Office
Aanmelden

Overzicht van in-place bewaring in SharePoint Server 2016

U kunt inhoud op sites voor een bepaald aantal dagen, maanden of jaren in bewaring plaatsen om aan regelgeving en nalevingsvereisten voor uw bedrijf te voldoen. Stel dat u alle documenten die zich op de site van de verkoopafdeling bevinden gedurende zeven jaar moet bewaren.

U kunt ervoor kiezen om de periode te laten beginnen op het moment dat het document is gemaakt of op het moment dat het document voor de laatste keer door iemand is gewijzigd. De bewaring kan een zoekquery bevatten om de inhoud die wordt bewaard, te verfijnen. Als u bijvoorbeeld alleen de documenten die betrekking hebben op een specifieke klant wilt bewaren, kunt u de naam van de klant gebruiken als trefwoord in de zoekquery voor de bewaring.

Wanneer u inhoud in bewaring plaatst, kunnen personen documenten blijven bewerken alsof er niets is veranderd, omdat de inhoud op de oorspronkelijke locatie wordt bewaard. Door de bewaring zorgt u ervoor dat een kopie van de inhoud behouden blijft, terwijl gebruikers nog steeds de mogelijkheid hebben om met de inhoud te werken.

Een in-place bewaring op tijdbasis werkt hetzelfde als een in-place eDiscovery-bewaring. Bij een in-place bewaring op tijdbasis kunt u echter een bepaalde periode opgeven (een eDiscovery-bewaring geldt voor onbepaalde tijd, totdat u deze verwijdert) en hoeft u geen site voor eDiscovery-aanvraag of een eDiscovery-set te maken.

U maakt en beheert bewaringen met behulp van een beleidscentrum voor in-place bewaring.

Beleidscentrum in-place bewaring

Een in-place bewaring

Wanneer u een site in bewaring plaatst, blijft de inhoud van die site op de oorspronkelijke locatie staan. Personen kunnen aan hun documenten blijven werken, maar er blijft een kopie behouden van de inhoud zoals deze was toen u de bewaring startte. Als de inhoud wordt verwijderd, blijft naast de bestaande inhoud ook nieuwe inhoud behouden die op de site is gemaakt of aan de site is toegevoegd nadat deze in bewaring is geplaatst. Met een in-place bewaring hoeven gebruikers zelfs niet te weten dat hun inhoud in bewaring is.

Een in-place bewaring wordt toegepast op siteniveau. Wanneer u een site in bewaring plaatst, wordt er een opslagbibliotheek gemaakt, als deze nog niet bestaat. De meeste gebruikers kunnen de opslagbibliotheek niet weergeven, omdat deze alleen zichtbaar is voor eigenaren van de siteverzameling.

Als iemand inhoud probeert te wijzigen of te verwijderen op een site die in bewaring is, controleert het beleid van de bewaring eerst of de inhoud is gewijzigd sinds de bewaring is toegepast. Als dit de eerste wijziging is sinds de bewaring werd toegepast, kopieert het beleid van de bewaring de inhoud naar de opslagbibliotheek. Vervolgens kan de persoon de oorspronkelijke inhoud wijzigen of verwijderen. Houd er rekening mee dat alle inhoud van de site naar de opslagbibliotheek kan worden gekopieerd, zelfs als de inhoud niet overeenkomt met het filter van de query dat door de bewaring wordt gebruikt.

Vervolgens schoont een timeropdracht de opslagbibliotheek op. De timeropdracht wordt regelmatig uitgevoerd en vergelijkt alle inhoud in de opslagbibliotheek met de filters die door de bewaringen op de site worden gebruikt. De timeropdracht verwijdert de inhoud uit de opslagbibliotheek, tenzij de inhoud met ten minste een van de filters overeenkomt. Als er bijvoorbeeld een enkele bewaring op een site wordt toegepast en deze bewaring inhoud bewaart gedurende zeven jaar vanaf de datum waarop deze is gemaakt, wordt alle inhoud ouder dan zeven jaar verwijderd uit de opslagbibliotheek. Er kunnen ook meerdere bewaringen op een site worden toegepast. Een document kan bijvoorbeeld deel uitmaken van een juridische bewaring voor eDiscovery en een bewaring op basis van zeven jaar om aan industriële voorschriften te voldoen. De inhoud blijft behouden op basis van de bewaring met de langste duur.

De duur van een bewaring op tijdbasis start op de datum waarop het document is gemaakt of voor het laatst is gewijzigd en niet op het tijdstip waarop de bewaring werd gemaakt.

Optie Tijdsperiode

Met een in-place bewaring wordt efficiënt gebruikgemaakt van opslagruimte. Dit geldt vooral wanneer u een groot aantal documenten hebt en gebruikers slechts een aantal hiervan wijzigen, omdat inhoud die niet wordt gewijzigd niet naar de opslagbibliotheek wordt gekopieerd.

Site-inhoud die u in bewaring kunt plaatsen

Een in-place bewaring op tijdbasis bevat de volgende inhoud:

Een in-place bewaring op tijdbasis bevat niet de volgende inhoud:

  • Een documentensetmap (de map zelf)

  • Basispagina's en pagina-indelingen

  • OneNote-notitieblokken

  • Workflowitems

Een in-place bewaring met versiebeheer

Met een bewaring op tijdbasis worden niet automatisch alle versies van een document bewaard. Als u alle versies van documenten op een site wilt bewaren, moet u versiebeheer voor de documentbibliotheken op de site inschakelen. Zie Versiebeheer voor een lijst of bibliotheek inschakelen en configureren voor meer informatie.

Als een document wordt verwijderd van een site die in bewaring is en documentversiebeheer is ingeschakeld, blijven alle versies van het verwijderde document behouden.

Als documentversiebeheer niet is ingeschakeld en een item meerdere keren in bewaring wordt geplaatst, wordt de versie behouden die de huidige versie was toen elke bewaring werd ingesteld. Als bijvoorbeeld versie 27 van een item de meest recente versie was toen de site voor de eerste keer in bewaring werd geplaatst en versie 51 de meest recente versie was toen de site voor de tweede keer in bewaring werd geplaatst, blijven versie 27 en 51 behouden.

Als een site in bewaring is geplaatst en de inhoud wordt verwijderd, blijft, zoals eerder is vermeld, nieuwe inhoud die is gemaakt of aan de site is toegevoegd nadat deze in bewaring is geplaatst, behouden.

Een in-place bewaring filteren

Wanneer u een in-place bewaring maakt, kunt u ook een query opgeven om de inhoud te filteren die u in bewaring wilt houden. U kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om alleen inhoud die bepaalde trefwoorden bevat in bewaring te houden. Zie Trefwoorden zoeken en gebruiken in eDiscovery voor meer informatie. Dit onderwerp is ook van toepassing op in-place bewaringen.

filtervak

Een bewaring op tijdbasis uitschakelen

U kunt een bewaring op tijdbasis op elk gewenst moment vrijgeven, ook vóór het einde van de periode die door de bewaring is opgegeven. Hiervoor hoeft u alleen de bewaring uit te schakelen.

De optie In-place bewaring uitschakelen

Houd er rekening mee dat u het beleid van een bewaring op tijdbasis niet kunt verwijderen wanneer de bewaring nog actief is. Als u het beleid van een bewaring wilt verwijderen, moet u eerst de bewaring uitschakelen en vervolgens het beleid van de bewaring verwijderen.

Nadat u een bewaring hebt uitgeschakeld, komen alle items die onderhevig zijn aan die bewaring in de opslagbibliotheek in aanmerking voor het standaardopschoningsproces dat eerder is beschreven. Let er op dat items die uit een bewaring worden vrijgegeven niet direct uit de opslagbibliotheek worden verwijderd. In plaats daarvan blijven ze in de bibliotheek totdat de timeropdracht deze opschoont.

Het beleid van een in-place bewaring met een documentverwijderingsbeleid

Een in-place bewaring op tijdbasis zorgt ervoor dat alle inhoud gedurende een bepaalde periode behouden blijft. Een documentverwijderingsbeleid zorgt ervoor dat alle inhoud na een bepaalde periode wordt verwijderd.

Als u documenten gedurende een vastgelegde periode wilt behouden, kunt u het beleid van een in-place bewaring gebruiken in combinatie met een verwijderingsbeleid. U kunt bijvoorbeeld documenten, nadat ze zijn gewijzigd, gedurende zeven jaar in bewaring plaatsen. Vervolgens kunt u een verwijderingsbeleid instellen om de documenten zeven jaar nadat ze voor het laatst zijn gewijzigd, te verwijderen.

Als een documentverwijderingsbeleid inhoud verwijdert die in bewaring is geplaatst, blijft de inhoud nog altijd behouden in de opslagbibliotheek. Als een bewaring op tijdbasis bijvoorbeeld inhoud gedurende twee jaar behoudt, maar een documentverwijderingsbeleid de inhoud na één jaar verwijdert, blijft alle inhoud die is verwijderd terwijl deze in bewaring is, behouden.

Zie Overview of document deletion policies in SharePoint Server 2016 (Overzicht van het documentverwijderingsbeleid in SharePoint Server 2016) voor meer informatie.

Machtigingen

Leden van uw nalevingsteam die het beleidscentrum voor in-place bewaring gebruiken, hebben machtigingen nodig voor het beleidscentrum en de siteverzamelingen waarop het beleid wordt toegepast. We raden u het volgende aan:

  1. Maak een beveiligingsgroep die alle gebruikers van het beleidscentrum voor in-place bewaring bevat. Dit is waarschijnlijk uw nalevingsteam.

  2. Voeg in het beleidscentrum voor in-place bewaring de beveiligingsgroep toe aan de groep Eigenaren van de siteverzameling.

  3. Voeg de beveiligingsgroep toe aan de groep Eigenaren van de siteverzameling voor elke siteverzameling waaraan u beleid voor in-place bewaringen moet toewijzen.

Meer informatie

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×