Potentiële verkoopkansen in Business Contact Manager bijhouden

In een record Verkoopkans worden gegevens over potentiële verkooporders opgeslagen, terwijl u ook kunt bijhouden hoe een relatie met een huidige of potentiële klant zich ontwikkelt.

In dit artikel wordt beschreven hoe u met verkoopkansrecords gedetailleerde informatie kunt vastleggen over de producten of services waarin uw klant geïnteresseerd is en over interacties met klanten.

Wat wilt u doen?

Een verkoopkansrecord maken

Een verkoopkansformulier openen

Het verkoopkansformulier invullen

Lijsten in het verkoopkansformulier aanpassen

Verkoopfasen en -activiteiten aanpassen

Verkoopfasen en -activiteiten verwijderen

Een verkoopkansrecord bewerken

Het account of de zakelijke contactpersoon wijzigen die is gekoppeld aan een verkoopkansrecord

Communicatiegeschiedenisitems koppelen aan een verkoopkansrecord

Een verkoopkans toewijzen aan een collega

Een verkoopkans als gesloten markeren

Bijhouden welke taken vereist zijn om een verkoopkans te sluiten of winnen

Een verkoopkansrecord maken

Elke gemaakte verkoopkansrecord moet u koppelen aan een Account of een record voor een zakelijke contactpersoon. U kunt communicatiegeschiedenisitems, zoals zakelijke notities, taken, afspraken, telefoonlogboeken en bestanden, toevoegen aan een verkoopkansrecord om interacties met klanten bij te houden. Deze geschiedenisitems worden ook toegevoegd aan de geschiedenis van het gekoppelde account of de gekoppelde zakelijke contactpersoon.

Zie Verkoopfasen en -activiteiten aanpassen als u de opgenomen verkoopfasen en -activiteiten wilt aanpassen. Zie Recordtypen en lijsten maken en aanpassen als u het verkoopkansformulier wilt aanpassen door velden toe te voegen of te verwijderen.

Naar boven

Een verkoopkansformulier openen

  1. Klik in het navigatiedeelvenster onder Business Contact Manager op Verkoop.

  2. Als u een nieuw, leeg verkoopkansformulier wilt openen, klikt u op het lint op Nieuwe verkoopkans.

  3. Als u een bestaande verkoopkansrecord wilt openen, dubbelklikt u op het tabblad Verkoopkansen op de betreffende verkoopkansrecord.

Naar boven

Het verkoopkansformulier invullen

  1. Typ of selecteer de gewenste gegevens op het verkoopkansformulier.

    Het formulier bevat de volgende pagina's:

    Algemeen. Deze pagina bevat algemene informatie over de verkoopkans alsmede de status, bron en financiële voorwaarden.

    Verkoopkansgegevens.

    • Titel van verkoopkans (vereist). Typ een naam voor de verkoopkans.

    • Toegewezen aan. Klik op de naam van de persoon die u wilt volgen en sluit de verkoopkans.

      De lijst Toegewezen aan bevat alleen de namen van medewerkers met wie u de Business Contact Manager-database hebt gedeeld of aan wie u toegang hebt verleend tot deze database. Zie Business Contact Manager-gegevens delen met andere gebruikers voor meer informatie over het toevoegen van namen en het delen van de database.

    • Type. Klik op het type potentiële verkooporder voor de record.

    Gekoppeld account of gekoppelde zakelijke contactpersoon

    • Koppelen aan (vereist). Klik op de knop Koppelen aan om te selecteren welk Account of welke zakelijke contactpersoon u wilt koppelen aan deze verkoopkans. Zie Een Business Contact Manager-record selecteren om te koppelen voor meer informatie over het invullen van het dialoogvenster.

      Opmerking: Een verkoopkans kan worden gekoppeld aan slechts één record van het type Account of Zakelijke contactpersoon.

    Verkoopgegevens.

    • Kans. Typ een percentage om aan te geven met welke waarschijnlijkheid de verkoopkans uitmondt in een verkoop. Het kanspercentage wordt gebruikt om de waarde voor Verwachte omzet te berekenen op basis van het totaal van de producten en services in de sectie Producten en services.

    • Verwachte omzet. De verwachte omzet wordt automatisch berekend op basis van het kanspercentage en het totaal van de producten en services in de sectie Producten en services.

    • Sluitingsdatum. Klik op de datum waarop u een verkoop verwacht.

    • Betalingsvoorwaarden. Klik op de door de klant gebruikte betalingswijze voor de producten of services.

    • Vervaldatum. Klik op de datum waarop het aanbod vervalt.

    • Leveringsdatum. Klik op de leveringsdatum die u offreert aan de klant.

    Producten en services.

    Voeg de producten en services toe waarin de klant geïnteresseerd is.

    Ga op een van de volgende manieren te werk:

    • Toevoegen . Als u een nieuw product- of service-item wilt toevoegen, klikt u op Toevoegen.

      Typ of selecteer in het dialoogvenster Product of service toevoegen de gewenste gegevens. Zie Producten en services beheren in Business Contact Manager voor meer informatie over het invullen van het formulier Product of service toevoegen.

    • Bewerken. Als u een item wilt wijzigen, klikt u erop en klikt u vervolgens op Bewerken.

    • Verwijderen. Als u een item wilt verwijderen uit de lijst, klikt u erop en klikt u vervolgens op Verwijderen.

    Brongegevens.

    • Bron. Klik op de bron van de verkoopkans, zoals het type marketingactiviteit in verband met de klantnaam of de verkoopkans.

    • Gestart door. Klik hierop als u de naam van het account, de zakelijke contactpersoon of de marketingactiviteit in verband met deze verkoopkans wilt selecteren.

      Via de naam van de marketingactiviteit wordt bijgehouden hoeveel verkoopkansen zijn voortgevloeid uit een specifieke activiteit. Wanneer u op de naam van een marketingactiviteit in dit veld klikt, wordt in Business Contact Manager voor Outlook de verkoopkans toegevoegd aan de pagina Bijhouden van de marketingactiviteit.

    • Concurrenten. Typ de namen van concurrenten, zodat u eraan wordt herinnerd om op hun prijzen te letten, waardoor u een betere prijs of service kunt aanbieden.

    Verkoopfase en activiteiten

    • Verkoopfase. Selecteer de verkoopfase van de verkoopkans zodat u de voortgang kunt bijhouden.

      U kunt deze lijst aanpassen zodat verkoopfasegegevens worden opgenomen die uniek zijn voor uw bedrijf. Klik op Deze lijst bewerken en ga naar Verkoopfasen en -activiteiten aanpassen.

      Als u de verkoopfase Gesloten en gewonnen of Gesloten en verloren selecteert, wordt de record vergrendeld als alleen-lezen bestand. Met Gesloten en gewonnen wordt de kans ingesteld op 100%; met Gesloten en verloren wordt de kans ingesteld op 0%.

    • Herinnering. Schakel het selectievakje Herinnering in als u Outlook-herinneringen voor deze verkoopkans wilt ontvangen. Klik op de datum en het tijdstip waarop u wilt worden herinnerd.

    Details. Deze pagina bevat opmerkingen of notities over de verkoopkans

    U kunt opmerkingen vanuit andere bestanden plakken of rechtstreeks aan de record toevoegen. Als u wilt registreren op welke datum en welk tijdstip u een opmerking hebt toegevoegd, klikt u op Tijdstempel toevoegen.

    Geschiedenis. De pagina Geschiedenis bevat alle communicatiegeschiedenisitems die zijn gekoppeld aan de verkoopkansrecord.

    Als u een gedetailleerde geschiedenis over de verkoopkans wilt maken, klikt u op de knop Nieuw en koppelt u een item aan de record, zoals een zakelijke notitie, telefoonlogboek, afspraak of taak.

  2. Klik op Opslaan en sluiten nadat u het formulier hebt ingevuld.

  3. Voer in het verkoopkansformulier de gewenste gegevens in.

  4. Klik op Opslaan en sluiten nadat u de gegevens hebt ingevoerd.

    Als u een aantal verkoopkansrecords maakt, klikt u op Opslaan en nieuw om de wijzigingen op te slaan en een nieuw verkoopkansformulier te openen.

Naar boven

Lijsten in het verkoopkansformulier aanpassen

In Business Contact Manager voor Outlook worden veel zakelijke standaardtermen gebruikt, maar u kunt ook uw eigen verkooptermen, betalingstarieven en andere items maken met de specifieke gegevens die uw bedrijf nodig heeft.

Elke aanpasbare lijst bevat een optie Deze lijst bewerken. Selecteer deze optie als u een dialoogvenster wilt openen waarin u uw zakelijke terminologie kunt toevoegen of bewerken. Op het verkoopkansformulier kunt u lijsten voor de volgende velden aanpassen: Type, Betalingsvoorwaarden, Bron en Verkoopfase.

Zie Recordtypen en lijsten maken en aanpassen voor gedetailleerde informatie over het aanpassen van lijsten.

Naar boven

Verkoopfasen en -activiteiten aanpassen

In Business Contact Manager voor Outlook kunt u bijhouden welke taken u moet voltooien als u een potentiële klant wilt omzetten in een werkelijke klant. Het formulier voor potentiële klanten bevat een standaardreeks verkoopfasen en -activiteiten; u kunt deze gegevens aanpassen aan de behoeften van uw bedrijf.

Opmerking:  Alleen de database-eigenaar kan verkoopfasen en -activiteiten aanpassen.

Als database-eigenaar kunt u de naam en volgorde van alle verkoopfasen wijzigen en de naam, volgorde of duur van de verkoopactiviteiten in elke verkoopfase bijwerken. U kunt ook herinneringen instellen voor verkoopactiviteiten.

  1. Open het dialoogvenster Verkoopfasen en -activiteiten wijzigen door een van de volgende handelingen uit te voeren:

  2. Klik op het lint, op het tabblad Start, in de groep Aanpassen, op Verkoopfase.

  3. Klik op het tabblad Bestand. Klik op het tabblad Business Contact Manager op Aanpassen en klik op Verkoopfasen en -activiteiten wijzigen.

  4. Als u een nieuwe fase wilt toevoegen aan het proces, klikt u op Een verkoopfase toevoegen. Vervolgens typt u een naam voor de nieuwe verkoopfase en klikt u op OK. Gebruik de pijlknoppen om de verkoopfase omhoog of omlaag in de lijst te verplaatsen.

  5. Als u een stap wilt toevoegen aan een verkoopfase, klikt u op Een verkoopactiviteit toevoegen. Vervolgens typt u een naam voor de activiteit en klikt u op de duur van de activiteit. Klik op OK om het dialoogvenster Een verkoopactiviteit toevoegen en gebruik de pijlknoppen om de activiteit omhoog of omlaag in de lijst te verplaatsen.

    Dialoogvenster Verkoopactiviteit bewerken met daarachter het dialoogvenster Verkoopfasen en verkoopactiviteiten wijzigen

  6. Als u een verkoopfase of -activiteit in de lijst wilt wijzigen, klikt u op het betreffende item en klikt u op Bewerken. Werk de gegevens bij in het geopende dialoogvenster en klik op OK.

U kunt de verkoopfasen Gesloten en gewonnen en Gesloten en verloren niet bewerken.

  1. Als u de lijst opnieuw wilt rangschikken, klikt u op een verkoopfase of -activiteit, waarna u deze omhoog of omlaag in de lijst verplaatst met de pijlknoppen. Als u een verkoopfase verplaatst, worden ook alle bijbehorende verkoopactiviteiten verplaatst.

  2. Een vinkje geeft aan welke verkoopfase de standaardverkoopfase voor alle nieuwe verkoopkansrecords is. Als u een andere standaardverkoopfase wilt instellen, klikt u op de gewenste fase en klikt u op Standaard maken. Als u de standaardinstelling wilt verwijderen, klikt u op de verkoopfase en klikt u op Standaard wissen.

  3. Schakel het selectievakje in als u herinneringen wilt instellen voor elke verkoopactiviteit met een opgegeven duur. De herinneringen worden weergegeven in het verkoopkansformulier.

Naar boven

Verkoopfasen en -activiteiten verwijderen

Als u een verkoopfase of -activiteit verwijdert uit Business Contact Manager voor Outlook, kan dit van invloed zijn op de gegevens in de huidige verkoopkansrecords.

Als u een verkoopactiviteit verwijdert, wordt de activiteit verwijderd uit de lijst, evenals uit de records waarin die activiteit is opgenomen. Een activiteit die in een verkooprecord was opgenomen, wordt niet langer weergegeven, ook als de activiteit in de record als 'voltooid' was gemarkeerd.

Als u een verkoopfase verwijdert, wordt deze verwijderd uit de lijst en wordt een leeg item gemaakt in elke record waarin de fase werd gebruikt. Zo wordt een leeg veld Verkoopfase weergegeven voor een verkoopkans die voorkwam in de verwijderde verkoopfase wanneer u de record opnieuw opent. Wanneer u een verkoopfase verwijdert, kunt u kiezen of u deze wilt vervangen door een andere verkoopfase of door een leeg veld. Als u de fase vervangt door een andere verkoopfase, kunt u de betreffende activiteiten aan de vervangende fase toevoegen. Anders worden de activiteiten verwijderd met de verkoopfase.

  1. Open het dialoogvenster Verkoopfasen en -activiteiten wijzigen door een van de volgende handelingen uit te voeren:

  2. Klik op het lint, op het tabblad Start, in de groep Aanpassen, op Verkoopfase.

  3. Klik op het tabblad Bestand. Klik op het tabblad Business Contact Manager op Aanpassen en klik op Verkoopfasen en -activiteiten wijzigen.

  4. Als u een verkoopactiviteit wilt verwijderen, selecteert u deze in de lijst en klikt u op Verwijderen.

  5. Als u een verkoopfase wilt verwijderen, selecteert u deze in de lijst en klikt u op Verwijderen. Selecteer in het dialoogvenster Item verwijderen een andere verkoopfase die u wilt vervangen door de verwijderde fase of laat het veld Vervangen door leeg.

  6. Als u een vervangende verkoopfase selecteert, kunt u vervolgens het selectievakje inschakelen om alle verkoopactiviteiten uit de verwijderde verkoopfase te verplaatsen naar de vervangende verkoopfase. De activiteiten worden bovenaan de bestaande lijst met activiteiten toegevoegd. Met de pijlknoppen kunt u deze opnieuw rangschikken.

Naar boven

Een verkoopkansrecord bewerken

  1. Klik in het navigatiedeelvenster onder Business Contact Manager op Verkoop.

  2. Dubbelklik in de werkruimte, op het tabblad Verkoopkansen, op de record die u wilt openen.

    In de werkruimte Verkoop kunt u recordgegevens weergeven zonder dat u deze hoeft te openen. Klik op een tabblad op de record waarin u geïnteresseerd bent. Details over deze record worden weergegeven in het leesvenster. Zie Business Contact Manager-werkruimten beheren voor meer informatie over het gebruik van de werkruimte Verkoop.

  3. U kunt een van volgende handelingen uitvoeren in een geopend record:

    • De gegevens bewerken. Voer de nieuwe gegevens in en breng de benodigde wijzigingen aan. Nadat u de wijzigingen hebt voltooid, klikt u op Opslaan en sluiten.

    • De record afdrukken.

      Waar is de opdracht Afdrukken gebleven?

      Klik op het tabblad Bestand. Klik op het tabblad Afdrukken en klik op de gewenste opties.

    • Een e-mailbericht verzenden naar het gekoppelde account of de gekoppelde zakelijke contactpersoon. Klik in de groep Communiceren op E-mail.

    • Een afspraak met het account of de zakelijke contactpersoon maken. Klik in de groep Communiceren op Vergaderverzoek.

    • De record categoriseren. Klik in de groep Labels op Categoriseren en klik op de categorie waaraan u deze record wilt toevoegen. Zie Records gebruiken in Business Contact Manager voor meer informatie over het categoriseren van records.

    • De record verwijderen. Klik op Verwijderen.

Naar boven

Het account of de zakelijke contactpersoon wijzigen die is gekoppeld aan een verkoopkansrecord

  1. Klik in het navigatiedeelvenster onder Business Contact Manager op Verkoop.

  2. Dubbelklik op het tabblad Verkoopkansen op de verkoopkansrecord die u wilt wijzigen.

  3. Klik onder Gekoppeld account of gekoppelde zakelijke contactpersoon op Koppelen aan.

  4. Klik in het dialoogvenster Koppelen aan een account of een zakelijke contactpersoon in de lijst Itemtype op het recordtype, zoals Accounts of Alle typen zakelijke contactpersonen.

  5. Klik in de lijst op de record die u wilt koppelen. Als u naar een record wilt zoeken, typt u de gewenste naam in het vak Zoeken.

    Als u een nieuwe record wilt toevoegen, klikt u op de knop Nieuw en vult u het formulier in.

  6. Klik op Koppelen aan als u het account of de zakelijke contactpersoon wilt toevoegen en klik op OK als u wilt terugkeren naar de verkoopkansrecord.

  7. Klik op Opslaan en sluiten.

Opmerking: Een verkoopkans kan worden gekoppeld aan slechts één record van het type Account of Zakelijke contactpersoon.

Naar boven

Communicatiegeschiedenisitems koppelen aan een verkoopkansrecord

Elk type communicatie dat verband houdt met een verkoopkans, kan eenvoudig worden gekoppeld aan de record zodat u alle contacten met klanten kunt bijhouden. Als u het account of de zakelijke contactpersoon belt waaraan de verkoopkansrecord is gekoppeld, wordt een telefoonlogboek gemaakt. Als u uit een vergadering komt, typt u de notulen in een zakelijke notitie of in het oorspronkelijke Outlook-vergaderverzoek. Organiseer een vergadering met uw klant en koppel de afspraak aan de verkoopkansrecord.

Communicatiegeschiedenisitems die u hebt gemaakt vanuit een geopende verkoopkansrecord, worden automatisch gekoppeld aan de record.

Ga als volgt te werk als u een item van communicatiegeschiedenis wilt maken dat automatisch wordt gekoppeld aan een verkoopkansrecord.

  1. Open een verkoopkansformulier.

  2. Klik op het lint, op het tabblad Start, in de groep Weergeven, op Geschiedenis.

  3. Klik op de knop Nieuw en klik op een van de volgende items:

    • Zakelijke notitie

    • Telefoonlogboek

    • Taak

    • E-mailbericht

    • Afspraak

    • Bestand

    U kunt geen nieuw bestand maken, maar u kunt op de computer een bestand selecteren dat u kunt koppelen aan de verkoopkansrecord.

  4. Vul het formulier voor het nieuwe item in en klik op Opslaan en sluiten of Verzenden, zoals van toepassing.

Als u een bestaand e-mailbericht of een bestaande afspraak wilt koppelen aan een verkoopkansrecord, opent u het e-mailbericht of de afspraak. Vervolgens klikt u op het lint op Aan een record koppelen. Klik in de lijst Itemtype op Verkoopkansen en klik op de verkoopkans die u wilt koppelen aan het e-mailbericht of de afspraak.

Naar boven

Een verkoopkans toewijzen aan een collega

In Business Contact Manager voor Outlook worden uw zakelijke gegevens opgeslagen in een database. U kunt de verkoopkansrecord toewijzen aan iedereen met wie u de database hebt gedeeld.

  1. Open de verkoopkansrecord die u wilt toewijzen. U kunt ook meerdere records selecteren.

Hoe kan ik meerdere records selecteren?

Als u records wilt selecteren die bij elkaar staan, houdt u Shift ingedrukt en klikt u op de eerste en laatste record van de groep die u wilt toevoegen. Als u meerdere records wilt selecteren die niet bij elkaar staan, houdt u Control ingedrukt en klikt u op de betreffende records. Als u alle records wilt selecteren, klikt u op een record en drukt u op Ctrl+A.

  1. Klik op het lint, in de groep Acties, op Toewijzen aan en klik op de naam van de persoon aan wie u de verkoopkans wilt toewijzen.

  • De namen in de lijst Toegewezen aan zijn de werknemers met wie u de Business Contact Manager-database hebt gedeeld. Zie Business Contact Manager-gegevens delen met andere gebruikers voor meer informatie over delen.

  • Personen of medewerkers worden niet op de hoogte gesteld wanneer records aan hen worden toegewezen.

Naar boven

Een verkoopkans als gesloten markeren

  1. Open de verkoopkansrecord die u wilt markeren als gesloten.

  2. Dubbelklik op het tabblad Verkoopkansen op de verkoopkansrecord die u wilt sluiten.

  3. Klik onder Verkoopactiviteit, in de lijst Verkoopfase, op Gesloten en gewonnen als u een verkoopkans wilt sluiten die is afgesloten met een verkoop of op Gesloten en verloren als u een verkoopkans wilt sluiten die niet tot een verkoop heeft geleid.

  4. Klik desgewenst in het vak Sluitingsdatum op de feitelijke sluitingsdatum voor de verkoopkans.

  5. Klik op Opslaan en sluiten.

    Zie Business Contact Manager-records tegelijkertijd bewerken voor meer informatie over het tegelijkertijd weergeven van meerdere verkoopkansen als gesloten.

Naar boven

Bijhouden welke taken vereist zijn om een verkoopkans te sluiten of winnen

U kunt niet alleen taken maken die u uitvoert om een verkoop te sluiten, maar ook een bedrijfsproject met verschillende taken voor de producten of services die u levert nadat de verkoopkans is gewonnen. U kunt het volledige zakelijke project aan een collega toewijzen en afzonderlijke taken binnen het project aan verschillende collega's toewijzen. De record voor het zakelijke project moet zijn gekoppeld aan een account of zakelijke contactpersoon.

Ga als volgt te werk als u een zakelijk project wilt maken op basis van een verkoopkansrecord.

  1. Open de verkoopkansrecord die u wilt gebruiken.

  2. Klik op het lint, in de groep Zakelijk project, op Project maken.

  3. Het dialoogvenster Zakelijk project maken wordt geopend. Klik in de lijst op de sjabloon die u wilt gebruiken of klik op Geen sjabloon gebruiken.

  4. Gebruik in het vak Projectnaam de standaardnaam (de naam van de geselecteerde verkoopkans) of typ een andere naam voor het zakelijke project.

  5. Het vak Koppelen aan bevat het account of de zakelijke contactpersoon waaraan de geselecteerde verkoopkans is gekoppeld. Als u een andere accountrecord of record voor een zakelijke contactpersoon wilt kiezen, klikt u op Koppelen aan.

  6. Voer desgewenst een begindatum voor het project in en klik op OK.

  7. Typ in het venster met de record voor het zakelijke project de gegevens die u wilt toevoegen:

    • Als u accounts en zakelijke contactpersonen wilt toevoegen aan het project, klikt u in de sectie Gerelateerde accounts en zakelijke contactpersoon op Toevoegen.

    • Als u taken wilt toevoegen, klikt u in de sectie Gegevens van projecttaken op Nieuw.

Zie Projecttaken gebruiken in Business Contact Manager voor meer informatie over het invullen van de formulieren voor zakelijke projecten en projecttaken.

Naar boven

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×