Papieren formulieren converteren naar InfoPath-formulieren: inleiding

Belangrijk: Dit artikel is automatisch vertaald, bekijk de disclaimer. De Engelse versie van dit artikel vindt u hier voor referentiedoeleinden.

In dit artikel wordt ingegaan op de voordelen van het gebruik van elektronische formulieren (in plaats van papieren formulieren) voor het verzamelen van gegevens. Tevens vindt u hier enkele aanbevolen procedures voor het converteren van papieren formulieren naar Microsoft Office InfoPath-formuliersjablonen.

Opmerking: Als een papieren formulier in Microsoft Office Word of Microsoft Office Excel is ontworpen, kunt u de wizard Importeren van InfoPath gebruiken om het document of de werkmap snel naar een InfoPath-formuliersjabloon te converteren. Als het formulier in een ander programma is gemaakt of als u geen toegang tot het oorspronkelijke bronbestand voor het formulier hebt, moet u het papieren formulier opnieuw maken in InfoPath.

In dit artikel

Voordelen van elektronische formulieren

Aanbevolen procedures voor het converteren van papieren formulieren

Voordelen van elektronische formulieren

Het gebruik van elektronische formulieren in plaats van papieren formulieren biedt diverse voordelen, waaronder:

Accurate, consistente gegevens    Met papieren formulieren, mensen vaak schrijven informatie op de verkeerde locatie of gebeuren instructies voor het invullen van het formulier correct worden geïnterpreteerd. Fouten kunnen ook optreden wanneer een werknemer reenters handmatig de gegevens in een database of een ander programma. Opsporen en oplossen van deze typen gegevensinvoer fouten kunnen worden dure en tijdrovende. InfoPath bevat een aantal geautomatiseerde manieren om fouten in gegevensinvoer voorkomen gebruikers te helpen. Bijvoorbeeld, kunt u formules automatisch wiskundige om waarden te berekenen voor gebruikers. U kunt ook voorwaardelijke opmaak gebruiken om de aandacht van de gebruiker met gegevens of de spellingcontrole inschakelen zodat gebruikers op spelfouten controleren kunnen voordat u hun formulieren verzendt. Het is ook mogelijk om automatisch te vullen in de velden voor gebruikers met behulp van bestaande gegevens uit een database of andere systeem voor gegevensopslag. U kunt bijvoorbeeld een verkoop formulier die automatisch werknemer informatievelden ingevuld wanneer gebruikers hun id-nummer in een vak werknemer-ID invoeren ontwerpen.

Naadloze updates    Als u een bestaande formuliersjabloon wilt bijwerken, kunt u deze wijzigen, opnieuw publiceren en opnieuw verspreiden onder gebruikers. De volgende keer dat gebruikers een formulier openen dat op de betreffende formuliersjabloon is gebaseerd, wordt de update automatisch uitgevoerd. Als gebruikers offline werken wanneer u een bijgewerkte formuliersjabloon publiceert, wordt de update uitgevoerd zodra ze weer verbinding maken met het netwerk. Normaal gesproken merken gebruikers niet dat een update plaatsvindt, hoewel u de formuliersjabloon zodanig kunt ontwerpen dat gebruikers worden gewaarschuwd.

Werkstroomopties    Met behulp van de werkstroomfuncties in InfoPath kunt u zorgen dat algemene bedrijfsprocessen waarin gegevens van de ene naar de andere persoon worden doorgestuurd, efficiënter verlopen. Werkstromen kunnen kosten en tijd besparen bij het coördineren van bedrijfsprocessen zoals projectfiattering of documentrevisie door de vereiste werkzaamheden voor deze processen te beheren en bij te houden. Stel bijvoorbeeld dat onkosten op papier worden gedeclareerd, als volgt: een werknemer vult een gedrukte onkostendeclaratie in en verzendt deze na toevoeging van een papieren circulatielijst via de interne post aan zijn of haar manager. Na de declaratie te hebben goedgekeurd, vinkt de manager zijn of haar naam op de circulatielijst af, waarna de declaratie via de interne post naar de boekhouding wordt gestuurd. Als de chef van de boekhouding de declaratie goedkeurt, worden cheques uitgeschreven. Tussen de dag waarop de oorspronkelijke declaratie is ingediend en de dag waarop de werknemer de vergoeding ontvangt, kunnen weken voorbijgaan. Als u InfoPath in combinatie met Microsoft Office SharePoint Server 2007 gebruikt, kunt u dit type werkstroom automatiseren en zodoende flink wat tijd en geld besparen.

Integratie met andere systemen    U kunt formuliergegevens van InfoPath integreren met andere producten of technologieën. Zo kunt u formuliergegevens bijvoorbeeld opslaan in een Microsoft SQL Server-database of besluiten het formuliersjabloon op basis van een webservice te ontwerpen, zodat u gegevens kunt verzenden naar een database die niet direct door InfoPath wordt ondersteund. InfoPath werkt met een aantal andere programma's en servers in het Microsoft Office-systeem, waaronder Microsoft Office Outlook, Microsoft Office Excel en Microsoft Office Access. U kunt onder andere InfoPath-formulieren ontwerpen en invullen in Outlook-e-mailberichten, InfoPath-gegevens naar Excel-werkmappen exporteren, InfoPath gegevens verzenden naar een Access-database of gegevens opvragen uit een SharePoint-lijst. Ontwikkelaars kunnen InfoPath-besturingselementen bovendien insluiten in de aangepaste zakelijke toepassingen die in uw bedrijf worden gebruikt.

Toegevoegde beveiliging    Papieren formulieren zijn niet per se veilig. Ze kunnen ophalen gerouteerde of gaan verloren, waarin maakt u kennis met een kans voor de openbaarmaking van vertrouwelijke informatie. Het beveiligingsmodel voor InfoPath zijn gerelateerd aan de zone het en -instellingen in Windows Internet Explorer. Deze beveiligingsfuncties zijn ontwikkeld voor formulieren van gebruikers en computers beschermen tegen onveilige bewerkingen uitvoeren, zoals opvragen of gegevens verzenden naar een niet-vertrouwde bron. InfoPath biedt aanvullende beveiligingsmaatregelen, inclusief het ontwerp van een formuliersjabloon beveiligen, digitale handtekeningen gebruiken, beheer van bepaalde bewerkingen zoals samenvoegen en indienen en vertrouwen van formulieren die op computers van de gebruiker zijn geïnstalleerd.

Naar boven

Aanbevolen procedures voor het converteren van papieren formulieren

Houd rekening met de volgende punten wanneer u papieren formulieren naar InfoPath-formuliersjablonen converteert.

  • Gebruik indelingstabellen om secties van het formulier te rangschikken.    U moet een elektronisch formulier net als een papieren formulier zodanig indelen dat degenen die het formulier invullen, er op logische wijze in kunnen navigeren. In InfoPath kunt u indelingstabellen gebruiken om besturingselementen te ordenen, secties van elkaar te scheiden en logo's en andere afbeeldingen in te delen. Bovendien kunt u tekstvakken, selectievakjes en andere elementen eenvoudig uitlijnen met indelingstabellen, zodat de formuliersjabloon er verzorgd en professioneel uitziet. In het volgende voorbeeld wordt een indelingstabel gebruikt om tekstvakken in een sectie op een formuliersjabloon te ordenen.

    Indelingstabel in sectie op formuliersjabloon

    1. Deze indelingstabel bevat twee rijen.

    2. De tweede rij bevat drie kolommen. De middelste kolom wordt uitsluitend voor de definitie van afstand gebruikt.

  • Overweeg oplossingen voor optionele informatie.    Papieren formulieren bevatten vaak secties die voor specifieke gebruikerscategorieën zijn gereserveerd. In een ziekenhuis kan een formulier voor patiëntgegevens bijvoorbeeld de sectie 'Alleen voor administratief gebruik' bevatten. Deze sectie is niet voor de patiënt bestemd maar dient door verpleegkundigen of ander medisch personeel te worden ingevuld. In InfoPath kan dergelijke optionele informatie op verschillende manieren worden gehuisvest. Een van de beste manieren is het gebruik van een optionele sectie: een besturingselement dat andere besturingselementen bevat maar niet op het formulier wordt weergegeven tenzij de gebruiker de sectie toevoegt. In een formuliersjabloon voor een statusrapport kunt u bijvoorbeeld de optionele sectie Opmerkingen opnemen. Gebruikers die aanvullende opmerkingen willen toevoegen, kunnen deze optionele sectie invoegen en invullen. Alle anderen kunnen de sectie verborgen laten.

    Optionele sectie voor het verzamelen van opmerkingen

    U kunt ook voorwaardelijke opmaak gebruiken om bepaalde velden te verbergen tenzij in het formulier aan een specifieke voorwaarde wordt voldaan. Zo kunt u in een toepassingsformuliersjabloon een bepaalde groep velden verbergen totdat de gebruiker het selectievakje 18 of ouder inschakelt.

  • Gebruik herhalende tabellen in plaats van gewone tabellen.    U kunt herhalende tabellen gebruiken om ruimte besparen en gebruikers extra flexibiliteit bij het invullen van het formulier te bieden. Wanneer u herhalende tabellen gebruikt, hoeft het formuliersjabloon niet diverse lege rijen te bevatten wanneer de gebruiker de sjabloon voor het eerst opent. Normaal gesproken zien gebruikers slechts één rij en voegen ze alleen rijen toe als ze deze nodig hebben.

    Herhalende tabel voor het verzamelen van lijnartikelen in onkostendeclaratie

  • Bepaal de gegevensbehoeften.    Voordat u het papieren formulier converteert, moet u bepalen wat er uiteindelijk moet gebeuren met de gegevens die gebruikers in het elektronische formulier invoeren. Door uw gegevensbehoeften vooraf (vóór conversie van het papieren formulier) te overwegen, kunt u bepalen of u beschikt over de infrastructuur die nodig is om de formuliersjabloon te maken. Als gebruikers bijvoorbeeld snel formuliergegevens heen en weer moeten kunnen verzenden en u de gegevens niet meermaals hoeft te gebruiken, kunt u de formuliersjabloon als e-mailbericht publiceren. In dat geval kunt u gebruikersformulieren in de InfoPath-formuliermap in het Postvak IN opslaan. Als anderen de formuliergegevens willen gebruiken en delen, kunt u verzamelingen van verwante InfoPath-formulieren opslaan in bibliotheken op een server met Microsoft Windows SharePoint Services. Als gebruikers de formuliergegevens willen oproepen in andere zakelijke toepassingen of systemen, zoals onkostendeclaratie- of boekhoudtoepassingen, kunt u de gegevens in bedrijfsdatabases opslaan. Dit wordt vaak gedaan door de formuliersjabloon te koppelen aan een webservice, die als intermediair tussen de formuliersjabloon en de database of het bedrijfssysteem fungeert.

  • Bepaal hoeveel weergaven u nodig hebt.    In InfoPath kunt u verschillende weergaven van dezelfde formuliersjabloon maken. Een weergave is een alternatieve manier om gegevens in een formuliersjabloon te presenteren. Als u bijvoorbeeld een formuliersjabloon voor een vergunningsaanvraag ontwerpt, kunt u één weergave gebruiken die door de elektromonteur moet worden ingevuld, een andere weergave voor de ontvangende agent en een derde weergave voor de onderzoeker die over de aanvraag beschikt. Door weergaven te gebruiken hoeft u niet meerdere formulieren voor hetzelfde bedrijfsproces te ontwerpen en onderhouden.

  • Bepalen welk type besturingselementen die u nodig hebt    Als u een papieren formulier hebt gemaakt in een programma zoals Word, die echt niet is bestemd voor het ontwerpen van formulieren, gebruikt u waarschijnlijk tekstvakken, selectievakjes, knoppen en misschien een paar andere besturingselementen. InfoPath biedt meer dan 30 verschillende besturingselementen die u aan uw formulier toevoegt toevoegen kunt. Naast standaardbesturingselementen, zoals tekstvakken en keuzelijsten, bevat InfoPath een aantal nieuwe besturingselementen, zoals herhalende tabellen, keuzegroepen en optionele secties. Deze typen besturingselementen kunnen u een flexibele formuliersjabloon ontwerpen die geschikt is voor uw gebruikers. Bijvoorbeeld in een formuliersjabloon onkosten, kunt u een herhalende tabel toe te staan dat gebruikers om in te voeren zoveel onkosten-items als ze nodig hebben.

  • Overweeg het gebruik van sjabloononderdelen voor veelvoorkomende sets met besturingselementen    Als u een groot aantal papieren formulieren converteren hebt, kunt u zoeken naar algemene secties en sets met velden die kunnen worden omgezet in InfoPath-sjabloononderdelen. Een sjabloononderdeel is een gedeelte van een formuliersjabloon die kan worden opgeslagen voor later gebruik in meerdere formuliersjablonen. Een typisch sjabloononderdeel bestaat uit besturingselementen en een gegevensbron, en ook functies zoals gegevensverbindingen, gegevensvalidatie, en regels kunt opnemen. Maken en gebruiken van sjabloononderdelen, kunt u ervoor te zorgen dat de formuliersjablonen die in uw organisatie in toon, structuur en gedrag consistent zijn. Personeelszaken kunt bijvoorbeeld een enkel contactgegevens sjabloononderdeel gebruiken in alle bijbehorende formuliersjablonen.

    sjabloononderdeel dat in meerdere formulieren wordt weergegeven

  • Schakel digitale handtekeningen in.    In InfoPath kunt u de formuliersjabloon zodanig configureren dat gebruikers bepaalde delen van een formulier of het gehele formulier kunnen ondertekenen. Door ondertekening van een formulier kan de identiteit van de invuller van het formulier worden geverifieerd en kan worden gewaarborgd dat de formulierinhoud niet is gewijzigd.

  • Gebruik functies die gebruikers helpen bij het invullen van formulieren.    In InfoPath kunt u standaardwaarden aan besturingselementen toewijzen om gebruikers te helpen formulieren sneller in te vullen. In een onkostendeclaratie kunt u de datum van vandaag bijvoorbeeld als standaardwaarde voor een datumkiezer opgeven. U kunt formules aan de velden Subtotaal en Totaal toewijzen, zodat onkosten automatisch worden berekend terwijl de gebruiker onkostenposten invoert. Tevens kunt u spellingcontrole inschakelen, zodat gebruikers de tekst die ze invoeren, op spelfouten kunnen controleren, net als in gewone Microsoft Office-documenten. Als u formulierspecifieke opdrachten of Help-inhoud wilt verschaffen, kunt u een aangepast taakvenster maken voor weergave naast het formulier.

Naar boven

Opmerking: Disclaimer voor automatische vertaling: Dit artikel is vertaald door een computersysteem zonder menselijke tussenkomst. Microsoft biedt deze automatische vertalingen aan om niet-Engels sprekende gebruikers te helpen de inhoud over producten, services en technologieën van Microsoft te raadplegen. Omdat het artikel automatisch is vertaald, bevat het mogelijk fouten in grammatica, woordenschat en syntaxis.

Uw vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×