijking van kosten uitgedrukt als een percentage van de geschatte kosten van het voltooide werk: [(GKUW - WKUW) / GKUW] x 100. Stel, GKUW is USD 10.000 en WKUW USD 12.000. AVK is USD 10.000 - USD 12.000 = USD -2000. Het voltooide werk kost USD 2000 meer dan u had gebudgetteerd. AVK% is dus (USD -2000 / USD 10.000) x 100 = -20%.

    AVK% is ideaal voor vergelijkingen met AVK-drempelwaarden.

  • In het veld AVP (afwijking van planning voor VW) in Office Project 2007 wordt het verschil tussen GKUW en GKGW weergegeven, het verschil tussen de geschatte kosten van uitgevoerd werk en gepland werk dat voltooid moet zijn op of voor de statusdatum. Als AVP negatief is, hebt u minder werk voltooid dan gepland en ligt u achter op het schema.

  • AVP% (percentage afwijking van planning) is de afwijking van de planning, uitgedrukt als een percentage van de gebudgetteerde kosten van gepland werk: [(GKUW - GKGW) / GKGW] x 100. AVP% staat voor de afwijking van de planning, uitgedrukt als een percentage van het geplande werk. Stel GKUW is USD 10.000 en WKUW is USD 9000. AVK is USD 10.000 - USD 9000 = USD 1000. Dit betekent dat de geplande kosten van het uitgevoerde werk USD 1000 lager zijn dan de werkelijke kosten van het uitgevoerde werk, en dat u vóór op schema ligt. AVP% is (USD -1000 / USD 10.000) x 100 = 10%.

    AVP% is ideaal voor vergelijkingen met AVP-drempelwaarden.

Naar boven

Afwijkingen vergelijken met drempelwaarden

Verkeerslichten houden het simpel: groen betekent 'rijden', oranje betekent 'oppassen' en rood betekent 'stoppen'. Projectdrempels fungeren als verkeerslichten voor een project. Door drempelwaarden in te stellen om aan te geven of uw project op rolletjes loopt, hier en daar niet helemaal gladjes verloopt of uit de hand dreigt te lopen, kunt u zien hoe het project ervoor staat en besluiten welke maatregelen vereist zijn.

Bij het vaststellen van drempelwaarden definieert u de punten die groen, oranje of rood licht vertegenwoordigen voor projectprestaties, op basis van kosten- en schema-afwijkingen.

Een drempelwaarde van 5% boven budget of 5% achter op schema kan bijvoorbeeld de uiterste nog acceptabele prestatie zijn. Een drempelwaarde van 10% zou betekenen dat het tijd wordt om in te grijpen. Als de ratio tussen 5% en 10% ligt, moet u de taken nauwlettend volgen om te voorkomen dat het niet nog erger wordt.

Naar boven

Gegevensafwijkingen inzichtelijk maken in Office Project 2007

Als u kolommen voor AVK% en AVP% in een Office Project 2007-tabel opneemt, kunt u aan negatieve getallen zien welke taken achter op schema liggen of het budget overschrijden. Idealiter wilt u natuurlijk weten welke taken u in de gaten moet houden en wanneer u actie moet ondernemen.

Dankzij de grafische indicatoren in Office Project 2007 kunt u dergelijke situaties gemakkelijk herkennen. Als AVK% of AVP% bijvoorbeeld lager is dan -10%, is de afwijking van de kosten of planning hoger dan de drempelwaarde en staat het licht op rood.

Als u verkeerslichten voor kostenprestaties op basis van de vooraf ingestelde drempelwaarden wilt weergeven, moet u de volgende stappen uitvoeren:

  1. Maak een aangepast veld waarin AVK% wordt weergegeven als een grafische indicator: Selecteer in het menu Extra de optie Aanpassen en selecteer vervolgens Velden.

  2. Het dialoogvenster Velden aanpassen wordt weergegeven. Selecteer in de vervolgkeuzelijst Type de optie Getal.

  3. Selecteer een aangepast getalveld, zoals Getal 1.

  4. Als u het aangepaste veld een beschrijvende naam wilt geven, klikt u op Naam wijzigen. Typ een naam in het dialoogvenster Veldnaam wijzigen, bijvoorbeeld Afwijking van kosten %. Klik op OK.

  5. Als u het aangepaste veld wilt instellen op AVK%, klikt u op Formule. Klik in het dialoogvenster Formule voor Afwijking van kosten % op Veld, wijs Kosten aan, en selecteer vervolgens AVK%. Klik op OK.

  6. Klik in het dialoogvenster Weer te geven waarden op Grafische indicatoren.

  7. Definieer in het dialoogvenster Grafische indicatoren voor Afwijking van kosten % de eerste test voor de controle of AVK%-waarden hoger zijn dan uw drempelwaarde:

    1. Klik in de eerste rij Test voor 'Afwijking van kosten %'. Selecteer in de vervolgkeuzelijst is kleiner dan.

    2. In de eerste rij Waarde(n) typt u -10 (gebruik geen procentteken).

    3. Klik in de eerste rij Afbeelding. Selecteren in de vervolgkeuzelijst van de afbeeldingskolom de rode cirkel. Als AVK% kleiner is dan -10, is het budget voor de taak immers met meer dan 10% overschreden.

      Opmerking: Als u dezelfde drempels voor alle taken gebruikt, kunt u de test met de drempelgetallen definiëren. Als u per taak verschillende drempels wilt gebruiken, moet u drempelwaarden aan andere aangepaste velden toewijzen en vervolgens in de kolom Waarde(n) een drempel selecteren.

  8. In de tweede rij Test voor 'Afwijking van kosten %' selecteert u is groter dan. In de bijbehorende rij Waarde(n) typt u -5 en in de rij Afbeelding selecteert u de groene cirkel.

  9. In de derde rij Test voor 'Afwijking van kosten %' selecteert u is groter dan of gelijk aan. In de bijbehorende rij Waarde(n) typt u -10 en in de rij Afbeelding selecteert u de gele cirkel. Klik op OK.

Opmerking: Omdat tests in Office Project 2007 worden verwerkt in de opgegeven volgorde, worden met de derde test waarden opgepikt die groter dan -10 zijn, maar kleiner dan -5.

Instellen van een grafische indicator voor het vergelijken van afwijkingen met drempelwaarden
Afbeelding 1: Instellen van een grafische indicator voor het vergelijken van afwijkingen met drempelwaarden

Opmerking:  Het weergeven van verkeerslichten voor planningsprestaties gaat op dezelfde manier, maar hiervoor gebruikt u het veld AVP% in plaats van AVK%

De grafische indicatoren weergeven in een tabel in Office Project 2007:

  1. In het menu Weergave selecteert u Tabel:, en vervolgens Meer tabellen.

  2. In het dialoogvenster Meer tabellen selecteert u een tabel en klikt u op Toepassen.

  3. Klik met de rechtermuisknop op een kolomkop.

  4. Selecteer in het snelmenu de optie Kolom invoegen.

  5. In het dialoogvenster Kolomdefinitie selecteert u in de vervolgkeuzelijst Veldnaam een aangepast veld. Als u verwijst naar het vorige voorbeeld, selecteert u (Getal 1) Afwijking van kosten % en klikt u vervolgens op OK.

Opmerking:  U kunt een nieuwe tabel maken als u aangepaste afwijkingsmaateenheden wilt weergeven. Hiertoe selecteert u in het menu Weergave de optie Tabel:, en vervolgens Meer tabellen. Klik in het dialoogvenster Meer tabellen op Nieuw. Geef in het dialoogvenster Tabeldefinitie de naam van de tabel op, en de velden die u in de tabel wilt opnemen.

In de kolom wordt de status van uw taken weergegeven met een groen, geel of rood licht, zoals in afbeelding 2.

Evalueren van kosten en prestaties met grafische indicatoren
Afbeelding 2: Evalueren van kosten en prestaties met grafische indicatoren

In afbeelding 2 ziet u het verschil tussen VW en basisafwijkingen. Het veld AVK voor de taak Dek ontwerpen is bijvoorbeeld een positief getal (USD 60,00) omdat de werkelijke kosten groter zijn dan de kosten volgens de basislijn. De waarde van AVK% is echter negatief (-6%). Beide afwijkingen geven aan dat de gebudgetteerde kosten zijn overschreden.

Naar boven

Vertragingen en overschrijdingen voorkomen

U kunt Office Project 2007 gebruiken voor het berekenen van afwijkingen van de planning en de kosten en voor het evalueren van de prestaties van uw project. Dankzij grafische indicatoren kunt u eenvoudig zien welke taken op schema liggen en welke taken uw aandacht vereisen.

Helaas zijn maateenheden vaak minder begrijpelijk voor belanghebbenden en teamleden dan voor projectmanagers. Zie het Work Essentials-artikel Tips for communicating project variances (Engelstalig) voor meer informatie over het transformeren van dit soort informatie over afwijkingen naar een vorm die begrijpelijk is voor andere doelgroepen.

Naar boven

Over de auteur     Bonnie Biafore is een Project Management Professional (PMP) die is gecertificeerd door het Project Management Institute (PMI). Ze is een consultant, trainer, spreker en bekroond auteur van diverse boeken over investeren, persoonlijke financiën en projectbeheer, waaronder On Time! On Track! On Target! Managing Your Projects Successfully with Microsoft® Project (Microsoft Press, 2006).

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×