Plan the content for your SharePoint site

Opmerking:  We willen u graag zo snel mogelijk de meest recente Help-inhoud in uw eigen taal bieden. Deze pagina is automatisch vertaald en kan grammaticale fouten of onnauwkeurigheden bevatten. Wij hopen dat deze inhoud nuttig voor u is. Kunt u ons onder aan deze pagina laten weten of de informatie nuttig voor u was? Hier is het Engelstalige artikel ter referentie.

When a site's content is logically organized and easy-to-find, it's easier to maintain and manage, and site users are more productive. As a site collection admin or a site owner, you might want to plan out your site strategy before creating your site. In this article, we explore:

Welke soorten sites hebt u nodig?

Depending on the size or your organization and the scope of content that you plan to have on your site, you may want to create subsites under your main site to organize content. For more information on how to create sites, see Create a site.

Diagram van sitehiërarchie

There are many possible ways you can choose to organize subsites. Some examples are:

  • Per team of afdeling

  • Per inhoudscategorie

  • Per project

  • Per klant

  • Per machtigingsniveau of gevoeligheid (als er bijvoorbeeld gegevens moeten worden beperkt, kunt u deze isoleren op een specifieke site)

Voordat u begint met het maken van sites, moet u even stilstaan bij het gewenste aantal sites en de logica waarmee u deze wilt organiseren. Misschien vindt u het handig om een diagram van uw sitehiërarchie te maken en op basis hiervan uw planning te organiseren. U kunt een diagram op een vel papier of een whiteboard schetsen, maar mogelijk wilt u een formeler diagram maken aan de hand van de hiërarchievormen die als SmartArt in Microsoft Word of Microsoft PowerPoint beschikbaar zijn. Hiermee verkrijgt u een diagram dat u kunt opslaan en raadplegen en ook in de loop der tijd kunt wijzigen.

Denk ook na over het doel van elke site. Zodoende kunt u bepalen welke sitesjablonen u wilt gebruiken om nieuwe sites te maken. SharePoint Online bevat allerlei sitesjablonen waaruit u kunt kiezen wanneer u een nieuwe site maakt. Door een sitesjabloon te selecteren die is ontworpen voor een specifiek doel, kunt u ervoor zorgen dat gebruikers gelijk van start kunnen met hun werk. Als u bijvoorbeeld een site wilt maken waarmee teamleden regelmatig interessante nieuwsberichten of ideeën kunnen delen, kunt u als eerste een sjabloon voor blogsites selecteren omdat deze sjabloon is ontworpen voor dit soort communicatie.

Some examples of site templates included in SharePoint are:

  • Teamsite

  • Blog

  • Projectsite

  • Communitysite

For more information on site templates, see Using templates to create different kinds of SharePoint sites.

Welk soort inhoud gebruikt u op uw sites?

Nadat u hebt nagedacht over het gewenste aantal en type sites, kunt u gaan plannen welke inhoud op deze sites wordt opgeslagen. Het doel voor het plannen van inhoud is om te bepalen:

  • What kinds of lists, libraries, or pages you want to create on sites to organize content    Libraries can be used to store documents and other files, while lists can be useful for tracking tasks or issues. Pages are individual items within a site where you can display content, apps, links, and more.

  • What kinds of apps you want to include    SharePoint Online includes built-in apps such as document libraries and lists, but you can also create your own apps or buy apps from third-parties in the SharePoint Store.

  • Whether you want to create content types     Content types help you customize how you handle and track specific kinds of content.

Mogelijk wilt uw organisatie dit soort planning centraal uitvoeren (met name voor inhoudstypen), maar dit is ook het soort planning die u individuele site-eigenaren zou kunnen laten uitvoeren terwijl ze sites aanpassen waarvoor ze verantwoordelijk zijn.

Welke soorten apps wilt u toevoegen?

Denk niet alleen na over de inhoudstypen, maar ook over de andere soorten gegevens die op sites worden opgeslagen of de soorten taken die personen in uw organisatie willen gebruiken voor het beheer van sites. Dit helpt u met het plannen van verschillende soorten apps die u mogelijk wilt toevoegen aan sites. Als u bijvoorbeeld een plaats voor de opslag van documenten wilt, zult u waarschijnlijk een documentbibliotheek toevoegen. Als u belangrijke datums wilt bijhouden, voegt u een kalender toe.

U hoeft niet alle apps die u uiteindelijk nodig zult hebben, direct toe te voegen. Site-eigenaren kunnen in de loop der tijd apps toevoegen of verwijderen al naar gelang de zakelijke behoefte. Door echter in een vroeg stadium te plannen hoe u de inhoud van uw sites wilt aanpassen, kunt u er echter voor zorgen dat sites onmiddellijk nuttig zijn voor gebruikers.

SharePoint Online bevat ingebouwde apps die nuttig zijn voor uiteenlopende zakelijke doeleinden, van documentopslag en -beheer tot projectbeheer en -tracering tot communicatie. U meerdere exemplaren van deze soorten apps toevoegen aan een site. U kunt ook apps van derden kopen en toevoegen via de SharePoint Store op uw site.

Zie Een app toevoegen aan een site en Een app kopen in de SharePoint Store voor meer informatie.

Moet u inhoudstypen definiëren?

Inhoudstypen stellen sitegebruikers in staat snel speciale soorten inhoud te maken met de opdracht Nieuw item of Nieuw document in een lijst of bibliotheek. Inhoudstypen zijn nuttig omdat deze site-eigenaren een manier bieden die ervoor zorgt dat de inhoud op alle sites eenduidig is. Inhoudstypen maken het tevens mogelijk dat één lijst of bibliotheek meerdere itemtypen of documenttypen kan bevatten. Site-eigenaren kunnen specifieke details van de inhoud vooraf configureren wanneer ze nieuwe inhoudstypen instellen voor een site, lijst of bibliotheek.

Site-eigenaren kunnen inhoudstypen definiëren voor lijstitems, documenten of mappen.

U vindt het mogelijk nuttig om inhoudstypen voor een deel van uw inhoud te definiëren als uw inhoud aan een van de volgende criteria voldoet:

Als dit waar is:

Inhoudstypen zijn voor u mogelijk op de volgende manieren nuttig:

U hebt specifieke documenttypen die een gestandaardiseerde indeling of een gestandaardiseerd doel hebben en u wilt dat dit in de hele organisatie eenduidig is.

Configureer typen site-inhoud voor deze documenttypen op teamsiteniveau zodat deze beschikbaar zijn voor gebruik op alle subsites van de teamsite. Op deze manier maken alle gebruikers in uw organisatie deze documenten op een eenduidige manier.

U hebt specifieke sjablonen die voor specifieke soorten documenten moeten worden gebruikt.

Voeg deze documentsjablonen toe aan de betreffende inhoudstypen zodat deze sjabloon wordt gebruikt voor alle nieuwe documenten die op basis van het inhoudstype worden gemaakt.

Er is een standaardset met gegevens die u wilt traceren voor specifieke soorten documenten of items.

Voeg kolommen toe aan uw inhoudstypen om deze gegevens te traceren. Als een deel van de gegevens van vitaal belang is, kunt u die kolommen als zodanig aangeven. U kunt ook standaardwaarden opgeven voor specifieke kolommen wanneer u het inhoudstype configureert.

Er bestaat een gedefinieerd bedrijfsproces voor de manier waarop met specifieke documenten wordt omgegaan en hoe deze worden gereviseerd.

Overweeg om werkstromen voor specifieke inhoudstypen te configureren. U kunt werkstromen gebruiken om bedrijfsprocessen te beheren, zoals voor het reviseren of goedkeuren van documenten.

Nadat u de inhoud hebt geïdentificeerd waarvoor u inhoudstypen wilt definiëren, moet u nadenken over waar u inhoudstypen wilt definiëren. Als u typen site-inhoud op teamsiteniveau definieert, zijn deze algemeen beschikbaar voor hergebruik in de lijsten en bibliotheken binnen alle subsites van uw teamsite. Individuele site-eigenaren kunnen ook typen site-inhoud definiëren voor hun site, hoewel deze inhoudstypen alleen beschikbaar zijn voor gebruik in lijsten en bibliotheken op die site en onderliggende sites.

Het kan handig zijn om een spreadsheet of tabel te maken met de informatie die u wilt opnemen wanneer u uw inhoudstypen definieert. U kunt bijvoorbeeld eerst een eenvoudige tabel maken, zoals de onderstaande tabel, en deze vervolgens aanpassen met extra gegevens die u nuttig vindt om te traceren, zoals de sites of teams die de inhoudstypen gebruiken:

Nieuw inhoudstype

Bovenliggend inhoudstype

Kolommen

Documentsjabloon

Werkstromen

Geef de naam op van het inhoudstype dat u wilt maken.

Definieer het bovenliggende inhoudstype op basis waarvan het wordt gemaakt.

Vermeld de nieuwe of bestaande kolom die u aan het inhoudstype wilt toevoegen.

Geef op of er een documentsjabloon aan het inhoudstype is gekoppeld.

Geef op of er werkstromen aan het inhoudstype zijn gekoppeld.

Zie Een inhoudstype maken of aanpassen voor meer informatie over het werken met inhoudstypen.

Hoe vinden uw gebruikers inhoud en hoe kunnen ze deze openen?

Denk na over de manier waarop sitegebruikers inhoud op uw SharePoint Online-sites gaan zoeken en gebruiken. Dankzij een dergelijke planning kunt u beslissen hoe u navigatie- en zoekfuncties voor de teamsite en de subsites configureert.

Welke sites wilt u opnemen in uw globale navigatie?

Voor het plannen van uw navigatie vindt u het mogelijk nuttig om een diagram van de sites in uw sitehiërarchie te maken. Als u tijdens het plannen van de sites al een diagram hebt gemaakt, kunt u met dit diagram beginnen en het wijzigen. Neem alle subsites van uw teamsite op. U wilt mogelijk belangrijke lijsten of bibliotheken op de teamsite en de betreffende subsites opnemen. Zodoende kunt u in een oogopslag vaststellen welke belangrijke bestemmingen sitegebruikers mogelijk zoeken wanneer ze op de startpagina van uw teamsite beginnen.

De bovenste navigatiebalk op een site is bedoeld voor globale navigatie.

Top links with one selected.

Standaard wordt op elke site een eigen bovenste navigatiebalk gebruikt, maar u kunt bepalen dat sites de bovenste navigatiebalk mogen overnemen van de bovenliggende sites, zodat de navigatie op alle sites consistent is. U kunt configureren welke sites op de bovenste navigatiebalk worden weergegeven. U kunt ook koppelingen naar andere URL's opnemen voor het geval u koppelingen naar externe resources wilt integreren in de navigatie van uw site. Zie De navigatie op uw teamsite aanpassen voor meer informatie over het aanpassen van de bovenste navigatie.

Als uw teamsite veel subsites heeft, wilt u deze mogelijk niet allemaal vermelden op de bovenste koppelingsbalk omdat dit overweldigend kan overkomen op sitegebruikers. U wilt echter ook niet dat belangrijke sites of inhoud onvindbaar zijn. Gebruik het diagram van de sitehiërarchie om te bepalen welke belangrijkste sites u in de globale navigatie wilt weergeven.

Hoe navigeren gebruikers binnen sites?

Behalve de bovenste navigatiebalk worden op sites ook navigatie-elementen links op de pagina weergegeven. Deze navigatie-elementen bevatten de balk Snel starten en de structuurweergave.

Meestal worden op de balk Snel starten koppelingen weergegeven die specifiek bij de huidige site horen en de balk kan worden gebruikt om de belangrijkste inhoud te markeren. Wanneer u een nieuwe lijst of bibliotheek maakt, verschijnt er automatisch een nieuwe koppeling onder Recent op de werkbalk Snel starten. Alleen de vijf nieuwste koppelingen worden weergegevens in de sectie Recent.

Met de koppeling Recent op de werkbalk Snel starten worden de meest recente pagina's, lijsten en bibliotheken weergegeven.

You can customize the Quick Launch to add or remove links to the lists and libraries on the site. You can also group links under custom headings. If you choose to have all subsites inherit the global navigation, then it will be important for Site Owners to customize the navigation on the Quick Launch because it will be the primary way users will find content within a site when they visit it. If you decide not to have subsites inherit global navigation from the Team Site, then users will be able to use both the top link bar and the Quick Launch on a subsite to find the content within it. For more information about editing the links on the Quick Launch, see Customize the navigation on your team site.

Top of Page

Waarover moet u nadenken wanneer u zoekopdrachten plant?

Uw gebruikers zijn waarschijnlijk meer geneigd SharePoint Online te gebruiken als ze gemakkelijk de benodigde informatie kunnen vinden. Door gebruik te maken van inhoudsfuncties zoals inhoudstypen, of door kolommen met metagegevens toe te voegen aan lijsten en bibliotheken, kunt u ervoor zorgen dat inhoud beter kan worden gevonden via zoekacties.

Beheerders van siteverzamelingen en van sites hebben verschillende mogelijkheden om de zoekervaring van gebruikers aan te passen.

Handeling

Meer informatie

De opmaak en instellingen aanpassen die van invloed zijn op zoekresultaten. Zo kunt u het zoekcentrum aanpassen en de webonderdelen die worden gebruikt op pagina's van het zoekcentrum.

Het zoekcentrum beheren in SharePoint Online

Queryregels maken om de zoekervaring van gebruikers te verbeteren.

Queryregels beheren

De resultatenbronnen voor zoekopdrachten aanpassen.

Resultatenbronnen beheren

Beheerde eigenschappen weergeven, maken of wijzigen, of verkende eigenschappen toewijzen aan beheerde eigenschappen.

Het zoekschema beheren in SharePoint Online

Instellingen van een aangepaste zoekconfiguratie exporteren en importeren tussen sites. De instellingen die u exporteert en importeert omvatten alle aangepaste queryregels, resultatenbronnen, resultaattypen, rangordemodellen en zoekinstellingen voor de site.

Instellingen van een aangepaste zoekconfiguratie exporteren en importeren

Hoe inhoud beschikbaar wordt in zoekacties

The search service is scheduled to crawl SharePoint Online content every five minutes. After an item is added to a SharePoint Online site, there will be a period of time before it is indexed and returned in search results. This amount of time varies based on current user activities. Tasks like site migration, upgrade, and maintenance increase the load on the indexing pipeline. New content items should typically display in search results within an hour.

Wat moeten gebruikers met inhoud doen?

Door enkele eenvoudige vragen te stellen over wat sitegebruikers moeten doen met inhoud, kunt u bepalen hoe u specifieke sites, lijsten of bibliotheken moet configureren en welke specifieke functies de sitegebruikers mogelijk nodig hebben.

Vragen die u zich kunt stellen:

Overwegingen voor de configuratie van inhoud:

Moet u versies van specifieke soorten documenten of lijstitems traceren?

  • Overweeg om versiebeheer voor deze lijsten of bibliotheken in te schakelen.

  • Overweeg om documenten of items uit te laten checken voordat ze worden gewijzigd.

Moeten sitegebruikers tegelijk aan specifieke soorten documenten werken of samenwerken?

  • Overweeg om cocreatie in te schakelen voor de betreffende bibliotheken om samenwerking te vergemakkelijken.

Moeten specifieke soorten inhoud worden goedgekeurd voordat ze algemeen toegankelijk zijn?

  • Overweeg om de goedkeuring van inhoud in te schakelen voor bibliotheken, of om werkstromen te gebruiken voor het beheer van goedkeuring.

Zijn bepaalde soorten documenten onderhevig aan bedrijfsprocessen of menselijke werkstromen?

  • Overweeg om werkstromen te maken of te configureren voor de inhoudstypen die van toepassing zijn op deze documenten, of voor de bibliotheken waarin deze documenten zich bevinden.

Gebruikt u lijsten om processen aan te sturen of te beheren?

  • Overweeg om op lijsten gebaseerde werkstromen te maken of te configureren voor processen, zoals het bijhouden en beheren van actie-items.

Bevatten sites vertrouwelijke inhoud die niet algemeen toegankelijk zal zijn?

  • Overweeg om specifieke sites of bibliotheken te maken en deze te configureren met unieke machtigingen om gevoelige inhoud op te slaan.

  • Overweeg om machtigingen op itemniveau te maken als er een minimale behoefte is om de toegang tot inhoud te beperken.

  • Overweeg om doelgroepen te gebruiken om verschillende inhoud voor verschillende gebruikers weer te geven.

  • Overweeg om specifieke lijsten of bibliotheken uit te sluiten van zoekindexering.

Ontvangen gebruikers updates over inhoudswijzigingen?

  • Overweeg om RSS in te schakelen voor belangrijke lijsten en bibliotheken.

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×