Office
Aanmelden

Postvakken voor vergaderruimten en apparatuur

Als u een vergaderruimte, een bedrijfsauto of apparatuur hebt die iedereen moet kunnen gebruiken, moet u een manier bedenken om die resources door iedereen te kunnen laten reserveren. De beste manier hiervoor is om in Office 365 voor elke resource een postvak te maken voor vergaderruimte of apparatuur. U kunt er bijvoorbeeld een maken voor de vergaderruimte op de eerste verdieping, voor media-apparatuur of voor een verhuiswagen.

Wanneer u een postvak voor vergaderruimte of apparatuur hebt gemaakt, kan iedereen binnen het bedrijf deze via Outlook reserveren voor vergaderingen of gebeurtenissen. Informatie over het gebruiken en instellen hiervan vindt u op de volgende twee tabbladen. Hier behandelen we nog een aantal algemene vragen over postvakken voor vergaderruimten en apparatuur.

Open Outlook en maak een nieuwe vergadering. Voeg de vergaderruimte of apparatuur aan de vergadering toe alsof het een persoon betreft en kies Planningsassistent om een live agendaweergave van de beschikbaarheid van de vergaderruimte of apparatuur te bekijken. Een leeg uurvak betekent dat de vergaderruimte of apparatuur beschikbaar is. Is het blauw, dan is de vergaderruimte of apparatuur gereserveerd.

Open de vergadering die u hebt gepland in Outlook en verwijder de vergaderruimte of apparatuur uit de vergadering, net zoals u dat bij een genodigde zou doen. Hierdoor wordt de vergaderruimte vrijgemaakt, zodat anderen deze kunnen reserveren.

Nee, u hebt niemand nodig om aanvragen te accepteren of af te wijzen. U kunt bepalen of u wilt dat de vergaderruimte of apparatuur automatisch kunnen worden geboekt of dat ze worden beheerd door iemand binnen uw bedrijf.

Nee. Hoewel de meeste personen in uw organisatie een licentie nodig hebben om Office 365 te kunnen gebruiken, hoeft u geen licentie toe te wijzen aan een postvak voor vergaderruimte of apparatuur.

Nee, u hebt niemand nodig die verantwoordelijk is voor het postvak voor vergaderruimte of apparatuur.

Als u postvakken voor vergaderruimten en apparatuur wilt gebruiken, opent u Outlook op uw computer of meldt u zich aan bij de webversie van Outlook. Plan een nieuwe vergadering en voeg de vergaderruimte of apparatuur toe aan de vergadering, net zoals u bij andere werknemers of klanten zou doen wanneer u deze zou uitnodigen. U hebt de vergaderruimte of apparatuur nu gereserveerd.

  1. Open Outlook op uw computer.

  2. Op het tabblad Start kiest u Nieuwe items > Vergadering.

    Als u een vergadering wilt plannen, kiest u op het tabblad Start in de groep Nieuw achtereenvolgens Nieuwe items en Vergadering.

    U kunt ook in uw agenda Nieuwe vergadering kiezen.

  3. Typ in het veld Aan niet alleen de deelnemers die u wilt uitnodigen, maar ook de naam van de vergaderruimte of apparatuur die u wilt reserveren.

    Of klik op Aan en dubbelklik vervolgens op de vergaderruimte of apparatuur in de lijst. Klik daarna op OK.

    Postvak voor het reserveren van vergaderruimte in Outlook
  4. Typ op de regel Onderwerp het doel van de reservering of de vergadering.

  5. Wijzig de inhoud van Locatie of laat deze ongewijzigd.

  6. Wijzig de Begintijd en de Eindtijd. U kunt ook Duurt hele dag kiezen. Als u een terugkerende vergadering of reservering wilt, kiest u bovenaan Terugkeerpatroon.

    Vergadertijd reserveren

  7. Typ een bericht waarin u het doel beschrijft en voeg zo nodig bestanden bij.

  8. Als anderen online moeten kunnen deelnemen of inbellen bij de vergadering, klikt u op Skype-vergadering.

  9. Als u wilt controleren of de vergaderruimte, apparatuur en personen die u hebt uitgenodigd beschikbaar zijn, klikt u bovenaan op Planningsassistent. Selecteer vervolgens een beschikbare tijd in de agenda.

    Controleren of apparatuur in vergaderruimte beschikbaar is

    Tip: In de planningsagenda betekent blauw dat de vergaderruimte of apparatuur gereserveerd of bezet is. Selecteer een leeg (vrij) gebied in de agenda.

  10. Kies Verzenden wanneer u klaar bent.

Ga naar het Office 365-beheercentrum om een postvak voor vergaderruimte of apparatuur in te stellen. (U moet hiervoor beheerdersmachtigingen hebben.) Maak het postvak en laat iedereen weten dat dit vanaf nu kan worden gebruikt om vergaderruimte of apparatuur te reserveren voor vergaderingen en gebeurtenissen.

  1. Meld u aan bij Office 365 met uw werk- of schoolaccount.

  2. Ga naar het Office 365-beheercentrum.

  3. Zoek naar vergaderruimten of apparatuur of navigeer naar Resources > Vergaderruimten en apparatuur.

    Ga naar de informatiebronnen van Office 365 en selecteer Vergaderruimten en apparatuur
  4. Klik op Toevoegen.

  5. Vul de velden voor vergaderruimten of apparatuur in:

    Een postvak voor een vergaderruimte toevoegen in Office 365
    • Vergaderruimte of Apparatuur: het type postvak dat u wilt maken.

    • Naam: een beschrijvende naam of een korte beschrijving.

    • E-mail: de e-mailalias van de vergaderruimte of apparatuur. Dit is nodig om een vergaderverzoek naar de vergaderruimte of apparatuur te kunnen verzenden.

    • Capaciteit: het aantal personen dat in de ruimte past of dat de apparatuur tegelijkertijd kan gebruiken.

    • Locatie: het kamernummer of de locatie van de vergaderruimte in een gebouw of regio.

    • Telefoonnummer: het telefoonnummer van de vergaderruimte zelf. Dit wijkt af van het telefoonnummer voor de vergadering dat wordt gegenereerd wanneer Skype voor bedrijven wordt gebruikt.

  6. Kies Add.

  7. Kies Details weergeven om het door u gemaakte postvak voor vergaderruimte of apparatuur te bekijken.

    U kunt ook Planningsopties instellen kiezen om de toegestane vergadertijden, voor boeking beschikbare tijden en dergelijke te wijzigen.

    Opties voor het reserveren van vergaderruimte en apparatuur bewerken

  8. Selecteer vervolgens Opslaan en Sluiten.

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×