Overzicht: voortgang bijhouden

pictogram: Voortgang bijhouden

Hoewel u met Microsoft Project de voortgang van uw schema makkelijk kunt monitoren en bijhouden, dient u enkele stappen uit te voeren voordat u de voortgang van het project kunt gaan monitoren.

Het monitoren van het project kan gewoonlijk worden opgesplitst in het beoordelen en bijhouden van de voortgang van het project. Afwijkingen van de oorspronkelijke planning (of de basislijn) worden herkend en onder controle gehouden om het project binnen de perken te houden, niet te lang te maken en binnen het budget te houden.

Dit artikel is een van de vele doelen van projectmanagement in het stappenplan voor Project.

Voorbeelden van projectmanagement . . .

Voorbeeld 1: de onvoorziene projectmanager   : U hebt uw schema gemaakt, iedereen is hard aan het werk met de hun toegewezen taken en u denkt dat alles volgens plan verloopt.

Dat is uw eerste fout. Geen project verloopt volgens plan. Er zijn problemen, en u kunt er maar beter op tijd bij zijn. Hoe langer u wacht met het zoeken naar problemen, hoe erger ze worden.

Houd het volgende in gedachten als u de voortgang van het schema controleert.

  • Maak een basislijn voor het project    Nadat u het schema hebt gemaakt, moet u er een basislijn voor maken. Een basislijn komt overeen met een versie van het project die kan worden gebruikt als een vergelijking met de voortgang van de taken. Met de basislijn kunt u een vergelijking maken tussen het oorspronkelijke schema en een nieuwere versie.

  • Verzamel gegevens handmatig    Hoewel u de gegevens over de projectstatus het snelst en makkelijkst kunt verzamelen met Project Server, wilt u deze gegevens wellicht handmatig verzamelen.
    Mogelijk is Project Server niet geïnstalleerd of het project is klein genoeg om de gegevens zelf te kunnen verzamelen.
    Als u besluit de gegevens over de projectstatus handmatig te verzamelen, dient u de gegevens ook handmatig in het projectplan in te voeren.

  • Houd rekening met weerstand Weerstand tegen het formeel bijhouden van projectmanagementgegevens is normaal. Gelukkig bestaan er enkele methoden die u kunt gebruiken om dit soort weerstand tot een minimum te beperken.

Hier volgen drie eenvoudige stappen waarmee u het schema kunt bijhouden.

  1. Maak een basislijn voor het project. Klik op het tabblad Project en vervolgens op Basislijn instellen.

  2. Communiceren, communiceren en nog eens communiceren. Men heeft er vaak moeite mee u de werkstatus toe te sturen. U kunt de status eenvoudig verkrijgen tijdens wekelijke bijeenkomsten van het team of andere informele bijeenkomsten. Het verzamelen van de status op wekelijkse basis is voor de meeste projecten ideaal. Als u de status vaker wilt verzamelen, kan dit contraproductief werken. U kunt ook wekelijkse herinneringen in Outlook 2010 instellen om basisstatusgegevens van personen te ontvangen.

  3. Gebruik Teamplanner. De weergave Teamplanner in Project is bedoeld om talloze problemen op te lossen in verband met wie wat doet in uw team. Door tijdens een bijeenkomst van deze weergave gebruik te maken, kunt u het proces van het verzamelen van statusgegevens bespoedigen.

Voorbeeld 2: u bent een doorgewinterde manager   : U bent al lange tijd projectmanager en u hebt in het verleden gecompliceerde projectmanagementsoftware gebruikt. Nu staat u voor een project waarvan de sponsor zegt dat het goed in de gaten moet worden gehouden om binnen het budget te blijven. Het monitoren van personen is één ding, maar het volgen van de taakvoortgang en kosten is iets anders.

Bovendien zegt uw sponsor dat ze elke maand rapporten over de voortgang wil hebben. Nu maakt u zich echt zorgen.

Hier volgt een lijst met bekende obstakels bij het monitoren en bijhouden en wat u eraan kunt doen.

Obstakel

Mogelijke oplossing

Houd rekening met weerstand

Weerstand tegen het formeel bijhouden van projectmanagementgegevens is normaal. Gelukkig bestaan er enkele methoden die u kunt gebruiken om dit soort weerstand tot een minimum te beperken.

Ontbrekende e-mail

Het ophalen van statusgegevens via e-mail is een van de makkelijke manieren om uw project in de gaten te houden. E-mails kunnen echter zoekraken. U kunt wekelijkse herinneringen in Outlook instellen om teamleden eraan te herinneren dat ze regelmatig hun taakstatus moeten doorsturen.

Project Server

Als u Project Server gebruikt om de status bij te houden op het werk, kunt u ook een consultant inhuren om de teamleden te helpen met de obstakels bij het rapporteren van de werkelijke hoeveelheid werk. Een consultant kan u ook helpen met de vaak complexe fasen bij het monitoren van een project, met name voor grote projecten. Een Project-MVP (Most Valued Professional) kan u wellicht helpen.

Leveranciers

Indien u gecontracteerde leveranciers gebruikt voor het werken aan taken, zorg er dan voor dat ze wekelijks verslag uitbrengen. U kunt dit bijvoorbeeld doen door dit vast te leggen in de werkomschrijving (of een ander werkdocument) voordat u de leverancier aan boord haalt.

Budgettering schrikt u af

Budgettering schrikt iedereen af. Maak kennis van het voordeel van de analyse van huidige marge. Als u een basislijn voor een project hebt ingesteld (en dat hebt u als u een doorgewinterde professional bent) en u kosten in uw schema invoert, dan is de verdiende waarde datgene wat u nodig hebt om het schema te monitoren.

Verschuiving van het projectdoel

Verschuiving van het projectdoel is vaak lastig te monitoren. Het treedt op als de vereisten voor een vereist projectresultaat niet goed door alle teamleden wordt begrepen. Bijvoorbeeld: een technisch team kan besluiten dat een verbeterde functionaliteit beter is voor een product, zonder te overleggen met de projectmanager om te zien of de kosten van de verbetering opwegen tegen de grotere doelstellingen van de marktvoorwaarden.

Taakvoortgang beoordelen voordat er iets is bijgehouden

Een basislijn of tussentijdse planning maken of bijwerken

Maak een basislijn of tussentijdse planning of werk deze bij, zodat u deze gegevens later kunt vergelijken met het bijgewerkte schema of de bijgewerkte basislijn. Als u een basislijnplanning opslaat, kunt u afwijkingen herkennen en oplossen, en bij soortgelijke projecten in de toekomst een nauwkeuriger planning opstellen.

De voortgang van uw schema bekijken

Terwijl u de voortgang van het project bijhoudt, kunt u de verschillen bekijken tussen gepland werk, ingepland werk en de werkelijke hoeveelheid werk. Dit helpt u vast te stellen of het werk aan het project naar verwachting vordert.

Inzicht krijgen in factoren die de einddatum van het project bepalen (kritiek pad)

Tekst

Een van de eerste stappen bij het monitoren van projecten is ontdekken hoe de einddatum van het project verandert naarmate taken en resourcevereisten veranderen.

Twee versies van een project vergelijken (koppeling volgt)

Mogelijk moet u oorspronkelijke projectramingen en werkelijke projectgegevens maken of opslaan, en vervolgens vergelijken om de voortgang vast te stellen.

Werkbelastingen monitoren met Teamplanner

Tekst

Projectmanagers kunnen niet goed en snel zien waarmee hun team op een bepaald punt in het projectschema bezig is. Gebruik Teamplanner om snel op individuele werkbelastingen te kunnen reageren.

Planningsfactoren weergeven en bijhouden

Gebruik Taakcontrole om te zien hoe wijzigingen in een taak invloed kunnen hebben op andere taken. Als u de voortgang van een taak bijwerkt, houd dan rekening met deze wijzigingen.

Planning in Project

Leer de nieuwe planningsfunctionaliteit in Project 2010 kennen. Hiermee kunt u reageren op de wijzigingen bij het monitoren van het project.

Weerstand tegen bijhouden overwinnen

Weerstand vanuit de organisatie tegen het bijhouden van projectmanagementgegevens is normaal. Maak kennis met enkele methoden om hiermee om te gaan.

Naar boven

De voortgang van uw schema monitoren

Werk aan een project bijwerken

Tijdens de voortgang van het werk aan uw project, kunt u de planning bijwerken met de werkelijke begin- en einddatums, de werkelijke hoeveelheid werk, de werkelijke en resterende duur en het huidige percentage voltooid en percentage voltooid werk.

Voltooide taken snel bijwerken

Leer hoe u snel taken kunt bijwerken met de besturingselementen op het lint.

Projectprestaties analyseren met analyse van verdiende waarde

De analyse van verdiende waarde geeft aan welk deel van het budget zou moeten zijn besteed op basis van de hoeveelheid werkzaamheden die tot op dat moment zijn verricht en de kosten volgens basislijn voor de taak, toewijzing of resources.

Een project opslaan in Project Server

Als u klaar bent met het monitoren van uw project, kunt u er een versie van opslaan in Project Server. U kunt het project ook delen met teamleden en andere belanghebbenden.

Rapporten over de projectvoortgang maken

Tekst

Met visuele rapporten kunt u projectgegevens grafisch weergeven met behulp van verbeterde draaitabellen in Excel 2010 of draaidiagrammen in Visio 2010.

Aan de slag met Project Web App

Maak kennis met Microsoft Project Server 2010, het optimale hulpmiddel voor het bijhouden van werk in uw organisatie, en het bijbehorende programma, Project Web App.

Terug naar het stappenplan van Project

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×